Ứng dụng chữ ký số – giải pháp giúp tối ưu chi phí kinh doanh

Chữ ký số được biết tới là công cụ hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử,… Thế nhưng hiện nay,chữ ký số đóng vai trò chuyển hoá gần như toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp, tổ chức sang dữ liệu điện tử. Chính bởi vậy, ứng dụng chữ ký số là một trong những hoạt động được ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Hãy cùng 1Office tìm hiểu xem chữ ký số được ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp nhé!

1. Ứng dụng chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Xem thêm: 4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay và cách phân biệt chi tiết

2. Các ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp?

2.1 Các giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước bắt buộc sử dụng chữ ký số

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật:

• Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH13 ban hành 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. 
• Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
• Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

2.2 Chữ ký số có thể ứng dụng rộng rãi trong nghiệp vụ doanh nghiệp 

Chữ ký số có thể được sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số, bao gồm:

• Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để các đối tác, khách hàng của bạn biết có phải bạn là người gửi thư không.
• Sử dụng chữ ký số để thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master.
• Các đối tác có thể ký hợp đồng kinh tế hoàn toàn trực tuyến không cần gặp mặt  trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.
• Dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian in các tờ khai, trình ký đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng và ngồi đợi để nộp tờ khai này.

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số giúp việc ký kết văn bản có thể diễn ra ở bất cứ đâu, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

3.Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp 

3.1 Tối ưu chi phí, thời gian

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số trở thành nhu cầu thiết yếu. Bởi, CKS giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc của mình. Các văn bản, hợp đồng, tài liệu được điện tử hoá. Doanh nghiệp sẽ không còn phải tốn chi phí cho các hoạt động in ấn, lưu trữ và tìm kiếm. Ngoài ra, các doanh nghiệp khi ứng dụng chữ ký số còn dễ dàng hơn khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử vừa đảm bảo bảo mật thông tin mà còn tiết kiệm công sức, thời gian di chuyển, thực hiện các thủ tục giấy tờ. 

3.2 An toàn tuyệt đối

Kỹ thuật công nghệ của chữ ký số là dựa trên hạ tầng mã hóa công khai (PKI), trong đó phần quan trọng nhất là thuật toán mã hóa công khai RSA. Với công nghệ này, đảm bảo chữ ký số khi được một người dùng nào đó tạo ra là duy nhất, không thể giả mạo được và chỉ có người sở hữu khóa bí mật mới có thể tạo ra được chữ ký số đó. 

3.3 Truy xuất nguồn gốc dễ dàng

Chữ ký số giúp doanh nghiệp chống các gian lận trong giao dịch hành chính hoặc tài chính. Với hệ thống mã hóa của khóa công khai, văn bản sẽ được mật mã hóa với khóa bí mật mà chỉ có chủ nhân của chữ ký số mới nắm được. Khi cần kiểm tra, bên nhận được văn bản sẽ giải mã văn bản nhận được. Nếu hai giá trị khớp nhau thì văn bản đó có nguồn gốc từ người sở hữu khóa.

4.Ứng dụng chữ ký số 1 CA của 1Office

Khác với các phần mềm chữ ký số riêng biệt, tính năng chữ ký số được 1Office tích hợp ngay trong hệ sinh thái của mình. Điều này giúp gia tăng lợi ích và trải nghiệm khách hàng. Vậy, doanh nghiệp sẽ tối ưu được những gì khi sử dụng chữ ký số của 1Office?

4.1 Ứng dụng chữ ký số giúp liên kết các nghiệp vụ trong doanh nghiệp

Phần mềm 1Office mang tới cho doanh nghiệp một hệ sinh thái khép kín bao gồm các tính năng HRM, CRM, Work Place. Giờ đây, sự liên kết của các nghiệp vụ này được kết nối với nhau chặt chẽ hơn khi được áp dụng tính năng chữ ký số doanh nghiệp. Các đơn từ, tài liệu sẽ được ký duyệt một cách dễ dàng, giúp xóa bỏ gần như hoàn toàn thao tác in, ấn và lưu trữ tài liệu.

Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tự động thông báo từ việc phê duyệt, thực hiện ký tới các đối tượng liên quan trong luồng quy trình. Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết.

4.2 Ứng dụng chữ ký số ký trên mọi chứng từ 

Doanh nghiệp có thể áp dụng cho đa dạng các chứng từ khác nhau như văn bản nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại. Việc ký duyệt chứng từ trong quy trình vận hành có thể được diễn ra nhanh chóng, tiện lợi mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật; dễ dàng theo dõi, quản lý và lưu trữ mà không phải tiếp xúc trực tiếp.

4.3 Ký cùng lúc trên nhiều văn bản giúp tiết kiệm thời gian

Cách sử dụng chữ ký số cực kỳ đơn giản, cho phép thao tác ký lên đến hàng trăm văn bản cùng lúc. Đây là tính năng vô cùng thiết thực giúp nhà lãnh đạo có thể giải quyết các nghiệp vụ nội bộ một cách nhanh chóng, chỉ bằng 1/10 thời gian khi phải xử lý thủ công. Nhờ vậy, lãnh đạo có thể tập trung cho các chiến lược kinh doanh quan trọng hơn.

4.4 Lưu trữ tập trung

Phần mềm 1Office cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Từ đây, các phòng ban sẽ dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu. Phần mềm có thể trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng. 1CA của 1Office  giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

Để sở hữu ứng dụng chữ ký số ưu việt  1 CA giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí quản lý và bứt phá trong kinh doanh, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office sẽ liên hệ và tư vấn: