Vai trò, chức năng của quản trị nguồn nhân lực trong thời đại số

Con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có phát triển hay không được quyết định bởi nguồn nhân lực, giá trị con người của tổ chức đó. Do vậy, nhà quản trị nhân sự đóng một vai trò rất lớn trong công tác quản lý con người, giúp điều chỉnh và kết nối nhân sự với tập thể. Vậy chức năng của quản trị nguồn nhân lực là gì và đóng vai trò quan trọng như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

I. Quản trị nguồn nhân lực là gì?

Quản trị nguồn nhân lực là quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến con người như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự…Từ đó để đưa ra hướng triển khai, kiểm soát kế hoạch nhằm sử dụng nguồn lực của công ty một cách hiệu quả nhất, đem lại kết quả tối ưu. Có thể thấy, quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành các chiến lược, mục tiêu của đã đề ra của công ty.

II. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Trong thời đại hiện nay, quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Cụ thể, chức năng của quản trị nguồn nhân lực được thể hiện rõ ở những vai trò sau đây:

1. Thiết lập chính sách duy trì, bồi dưỡng nhân lực

Đây là bộ phận quản lý trực tiếp toàn bộ vấn đề liên quan đến nhân sự và chỉnh sửa, bổ sung các quy định sao cho phù hợp với doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các khung đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực công ty trong chiến lược phát triển nhân sự.

2. Cầu nối giữa lãnh đạo và người lao động

Quản lý nguồn nhân lực có vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên. giúp lãnh đạo thấu hiểu nhân viên hơn và dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn, điều chỉnh phù hợp chính sách trong quản lý vận hành. Bởi khi đã nắm rõ được thông tin nhân sự, năng lực thực tế…sẽ giúp lãnh đạo nhìn nhận năng lực, phân công công việc một cách phù hợp nhất.

3. Cố vấn cho bộ phận quản lý nhân sự

Nhà quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò là người tư vấn, đưa ra những chiến lược, giải pháp tốt nhất để doanh nghiệp giải quyết được mọi vấn đề liên quan đến nhân sự. Qua đó, giúp doanh nghiệp hoàn thành được mọi mục tiêu đã đề ra, kịp thời xử lý, giải quyết trước mọi tình huống.

Có thể thấy, vai trò quả của người quản trị góp một phần không nhỏ để xây dựng một doanh nghiệp với một đội ngũ nhân sự năng động, nhiệt tình và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng, thoải mái. Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về các chức năng của quản trị nguồn nhân lực ở nội dung dưới đây.

>> Xem thêm: Phần mềm HRM là gì? Vai trò, tầm quan trọng của HRM trong doanh nghiệp

III. Chức năng của quản trị nguồn nhân lực

1. Hoạch định nguồn nhân lực

Chức năng nhân sự đầu tiên là tất cả về việc biết nhu cầu trong tương lai của tổ chức. Tổ chức cần những loại người nào, và bao nhiêu? Biết được điều này sẽ định hình việc tuyển dụng, lựa chọn, quản lý hiệu suất, học tập và phát triển, và tất cả các chức năng khác của nguồn nhân lực. 

2. Tuyển dụng và lựa chọn

Lựa chọn và tuyển dụng những ứng viên tốt nhất là một công việc quan trọng mà nhà quản lý cần quan tâm trong các bước hoạch định nguồn nhân lực. Do đó, HR cần thu hút mọi người thường bắt đầu bằng thương hiệu nhân viên. Trở thành một nhà tuyển dụng hấp dẫn có rất nhiều lợi thế – cũng giống như cách khác. 

Với thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh và chiến lược tìm nguồn cung ứng phù hợp, bạn đã đi được nửa chặng đường. Sau khi ứng viên nộp đơn, quá trình lựa chọn là một công cụ nhân sự để chọn ra những ứng viên có năng lực tốt nhất và có tiềm năng cao nhất. Sự phát triển của công nghệ trong tuyển dụng diễn ra rất nhanh và kết quả là có nhiều loại công cụ tuyển dụng khác nhau cho từng bộ phận trong kênh tuyển dụng của bạn.

 Dùng thử phần mềm quản lý tuyển dụng Online của 1Office

3. Quản lý hiệu suất

Thứ 3, nhà quản trị nhân sự cần đảm bảo rằng người lao động có trách nhiệm trong công việc, làm việc hiệu quả và muốn gắn bó với công ty. Việc này thể hiện ở cách quản lý công việc hiệu quả của lãnh đạo, thiết lập mục tiêu và định hướng công việc. Khi quản lý hiệu suất tốt sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa lực lượng lao động bạn có hôm nay và lực lượng lao động bạn muốn có ngày mai. 

4. Đào tạo và phát triển nhân sự

Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển các kỹ năng họ cần cho tương lai là một trách nhiệm thiết yếu đối với bộ phận Nhân sự. Điều này cũng liên quan đến chức năng nhân sự đầu tiên mà chúng tôi liệt kê, trong đó nhân sự thu hẹp khoảng cách giữa lực lượng lao động hiện nay và lực lượng lao động cần thiết trong tương lai gần.

5. Lập kế hoạch nghề nghiệp

Chức năng tiếp theo của quản lý nguồn nhân lực là lập kế hoạch, hướng dẫn và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, hay còn được gọi là kỹ năng nghề nghiệp. Từ đó cho nhân viên thấy được năng lực của họ có thể phù hợp với tương lai của công ty như thế nào sẽ giúp thu hút và giữ chân họ. 

6. Quan hệ lao động

Quan hệ lao động là một chức năng của quản trị nguồn nhân lực quan trọng đóng vai trò trong việc gắn kết, duy trì mối quan hệ nhân viên giữa các bộ phận với nhau. Từ đó sẽ giúp phát hiện và giải quyết các xung đột tiềm ẩn một cách nhanh chóng và cũng có lợi trong thời điểm kinh tế khó khăn hơn khi cần phải sa thải hoặc các hành động khác .

7. Quyền lợi và phúc lợi 

Bất kể nhân viên làm công việc, chức vụ gì thì họ cũng có quyền được hưởng quyền lợi từ doanh nghiệp. Do đó, HR có vai trò hỗ trợ, chăm sóc nhân viên khi họ gặp vấn đề cá nhân. Phúc lợi cá nhân là hỗ trợ nhân viên khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch.

Các vấn đề ở nơi làm việc và bên ngoài có thể tác động tiêu cực đến hiệu suất, sự tham gia và năng suất của nhân viên. Điều này lại gây hại cho lợi nhuận của một công ty.  Bộ phận nhân sự của bạn có được sức khỏe cá nhân tốt phải làm việc ở cấp độ giao tiếp trực tiếp với nhân viên và giao tiếp giữa các nhóm và công ty. 

8. Khen thưởng nhân viên

Công nhận & khen thưởng, một trong nhiều chức năng của HRM, là đánh giá cao những nỗ lực của nhân viên và duy trì những tài năng đáng chú ý. Phần thưởng và sự công nhận khiến nhân viên cảm thấy xứng đáng với công việc của họ vì sự đánh giá cao đóng vai trò là động lực. Chúng có thể là phần thưởng tài chính hoặc phi tiền tệ.

9. Xây dựng chính sách nhân sự

Chính sách là chức năng xương sống của Quản lý Nguồn nhân lực. Một tổ chức cần các chính sách được thử và kiểm tra nhiều như nó cần các chính sách cập nhật và nhạy cảm hơn. Một cấu trúc khung chính sách hợp lý và được xác định rõ ràng bao gồm tất cả các khía cạnh nhỏ nhất của một công ty và hoạt động của nó. Các chính sách có thể kiểm soát các hoạt động như sự tham gia tốt hơn, các phương pháp, thủ tục & việc thực hiện được tiêu chuẩn hóa, và thông tin liên lạc thích hợp, có thể kể đến một số chính sách.

10. Quy định về an toàn, sức khỏe của người lao động

Mỗi người sử dụng lao động phải bắt buộc tuân theo các quy định về sức khỏe và an toàn do các cơ quan có thẩm quyền đưa ra. Luật lao động của chúng tôi yêu cầu mọi người sử dụng lao động cung cấp bất kỳ chương trình đào tạo, vật tư và thông tin cần thiết nào để đảm bảo an toàn và sức khỏe của nhân viên. Lồng ghép các quy định về sức khỏe và an toàn với các quy trình hoặc văn hóa của công ty là cách đúng đắn để đảm bảo an toàn cho nhân viên. Việc đưa các quy định an toàn này trở thành một phần trong các hoạt động của công ty là một trong những chức năng quan trọng của HRM.

IV. Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực trong thời đại số

Công nghệ đang thay đổi mọi lĩnh vực, và bộ phận nhân sự (HR) cũng không ngoại lệ. Ngày nay, quản trị nhân lực không chỉ là tuyển người và chấm công, mà còn là tối ưu quy trình bằng công nghệ, quản lý dữ liệu, và xây dựng đội ngũ gắn bó, hiệu quả.

1. Chuyển đổi số và tác động đến công tác nhân sự

Chuyển đổi số nghĩa là ứng dụng công nghệ để thay đổi cách làm việc — từ thủ công sang tự động, từ cảm tính sang dựa trên dữ liệu.
Trong nhân sự, điều này giúp:

• Tuyển dụng nhanh hơn: sử dụng website, mạng xã hội hoặc các trang việc làm trực tuyến.

• Đào tạo dễ dàng hơn: nhân viên có thể học online, không cần đến lớp.

• Lưu trữ hồ sơ an toàn và tra cứu dễ: không còn cảnh “mò” hồ sơ giấy.

• Theo dõi hiệu quả công việc: dữ liệu được tổng hợp tự động, giúp quản lý nhìn rõ ai đang làm tốt.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp nhỏ có thể dùng Google Form để thu hồ sơ ứng viên, thay vì lọc thủ công trong email. Đây chính là bước đầu của chuyển đổi số trong nhân sự.

2. Tự động hóa quy trình và quản lý dữ liệu nhân sự

Tự động hóa là để phần mềm làm thay con người những công việc lặp lại, ví dụ như gửi thư mời phỏng vấn, tính lương, hoặc thống kê ngày nghỉ.

Lợi ích nổi bật:

• Giảm sai sót do nhập tay.

• Tiết kiệm nhiều thời gian hành chính.

• Dễ dàng tạo báo cáo tổng hợp, biểu đồ thống kê.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú trọng bảo mật dữ liệu. Thông tin nhân viên như lương, ngày sinh, hoặc số định danh là dữ liệu cá nhân, cần được lưu trữ an toàn và đúng quy định của pháp luật.

3. Vai trò của phần mềm quản lý nhân sự trong tăng hiệu suất

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – viết tắt của Human Resource Management) là hệ thống giúp quản lý toàn bộ thông tin nhân viên trên một nền tảng chung.

Lợi ích chính:

• Dễ theo dõi hồ sơ, nghỉ phép, bảng công, lương thưởng.

• Tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu cho báo cáo.

• Giúp nhà quản trị nhìn rõ hiệu suất từng bộ phận.

Ví dụ: Nhiều công ty Việt Nam hiện nay dùng phần mềm như 1Office, Base HRM, hoặc Misa AMIS để tự động hóa quy trình nhân sự, thay vì làm thủ công bằng Excel.

4. Thách thức mới của nhà quản trị nhân sự trong thời đại số

Công nghệ mở ra cơ hội, nhưng cũng kéo theo nhiều khó khăn:

• Nhân sự chưa quen công nghệ: nhiều người vẫn quen làm giấy tờ thủ công.

• Bảo mật thông tin: dễ bị rò rỉ nếu dùng phần mềm không an toàn.

• Thay đổi văn hóa làm việc: nhân viên trẻ muốn linh hoạt, tự do hơn, đòi hỏi HR phải thay đổi chính sách.

• Quản lý nhân viên làm việc từ xa: khó đánh giá hiệu quả nếu không có công cụ hỗ trợ.

Giải pháp: Doanh nghiệp nên đào tạo lại đội ngũ HR để sử dụng phần mềm và kỹ năng số. Đồng thời, kết hợp công nghệ với yếu tố “con người” — vì công nghệ chỉ hỗ trợ, còn con người mới là cốt lõi.

V. Xu hướng quản trị nguồn nhân lực trong tương lai

Khi công nghệ, dữ liệu và hành vi con người thay đổi, công tác nhân sự cũng phải thích ứng. Dưới đây là những xu hướng lớn sẽ định hình nghề HR trong vài năm tới.

1. Ứng dụng dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhân sự

Trí tuệ nhân tạo (AI) là công nghệ giúp máy tính “học” từ dữ liệu để đưa ra gợi ý hoặc dự đoán.
Trong nhân sự, AI giúp:

• Gợi ý ứng viên phù hợp khi tuyển dụng.

• Dự đoán nhân viên có nguy cơ nghỉ việc sớm.

• Đề xuất khóa học phù hợp cho từng người.

Phân tích dữ liệu nhân sự (còn gọi là People Analytics) giúp nhà quản trị ra quyết định dựa trên số liệu, thay vì cảm tính.
Ví dụ: nếu thấy bộ phận kỹ thuật nghỉ nhiều hơn các phòng khác, HR có thể tìm nguyên nhân để điều chỉnh chính sách.

2. Quản trị nhân sự dựa trên trải nghiệm của nhân viên

Trải nghiệm nhân viên là toàn bộ cảm nhận của nhân viên từ lúc ứng tuyển đến khi làm việc, thăng tiến hoặc rời công ty.
Nếu nhân viên có trải nghiệm tốt, họ sẽ gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.

Cách cải thiện trải nghiệm:

• Tạo môi trường làm việc thân thiện.

• Cung cấp công cụ làm việc hiện đại.

• Có cơ hội học hỏi, thăng tiến rõ ràng.

Chỉ số eNPS (Employee Net Promoter Score) thường được dùng để đo mức độ hài lòng của nhân viên — tức là “bạn có sẵn lòng giới thiệu công ty cho người khác không?”.

3. Mô hình làm việc linh hoạt và quản lý từ xa

Làm việc linh hoạt (hybrid) nghĩa là nhân viên có thể chọn làm việc ở nhà, tại văn phòng hoặc kết hợp cả hai.

Lợi ích: tiết kiệm chi phí, tạo sự cân bằng cuộc sống.
Khó khăn: khó giám sát, dễ mất kết nối giữa các nhóm.

Giải pháp: Doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý công việc (như Asana, Trello, hoặc ClickUp) để giao việc rõ ràng, theo dõi tiến độ và duy trì sự gắn kết giữa các thành viên.

4. Hướng đến phát triển bền vững và phúc lợi toàn diện

Quản trị nhân sự trong tương lai không chỉ dừng ở hiệu suất làm việc, mà còn hướng tới sức khỏe thể chất, tinh thần và cân bằng cuộc sống cho nhân viên.

Ví dụ:

• Cho phép nghỉ phép linh hoạt.

• Tổ chức lớp yoga, thiền hoặc ngày sức khỏe.

• Cung cấp chương trình bảo hiểm, hỗ trợ tâm lý.

Đây là xu hướng “phúc lợi toàn diện” (total wellbeing) giúp giữ chân nhân tài lâu dài.

VI. Bài học và khuyến nghị cho nhà quản trị nhân sự hiện đại

Để theo kịp thời đại số, người làm nhân sự cần thay đổi tư duy — từ “quản lý con người” sang “phát triển con người”. Dưới đây là những định hướng cụ thể để bắt đầu.

1. Lấy con người làm trung tâm

Nhân viên không chỉ là người thực hiện công việc, mà là tài sản quý nhất của doanh nghiệp.
Hãy thiết kế chính sách hướng đến nhu cầu của họ: học tập, phát triển, và được ghi nhận.

Gợi ý: tạo chương trình “người hướng dẫn” (mentorship) để nhân viên mới dễ hòa nhập, hoặc khảo sát thường xuyên để lắng nghe ý kiến của nhân viên.

2. Kết hợp giữa công nghệ và yếu tố con người

Công nghệ giúp tiết kiệm thời gian, nhưng yếu tố con người giúp duy trì sự gắn bó.
HR nên sử dụng phần mềm để xử lý công việc hành chính, dành thời gian cho việc quan trọng hơn — như đào tạo, kết nối và tạo động lực cho nhân viên.

3. Nâng cao năng lực lãnh đạo và truyền cảm hứng

HR cần trở thành người “dẫn dắt thay đổi” trong tổ chức.
Điều đó đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, huấn luyện (coaching), và khả năng tạo niềm tin.

Gợi ý: Tổ chức các buổi chia sẻ nội bộ, huấn luyện kỹ năng mềm, hoặc các khóa học ngắn về lãnh đạo.

4. Đo lường hiệu quả công tác nhân sự bằng chỉ số cụ thể

Không thể cải thiện điều mình không đo được.
Hãy đặt ra các chỉ số đo lường (KPI) rõ ràng, ví dụ:

• Thời gian tuyển một vị trí (Time to fill).

• Chi phí trung bình cho mỗi nhân viên mới.

• Tỷ lệ nghỉ việc sau 6 tháng.

• Mức độ hài lòng của nhân viên.

Việc theo dõi thường xuyên giúp HR phát hiện sớm vấn đề và điều chỉnh kịp thời.

Trong thời đại số, quản trị nguồn nhân lực là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và giá trị con người.
Nhà quản trị giỏi không chỉ dùng phần mềm để tự động hóa, mà còn biết cách xây dựng môi trường nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được phát triển và gắn bó lâu dài.

VII. Các câu hỏi thường gặp về quản trị nguồn nhân lực

Với các chức năng của quản trị nguồn nhân lực nêu trên thì việc quản lý nguồn nhân lực là một giải pháp cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình quản lý nguồn nhân lực, nhà quản lý luôn gặp nhiều rắc rối trong quá trình thực hiện. Dưới đây là một số câu hỏi tiêu biểu:

1) Các chức năng cơ bản của Quản trị nguồn nhân lực là gì?

Các chức năng cơ bản của quản lý nguồn nhân lực là lập kế hoạch, kiểm soát, chỉ đạo và tổ chức các hoạt động của công ty, sử dụng lực lượng lao động, tuyển dụng và bố trí nhân viên, v.v.

2) Tỷ lệ duy trì nhân viên là gì?

Nó được định nghĩa là tỷ lệ khả năng giữ chân nhân viên của tổ chức / người sử dụng lao động. Đó là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của quản trị nguồn nhân lực.

3) Vai trò của HRM trong việc giữ chân nhân viên là gì?

Quản lý nguồn nhân lực có chức năng đóng góp chính vào nỗ lực duy trì nhân viên. Bộ phận nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý nhân viên. Các nỗ lực duy trì của họ bao gồm đào tạo, thăng chức nội bộ, tiền thưởng, các hoạt động gắn kết nhân viên, cải thiện các chính sách tại nơi làm việc, v.v. Để tăng hiệu quả quản lý, bạn có thể áp dụng phần mềm quản trị nhân sự giúp X2 hiệu suất làm việc nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

4) Nhân sự outsourcing là gì?

Thuê ngoài nhân sự là sự hiểu biết có thẩm quyền giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp bên ngoài, theo đó doanh nghiệp chuyển quyền quản lý và nghĩa vụ liên quan đến năng lực nhân sự nhất định cho nhà cung cấp bên ngoài.

5) Tại sao thuê ngoài nhân sự lại quan trọng?

Các chức năng nhân sự thuê ngoài giúp các công ty sắp xếp hợp lý các chức năng nhân sự quan trọng. Sau đó, các công ty có thể tập trung nhiều hơn vào các chức năng quản lý có liên quan khác. Các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả có thể giúp các công ty điều chỉnh các hoạt động văn phòng và làm việc tiến bộ để đạt được các mục tiêu của công ty. Nhân sự linh hoạt và hiệu quả về chi phí là những lý do chính khiến các công ty thuê ngoài dịch vụ nhân sự.

Như vậy, nội dung trên đã giới thiệu với người dùng về các chức năng của quản trị nguồn nhân lực trong thời đại 4.0. Hy vọng nội dung bài viết trên sẽ cung cấp cho người dùng nhiều kiến thức hữu ích để áp dụng trong quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một giải pháp giúp quản lý, số hóa quy trình nhân sự thì hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA