Cẩm nang Work From Home hiệu quả cho doanh nghiệp
Sự bùng phát của dịch bệnh khiến nhiều doanh nghiệp với quy mô nhỏ hay lớn đều phải lao đao. Nhiều nơi, khắp cả nước thực hiện biện pháp giãn cách xã hội nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe cộng đồng. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu tổ chức cho nhân viên Work From Home (làm việc tại nhà). Tuy nhiên, đây là hình thức làm việc khá mới mẻ tại Việt Nam. Cho nên, phần lớn doanh nghiệp không biết làm sao để có thể vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nếu DN của bạn đang gặp phải vấn đề nêu trên thì tuyệt đối không được bỏ lỡ bài viết này của 1Office nhé!
Mục lục
Work From Home là gì?
Đây là một cụm từ khá mới mẻ với nhiều doanh nghiệp, nó chỉ thực sự xuất hiện nhiều tại Việt Nam khoảng 1 – 2 năm gần đây trong thời kỳ dịch bệnh. Work From Home hay còn được gọi là Work Remote. Có nghĩa là làm việc từ xa, có thể làm tại nhà hay bất cứ địa điểm nào khác mà không nhất thiết phải trực tiếp tới văn phòng.
Với hình thức làm việc này, các công việc trong doanh nghiệp sẽ được trao đổi và làm online. Nhân viên làm việc sẽ không phải lên văn phòng nếu không thực sự cần thiết. Thế nhưng, không phải vị trí hay công việc nào cũng có thể áp dụng WFH. Nó chỉ phù hợp với một số công việc hoặc vị trí nhất định.
Theo thống kê của Gallup, có 54% nhân viên văn phòng sẵn sàng bỏ việc hiện tại để nhận một công việc mới có thời gian linh hoạt hơn. Như vậy, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy được đây chính là xu hướng làm việc phổ biến trong tương lai.
Những yếu tố cần có giúp doanh nghiệp Work From Home hiệu quả
Trước tiên để tìm được cho doanh nghiệp của mình những giải pháp phù hợp, nhà quản lý cần hiểu được những vấn đề đang tồn đọng khi làm việc từ xa của doanh nghiệp mình là gì. Từ đó tham khảo và tìm cách giải quyết phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Luôn giữ kết nối với nhân viên, đồng nghiệp, doanh nghiệp khi Work From Home
Việc giữ kết nối giữa các cá nhân trong DN với nhau là điều tối quan trọng khi làm việc từ xa. Có như vậy mới có thể duy trì công việc một cách liên tục và đảm bảo rằng công việc vẫn đang đúng tiến độ.
Thiết lập giờ làm việc khi Work From Home
Cho dù là làm việc tại nhà hay là làm việc tại văn phòng, chúng ta cũng cần có giờ làm việc rõ ràng. Ví dụ, những ngày chưa dãn cách xã hội, doanh nghiệp của bạn bắt đầu làm việc từ 8h – 17h30. Thì hãy duy trì giờ làm việc như vậy dù cho làm việc tại nhà.
Lập danh sách theo dõi tiến độ công việc và công việc
Hãy lập ra danh sách những công việc cần phải làm và phân bổ thời gian cho phù hợp. Chia công việc tới những cá nhân liên quan trong doanh nghiệp. Ngoài ra, yêu cầu nhân viên thường xuyên báo cáo công việc của mình cũng không kém phần quan trọng.
Xây dựng quy trình Work From Home phù hợp
Hầu như những doanh nghiệp làm việc từ xa không hiệu quả là do không có quy trình làm việc cố định. Làm việc mà không bám sát theo quy trình cũng như tiến độ công việc khiến chúng ta gặp phải rất nhiều rắc rối như quên việc, làm sai việc yêu cầu, không dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp kết quả khó khăn…Và chắc chắn, người quản lý cũng rất khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc.
Thực tế triển khai Work From Home của Doanh nghiệp
Do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19, các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải thay đổi cách thức làm việc sang làm việc từ xa. Có nhiều nhóm doanh nghiệp chuyển sang WFH khá thuận lợi. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp vẫn còn khá lúng túng trong việc này. Có rất nhiều vấn đề xảy ra khi doanh nghiệp triển khai WFH, những lý do phổ biến phải kể đến như:
Điều kiện cơ sở vật chất không đáp ứng đủ
Đối với nhiều nhân viên làm việc bằng máy tính cá nhân thì làm việc từ xa trong mùa dịch cũng không quá khó khăn. Tuy nhiên, đối với một vài vị trí đặc biệt hơn ví dụ như nhân viên thiết kế, lập trình, hay công việc sử dụng hệ thống mạng, máy tính nội bộ, dây chuyền sản xuất… thì WFH dường như là không thể.
Khó khăn khi trao đổi, giao tiếp
Giao tiếp trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Đây chính là cầu nối giúp cá nhân trong doanh nghiệp có thể bàn bạc, trao đổi và xử lý công việc nhanh – chính xác.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng chat miễn phí để trao đổi công việc khi WFH. Đây không phải là cách hay để người quản lý truyền tải các thông tin quan trọng và chính thống tới cho nhân viên. Bởi nó rất nhanh bị trôi, bị quên hoặc nhảy sang chủ đề khác khiến nhân viên của bạn chưa kịp tương tác (like, xác nhận, bình luận,…).
Tương tự, chúng ta có thể kể tới kênh Email. Trao đổi công việc qua email thực sự hiệu quả khi bạn chỉ cần truyền đạt thông tin chính thống một chiều. Nếu bạn không quan trọng tới thu thập phản hồi, ý kiến từ tập thể.
Trao đổi công việc qua mạng xã hội như Facebook, Yammer cũng không đem lại hiệu quả cao. Tuy rằng, giao tiếp trên nền tảng này, nhân viên của bạn có thể tương tác rất nhanh thế nhưng cũng tồn tại vấn đề tương tự các ứng dụng chat miễn phí.
Do vậy, điều mà các doanh nghiệp thực sự cần đó là một ứng dụng dễ dàng trao đổi công việc và tìm kiếm, cập nhật thông tin một cách thuận tiện.
Xem thêm: 7+ Ứng dụng Work From Home giúp doanh nghiệp đạt KPIs ngay cả trong mùa dịch
Không quản lý được nhân viên khi Work From Home
Đây chắc hẳn là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải khi làm việc từ xa. Môi trường làm việc tại nhà khác hẳn so với môi trường làm việc chuyên nghiệp tại công ty. Chính điều này ảnh hưởng rất nhiều tới sự tập trung của nhân viên.
Bản thân nhà quản lý cũng luôn ở trạng thái bất an, bởi khó có thể theo dõi xem liệu nhân viên có đang làm việc hay không. Nếu không theo dõi tiến độ công việc, họ sẽ không thể biết được hiệu suất làm việc tại nhà của nhân viên có đáp ứng yêu cầu đã đặt ra hay không.
Không quản lý được nhân viên cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng sụt giảm đáng kể KPIs của doanh nghiệp khi WFH. Vì vậy việc tìm kiếm một ứng dụng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, tình trạng làm việc của nhân viên vô cùng cấp thiết. Đây là bài toán khó cần được giải quyết nhanh chóng để doanh nghiệp có thể hoạt động tốt trong thời kỳ dịch bệnh. Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng, trên thị trường lại có rất ít phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên từ xa.
Giải pháp Công nghệ “make in Vietnam” nâng cao hiệu suất làm việc từ xa
Trong số các ứng dụng WFH cho doanh nghiệp hiện nay trên thị trường, 1Office được đánh giá là giải pháp làm việc từ xa ưu việt, bởi đã khắc phục được điểm yếu của các phần mềm quản trị công việc và nhân sự riêng lẻ. Với 1Office, cả nhà quản lý và nhân viên đều có thể triển khai mọi hoạt động của doanh nghiệp thống nhất trên một nền tảng, dễ dàng nắm bắt thông tin và trao đổi khi làm việc. Doanh nghiệp có thể xử lý các bài toán:
- Quản lý tập trung, chuyên nghiệp trên một nền tảng: Doanh nghiệp vừa có thể quản lý, giám sát tiến độ dự án, công việc vừa có thể tương tác, trao đổi nội bộ với các bộ phận tham gia thực hiện. Ngoài ra, các bộ phận vẫn có thể hoàn thành ký kết các giấy tờ thông qua chức năng “Chữ ký số“ đã được tích hợp trên nền tảng 1Office. Làm việc tại nhà lúc này thực sự hiệu quả bởi tất cả văn bản, hợp đồng cần phê duyệt, ký kết giờ đây không còn là vấn đề khi có “Chữ ký số“.
- Kiểm soát công việc từ xa: 1Office giúp DN có thể kiểm soát chặt chẽ hiệu suất và chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban thực hiện để đảm bảo tiến độ dự án và kịp thời phát hiện những điểm nóng phát sinh
- Tiết kiệm thời gian – tối ưu chi phí vận hành: Lựa chọn 1 phần mềm đa nhiệm tổng thể không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành thống nhất, đồng bộ mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành . Phí sử dụng chỉ từ 2000đ/ user/ngày.
- Gắn kết nội bộ doanh nghiệp khi làm việc tại nhà: Ứng dụng công nghệ vào vận hành, nền tảng 1Office sở hữu mạng nội bộ có cấu trúc tương tự như Facebook. Tại đây, nhân viên sẽ dễ dàng trao đổi, duy trì tương tác và chia sẻ với nhau những thông tin hữu ích.
Work From Home là hình thức làm việc còn tương đối mới mẻ tại Việt Nam. Tuy nhiên, đây sẽ là xu hướng làm việc trong tương lai. Với những thông tin mà 1Office chia sẻ bên trên, hy vọng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa.
Nhà quản lý quan tâm, vui lòng để thông tin tại đường dẫn dưới đây để nhận được tư vấn miễn phí giúp tối ưu hóa quy trình làm việc từ xa của quý doanh nghiệp.
