5 cách gửi email hàng loạt nhanh chóng và đơn giản nhất
Email Marketing là một công cụ hiệu quả để tiếp cận khách hàng tiềm năng, duy trì liên lạc với khách hàng hiện tại và thúc đẩy doanh số bán hàng. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp việc gửi email một cách thủ công gây tốn kém nhiều thời gian và công sức. Bài viết của 1Office sẽ giới thiệu với bạn 5 cách gửi email hàng loạt giúp bạn tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu quả marketing.
Mục lục
1. Tổng hợp 5 cách gửi email hàng loạt đơn giản nhất
1.1. Cách gửi email hàng loạt bằng 1Office
Gửi email hàng loạt là một phương pháp hiệu quả để tiết kiệm thời gian và công sức khi cần liên lạc với nhiều khách hàng cùng một lúc. Phần mềm 1Office cung cấp cho bạn công cụ mạnh mẽ để thực hiện chiến dịch Email Marketing một cách dễ dàng và hiệu quả.
1Office được biết đến là một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp với hơn 6.000 doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, trong đó 1Office CRM là phân hệ cung cấp tính năng gửi email hàng loạt tới các đối tượng như khách hàng, ứng viên hoặc nội bộ nhân viên. Dưới đây là cách thiết lập và sử dụng tính năng này trên 1Office:
Bước 1: Thiết lập tài khoản gửi email
Để bắt đầu, bạn cần cấu hình các tài khoản gửi email. Truy cập màn hình cài đặt bằng cách chọn biểu tượng mũi tên ở góc phải màn hình > Cài đặt hệ thống > Email/SMS > Tạo mới. Nhập thông tin cần thiết như nhà cung cấp, tên gửi đi, email gửi, tài khoản và mật khẩu.
Bước 2: Quản lý email trên hệ thống
Sau khi thiết lập tài khoản gửi email, hệ thống cho phép quản lý và phân quyền sử dụng tài khoản này. Người quản trị có thể kiểm tra trạng thái và nội dung các email đã gửi.
Bước 3: Gửi email bằng tài khoản đã thiết lập
Khi được phân quyền, người dùng có thể sử dụng tài khoản đã cấu hình để gửi email. Ví dụ, để gửi email tới khách hàng, bạn chọn Khách hàng từ menu > Chọn thông tin chi tiết của khách hàng > Chăm sóc > Email và gửi email. Nếu được phân quyền nhiều tài khoản, bạn cần chọn tài khoản muốn sử dụng.
Tại giao diện màn hình, chọn tính năng “Danh sách nhận” để điền nguồn liên hệ. Tại đây, bạn có thể tạo một danh sách chứa các địa chỉ email của người nhận bạn muốn gửi email hàng loạt đến.
Bước 4: Kiểm tra lịch sử gửi email
1Office cung cấp tính năng kiểm tra lịch sử gửi email để quản lý dễ dàng hơn. Truy cập màn hình lịch sử bằng cách chọn biểu tượng mũi tên ở góc phải màn hình > Cài đặt hệ thống > Lịch sử, báo lỗi. Tại đây, bạn có thể xem trạng thái gửi của từng email và nội dung chi tiết.
Gửi email hàng loạt bằng 1Office là một công cụ hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt trong việc giao tiếp với các cá nhân, phòng ban khác nhau. Bằng cách tuân thủ các bước hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng tổ chức và quản lý các chiến dịch gửi email một cách hiệu quả.
Đăng ký nhận ngay bản Demo dùng thử cách gửi email hàng loạt của phân hệ 1Office CRM
1.2. Cách gửi email hàng loạt trong Gmail
Để tiến hành gửi mail hàng loạt bằng Gmail, bạn cần tạo danh sách người liên hệ nhận trước khi soạn nội dung gửi. Dưới đây là các bước tạo danh sách email:
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng Gmail ở phía bên trái màn hình và chọn “Danh bạ”.
- Bước 2: Trong giao diện danh bạ, nhấp vào “Tạo liên hệ” và chọn “Tạo nhiều mục liên hệ”, sau đó nhập địa chỉ email của các khách hàng, đối tác hoặc bất kỳ bên nào mà bạn muốn gửi email.
- Bước 3: Sau khi nhập đủ địa chỉ email, nhấn “Tạo” để tạo danh sách người nhận.
Sau khi đã tạo danh sách nhóm liên hệ, bạn có thể gửi email đến những người trong nhóm liên hệ mà mình vừa tạo. Bằng cách chọn Soạn thư > Nhập nhóm email người nhận (chọn CC hoặc BCC nếu cần) > Nhập chủ đề và nội dung email > Nhấn Gửi.
Ở Gmail ngoài cách gửi mail trực tiếp cho người nhận, bạn có thể lựa chọn giữa hai cách gửi email là Carbon Copy (Cc) và Blind Carbon Copy (Bcc). Cụ thể:
- Gửi mail bằng Carbon Copy (Cc): Cho phép người dùng tạo các bản sao của email và gửi cho nhiều người cùng lúc, trong đó người nhận chính và người nhận phụ đều có thể xem được danh sách tất cả người nhận email. Vì thế, gửi email bằng Cc thường được sử dụng trong các cuộc trao đổi thông tin, nhóm làm việc, những trường hợp không cần bảo mật thông tin, danh tính người nhận được email.
- Gửi mail bằng Blind Carbon Copy (Bcc): Cho phép người dùng tạo bản sao email và gửi cho nhiều người cùng lúc, trong đó chỉ người nhận chính mới có thể xem được danh sách tất cả người nhận email, còn người nhận phụ không thể xem được danh sách người cùng nhận. Hình thức này phù hợp khi doanh nghiệp cần bảo vệ quyền riêng tư của người nhận.
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể kết hợp gửi email cùng một lúc với 2 hình thức Cc và Bcc, tuỳ người nhận để sử dụng tính năng này một cách hợp lý.
1.3. Cách gửi email hàng loạt trong Outlook
Cách gửi email hàng loạt trong Outlook chỉ áp dụng cho những email có file đính kèm giống nhau. Để gửi email hàng loạt bằng Outlook, bạn cần kết hợp thêm với hai ứng dụng của Microsoft là Word và Excel. Trong đó:
- Một tài khoản Outlook để gửi email
- Một file Word chứa nội dung email
- Một file Excel chứa email khách hàng
Gửi mail hàng loạt trong Outlook kết hợp với Microsoft Word và Microsoft Excel sẽ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Soạn nội dung email trên Microsoft Word: Ở file Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings > Chọn Start Mail Merge > Chọn Email Messages > Chọn Select Recipients > Chọn Use an Existing List. Sau đó chọn file excel có email và thông tin khách hàng.
Bước 2: Cá nhân hóa dữ liệu khách hàng từ Sheet vào nội dung trong Words: Click chuột tại vị trí cần cá nhân hoá, bấm Insert Merge Field ở trên thanh menu > Chọn trường thông tin cần chèn nội dung vào (là các cột trong file Excel).
Bước 3: Match Fields: Kiểm tra các cột email được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook.
Bước 4: Tiến hành gửi mail hàng loạt: Để gửi mail sau khi soạn thảo, bạn chọn Finish & Merge, sau đó click vào các tùy chọn thích hợp:
- Edit individual document: Thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
- Print Document: Dùng để in hàng loạt
- Send email messages: Gửi mail hàng loạt
Bước 5: Sau đó một hộp thông tin Merge to Email sẽ hiện ra, bạn tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn sau:
- To: Dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
- Subject line: Tiêu đề thư
- Mail format: Html: Gửi email có định dạng màu sắc, kiểu chữ, link hình ảnh. Plain text: Gửi email không có định dạng.
Bấm OK để bắt đầu gửi. Bạn cần lưu ý trong quá trình thao tác trên Word, bạn vẫn luôn phải mở Outlook song song thì mới có thể gửi mail được.
1.4. Cách gửi email hàng loạt bằng Mail Merge
Mail Merge là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets, được dùng để trộn thư. Tính năng này cho phép người dùng tạo ra nhiều bản sao và gửi cho nhiều người cùng một lúc. Bằng cách tạo một mẫu và sử dụng các trường thông tin từ danh sách (bao gồm First Name, Last Name, Email Address, File Attachments,…) người dùng có thể tạo ra các email cá nhân hóa và lên kế hoạch gửi chúng vào thời điểm phù hợp.
Để gửi email bằng tính năng Mail Merge trong Google Sheet, ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Cài đặt Mail Merge trong Google Workspace Marketplace, cho phép Mail Merge truy cập với tài khoản Google của bạn, bằng cách chọn “Allow”.
Bước 2: Tạo một mẫu Mail Merge bằng cách tạo trang tính mới trên Google Sheets. Sau đó vào Add-ons > Mail Merge with Attachments > Create Merge Template. Một mẫu hợp nhất mail trống được tạo ra trong trang tính chưa được đặt tên, chứa các cột bắt buộc như First Name, Last Name, Email Address và File Attachments.
Bước 3: Thêm tập tin đính kèm (nếu có) và lên kế hoạch gửi email trong cột Scheduled Date.
Bước 4: Tiến hành tạo và gửi email: Tại bước này, bạn hãy mở một tab mới và đăng nhập vào cùng một tài khoản Gmail mà bạn sử dụng cho trang tính Mail Merge. Tạo một email mới và nhập tiêu đề và phần thân của email, có thể thêm định dạng văn bản đa dạng và hình ảnh nội tuyến trong email. Để thêm các trường vào email như Title và Last Name, chèn các tên trường sử dụng ký hiệu {{…}} {{…}}, ví dụ như {{First Name}}
Bước 5: Gửi email: Quay lại trang tính Mail Merge và Add-ons > Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge. Trong hộp thoại, bạn nhập thông tin cho email như tên đầy đủ của người gửi, Cc, Bcc. Ở trang tính Mail Merge, click vào Run Mail Merge, sau đó nhấp chuột vào Done để bắt đầu gửi các email.
1.5. Cách gửi email hàng loạt bằng Excel
Doanh nghiệp có thể sử dụng file Excel để gửi email hàng loạt bằng cách kết hợp với Outlook và Word. Hình thức gửi mail hàng loạt này giống cách số 3, bạn cần có một file excel chứa thông tin khách hàng, một file word chứa nội dung email và một tài khoản outlook để tiến hành gửi mail.
Lưu ý file excel chứa thông tin khách hàng cần theo định dạng cột dọc (bắt buộc phải chứa cột thông tin Địa chỉ Email của người nhận, các cột thông tin khác có thể tùy chỉnh theo nội dung gửi của bạn). Sau đó, bạn thực hiện các bước gửi email hàng loạt như ở Phần 3.
2. Tại sao nên sử dụng công cụ gửi email hàng loạt?
So với việc gửi email thủ công, gây tốn kém nhiều về thời gian và công sức, việc sử dụng công cụ gửi email hàng loạt mang lại nhiều lợi ích:
- Gửi email cho hàng trăm hoặc hàng nghìn người nhận chỉ với vài thao tác đơn giản.
- Tự động hóa quy trình gửi email, loại bỏ việc soạn thảo và gửi từng email riêng lẻ.
- Nâng cao mức độ bảo mật thông tin của người nhận với nhiều hình thức gửi email khác nhau
- Tạo, quản lý và phân loại danh sách email hiệu quả, tránh trường hợp gửi thiếu, sót người
- Gửi email được cá nhân hóa theo theo từng người nhận giúp tăng tỷ lệ mở email và click chuột.
- Gửi email thường xuyên giúp duy trì liên lạc với khách hàng và tăng nhận thức về thương hiệu.
Như vậy, sử dụng công cụ gửi email hàng loạt là một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian, công sức. Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm gửi email hàng loạt miễn phí và trả phí phù hợp với nhu cầu của bản thân và doanh nghiệp.
3. Kết luận
Trên đây là toàn bộ nội dung mà 1Office muốn chia sẻ tới bạn đọc về cách gửi email hàng loạt bằng Gmail, Outlook, Excel, Word,… Hy vọng, qua bài viết các cá nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ gửi email hàng loạt một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả chiến dịch marketing và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về phần mềm 1Office CRM – Công cụ gửi email hàng loạt cho khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Hotline: 083 483 8888
- Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
