Chức năng của phần mềm quản lý thư viện mới nhất 2021

Phần mềm quản lý thư viện có những chức năng như thế nào? 

Quản lý số lượng sách và đọc giả tại thư viện dù lớn hay nhỏ cũng đều rất phức tạp. Do vậy, hiện nay có rất nhiều ứng dụng quản trị thư viện xuất hiện giúp hệ thống thư viện tối ưu quy trình quản lý. Cùng 1Office tìm hiểu về chức năng của các phần mềm này nhé!

Phần mềm quản lý thư viện là gì?

Trước tiên để hiểu được chức năng của những phần mềm là gì thì cùng 1Office định nghĩa xem “ứng dụng quản trị thư viện là gì?”. Đây là công cụ được tạo ra với mục đích nâng cao hiệu quả, quản lý tài liệu thư viện một cách khoa học nhất. Những phần mềm này đóng vai trò giúp người quản lý có thể theo dõi cũng như kiểm soát các hoạt động của thư viện. Những ứng dụng này có thể áp dụng rộng rãi trong hệ thống trường học từ cấp tiểu học cho tới đại học. Hoặc những thư viện tại các khối văn phòng, công ty. Những phần mềm quản lý được coi là trợ thủ đắc lực của hệ thống thư viện. 

Chức năng của phần mềm quản lý thư viện

Cùng 1Office điểm danh xem những hệ thống phần mềm quản lý thư viện có những chức năng gì nhé! 

Chức năng quản lý kho sách 

Với khối lượng sách đồ sộ tại các thư viện trường học, công ty thì việc quản lý theo phương pháp không hề dễ dàng. Phần mềm hỗ trợ hệ thống thư viện cho phép tạo ra những phiếu nhập kho, từ đó dễ dàng kiểm soát số lượng đầu sách. 

Không những thế, phần mềm còn giúp thư viện quản lý các lần thanh lý sách, tài liệu. Ví dụ cụ thể là thống kê ngày, tháng, năm, nội dung, tên sách, giá tiền,…Dễ dàng phân loại và tra cứu. 

Chức năng quản lý danh sách mượn – trả sách thư viện

Phần mềm này giúp thư viện có thể kiểm soát một cách dễ dàng. Phần mềm cho phép quản lý thông tin của độc giả (họ tên, ngày, giờ mượn, tình trạng,…). Tất cả dữ liệu sẽ được thống kê và báo cáo một cách chi tiết nhất. 

Phần mềm hỗ trợ chức năng tạo và in thẻ

Trong hệ thống thư viện tại trường học chúng ta hay bắt gặp những thẻ thư viện. Những thẻ này đóng vai trò quản lý số lượng sách và đọc giả. Phần mềm giúp quản trị số lượng thẻ đã được xuất ra. 

Chức năng tra cứu vị trí của sách

Ứng dụng của phần mềm hỗ trợ người quản lý rất lớn vào việc tra cứu vị trí của từng đầu sách. Sơ đồ thư viện được tạo ra, từ đó việc tìm kiếm, sắp xếp sách trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. 

Chức năng tra cứu sách 

Chức năng này giúp cho việc tra cứu đầu sách dễ dàng hơn ví dụ như việc tra cứu sách, tài liệu cho giáo viên, học sinh… Tích hợp giữa web và internet giúp thư viện cập nhật kho tài liệu lên mạng nội bộ. Các user có thể tra cứu tài liệu, sách trực tuyến.

Xem thêm: Những điều cần biết trong quản lý quy trình cho Thư viện

Ưu điểm của ứng dụng quản lý thư viên

Mục đích chung của những phần mềm này đó chính là tối ưu quy trình quản lý tại các hệ thống thư viện trường học, công ty. Có thể điểm ra những ưu điểm chung của những phần mềm này bao gồm: 

• Chi phí đầu tư thấp nhưng đem đến cho hệ thống thư viện hiệu quả ngay tức thì và lâu dài. Tiết kiệm được chi phí lớn về vận hành. 
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, theo dõi, kiểm kê. Đem đến hiệu quả công việc cao hơn. 
• Hệ thống tài liệu được quản lý, nâng cao và lưu thông một cách dễ dàng. 
• Giúp hệ thống thư viện đồng bộ hoá. Xoá bỏ những thao tác quản lý thủ công, mất thời gian. 
• Hầu như những giao diện của các phần mềm này đều rất thân thiện giúp người dùng thao tác đơn giản hơn. Dễ dàng sử dụng. 
• Có thể được hỗ trợ 24/7
• Những phần mềm luôn cập nhật những tính năng mới. Do vậy, hệ thống thư viện ngày càng chuẩn hoá hơn. 

Nếu bạn đang thắc mắc chưa tìm cho mình một ứng dụng quản trị thư viện nào phù hợp. Bạn có thể tham khảo ngay hệ thống quản trị thư viện 1Office. Với nhiều tính năng vượt trội, quy trình quản lý sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.