Những điều cần biết trong quản lý quy trình cho Thư viện
Quản lý quy trình cho thư viện – cụm từ chắc hẳn gây “nhức não” không chỉ những người trực tiếp tham gia vào quy trình này. Mà còn khiến cho những người quan sát xung quanh cũng thấy “nhức đầu” không kém. Cùng 1Office tìm hiểu xem những điều cần biết như thế nào nhé!
Mục lục
1. Mục đích của quản lý quy trình cho Thư viện
Quản lý quy trình thư viện có mục đích là đáp ứng nhu cầu về tài liệu tham khảo. Việc này sẽ phục vụ các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Các tài liệu, sách của công ty sẽ được sắp xếp và quản lý tại thư viện chung.
Xem thêm: Top 10+ Phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất tối ưu nhất
2. Quản lý quy trình cho Thư Viện
Quy trình quản lý cho thư viện là khâu khá phức tạp và gây đau đầu cho nhiều doanh nghiệp. 1Office xin gợi ý tới bạn những nội dung trong quản lý quy trình cho thư viện.
Xem thêm: Theo dõi tiến độ sản xuất bằng phần mềm hiệu quả
2.1 Quản lý nội dung
Bước đầu tiên đó chính là quản trị nội dung. Đây là công việc mà doanh nghiệp nào cũng cần phải làm để có được một thư viện sách. Xác định rõ loại thông tin, tài liệu nào mà nhân viên cần cho công việc tại công ty. Giúp cho nhân viên có thể nâng cao kiến thức và chất lượng công việc.
Trong mỗi doanh nghiệp, hằng năm phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch các loại tài liệu cần thiết để sử dụng và ngân sách đính kèm.
2.2 Xác định đối tượng mượn sách
Đối tượng mượn sách của thư viện doanh nghiệp là ai? Tuỳ thuộc vào văn hoá và quyết định của từng công ty. Mà đối tượng mượn sách cũng khác nhau. Để quản lý quy trình cho thư viện tốt tại khâu này, bạn cần nhận được sự thống nhất giữa các phòng ban.
Lưu ý: Khi nhân viên mượn sách trong thư viện công ty cần mượn đúng mục đích. Đó là phục vụ cho nhu cầu bản thân. Không mượn cho người khác và không cho người khác mượn.
Cần chú ý hạng mục đơn từ trước khi mượn sách tại thư viện. Để tránh việc nhầm lẫn hoặc mất sách. Và nên giới hạn thời gian mượn sách tối đa khoảng 10 ngày.
2.3 Quản lý tài liệu
Trong quản lý thư viện thì nhất định phải chú ý đến thao tác quản lý tài liệu. Đối với mỗi loại tài liệu, loại sách cần phải có một mã số quản lý riêng. Và đặc biệt cần để trong khu vực riêng có ghi chú bên ngoài – thuận tiện cho việc tìm kiếm. Bên cạnh đó, phải có danh sách chi tiết ở ngoài. Và các tài liệu cần được dễ dàng sắp xếp theo mã số tăng dần từ trái sang phải.
2.4 Quy trình cho mượn sách
Khi nhân viên cần mượn tài liệu trong thư viện, nhân viên quản lý cần kiểm tra danh mục ưu tiên. Và giải quyết những trường hợp ưu tiên trước. Tiếp sau đó cần kiểm tra các tài liệu, sách trong thư viện. Và thao tác cho mượn. Sau khi hoàn thành mượn sách cần cho nhân viên ký tên để đáp ứng quy trình mượn sách.
3. Chính sách xử lý đối tượng vi phạm
3.1 Đối với đối tượng quá hạn thời gian mượn sách
Mỗi doanh nghiệp cần xác định được loại hình sách mà mình cung cấp như thế nào? Thời gian đọc cần lâu hay nhanh, từ đó xác định thời hạn cho mượn sách. Nên thống nhất quy định rõ ràng, nếu nhân viên chưa tham khảo xong. Cần gia hạn sách khi tới hạn trả sách. Còn đối với đối tượng khác thì cần trả sách trước hoặc đúng thời gian yêu cầu.
3.2 Đối với trường hợp sách, tài liệu bị hư hỏng.
- Nếu sách, tài liệu bị hư hỏng không quá 5% vẫn có thể tiếp tục sử dụng, tài liệu.
- Trường hợp hư hỏng từ 5-15%, có thể xử phạt như trường hợp quá hạn sách, tài liệu.
- Trường hợp hư hỏng trên 15%, không thể sử dụng được thì xử lý như trường hợp mất sách, tài liệu.
Nhìn chung Quản lý quy trình cho thư viện gồm những giai đoạn như trên. Tuy nhiên, phụ thuộc vào văn hoá, quy mô của từng doanh nghiệp. Để từ đó có thể điều chỉnh nội dung của từng hạng mục khác nhau.
