Chữ ký số từ xa – giải pháp ký không chạm trong mùa dịch
Chữ ký số USB token, Smart Card hay HSM không còn là thuật ngữ quá xa lạ với cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, chữ ký số từ xa vẫn là khái niệm khá mới mẻ, không phải ai cũng biết. Cùng 1Office đi tìm hiểu xem chữ ký số từ là gì và được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp và đặc biệt trong mùa dịch nhé!
Mục lục
1. Chữ ký số từ xa là gì?
Chữ ký số từ xa hay còn được biết tới với những tên gọi khác như chữ ký số online, ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,…. Đây là một dạng chữ ký số kiểu mới, sử dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud – based) để ký mà không cần bất cứ thiết bị phần cứng nào. Người dùng sẽ không phải sử dụng USB token, SIM, Smart Card, để ký mà thay vào đó sẽ ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
2. Ưu điểm của chữ ký số từ xa
2.1. Không sử dụng USB Token, Smart Card hay HSM
Đây được xem là ưu điểm lớn nhất của chữ ký số từ xa. Nhờ đó, người dùng có thể ký mọi lúc, mọi nơi ngay cả trên chiếc điện thoại di động của mình. Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số từ xa thay cho USB Token sẽ giúp người dùng tránh khỏi tình trạng luôn phải mang theo token bên người, từ đó rất dễ bị thất lạc. Hơn nữa, USB Token chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và tại một thời điểm chỉ cho phép 1 người sử dụng. Khả năng phân quyền rất kém.
2.2. Bảo mật tuyệt đối
Chữ ký số từ xa được xây dựng trên tiêu chuẩn eIDAS (quy định về định danh, xác thực điện tử theo chuẩn của Liên minh châu Âu và được coi là bộ quy định hoàn chỉnh nhất về định danh số), người dùng có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật của CKS từ xa. Người sử dụng CKS từ xa khi thực hiện thao tác ký còn phải đảm bảo xác thực 2 yếu tố, vì thế loại bỏ hoàn toàn tình trạng lộ tài khoản hoặc bị giả danh.
Ngoài ra, việc ký số thông qua phương thức CKS từ xa, còn yêu cầu định danh thiết bị. Như vậy để đảm bảo việc ký số chỉ được thực hiện trên một số thiết bị nhất định đã định danh từ trước, vừa đảm bảo tính linh hoạt, dễ sử dụng nhưng vừa an toàn tuyệt đối.
2.3 Tối ưu lưu trữ và tìm kiếm văn bản, tài liệu
CKS từ xa cho phép người dùng số hoá mọi loại văn bản, tài liệu, chứng từ. Như vậy, không chỉ những thao tác in ấn được giảm đi mà việc ký, duyệt hợp đồng, tài liệu cũng được tối ưu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cả người gửi và người nhận văn bản.
Hình thức ký số giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể lưu trữ thông tin, dữ liệu trên hệ thống máy chủ của công ty hoặc các nền tảng lưu trữ khác. Từ đó, doanh nghiệp không mất quá nhiều không gian lưu trữ, chi phí in ấn chuyển phát, thời gian vận chuyển và sắp xếp hồ sơ cũng như dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các loại chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí một cách hiệu quả.
3.Vai trò của chữ ký số từ xa đối với doanh nghiệp hoạt động trong mùa dịch
Có thể thấy CKS từ xa đã vượt ra khỏi ranh giới của định nghĩa chữ ký số thông thường để trở thành công nghệ ký số hiện đại bậc nhất, mang lại tối đa những giá trị thiết thực cho người sử dụng.
CKS từ xa còn đóng vai trò quan trọng hơn nữa khi hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều triển khai làm việc từ xa. Vấn đề ký và duyệt hợp đồng, văn bản của doanh nghiệp đã được giải quyết một cách triệt để. Mọi thủ tục giấy tờ được hoàn thành cho dù người ký ở bất kỳ đâu đi chăng nữa.
CKS từ xa cho phép doanh nghiệp, cá nhân thực hiện các thao tác ký kết, phê duyệt từ xa các văn bản, tài liệu nội bộ, hợp đồng, chứng từ,…Do đó, doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động của mình ngay cả khi làm việc từ xa trong mùa dịch.
4. Dịch vụ Chữ ký số từ xa ưu việt của 1Office
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa đơn lẻ. Tuy nhiên,1Office đã tích hợp tính năng CKS từ xa vào hệ sinh thái của mình. Do đó, trải nghiệm khách hàng trên 1Office sẽ được nâng cao và giúp doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức ký số khi làm việc từ xa. Cùng xem những điểm ưu việt của CKS từ xa của 1Office nhé!
4.1 Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp
Chữ ký số doanh nghiệp sẽ tự động hóa luồng ký và trình ký.Từ đây, doanh nghiệp có thể thao tác đơn giản, dễ dàng trên trên phần mềm quản trị tập trung. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tự động thông báo từ việc phê duyệt, thực hiện ký tới các đối tượng liên quan trong luồng quy trình. Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết.
4.2 Lưu trữ tập trung
Phần mềm 1Office cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Từ đây, các phòng ban sẽ dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu. Phần mềm có thể trích xuất 1 hoặc nhiều chứng từ một cách dễ dàng. 1CA của 1Office giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ, giúp bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.
4.3 Tối ưu hóa vận hành – đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số
Doanh nghiệp có thể áp dụng ký số cho đa dạng các chứng từ khác nhau: văn bản nội bộ; Hợp đồng lao động;… Hệ thống đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái khép kín giúp doanh nghiệp hoạt động vững vàng dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào.
Tính năng CKS từ xa của 1Office -1CA sẽ giúp gia tăng liên kết giữa các nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp. Việc sử dụng nền tảng đồng bộ cho các nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc, thiết lập hệ sinh thái riêng, gia tăng tính bảo mật và tiết kiệm chi phí.
Để sở hữu phần mềm quản trị tổng thể giúp cho doanh nghiệp của mình có lợi thế cạnh tranh hơn trong thị trường, hãy để lại thông tin, đội ngũ chuyên gia của 1Office sẽ liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay:
