TBV: Giải phóng thời gian, năng lượng quản trị cho lãnh đạo với 1Office
Với hơn 10 năm phát triển và đứng vững trong thị trường ngành dịch vụ thiết bị bếp công nghiệp, Công ty Cổ phần Quốc tế TBV thường xuyên nhận được nhiều dự án lớn. Chính vì thế, để tiết kiệm thời gian làm việc và năng lượng quản lý cho ban lãnh đạo và nhân viên, công ty đã lựa chọn phần mềm 1Office để số hóa toàn bộ quy trình quản lý dự án, công việc.
Thách thức trong quá trình vận hành doanh nghiệp
Các công ty vừa và nhỏ luôn phải đối mặt với câu hỏi làm sao để tối ưu năng suất người lao động và tối giản được thời gian quản lý cho lãnh đạo. Đây cũng là “gánh nặng” lo âu trong việc quản lý dự án hàng năm của Công ty Cổ phần Quốc tế TBV (gọi tắt là TBV). Tổng Giám đốc TBV, anh Đỗ Văn Mạnh cho hay, những dự án đột xuất, hoặc những công việc chưa có quy trình thống nhất ảnh hưởng lớn đến năng suất nhân viên, cao hơn là hiệu suất, doanh thu và lợi nhuận.
Anh Đỗ Văn Mạnh cũng cho biết thêm, trước đây TBV dùng excel, nhóm chat zalo để theo dõi dự án, công việc và nhận báo cáo hiệu suất của nhân viên. Các file tài liệu của dự án thì nằm rải rác trong các nền tảng email, facebook, skype hay zalo… khiến đội nhóm mất nhiều thời gian tìm kiếm, xử lý thông tin. Thêm vào đó, người quản lý thường nhận những phản hồi như “Em bị miss tin nhắn” hay “Em có thấy Sếp nhắc gì đâu” khi yêu cầu gửi báo cáo tiến độ công việc.
Được biết, khách hàng của công ty TBV là các nhà hàng, khách sạn lớn cần lắp đặt bếp công nghiệp. Chính vì thế, TBV cần đảm bảo quy trình tiến độ công việc phải uy tín về chất lượng dịch vụ và mặt thời gian hoàn thành công việc. Tuy nhiên, công ty lại đang thực hiện quy trình công việc của dự án một cách thủ công. Điều này về lâu về dài, khi số lượng dự án tăng lên có thể gây ra rắc rối lớn như các dự án chồng chéo lên nhau. Chính vì thế, TBV gặp phải tình trạng dữ liệu thông tin và tài liệu dự án không quản lý tập trung, khó cập nhật, không có nhắc nhở và khó xử lý trên điện thoại di động một cách thường xuyên.
Thách thức lớn đặt ra cho TBV là làm sao kiểm soát được các dự án, công việc tập trung để kịp thời chỉ đạo tới từng bộ phận.
1Office – Giải pháp hỗ trợ TBV thay đổi đột phá
“Tôi từng tiếp cận với nhiều công nghệ số và hiểu được rằng công nghệ sẽ giúp việc quản trị được tối ưu hóa và quy trình được chuẩn chỉnh hơn. TBV quyết định cho triển khai phần mềm 1Office để giải phóng thời gian làm việc và năng lượng quản trị cho ban lãnh đạo và nhân viên”, Tổng Giám đốc TBV chia sẻ. Theo đó, 1Office đã giải quyết các bài toán về quản lý dự án, quản lý quy trình công việc, theo dõi và kiểm tra báo cáo hiệu suất cho TBV.
Cụ thể, khi sử dụng phần mềm 1Office nhân sự các cấp của TBV có thể sắp xếp công việc trên tính năng Lịch Biểu. Tại đây, mọi người có thể tự thêm và tùy biến thông tin công việc, tạo lịch hẹn, gắn thời gian, tạo sự kiện, tạo nhắc nhở và thông báo cho công việc. Từ đó, nhân sự TBV đều nắm bắt được timeline công việc hàng ngày, phân bổ lượng công việc theo ngày, theo người một cách chi tiết.
Tại tính năng Quản lý dự án, người quản lý của TBV có thể tạo một hoặc nhiều dự án cùng một lúc. Tính năng này cũng giúp cho người quản lý các cấp có thể giao các đầu việc con, gắn thêm người phụ trách, đưa ra thời gian deadline cụ thể, theo dõi tiến độ dự kiến so với thực tế,…
Bên cạnh đó, cấp nhân viên của TBV tiếp nhận công việc được giao, yêu cầu hỗ trợ, gửi trả kết quả công việc, báo cáo tiến độ, nhận cảnh báo deadline,… Tất cả các hoạt động này được hiển thị trực quan và cập nhật theo thời gian thực trên màn hình quản lý chung.
Mỗi nhân viên cũng có thể tự thiết lập các quy trình công việc theo một luồng thống nhất của công ty. Các nhân sự trong cùng một quy trình có thể đưa ra ý kiến thảo luận, trao đổi tài liệu, đánh giá kết quả ngay trên phần Thảo luận. Toàn bộ những dữ liệu thông tin liên quan đến hoạt động làm việc của nhân sự đều được 1Office lưu trữ và tạo tính riêng tư đối với các phòng ban khác nhau. Nhờ vậy mà cán bộ nhân viên TBV đã tự tạo được thói quen, văn hóa làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Việc TBV ứng dụng 1Office vào quản lý công việc và dự án giúp mọi tác vụ dù theo quy trình hay phát sinh đều được quản lý khoa học, linh hoạt và dễ dàng. Tất cả những luồng thông tin này đều được phân tích và tổng hợp thành một báo cáo. Bất kỳ ai cũng có thể thiết lập báo cáo theo mẫu có sẵn hoặc tự tạo một mẫu cá nhân. Đây cũng là bức tranh tổng thể được thể hiện theo thời gian thực. Chính vì thế, nhân viên không còn phải làm báo cáo thủ công, nhà quản lý cũng có thể theo dõi dữ liệu được số hóa một cách trực quan, sinh động. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian quản lý cho nhà lãnh đạo và nâng cao hiệu suất cho nhân viên.
Trong giai đoạn tới, TBV sẽ tiếp tục triển khai thêm module CRM của 1Office để công tác chăm sóc khách hàng được thuận tiện hơn. Theo đó, phân hệ CRM này có thể giúp cho doanh nghiệp quản lý và lưu trữ data khách hàng, phân loại khách hàng, theo dõi toàn bộ quá trình telesale,…
Như vậy, để hướng tới mô hình văn phòng làm việc không giấy tờ và không gian làm việc số thuận tiện TBV đã tin dùng phần mềm 1Office. Đây là bước đi đánh dấu TBV có sự chuyển mình mạnh mẽ, quyết tâm chuyển đổi số và bắt nhịp với xu thế toàn cầu. Để cùng tham gia vào hành trình chuyển đổi số với 1Office, liên hệ với chúng tôi qua hotline 083 483 8888 hoặc đăng ký tại đường link dưới đây.
Giới thiệu Công ty Cổ phần Quốc tế TBV
Công ty Cổ Phần Quốc tế TBV (gọi tắt là TBV) tiền thân là Công ty Cổ phần Thiết bị Việt hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thi công lắp đặt bếp công nghiệp.
Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, TBV vươn lên là nhà thầu uy tín trong ngành cung cấp giải pháp, thiết bị bếp và giặt là cho các khách hàng khó tính đền từ Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc và các nhà đầu tư lớn của Việt Nam.
