Phần Mềm HRM Là Gì? Vai Trò, Lợi Ích & Tầm Quan Trọng

Phần mềm HRM hiện đang được đánh giá là giải pháp quản trị nhân lực toàn diện dành cho mọi doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện. Từ đó giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và giúp có tầm nhìn, chiến lược mới trong việc quản trị nhân sự. Vậy phần mềm HRM là gì và đóng vai trò như thế nào trong doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office khám phá ngay ở bài viết dưới đây nhé.

1. Phần mềm HRM là gì?

HRM tên viết tắt của Human Resource Management là một trong những phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Cụ thể là ứng dụng công nghệ vào trong việc quản trị nhân sự toàn diện từ việc quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương, trả lương, đào tạo, tính KPIs, BHYT, BHXH,…nhanh chóng, thuận tiện, chính xác. Giúp nhân sự tiết kiệm được thời gian. Thông qua đó ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng nắm rõ được tình hình của doanh nghiệp và đưa ra những phương án triển khai phù hợp.

2. Tầm quan trọng của phần mềm HRM trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp hiện đại sử dụng công nghệ trong việc quản trị sẽ vượt trội hơn hẳn so với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công, truyền thống và tối ưu hơn trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả tuyệt vời nếu như sử dụng phần mềm HRM trong quá trình quản trị. Những lợi ích đó bao gồm:

• Cải thiện được năng suất và chất lượng nhân sự

Những công việc mất nhiều thời gian trong quá trình quản trị nhân sự như chấm công, tính lương, giấy tờ liên quan thì nay đã được phần mềm HRM giải quyết. Điều này là một lợi thế để nhân sự tập trung vào việc tìm những cách tối ưu, tăng năng suất cho doanh nghiệp.

• Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Việc sử dụng phần mềm vào quá trình quản trị nhân sự sẽ tiết kiệm tiền bạc cho những giấy tờ, hồ sơ. Hoặc có thể tối ưu về mặt nhân sự khi có máy móc đảm nhiệm công việc.

• Mang lại hiệu quả trong quá trình quản trị

Hiệu quả công việc sẽ được thấy rõ nhất khi ban lãnh đạo chỉ cần nhìn vào những đầu việc mà nhân viên làm để biết được họ có đáp ứng được công việc hay không? Hoặc nhìn vào bảng KPI trên ứng dụng để kiểm soát. Từ những điều đó để đưa ra những phương pháp quản trị tốt cho doanh nghiệp.

• Giảm thiểu được rủi ro 

Doanh nghiệp thường gặp những rủi ro trong quản lý nhân sự về những vấn đề hợp đồng hoặc những chính sách liên quan trên giấy tờ. Nếu như những bản giấy tờ đó mất sẽ là thiệt hại lớn. Nên việc lưu trữ thông tin trên phần mềm HRM sẽ giúp doanh nghiệp lưu lại những thông tin mà không sợ mất mát.

Với những lợi ích nêu trên, có thể thấy phần mềm HRM đóng vai trò quan trọng và mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự chuyên nghiệp.

>> Tham khảo ngay: Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả

3. Các chức năng của phần mềm HRM

Để một doanh nghiệp hoạt động được tốt hơn nên việc phần mềm HRM được ra đời và đáp ứng những khó khăn mà việc quản trị nhân sự gặp phải. Những chức năng mà phần mềm HRM mang lại để giúp cho doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản trị đó là:

3.1. Quản lý hệ thống nhân sự

Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, thông tin của nhân viên,…Quản lý những vấn đề kinh nghiệm, chuyên nghiệp, năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp.

3.2. Tạo ra quy trình tuyển dụng thông minh

Phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng từ những bước đơn giản như tạo đơn đề xuất tuyển dụng trên hệ thống rồi đến sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó có thể kết nối với những sàn giao dịch việc làm hoặc website tuyển dụng để tìm kiếm những ứng viên phù hợp.

3.3. Quản lý, đánh giá, xếp loại chất lượng của nhân viên 

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý, đánh giá, xếp loại được chất lượng nhân viên thông qua phần mềm HRM. Người dùng hoàn toàn có thể đánh giá, thiết lập theo theo đầu mục công việc, xem quá trình đào tạo, kết quả KPI để đưa ra những quyết định tăng lương, trừ lương hay thưởng đối với nhân viên.

3.4. Quản lý chấm công, tính lương chính xác

Thật phiền phức nếu như cứ  đến tháng là nhân sự lại mất thời gian cho việc ngồi tính thủ công từng người một về bảng lương cũng như ngày đi, ngày nghỉ. Điều đó đã được phần mềm HRM giải quyết nhanh chóng. Kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu mỗi ngày. Thiết lập ca làm, lịch nghỉ,… và làm bảng chấm công cho từng bộ phận.

Căn cứ vào chấm công thì phần mềm chấm công tính lương sẽ tự động tính lương. Tự động trừ vào những ngày nghỉ phép, ngày đi muộn, tính thuế thu nhập hay lương tạm ứng và gửi phiếu lương cho nhân viên. Tính năng này giúp giảm thiểu thời gian cho nhân sự trong việc ngồi chấm công, tính lương mỗi tháng của doanh nghiệp để tập trung vào những việc tối ưu quy trình vận hành.

3.5. Báo cáo tình hình nhân sự cho doanh nghiệp

Dựa vào những yếu tố mà phần mềm HRM đánh giá thì ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đó để đánh giá năng lực của mỗi nhân viên và giám sát được tình hình nhân sự của doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: Top 15+ phần mềm quản lý nhân sự HRM đáng dùng và phổ biến nhất

4. Mục tiêu của phần mềm HRM trong doanh nghiệp

4.1. Mục tiêu của tổ chức

HRM phải chuẩn bị nguồn nhân lực để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. HRM để đạt được các mục tiêu của tổ chức như kiếm lợi nhuận, tăng trưởng, mở rộng, tồn tại, đa dạng hóa, v.v. thông qua các chức năng nhân sự như lập kế hoạch, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, thu hút, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và sắp xếp đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên . HRM phục vụ các lĩnh vực chức năng khác, để giúp họ đạt được hiệu quả trong hoạt động và mang lại lợi ích cho tổ chức. Nhân sự cần đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực. Lập kế hoạch kế nhiệm là một khía cạnh quan trọng được coi là mục tiêu của tổ chức hiện đại.

4.2. Mục tiêu chức năng

HRM thực hiện nhiều chức năng cho các bộ phận khác một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Nhân sự phát triển HRMS để duy trì mối quan hệ làm việc lành mạnh giữa tất cả các nhân viên và áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý, đúng mong muốn. HR để giám sát xem các chức năng của quản trị nhân sự có được thực hiện đúng lúc hay không. Tạo cơ hội và cơ sở vật chất cho sự phát triển của một cá nhân hoặc nhóm theo sự lớn mạnh và phát triển của tổ chức. Phát triển tài sản con người liên tục thông qua các chương trình đào tạo và phát triển.

4.3. Mục tiêu xã hội

HRM nên tuân theo các quy tắc và luật pháp hoặc các hạn chế pháp lý do xã hội áp đặt. Nó phải phát triển và duy trì các mối quan hệ lành mạnh giữa công đoàn và ban quản lý. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm đảm bảo rằng các vấn đề pháp lý, đạo đức và xã hội – môi trường được giải quyết một cách thích hợp. Từ đó góp phần giảm thiểu các tệ nạn kinh tế – xã hội như vấn đề thất nghiệp, phân phối thu nhập và của cải bình đẳng, tạo nhiều cơ hội việc làm hơn cho phụ nữ, v.v.

4.4. Mục tiêu cá nhân

Nhân sự phải hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu cá nhân của họ, chẳng hạn như tiền lương và tiền công cao hơn, sự hài lòng trong công việc, điều kiện làm việc tốt hơn, giờ làm việc tiêu chuẩn, thăng tiến, động lực, cơ sở phúc lợi, uy tín, sự công nhận, địa vị, an sinh xã hội dẫn đến sự hài lòng của nhân viên. Cố gắng cung cấp các điều kiện làm việc hợp vệ sinh lành mạnh cho nhân viên. HRM nên tạo động lực cho nhân viên và giữ tinh thần của họ ở mức cao. Mọi nhân sự nên chuyển tổ chức thành một nơi làm việc gắn bó bằng cách tập hợp cả nhân viên gắn bó và người sử dụng lao động gắn bó với nhau. Các ý tưởng gắn kết nhân viên khuyến khích nhân viên đạt được niềm tin vào tổ chức.

5. Phần loại phần mềm HRM

Tiêu chí	On-premise	Cloud-based	Open Source
Chi phí ban đầu	Cao (đầu tư hạ tầng, bảo trì)	Thấp (phí dịch vụ hàng tháng/năm)	Thấp (không có phí bản quyền)
Bảo mật	Kiểm soát hoàn toàn, bảo mật cao	Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ	Phải tự quản lý bảo mật
Khả năng mở rộng	Hạn chế, cần nâng cấp hạ tầng	Dễ dàng, linh hoạt theo nhu cầu	Linh hoạt, tùy vào đội ngũ phát triển
Quản lý và bảo trì	Doanh nghiệp tự quản lý, yêu cầu đội ngũ kỹ thuật	Nhà cung cấp dịch vụ quản lý và bảo trì	Doanh nghiệp tự quản lý, cần đội ngũ kỹ thuật
Tùy chỉnh	Linh hoạt theo nhu cầu, nhưng yêu cầu phức tạp	Hạn chế tùy thuộc vào nhà cung cấp	Rất linh hoạt, tùy chỉnh theo yêu cầu
Ứng dụng	Doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao	Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và thời gian	Các doanh nghiệp có đội ngũ kỹ thuật mạnh

5.1. On-Premise HRM Software

Phần mềm HRM On-Premise là phần mềm quản lý nhân sự được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và hệ thống của doanh nghiệp. Người dùng có thể quản lý và vận hành phần mềm hoàn toàn trong nội bộ, không phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài. 

Một số đặc điểm tiêu biểu: 

• Cài đặt nội bộ: Phần mềm được triển khai trên máy chủ của doanh nghiệp và yêu cầu hạ tầng công nghệ riêng. 
• Kiểm soát dữ liệu: Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quản lý và kiểm soát dữ liệu của mình. 
• Bảo mật: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc bảo mật và sao lưu dữ liệu 
• Bảo trì: Việc bảo trì và nâng cấp phần mềm là trách nhiệm của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật riêng. 

Lợi ích: 

• Tính bảo mật cao: Dữ liệu được lưu trữ cục bộ, doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn. 
• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.  
• Phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn: Các tổ chức có quy mô lớn và yêu cầu bảo mật cao thường lựa chọn giải pháp này nhằm bảo vệ dữ liệu nội bộ.

5.2. Cloud-based HRM Software

Cloud-based HRM Software hay còn được biết đến là Phần mềm quản lý nhân sự dựa trên đám mây là phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua Internet. Thay vì cài đặt trên cài đặt trên máy chủ nội bộ, doanh nghiệp sử dụng phần mềm thông qua kết nối Internet với mọi dữ liệu lưu trữ và quản lý trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. 

Một số đặc điểm tiêu biểu: 

• Truy cập mọi nơi: Do phần mềm hoạt động trên đám mây, người dùng có thể truy cập và thao tác từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối Internet. 
• Không cần hạ tầng riêng: Doanh nghiệp không cần đầu tư cho máy chủ hay phần cứng, mọi thứ đều được quản lý bởi nhà cung cấp. 
• Tự động sao lưu: Dữ liệu được sao lưu tự động và có thể khôi phục dễ dàng trong trường hợp xảy ra sự cố. 
• Khả năng mở rộng: Có thể dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh khi doanh nghiệp phát triển mà không cần lo lắng về việc nâng cấp hệ thống nội bộ. 

Lợi ích: 

• Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Do không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, doanh nghiệp chỉ cần chi trả phí dịch vụ hàng tháng hoặc năm. 
• Dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng: Doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt người dùng dịch vụ tùy theo nhu cầu một cách linh hoạt và dễ dàng. 
• Truy cập nhanh chóng: Toàn bộ cán bộ công nhân viên có thể làm việc từ xa, dễ dàng theo dõi và quản lý mọi lúc, mọi nơi một cách dễ dàng. 

5.3. Open Source HRM Software

Phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở (Open Source HRM Software) là phần mềm được phát triển và lưu hành dưới hình thức mã nguồn mở. Với loại phần mềm này người dùng có thể dự do tùy chỉnh và phát triển theo nhu cầu mà không phải trả phí bản quyền. Doanh nghiệp có thể tải phần mềm về, tùy chỉnh và triển khai trên hệ thống của mình. 

Một số tính năng tiêu biểu: 

• Mã nguồn mở: Doanh nghiệp có toàn quyền truy cập vào mã nguồn của phần mềm, dễ dàng tùy chỉnh và phát triển thêm các tính năng theo nhu cầu. 
• Không mất phí bản quyền: Phần mềm này thường miễn phí hoặc có chi phí thấp hơn so với các giải pháp thương mại. 
• Đội ngũ kỹ thuật: Đòi hỏi doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật để triển khai, cài đặt, duy trì và bảo mật hệ thống. 
• Cộng đồng hỗ trợ: Có cộng đồng người dùng và lập trình viên lớn giúp hỗ trợ và phát triển phần mềm. 

Lợi ích: 

• Chi phí thấp: Không có chi phí bản quyền , doanh nghiệp chỉ cần đầu tư vào hạ tầng và nhân sự kỹ thuật. 
• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp 
• Khả năng học hỏi và phát triển: Các doanh nghiệp có thể tham gia và cộng đồng mã nguồn mở để phát triển phần mềm và chia sẻ doanh nghiệp. 

6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM tốt là gì?

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu, tiêu chí của tổ chức là câu hỏi mà rất nhiều người vẫn đang băn khoăn, thắc mắc. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang loay hoay tìm kiếm một phần mềm HRM thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một số tiêu chí dưới đây:

6.1. Khả năng tùy chỉnh, mở rộng

Đây là yếu tố quan trọng mà bạn nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm. Bởi việc tùy chỉnh linh hoạt sẽ giúp chúng ta có thể tạo mô hình quản lý nhân sự có tính hệ thống, có thể chức rõ ràng. Nhờ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá và phát triển song song với lực lượng nhân sự của công ty.

6.2. Trực quan, dễ dùng

Phần mềm dù có được đánh giá tốt đến đâu nhưng nếu thiếu trực quan, sinh động và khó sử dụng thì rất khó áp dụng cho nhân sự trong công ty. Bởi mỗi công ty sẽ có nhiều nhóm nhân viên với nhiều độ tuổi, cách nhận thức khác nhau nên khả năng nhận thức mỗi người sẽ khác. Nếu phần mềm quá khó sử dụng, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian cho việc đào tạo, hướng dẫn nhân sự trong khi chưa hiểu rõ được kết quả của phần mềm đối với doanh nghiệp ra sao.

6.3. Chi phí phù hợp với ngân sách

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mức chi phí nhất định để đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự. Do đó, bạn hãy cân nhắc về nhiều công cụ HRM trên thị trường có phù hợp với mức giá, ngân sách của công ty hay không trước khi đưa ra quyết định.

6.4. Hỗ trợ 24/7

Trong quá trình ứng dụng phần mềm chắc chắn sẽ không tránh khỏi các trục trặc, lỗi kỹ thuật khi triển khai. Chính vì vậy mà bạn hãy cân nhắc thật kỹ khi lựa chọn một nhà cung cấp luôn hỗ trợ 24/7 cho khách hàng, giải quyết kịp thời các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.

Xem thêm: Bảng giá phần mềm quản lý nhân sự mới nhất 2022 – Giá phần mềm HRM tốt nhất

7. Các bước triển khai phần mềm HRM tại doanh nghiệp

Để triển khai phần mềm HRM một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần một quy trình có tổ chức và chặt chẽ nhằm đảm bảo hiệu quả và tính khả thi trong quá trình sử dụng. Sau đây là một số bước quan trọng mà các nhà quản trị có thể tham khảo và áp dụng tại doanh nghiệp: 

• Bước 1: Đánh giá nhu cầu và xác định mục tiêu 
• Bước 2: Lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với tình hình và nhu cầu của doanh nghiệp 
• Bước 3: Lập kế hoạch triển khai chi tiết
• Bước 4: Chuẩn bị và nhập liệu 
• Bước 5: Tùy chỉnh phần mềm theo quy trình và nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp 
• Bước 6: Phổ biến và đào tạo người dùng 
• Bước 7: Kiểm tra, giám sát và đánh giá 

Việc triển khai phần mềm HRM đòi hỏi doanh nghiệp có một quy trình tổ chức chặt chẽ, sự phối hợp từ các bộ phận: từ việc xác định nhu cầu, lựa chọn phần mềm cho đến việc triển khai, giám sát và đánh giá. Một kế hoạch và quy trình bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa lợi ích của hệ thống phần mềm từ đó cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự. 

8. Phần mềm HRM 1Office – Giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện trong doanh nghiệp

Được biết đến là một trong những công cụ quản lý nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay, phần mềm quản trị nhân sự 1Office là một giải pháp lý tưởng phù hợp với mọi doanh nghiệp Việt hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm HRM 1Office giúp giải quyết bài toán về quản lý tuyển dụng, nhân sự, đánh giá năng lực, chấm công, tiền lương, bảo hiểm nhanh chóng:

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng OKR!

 

9. Khách hàng tiêu biểu ứng dụng thành công phần mềm 1HRM

Là một thương hiệu thời trang đặc biệt quen thuộc, gần gũi với người tiêu dùng, Yody gây ấn tượng bởi những thiết kế mang hơi hướng hiện đại, trẻ trung, có tính ứng dụng cao. Thành lập từ năm 2014, sau hành trình 9 năm phát triển, Yody đã từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường nội địa khi sở hữu hơn 260 cửa hàng trải rộng khắp 55 tỉnh thành từ Bắc và Nam với quy mô hơn 4000 nhân sự trên toàn quốc. 

Trước khi tiến hành chuyển đổi số, Yody đã gặp nhiều thách thức trong việc quản lý dữ liệu và thông tin nhân sự từ xa, dẫn đến lãng phí thời gian và chi phí. Đứng trước thực trạng cần một giải pháp để lưu trữ thông tin, tạo điều kiện thuận lợi khi tìm kiếm dữ liệu hồ sơ hay có đủ thông tin cho quá trình ra quyết định, anh Nguyễn Việt Hòa – Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Thời trang Yody cho biết: “Đến lúc này chúng tôi cần đến một nền tảng công nghệ để tối ưu toàn bộ quy trình công việc, truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, đúng và đầy đủ. Yody đã thành công với việc sử dụng phần mềm 1Office vào quá trình vận hành của mình”. 

Áp dụng phần mềm 1Office, công tác quản lý nhân sự của Yody đã có những chuyển biến tích cực như: 

• Dữ liệu, thông tin nhân sự được cập nhật một cách kịp thời và chính xác: Toàn bộ hồ sơ, dữ liệu được số hóa và lưu trữ tập trung trên phần mềm. 
• Tích kiệm tối đa thời gian và chi phí: các đơn từ duyệt chi được chuyển từ giấy tờ sang phần mềm một cách nhanh chóng và chính xác. 
• Giảm thiểu rủi ro, thất thoát: Số hóa 100% các loại bảng công, bảng lương, giúp HR và Kế toán giảm thiểu sai sót, lãng phí thời gian trong việc tính toán 
• Hệ thống báo cáo tự động, trực quan, đa chiều hỗ trợ ra quyết định chính xác, kịp thời.

>>>>>> Xem thêm: Yody cùng 1Office giải quyết bài toán về nhân sự