5 câu hỏi thường gặp nhất về chữ ký số online 

Sự xuất hiện của chữ ký số online giúp thay đổi gần như hoàn toàn các thao tác thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, hình thức ký số khá mới cho nên vẫn còn rất nhiều nhận định sai về loại hình chữ ký này. Cùng 1Office đi giải đáp 5 câu hỏi thường gặp nhất về chữ ký số nhé!

1 – Chữ ký số online là gì?

Chữ ký số online hay còn gọi là chữ ký số. Đây là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. 

Hay có thể hiểu đơn giản: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp và được sử dụng trong các giao dịch điện tử.

2 – Thủ tục đăng ký chữ ký số online như thế nào?

Để đăng ký sử dụng chữ ký số online, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
• Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).

Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ trên thì bạn nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng chữ ký số online được tích hợp trong những nền quản vận hành doanh nghiệp tổng thể. Để nhận thêm thông tin tư vấn về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể có tích hợp tính năng chữ ký số. Đăng ký tư vấn tại đây:

3 – Trường hợp nào bắt buộc phải sử dụng chữ ký số online?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, không phải trong mọi giao dịch điện tử đều phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, có một số trường hợp sau đây nhất định phải sử dụng chữ ký số:

Trong việc kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế.

Theo Luật Quản lý thuế 2019 tại Điều 17 có quy định về trách nhiệm của người nộp thuế. Theo đó người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn mà có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, khi thực hiện giao dịch như kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử tức sẽ sử dụng chữ ký số.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định trong hóa đơn điện tử phải có nội dung về chữ ký số theo quy định của pháp luật của người bán, chữ ký số theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán.

+ Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-C của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.

Kê khai bảo hiểm xã hội.

Căn cứ tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH có quy định khi cá nhân, tổ chức muốn triển khai giao dịch điện tử để kê khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu phải có chữ ký số hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của bảo hiểm xã hội gọi chung là ký điện tử.

4 – Chữ ký số online có thực sự an toàn hay không?

Chữ ký số được dựa trên mật mã không đối xứng, chúng có một khóa riêng tư, mà chỉ người ký mới biết được mã khoá đó. Theo cách này, khi người dùng muốn ký một tài liệu thì họ phải sử dụng mã khóa cá nhân của mình. Do vậy, tính riêng tư và bảo mật của chữ ký số là hoàn toàn tuyệt đối.

Trường hợp giả mạo chữ ký số là hoàn toàn khó khăn. Bởi việc này chỉ được thực hiện khi bạn bị tiết lộ mã khoá cá nhân. Trong trường hợp điều đó xảy ra, người dùng có thể thu hồi hoặc khoá chữ ký khi bị xâm phạm.

5 – Làm thế nào để chọn được nhà cung cấp chữ ký số uy tín nhất cho doanh nghiệp 

Khi đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số phù hợp. 1Office khuyên bạn nên lưu ý 3 vấn đề sau:

• Tính pháp lý mà chữ ký số được cung cấp có đảm bảo hay không?
• Chữ ký số có giúp quy trình làm việc, đẩy nhanh phê duyệt các tài liệu hay không?
• Nhà cung cấp này có cung cấp những tùy chọn chữ ký số lượng lớn, để tự động hóa quy trình chữ ký cho hàng trăm tài liệu hay không?

1Office là một trong những đơn vị tiên phong đi đầu trong chuyển đổi số tại Việt Nam và được tin dùng, đánh giá cao bởi cộng đơn hơn 3500 doanh nghiệp. Ngoài ra, 1Office cũng là một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín nhất trên thị trường. Tính năng chữ ký số được tích hợp ngay trong phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng duyệt, ký kết nội bộ các chứng từ, văn bản như: Đề nghị thanh toán, Đề nghị tạm ứng,.,… Đây chính là điểm nổi bật của 1Office mà không phải đơn vị cung cấp chữ ký số nào cũng có thể sở hữu. 

Hy vọng những giải đáp thắc mắc trên về chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thêm thông tin, và cơ sở pháp lý để áp dụng chữ ký số một cách hiệu quả và đúng pháp luật.

Hiện tại, nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office đã tích hợp thêm tính năng chữ ký số online. Quý khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng để lại thông tin, đội ngũ chuyên gia 1Office sẽ liên hệ và tư vấn. 

Xem thêm: 1OFFICE RA MẮT TÍNH NĂNG CHỮ KÝ SỐ 1CA

Chương trình ưu đãi đặc biệt

Giải pháp chữ ký số 1CA ra mắt thị trường vào giữa thời kỳ cao điểm của đại dịch Covid-19 nhằm giúp các doanh nghiệp khắc phục khó khăn khi không thể ký kết hợp đồng trực tiếp theo cách truyền thống, đảm bảo vận hành liên tục và bứt phá trong kinh doanh.

Để đồng hành với các doanh nghiệp Việt trong giai đoạn khó khăn cũng như lan tỏa rộng rãi tính năng Chữ ký số 1CA, 1Office triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt:

• Đối với khách hàng mới: Tặng ngay 3 THÁNG dịch vụ chữ ký số
• Đối với các khách hàng đã sử dụng 1Office: Miễn phí sử dụng Chữ ký số ĐẾN HẾT NĂM 2021

Để trải nghiệm dịch vụ chữ ký số và nhận ưu đãi, hãy bấm vào nút “Đăng ký trải nghiệm” dưới đây hoặc gọi 0834 838888 để được các chuyên gia trong lĩnh vực Giải pháp Chữ ký số trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất.