Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
05/01/2022 14:01:39

Phần mềm HRM & vai trò, tầm quan trọng của HRM trong doanh nghiệp

Phần mềm HRM hiện đang được đánh giá là giải pháp quản trị nhân lực toàn diện dành cho mọi doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện. Từ đó giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và giúp có tầm nhìn, chiến lược mới trong việc quản trị nhân sự. Vậy phần mềm HRM là gì và đóng vai trò như thế nào trong doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay ở bài viết dưới đây nhé.

1- Tìm hiểu chung về phần mềm HRM

1.1 HRM là gì?

HRM tên viết tắt của Human Resource Management là một trong những phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Cụ thể là ứng dụng công nghệ vào trong việc quản trị nhân sự toàn diện từ việc quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương, trả lương, đào tạo, tính KPIs, BHYT, BHXH,…nhanh chóng, thuận tiện, chính xác. Giúp nhân sự tiết kiệm được thời gian. Thông qua đó ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng nắm rõ được tình hình của doanh nghiệp và đưa ra những phương án triển khai phù hợp.

Phần mềm HRM hiệu quả
Phần mềm HRM là gì? Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

1.2 Tầm quan trọng của phần mềm HRM trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp hiện đại sử dụng công nghệ trong việc quản trị sẽ vượt trội hơn hẳn so với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công, truyền thống và tối ưu hơn trong quá trình vận hành. Doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả tuyệt vời nếu như sử dụng phần mềm HRM trong quá trình quản trị. Những lợi ích đó bao gồm:

  • Cải thiện được năng suất và chất lượng nhân sự

Những công việc mất nhiều thời gian trong quá trình quản trị nhân sự như chấm công, tính lương, giấy tờ liên quan thì nay đã được phần mềm HRM giải quyết. Điều này là một lợi thế để nhân sự tập trung vào việc tìm những cách tối ưu, tăng năng suất cho doanh nghiệp.

  • Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Việc sử dụng phần mềm vào quá trình quản trị nhân sự sẽ tiết kiệm tiền bạc cho những giấy tờ, hồ sơ. Hoặc có thể tối ưu về mặt nhân sự khi có máy móc đảm nhiệm công việc.

  • Mang lại hiệu quả trong quá trình quản trị

Hiệu quả công việc sẽ được thấy rõ nhất khi ban lãnh đạo chỉ cần nhìn vào những đầu việc mà nhân viên làm để biết được họ có đáp ứng được công việc hay không? Hoặc nhìn vào bảng KPI trên ứng dụng để kiểm soát. Từ những điều đó để đưa ra những phương pháp quản trị tốt cho doanh nghiệp.

  • Giảm thiểu được rủi ro 

Doanh nghiệp thường gặp những rủi ro trong quản lý nhân sự về những vấn đề hợp đồng hoặc những chính sách liên quan trên giấy tờ. Nếu như những bản giấy tờ đó mất sẽ là thiệt hại lớn. Nên việc lưu trữ thông tin trên phần mềm HRM sẽ giúp doanh nghiệp lưu lại những thông tin mà không sợ mất mát.

Với những lợi ích nêu trên, có thể thấy phần mềm HRM đóng vai trò quan trọng và mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự chuyên nghiệp.

2. Các chức năng của phần mềm HRM

Để một doanh nghiệp hoạt động được tốt hơn nên việc phần mềm HRM được ra đời và đáp ứng những khó khăn mà việc quản trị nhân sự gặp phải. Những chức năng mà phần mềm HRM mang lại để giúp cho doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản trị đó là:

2.1 Quản lý hệ thống nhân sự

Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, thông tin của nhân viên,…Quản lý những vấn đề kinh nghiệm, chuyên nghiệp, năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp.

2.2 Tạo ra quy trình tuyển dụng thông minh

Phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng từ những bước đơn giản như tạo đơn đề xuất tuyển dụng trên hệ thống rồi đến sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó có thể kết nối với những sàn giao dịch việc làm hoặc website tuyển dụng để tìm kiếm những ứng viên phù hợp.

phần mềm HRM tốt nhất
Các chức năng của phần mềm HRM

2.3 Quản lý, đánh giá, xếp loại chất lượng của nhân viên 

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý, đánh giá, xếp loại được chất lượng nhân viên thông qua phần mềm HRM. Người dùng hoàn toàn có thể đánh giá, thiết lập theo theo đầu mục công việc, xem quá trình đào tạo, kết quả KPI để đưa ra những quyết định tăng lương, trừ lương hay thưởng đối với nhân viên.

2.4 Quản lý chấm công, tính lương chính xác

Thật phiền phức nếu như cứ  đến tháng là nhân sự lại mất thời gian cho việc ngồi tính thủ công từng người một về bảng lương cũng như ngày đi, ngày nghỉ. Điều đó đã được phần mềm HRM giải quyết nhanh chóng. Kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu mỗi ngày. Thiết lập ca làm, lịch nghỉ,… và làm bảng chấm công cho từng bộ phận. Căn cứ vào chấm công thì phần mềm chấm công tính lương sẽ tự động tính lương. Tự động trừ vào những ngày nghỉ phép, ngày đi muộn, tính thuế thu nhập hay lương tạm ứng và gửi phiếu lương cho nhân viên. Tính năng này giúp giảm thiểu thời gian cho nhân sự trong việc ngồi chấm công, tính lương mỗi tháng của doanh nghiệp để tập trung vào những việc tối ưu quy trình vận hành.

2.5 Báo cáo tình hình nhân sự cho doanh nghiệp

Dựa vào những yếu tố mà phần mềm HRM đánh giá thì ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đó để đánh giá năng lực của mỗi nhân viên và giám sát được tình hình nhân sự của doanh nghiệp.

3. Kỹ năng của một nhà quản lý nhân sự

HRM bao gồm nhiều giai đoạn, bao gồm các giai đoạn trước, trong và sau tuyển dụng. Để quản lý nhân sự hiệu quả, nhà quản trị cần có một số kỹ năng và trách nhiệm dưới đây:

  • Kỹ năng chuyên môn
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống
  • Tuyển dụng, giới thiệu và giữ chân nhân viên
  • Kỹ năng quản lý nhân sự và lực lượng lao động
  • Phân công nhiệm vụ và giúp nhân sự có cơ hội thăng tiến
  • Bồi thường và phúc lợi
  • Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên
  • Kỹ năng đào tạo và phát triển nhân viên
  • Khả năng đọc vị tâm lý, lắng nghe nhân viên
  • Biết cách tạo động lực cho nhân sự

4. Mục tiêu của phần mềm HRM

4.1 Mục tiêu của tổ chức

HRM phải chuẩn bị nguồn nhân lực để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. HRM để đạt được các mục tiêu của tổ chức như kiếm lợi nhuận, tăng trưởng, mở rộng, tồn tại, đa dạng hóa, v.v. thông qua các chức năng nhân sự như lập kế hoạch, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, thu hút, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và sắp xếp đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên . HRM phục vụ các lĩnh vực chức năng khác, để giúp họ đạt được hiệu quả trong hoạt động và mang lại lợi ích cho tổ chức. Nhân sự cần đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực. Lập kế hoạch kế nhiệm là một khía cạnh quan trọng được coi là mục tiêu của tổ chức hiện đại.

4.2 Mục tiêu chức năng

HRM thực hiện nhiều chức năng cho các bộ phận khác một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Nhân sự phát triển HRMS để duy trì mối quan hệ làm việc lành mạnh giữa tất cả các nhân viên và áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý, đúng mong muốn. HR để giám sát xem các chức năng của quản trị nhân sự có được thực hiện đúng lúc hay không. Tạo cơ hội và cơ sở vật chất cho sự phát triển của một cá nhân hoặc nhóm theo sự lớn mạnh và phát triển của tổ chức. Phát triển tài sản con người liên tục thông qua các chương trình đào tạo và phát triển.

phần mềm hrm 2022
Mục tiêu chức năng trong quản lý nhân sự

4.3 Mục tiêu xã hội

HRM nên tuân theo các quy tắc và luật pháp hoặc các hạn chế pháp lý do xã hội áp đặt. Nó phải phát triển và duy trì các mối quan hệ lành mạnh giữa công đoàn và ban quản lý. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm đảm bảo rằng các vấn đề pháp lý, đạo đức và xã hội – môi trường được giải quyết một cách thích hợp. Từ đó góp phần giảm thiểu các tệ nạn kinh tế – xã hội như vấn đề thất nghiệp, phân phối thu nhập và của cải bình đẳng, tạo nhiều cơ hội việc làm hơn cho phụ nữ, v.v.

4.4 Mục tiêu cá nhân

Nhân sự phải hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu cá nhân của họ, chẳng hạn như tiền lương và tiền công cao hơn, sự hài lòng trong công việc, điều kiện làm việc tốt hơn, giờ làm việc tiêu chuẩn, thăng tiến, động lực, cơ sở phúc lợi, uy tín, sự công nhận, địa vị, an sinh xã hội dẫn đến sự hài lòng của nhân viên. Cố gắng cung cấp các điều kiện làm việc hợp vệ sinh lành mạnh cho nhân viên. HRM nên tạo động lực cho nhân viên và giữ tinh thần của họ ở mức cao. Mọi nhân sự nên chuyển tổ chức thành một nơi làm việc gắn bó bằng cách tập hợp cả nhân viên gắn bó và người sử dụng lao động gắn bó với nhau. Các ý tưởng gắn kết nhân viên khuyến khích nhân viên đạt được niềm tin vào tổ chức.

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM là gì?

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu, tiêu chí của tổ chức là câu hỏi mà rất nhiều người vẫn đang băn khoăn, thắc mắc. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang loay hoay tìm kiếm một phần mềm HRM thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một số tiêu chí dưới đây:

5.1 Khả năng tùy chỉnh, mở rộng

Đây là yếu tố quan trọng mà bạn nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm. Bởi việc tùy chỉnh linh hoạt sẽ giúp chúng ta có thể tạo các quy trình làm việc theo hệ thống, có thể chức. Nhờ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá và phát triển song song với lực lượng nhân sự của công ty.

5.2 Trực quan, dễ dùng

 Phần mềm dù có được đánh giá tốt đến đâu nhưng nếu thiếu trực quan, sinh động và khó sử dụng thì rất khó áp dụng cho nhân sự trong công ty. Bởi mỗi công ty sẽ có nhiều nhóm nhân viên với nhiều độ tuổi, cách nhận thức khác nhau nên khả năng nhận thức mỗi người sẽ khác. Nếu phần mềm quá khó sử dụng, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian cho việc đào tạo, hướng dẫn nhân sự trong khi chưa hiểu rõ được kết quả của phần mềm đối với doanh nghiệp ra sao.

5.3 Chi phí phù hợp với ngân sách

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mức chi phí nhất định để đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự. Do đó, bạn hãy cân nhắc về nhiều công cụ HRM trên thị trường có phù hợp với mức giá, ngân sách của công ty hay không trước khi đưa ra quyết định.

5.4 Hỗ trợ 24/7

Trong quá trình ứng dụng phần mềm chắc chắn sẽ không tránh khỏi các trục trặc, lỗi kỹ thuật khi triển khai. Chính vì vậy mà bạn hãy cân nhắc thật kỹ khi lựa chọn một nhà cung cấp luôn hỗ trợ 24/7 cho khách hàng, giải quyết kịp thời các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.

6. HRM 1Office – Giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện trong doanh nghiệp

Được biết đến là một trong những công cụ quản lý nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay, phần mềm quản trị nhân sự 1Office là một giải pháp lý tưởng phù hợp với mọi doanh nghiệp Việt hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm HRM 1Office giúp giải quyết bài toán về quản lý tuyển dụng, nhân sự, đánh giá năng lực, chấm công, tiền lương nhanh chóng:

  • Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên giúp số hóa thông tin, đơn từ hành chính, cập nhật vào bảng chấm công nhanh chóng
  • Kết nối được trên 90% các máy chấm công trên thị trường thuận tiện cho việc kiểm tra giờ giấc của nhân viên. Dữ liệu chấm công sẽ đẩy về bảng công và hệ thống tự động đồng bộ sinh ra lượng. Từ đó giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian cho việc tính toán, quản lý giờ làm nhân viên, lương thưởng… 
  • Kết nối nhanh chóng với các phân hệ khác giúp lấy dữ liệu, phục vụ tính công, lương như KPI, doanh số. giúp nhân sự tiết kiệm đến 85% thời gian ra ngân hàng xếp hàng, làm thủ tục trả lương
  • Nắm bắt được tình trạng làm việc của nhân sự, giúp nhà quản lý có thể nắm được tình hình biến động nhân sự và đưa ra một giải pháp tốt nhất
  • Theo dõi được sự phát triển của nhân viên qua các kỳ đánh giá năng lực
  • Chấm công qua định vị GPS, nhờ đó người dùng chỉ cần cài đặt địa điểm chấm công tại vị trí tùy chỉnh là xong
  • Trả lương trực tiếp trên phần mềm qua ngân hàng MB nhanh chóng, tiện lợi.

7. Một số câu hỏi thường gặp về phần mềm HRM 

Nhu cầu quan trọng nhất của chúng ta là gì?

Đây là những việc bạn phải làm và việc khắc phục các vấn đề đang tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp bạn nên là ưu tiên hàng đầu của bạn. Ví dụ: nếu việc giới thiệu nhân viên mới và chạy bảng lương hai tuần một lần hiện đang là thách thức lớn nhất của bạn, thì việc giới thiệu không cần giấy tờ và lịch xử lý bảng lương linh hoạt sẽ nằm trong danh sách những việc cần phải có đối với bất kỳ nền tảng công nghệ nhân sự nào mà bạn cân nhắc.

Những mục tiêu nào mà chúng tôi hy vọng sẽ hoàn thành khi nền tảng này đã có sẵn?

Nghiên cứu câu trả lời của bạn cho các câu hỏi từ một đến năm sẽ giúp bạn ưu tiên ba mục tiêu hàng đầu mà bạn hy vọng đạt được với nền tảng của mình. Bạn đang muốn giảm thời gian nghỉ việc của nhân viên? Làm thế nào về việc cung cấp cho lực lượng lao động của bạn khả năng tiếp cận tốt hơn, hiệu quả hơn về chi phí để đào tạo và phát triển? Hoặc có thể bạn hy vọng sắp xếp hợp lý toàn bộ hoạt động nhân sự của mình bằng cách triển khai một nền tảng tích hợp hơn.

Các mục tiêu nhân sự chính của bạn phải phù hợp chặt chẽ với toàn bộ tổ chức của bạn. Cuối cùng, nền tảng công nghệ bạn chọn sẽ giúp bạn vượt qua những thách thức lớn nhất về nhân sự, từ đó có thể giảm bớt gánh nặng hành chính và làm cho doanh nghiệp của bạn có lợi hơn thông qua việc tăng hiệu quả.

Ai sẽ tham gia vào quá trình ra quyết định?

Tốt nhất, tất cả các bên liên quan sẽ được đại diện trong đánh giá và quyết định cuối cùng của bạn. Điều đó không có nghĩa là bạn cần sự ủng hộ của mọi nhân viên. Điều đó có thể không khả thi. Nhưng bạn nên có ít nhất một đại diện từ mọi bộ phận hoặc nhóm quan trọng trong tổ chức của bạn hoặc ít nhất là những người có liên quan trực tiếp đến hoạt động nhân sự của doanh nghiệp bạn. Nhóm này sẽ đóng vai trò là nhà cung cấp và ủy ban lựa chọn phần mềm của bạn, và vai trò chính của họ sẽ giúp bạn cân nhắc những ưu và nhược điểm của các nhà cung cấp và giải pháp nền tảng tiềm năng. Điều quan trọng là xác định cách thức lựa chọn sẽ diễn ra. Mọi người sẽ có tiếng nói, hay chỉ một số thành viên ủy ban? Ai sẽ giám sát việc thực hiện và quản lý mối quan hệ đang diễn ra với nhà cung cấp? Đây là những yếu tố tốt nhất nên xem xét trước – không phải là suy nghĩ sau.

Ngân sách của chúng tôi để mua một phần mềm HRM là bao nhiêu?

Hiểu rõ về các khoản tiền có sẵn cho một giao dịch mua lớn như vậy cho phép bạn xác định nhà cung cấp và nền tảng nào nằm trong phạm vi của bạn và nhà cung cấp nào không. Điều này có thể giúp bạn thu hẹp các ứng cử viên hàng đầu nhanh hơn mà không mất thời gian cho các lựa chọn có thể không phù hợp với công ty của bạn. Điều đó đang được nói, không tự động loại trừ một nhà cung cấp hoặc giải pháp cụ thể chỉ dựa trên giá cả 

Chúng ta cần dịch vụ chăm sóc khách hàng ở cấp độ nào?

Câu trả lời cho câu hỏi này phần lớn sẽ phụ thuộc vào khả năng nội bộ của bạn. Ví dụ: một công ty có đội ngũ CNTT nội bộ có thể sẽ không cần nhiều hỗ trợ trong việc triển khai và vận hành phần mềm nhân sự như một công ty có giám đốc nhân sự cũng đang cố gắng thực hiện các trách nhiệm CNTT. Dịch vụ là điểm khác biệt chính giữa các nhà cung cấp và nền tảng. Bạn có thể tốt hơn với một nhà cung cấp cung cấp dịch vụ đặc biệt, được cá nhân hóa nhưng chỉ có thể cung cấp những thứ bạn phải có trong phạm vi ngân sách, hơn là một nhà cung cấp hứa hẹn cả những điều bạn nên có và đáng yêu với mức giá thấp hơn nhưng lại bỏ qua dịch vụ. Hợp tác với một nhà cung cấp cung cấp các giải pháp có thể mở rộng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn thường sẽ cho phép bạn thêm món ăn ngon khi ngân sách của bạn cho phép.

Với những gì mà phần mềm HRM đang cung cấp cho doanh nghiệp hiện nay tạo ra sự hiệu quả, chính xác và mang lại nhiều giá trị. Chắc chắn rằng trong một tương lai không xa khi những doanh nghiệp đã nhận ra được những lợi ích mà phần mềm HRM mang lại bỏ xa những phương pháp thủ công truyền thống đảm bảo 100% doanh nghiệp đều tin tưởng sử dụng. Nếu bạn muốn tìm kiếm một công cụ giúp quản lý nhân sự toàn diện, số hóa mọi quy trình quản lý thì 1Office chính là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn. Để được tư vấn về phần mềm quản lý nhân sự 1Office, bạn vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn cho bạn ngay hôm nay

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888