1Office đồng hành cùng Family Foods Market tối ưu hệ thống nhân sự, quản lý công việc hiệu quả

Family Foods Market là hệ thống siêu thị thực phẩm sạch được thành lập từ năm 2021 với những đột phá sáng tạo trong sản phẩm phân phối cũng như không gian mua hàng đậm phong cách châu Âu. Tuy nhiên doanh nghiệp này lại phải đối mặt với những khó khăn trong quản trị nhân sự và công việc khi lượng nhân viên ngày càng tăng. Chính vì thế, lãnh đạo Family Foods Market đã tìm đến chuyển đổi số với mong muốn tối ưu quản lý nhân sự và công việc. 

Từ Startup với “cái tâm” luôn hướng đến người tiêu dùng nhưng gặp nhiều rào cản trong việc quản lý

Family Foods Market là siêu thị thực phẩm sạch được mở ra với mục đích cung cấp cho khách hàng những thực phẩm đa dạng, tươi ngon với nguồn gốc rõ ràng, chất lượng được tuyển chọn. Nhận thấy sự vất vả của các gia đình khi phải đối mặt với tình trạng thực phẩm không đảm bảo an toàn như hiện nay, Family Foods luôn đề cao nguồn gốc, tính đảm bảo và rõ ràng của toàn bộ sản phẩm được kinh doanh.

Từ khi thành lập từ năm 2021, Family Foods Market không chỉ là địa điểm lý tưởng để các thành viên trong gia đình mua sắm, mà còn là nơi chiều lòng cả những tín đồ yêu ẩm thực. Số lượng sản phẩm được cung cấp tại siêu thị đa dạng với mặt hàng chính là thực phẩm tươi sống hàng ngày, ngoài ra còn có những mặt hàng phục vụ nhu cầu thiết yếu trong gia đình như đồ gia dụng, sản phẩm cho Mẹ và Bé.

Dự kiến đến cuối năm 2022 đầu năm 2023, Family Foods tiến đến mở rộng hệ thống cửa hàng tại nhiều địa điểm khác, mở rộng hệ thống nhân sự và đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp hơn. Từ đó trở thành chuỗi siêu thị thực phẩm hàng đầu với phương châm “Sự hài lòng và sức khỏe của khách hàng là trên hết”.

Hướng đến mục tiêu mở rộng và phát triển như vậy nên số lượng nhân viên ngày càng tăng lên theo cấp số nhân, khi đó Family Foods lại gặp phải vấn đề mới là những “nút thắt” khó gỡ trong việc tối ưu quản lý nhân sự và công việc. Cụ thể là khi bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp vẫn tổng hợp CV ứng viên và quản lý hợp đồng hết hạn thủ công gây mất thời gian, kém hiệu quả. Công tác phân chia ca kíp, chấm công và tính lương vẫn do bộ phận kế toán làm thủ công nên vừa dễ xảy ra nhầm lẫn vừa mất thời gian.

Chưa dừng lại ở vấn đề tối ưu quản lý nhân sự, quy trình quản lý công việc và hệ thống cửa hàng cũng gặp vấn đề. Với quy mô ngày càng lớn và lượng nhân viên ngày càng đông, các phòng ban trong bộ máy lãnh đạo của Family Foods đã mất rất nhiều thời gian tổng hợp đơn từ hành chính từ các bộ phận. Quy trình phát hành phiếu lương truyền thống cũng chưa chuyên nghiệp, làm hạn chế thời gian và giảm năng suất làm việc của nhân viên.

Lúc này, Family Foods Market thực sự cần một giải pháp để “gỡ rối” tình hình, giải quyết triệt để bài toán tối ưu quản lý nhân sự và công việc để tiếp tục tiến xa hơn.

Đến hành trình ứng dụng giải pháp 1Office với quyết tâm chuyển đổi và bước đầu áp dụng

Đến thời điểm tháng 9/2022, khi những khó khăn trong công tác quản trị đã quá chồng chất và Family Foods thực sự cần một “lối thoát”, 1Office đã được Family Foods lựa chọn như một giải pháp công nghệ phù hợp về cả tính năng cũng như chi phí đối với doanh nghiệp này.

Cơ duyên hợp tác này đến từ chị Nguyễn Thị Thanh Huyền – Trưởng phòng Nhân sự tại văn phòng quản lý của Family Foods Market. Trước khi giữ vị trí trưởng phòng nhân sự tại đây, chị Huyền đã từng sử dụng 1Office ở công ty cũ và có những ấn tượng vô cùng tốt.

Trước tiên là giao diện trực quan, thân thiện và dễ sử dụng của 1Office giúp mọi nhân viên có thể thích ứng nhanh chóng.

Tiếp theo là chi phí đầu tư vào phần mềm ở mức hợp lý hàng đầu thị trường, chị Huyền cho rằng đây là đặc điểm phù hợp với một Startup chưa có quá nhiều kinh phí như Family Foods.

Sau hơn 2 tháng ứng dụng 1Office và tiến hành tối ưu hóa bộ máy quản lý, Family Foods đã từng bước giải quyết được những khó khăn mắc phải trong tuyển dụng, chấm công và quản lý công việc. 1Office hỗ trợ phân ca tự động, tổng hợp chấm công và lấy dữ liệu từ máy chấm công vân tay, giúp HR bớt vất vả và giảm sai sót. Đơn từ trước đây phải lưu trữ rất tốn diện tích thì giờ đây đã được số hóa, quản lý trực quan, dễ dàng hơn với luồng duyệt tự động. Từ đó các phòng ban cũng đã làm việc có hệ thống và hiệu quả hơn.

Hiện tại, Family Foods đã bước đầu có được nền tảng quản lý vận hành chất lượng, quy trình làm việc tinh gọn, mọi khó khăn đã được giải quyết. Có thể nói 1Office chính là người bạn đã đồng hành cùng Family Foods trong giai đoạn khó khăn nhất để cùng đi lên.

Sử dụng phần mềm 1Office – Chiến lược đầu tư quản lý giúp doanh nghiệp nghiệp “thu lãi” gấp nghìn lần

Với việc áp dụng công nghệ để quản trị nguồn nhân lực và hệ thống công việc, Family Foods hiện đã và đang thực hiện mục tiêu tăng tốc phát triển bộ máy, nâng cao năng lực nhân sự, phục vụ mục tiêu mở rộng hệ thống cửa hàng gần nhất trong năm tới. Và với mục tiêu xa hơn, Family Foods kỳ vọng sẽ phủ sóng tại nhiều khu vực hơn, trở thành chuỗi cửa hàng thực phẩm sạch hàng đầu.

1Office chính là người bạn đồng hành cùng Family Foods trong thời gian thực hiện mục tiêu đó. Qua đây, mỗi doanh nghiệp có thể rút ra một bài học đắt giá, nhất là đối với doanh nghiệp trẻ mới thành lập và đang trên đường đi tìm hướng đi đúng đắn:

Hãy tập trung giải quyết những vấn đề gốc rễ của doanh nghiệp rồi mới mở rộng. Và việc ứng dụng công nghệ, số hóa quy trình quản lý với một phần mềm như 1Office chính là bước đầu tiên vô cùng quan trọng, là tiền đề để mỗi doanh nghiệp đi lên.

Đừng lo lắng đến khoản chi phí phải đầu tư ban đầu vì những giá trị về quản trị nhân lực, quản lý hệ thống công việc mà doanh nghiệp nhận lại sẽ gấp hàng trăm, hàng nghìn lần.