Quy trình tuyển dụng nhân sự đặc biệt – Nam châm hút nhân sự tài năng!

Tuyển dụng nhân sự là bước quan trọng để xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp. Tìm được người giỏi hay người phù hợp với yêu cầu vị trí công việc rất quan trọng. Nếu tuyển dụng không đúng người vừa gây nhiều tốn kém và mất thời gian. Hôm nay 1Office sẽ giới thiệu bạn đọc các bước trong một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh và phù hợp mà bất kì doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng được!

I- Tìm hiểu chung về quy trình tuyển dụng nhân sự

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì

Quy trình tuyển dụng nhân sự là các bước để thu hút và lựa chọn một nhân viên mới để lấp đầy chỗ trống trong một tổ chức. Việc tuyển dụng sẽ được thực hiện bởi nhà tuyển dụng, bộ phận nhân sự hoặc giám đốc tuyển dụng.. Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra yêu cầu công việc và xem xét các đơn ứng tuyển, sàng lọc CV để lựa chọn được các ứng viên tốt nhất cho doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình tuyển dụng nhân sự

Mục đích quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự chính là thu hút để chọn lọc nhân tài phù hợp với tính chất, quy mô của doanh nghiệp. Từ các chiến lược và kế hoạch tuyển dụng, nhà quản lý có thể tiếp cận và lựa chọn được những ứng viên tiềm năng nhất để gia nhập đội ngũ nhân sự để xây dựng được một đội ngũ nhân sự vững mạnh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, quy trình tuyển dụng còn mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời như:

• Tiết kiệm chi phí và cắt giảm thời gian tìm kiếm ứng viên của bộ phận nhân sự
• Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng kỹ lưỡng phục vụ cho việc sàng lọc, tìm kiếm ứng viên nhanh chóng, hiệu quả
• Một quy trình tuyển dụng hiệu quả thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức đó
• Giúp thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng
• Tạo động lực cho nhân viên làm việc, nhiệt tình và tận tâm với công việc
• Tăng hiệu suất làm việc của nhân sự

II- Các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước tiên, bạn cần bắt đầu xác định được nhu cầu tuyển dụng trong tổ chức của mình. Nhu cầu này có thể thay đổi từ việc lấp đầy một vị trí trống, quản lý khối lượng công việc của nhóm hoặc doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu mở rộng thị trường. Hiểu một cách đơn giản, nhu cầu tuyển dụng chính là lấp đầy các vị trí còn trống ở công ty.

Bước 2: Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng của bạn

Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự, khâu này quyết định bạn có thành công hay không. Bạn càng chuẩn bị cụ thể, chi tiết và hợp lý thì càng dễ thực hiện và hiệu quả. Nói cách khách, bước chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng như là nền tảng, là “đòn bẩy” để tạo đà cho các bước tuyển dụng tiếp theo. Ngay cả những công việc nhỏ nhất như thời gian tuyển dụng, yêu cầu ứng viên, thông báo tuyển dụng cần những gì, mô tả công việc,…cũng cần phải chuẩn bị kĩ lưỡng và chi tiết

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Sau khi đã hoàn tất các việc chuẩn bị cho quy trình tuyển dụng thì nhà tuyển dụng cần thông báo tuyển dụng để các ứng viên biết đến. Việc thông báo này phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích nhưng những nội dung cơ bản phải được truyền tải đến các ứng viên theo cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Các thông báo tuyển dụng gửi đến ứng viên có rất nhiều cách, có thể thông báo trên trang website chính của công ty, trên trang mạng xã hội, các diễn đàn, hội nhóm, các trang tuyển việc làm, báo chí…Nhà tuyển dụng nên lựa chọn những phương tiện phổ biến nhất sao cho thông báo tuyển dụng đến các ứng viên, tuy nhiên cũng nên xem xét và cân nhắc các chi phí. Bạn có thể tham khảo thêm về mẫu quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp để xây dựng một quy trình hiệu quả.

Bước 4: Tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ ứng viên

Sau khi thông báo tuyển dụng được đăng tuyển, có rất nhiều ứng viên đến nộp hồ sơ ứng tuyển. Người tuyển dụng cần phải thu nhận hết tất cả các hồ sơ này, tránh những trường hợp bỏ sót hay ưu tiên hồ sơ của những người có quan hệ. Dù vậy nhưng không phải hồ sơ nào cũng sẽ phù hợp với yêu cầu công việc đó, chưa kể nhiều ứng viên gửi đại hồ sơ dù vị trí công việc không hề phù hợp với bản thân. Khâu chọn lọc hồ sơ ứng viên vô cùng quan trọng, nhà tuyển dụng nên căn cứ vào các yêu cầu của công việc, hồ sơ của ứng viên về kinh nghiệm, bằng cấp, trình độ…để chọn ra một lượng hồ sơ phù hợp.

Sau khi đã chọn lựa được những ứng viên xuất sắc nhất sau vòng lựa chọn và phỏng vấn, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc.

Trong quy trình này, nhà tuyển dụng sẽ đặt những câu hỏi nhằm khai thác năng lực, tiềm năng và kĩ năng của các ứng viên. Những bài kiểm tra trắc nghiệm sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá đúng trình độ chuyên môn thực tế của các ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể kiểm tra IQ, test về ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành, … từ đó tìm ra những ứng viên xuất sắc, quá trình này đòi hỏi nhà tuyển dụng theo dõi sát sao và công bằng.

Ngoài ra, các ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng cung cấp đầy đủ thông tin về lương, chế độ làm việc, quyền lợi, phúc lợi và ứng viên sẽ quyết định có làm hay không.

Bước 5: Thử việc

Sau khi đã chọn lựa được những ứng viên xuất sắc nhất sau vòng lựa chọn và phỏng vấn, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc. Đây là một trong những giai đoạn khó khăn với rất nhiều thử thách để các ứng viên phải thể hiện được những năng lực của mình. Nhà tuyển dụng hãy theo dõi sát sao quá trình thử việc của các ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định cuối cùng.

Bước 6: Quyết định tuyển dụng

Nhà tuyển dụng đưa ra quyết định sau một thời gian thử việc của các ứng viên. Khi được tuyển dụng chính thức, họ sẽ trở thành nhân viên công ty sau đó hai bên tiến hành chính thức kí hợp đồng. Và người tuyển dụng cần phải giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên.

Sau khi hoàn thành xong các công đoạn, cần có sự họp bàn và đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng. Những gì đã đạt được như mục tiêu ban đầu, những gì chưa đạt được cần bổ sung hoặc có kế hoạch bổ sung cần thiết. Quy trình đào tạo, tuyển dụng nhân sự rất phức tạp và tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo. Nếu nhà tuyển dụng biết vận dụng quy trình này một cách linh hoạt nhất, thì 1Office tin rằng, họ sẽ tuyển dụng được những ứng viên suất sắc nhất cho công ty mình.

Doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả tuyển dụng cao nhất nếu biết: >> Tổng hợp 12+ cách tuyển dụng hiệu quả nhất 2022 dành cho mọi doanh nghiệp

III- Một số hình thức tuyển dụng phổ biến

1. Tuyển dụng nội bộ

Đây là phương thức tuyển dụng hiệu quả và được nhiều người ưa chuộng. Bởi đây là hình thức tuyển dụng miễn phí, bạn hoàn toàn có thể chạy quảng cáo không mất phí trên bảng tin của công ty hoặc trên mạng nội bộ của mình. Ngoài ra, chính sách tuyển dụng nội bộ sẽ mở ra con đường thăng tiến mạnh mẽ cho nhân viên. Điều này sẽ khích lệ tinh thần, động lực và giữ chân nhân viên hiệu quả

2. Quảng cáo trên các website tuyển dụng

Quảng cáo trên các trang web tuyển dụng là cách thức tuyển dụng mạnh mẽ với khả năng tiếp cận rộng rãi và chi phí thấp nhất hiện nay. Nhà tuyển dụng sẽ mất một khoản chi phí để đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng này để thu hút các ứng viên tiềm năng một cách nhanh chóng. Một số website uy tín bạn có thể lựa chọn đăng tin tuyển dụng như: Jobgo, TopCV, Monster , Career Builder , và Indeed…

Xem ngay: Top 10 các trang Web tuyển dụng uy tín hàng đầu Việt Nam

3. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội 

Hiện nay hơn 80% các công ty sử dụng mạng xã hội để tuyển dụng khiến nó trở thành một phương pháp tuyển dụng hiệu quả và cực kỳ phổ biến. Ngoài việc sử dụng MXH để tiếp cận mạng lưới cá nhân của riêng bạn, bạn có thể sử dụng để đăng tin tuyển dụng của mình để truyền bá và nhận được sự giới thiệu từ gia đình, bạn bè, người quan nhanh chóng.

4. Tham gia các sự kiện tuyển dụng

Một hình thức tuyển dụng được ít người áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao là việc tham gia các sự kiện tại địa phương. Việc tham gia các sự kiện không chỉ giúp bạn tăng độ nhận diện thương hiệu của bạn và xây dựng sự hiện diện tại địa phương của công ty bạn mà còn giúp bạn tìm kiếm được nhiều tài năng mới. Vì vậy, để sự kiện tuyển dụng thành công, bạn nên đầu tư kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.

Tùy vào quy mô, cơ cấu mà tổ chức có thể áp dụng một hoặc nhiều phương thức tuyển dụng trên để đạt được tối đa hiệu quả tuyển dụng. Bên cạnh việc áp dụng những hình thức trên thì doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để nâng cao hiệu suất tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tuyển dụng. Vậy phần mềm quản lý tuyển dụng mang đến những lợi ích gì cho người dùng, cùng chúng tôi tìm khám phá ngay ở nội dung dưới đây nhé.

IV. Tuyển dụng nhanh chóng với phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là bước quan trọng giúp xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng thật tốt. Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp:

Phần mềm quản lý tuyển dụng giúp số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.

Ngoài ra, khi sử dụng 1Office, người dùng sẽ được hỗ trợ trả lương trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức. HR sẽ không phải lo lắng vì thất lạc đơn từ hay hồ sơ nữa vì mọi thông tin nhân sự được số hóa, lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm 1Office. Cùng với đó, hệ thống sẽ tự động tổng hợp đơn từ và kết nối với các phân hệ khác như KPI, doanh số,…để dễ dàng tính toán bảng lương và giảm thiểu tỷ lệ sai sót.

Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp. Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office. Chỉ với những thao tác đơn giản, cá nhân trong doanh nghiệp có thể tương tác với nhau. Nhân viên có thể chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia. Đây là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

Đăng ký thông tin tại nút dưới đây để nhận được tư vấn miễn phí giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của quý doanh nghiệp nói riêng và vận hành doanh nghiệp nói chung:

V- Các ví dụ thực tế về quy trình tuyển dụng nhân sự

Bạn có bao giờ thắc mắc liệu các doanh nghiệp, tổ chức lớn trên thế giới đã tuyển dụng như thế nào không? Có thể thấy, hiện nay các doanh nghiệp lớn đang đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo để tiếp cận với những ứng viên tiềm năng và tạo ra nhân tài cho công ty. Dưới đây là 2 ví dụ nổi bật về quy trình tuyển dụng nhân sự tốt nhất mà 2 tổ chức lớn đang áp dụng.

McDonald sử dụng Snapchat để tuyển dụng

Snapchat hiện được sử dụng như một cách để tạo thương hiệu nhà tuyển dụng và thu hút những người trẻ tuổi đến với cơ hội việc làm. Hiện đây là một chiến lược tuyển dụng toàn di được các công ty lớn như McDonald và Grubhub sử dụng. Do đó McDonald đã tận dụng các ứng dụng và quảng cáo video để truyền đạt cho các nhân viên tiềm năng về vị trí làm việc của họ trong tổ chức.

Ngoài ra, McDonald cũng đã phát hành quảng cáo video dài 10 giây, trong đó các nhân viên hiện tại của họ được giới thiệu và họ đang nói về kinh nghiệm làm việc với McDonald. Người quan tâm đến công việc có thể vuốt video lên và họ sẽ được chuyển hướng đến trang web nghề nghiệp của công ty. Không chỉ vậy, ứng viên quan tâm có cơ hội được mặc thử đồng phục của McDonald và gửi một video dài 10 giây cho nhà tuyển dụng về lý do họ sẽ là nhân viên tuyệt vời của công ty. Đó là một cách thú vị và đơn giản để thu hút ứng viên và tạo ra nguồn nhân tài cho công ty.

Tuyển dụng được đánh giá ngang hàng của Amazon

Các nhân viên hiện tại có thể đặt ra thước đo thích hợp cho lực lượng lao động trong tương lai của công ty. Đánh giá ngang hàng là một cách tuyệt vời để chọn lọc ứng viên cho quá trình lựa chọn. Các nhân viên đang làm việc với công ty đã quen với môi trường công sở, yêu cầu công việc đặc thù và nhu cầu công việc hàng ngày. Nếu một đồng nghiệp từ chối một ứng cử viên, họ có thể bị coi là không phù hợp sau khi xem xét kỹ lưỡng.

Amazon đang sử dụng chiến lược tuyển dụng độc đáo này theo chương trình “bar raiser”. Tại đây các nhân viên tự nguyện tham gia vào các hội đồng phỏng vấn. Họ phỏng vấn người nộp đơn trực tiếp hoặc qua điện thoại. Sau đó, nhân viên này sẽ gửi bản đánh giá và cộng tác với các đồng nghiệp khác, những người đã phỏng vấn cùng một ứng viên. Ứng cử viên sẽ bị từ chối nếu nhân viên quán bar không chấp thuận họ. Đó là một cách để tìm nguồn cung ứng từ đám đông cho các nhân viên của công ty.

Như vậy, nội dung bài viết trên đã giới thiệu về quy trình tuyển dụng nhân sự cũng như các bước thực hiện chi tiết và đầy đủ nhất. Đồng thời đưa ra giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp với phần mềm quản lý nhân sự 1Office thông minh, hiệu quả. Hy vọng nội dung bài viết trên đã cung cấp cho người dùng nhiều nội dung hữu ích giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm kiếm được các ứng viên tiềm năng một cách dễ dàng.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong Tuyển dụng và quản trị nhân sự

Đọc thêm: Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới chuẩn và chuyên nghiệp

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA