1Office giúp tự động hóa quy trình doanh nghiệp

Công ty cổ phần 1Office vừa ra mắt giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp – 1Office Business Process Automation (BPA) vào ngày 7/6. Theo CEO Lê Việt Thắng, đây là một “chìa khóa” hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong vận hành quy trình, giải phóng sức người, tối ưu hiệu suất và tiết kiệm chi phí, thời gian. Ông có buổi chia sẻ cùng VnExpress về quá trình nghiên cứu phát triển sản phẩm.

– Để chuẩn bị cho việc ra mắt BPA, 1Office đã phải chuẩn bị những gì, thưa ông?

– Khi phát triển sản phẩm, điều quan trọng nhất là nó chắc chắn phải được ra mắt nên chúng tôi mất gần hai năm để nghiên cứu, thử nghiệm. Một trong những khó khăn là phát triển UX (giao diện người dùng), những tầng dưới phải thực hiện từ rất lâu trước đó. Đến tận bây giờ chúng tôi vẫn chưa hoàn thiện xong, nghĩa là người dùng có thể sử dụng được nhưng vẫn chưa thể bắt đầu tính phí.

Sự kiện ra mắt sản phẩm cũng là cột mốc quan trọng và mất nhiều thời gian chuẩn bị. Điều khó nhất trong công tác tổ chức là khi nói đến quy trình thì khách hàng sẽ nghĩ ngay đến sự chuyển động, do đó chúng tôi đã đầu tư công sức rất lớn vào việc thiết kế slide theo cách trực quan nhất. 10 ngày cuối trước khi diễn ra sự kiện, tôi cùng toàn bộ nhân viên đều phải thức trắng để xử lý từng chi tiết nhỏ. Ba ngày trước lễ ra mắt xảy ra sự cố vỡ hình nên tất cả phải làm lại từ đầu, mọi người ăn ngủ tại công ty để hoàn thiện đúng theo kế hoạch.

– Khó khăn lớn nhất của công ty khi phát triển sản phẩm này là gì?

– Nỗi trăn trở lớn nhất của tôi là tạo ra bộ công cụ mà một người mới ra trường, không có nhiều hiểu biết về công nghệ vẫn có thể cài đặt. Từ thiết kế giao diện sao cho thân thiện đến việc lựa chọn các tính năng phù hợp, tất cả đều tính toán kỹ càng. Tôi mong muốn 1Office BPA không chỉ đơn thuần như một công cụ mà còn là người bạn với mỗi khách hàng. .

– Ông đánh giá mức độ hoàn thiện sản phẩm là bao nhiêu?

– Nếu đánh giá về sản phẩm, tôi cho rằng nó đã hoàn thiện khoảng 65-70% với những tính năng đặc biệt như form builder (tạo form tự động), ký số, tự động hóa quy trình nhân sự, hành chính, kế toán, tài sản, công việc… Ngoài ra chúng tôi còn rất nhiều thứ để phát triển hơn ở tương lai. Trong tháng tới, đội ngũ sẽ hoàn thiện lên đến 80-85%, cập nhật thêm tính năng tính phí và chỉnh sửa những lỗi nhỏ phát sinh.

– Ông đánh giá tiềm năng của sản phẩm trên thị trường ra sao?

– Các doanh nghiệp nhỏ cần một bộ công cụ thân thiện, để họ nối những quy tắc riêng thành một quy trình lớn, trơn tru và linh hoạt. Sản phẩm của chúng tôi có sự khác biệt, do đó tiềm năng trên thị trường là rất lớn.

Tôi tin tưởng thời điểm này chỉ là khởi đầu cho sức mạnh của 1Office BPA. Khi các doanh nghiệp sử dụng càng nhiều, phản hồi thu nhận càng lớn, từ đó chúng tôi có thể hoàn thiện sản phẩm để giải quyết những bài toán lớn hơn.

– Theo ông, xu hướng phát triển giải pháp BPA trong tương lai ra sao?

– Thời gian tới, có thể các doanh nghiệp khác cũng sẽ phát triển mô hình tương tự BPA. Tuy vậy, muốn làm được sản phẩm này thì phải có giải pháp all-in-one, dữ liệu để ghép nối thành quy trình, nền tảng khai thác. Đó chính là một vấn đề khó nhằn.

Khó bởi xuất phát điểm ban đầu của họ chỉ nhắm đến giải quyết một bài toán nhỏ. Do đó khi cần tạo hồ sơ, chứng từ, họ lại phải lấy thông tin từ phần mềm khác, khiến việc cài đặt trở nên phức tạp.

Trong khi đó, 1Office là nền tảng công nghệ all-in-one, có thể giải quyết mọi vấn đề chỉ trên một công cụ nên sẽ dễ dàng hơn trong việc thu nhận phản hồi khách hàng. Những dữ liệu số hóa từ phía khách hàng sẽ là cơ sở để 1Office BPA hoạt động.

– Điều gì khiến ông nảy ra ý tưởng phát triển bộ sản phẩm về giải pháp tự động hóa quy trình doanh nghiệp?

– Hai năm trước là một khoảng thời gian rất khó khăn đối với chúng tôi. Mỗi khi làm việc với các nhà đầu tư, chưa hết tháng thì họ đã hỏi đến kế hoạch tháng sau. Lắm lúc dù cầm tiền trên tay cũng chẳng biết phải tiêu như thế nào vì chưa kịp uống cốc bia mừng doanh số tháng trước đã phải vắt óc suy nghĩ làm sao để tháng sau rực rỡ hơn.

Đó là lý do khiến tôi nảy ra ý tưởng về việc tạo ra bộ công cụ về tự động hóa quy trình, làm sao giải quyết nỗi đau mà các doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó, các cấp nhân viên không còn xảy ra tình trạng quên việc, sót việc, đổ lỗi cho nhau, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, các cấp quản lý minh bạch trong đánh giá nhân viên, tạo dựng nên một môi trường làm việc tử tế và đáng mơ ước.

Sự tử tế mới thực sự là nguồn động lực cho mọi hoạt động. Sản phẩm tử tế với khách hàng, đồng nghiệp tử tế với đồng nghiệp, công ty tử tế với nhân viên, đó là phương châm sống còn của tôi và 1Office.

– Kế hoạch đơn vị trong thời gian tới là gì?

– 1Office tiếp tục nỗ lực vươn lên vị trí hàng đầu trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sắp tới, chúng tôi sẽ tách ra thực hiện bộ sản phẩm riêng để global (quốc tế hóa), chỉ tập trung duy nhất vào mảng quản lý công việc.