Hướng dẫn A-Z các bước hoạch định nguồn nhân lực đúng chuẩn cho doanh nghiệp

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình quan trọng trong quản lý nhân sự đề cập đến việc dự đoán và đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Bằng cách tìm hiểu định rõ số lượng, chất lượng và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí công việc nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có nguồn nhân sự phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh và đối phó với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Vậy quy trình các bước để hoạch định nguồn nhân lực gồm những gì? Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay nhé!

1. Vì sao doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực?

Các bước hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bao gồm việc xác định nhu cầu nhân lực, tuyển dụng, phát triển, giữ chân nhân sự và sử dụng nhân lực phù hợp. Từ đó, đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng và chất lượng nguồn nhân lực để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình.

• Đáp ứng nhu cầu công việc: chức năng của quản trị nguồn nhân lực là đảm bảo doanh nghiệp có nguồn nhân lực đủ kỹ năng và năng lực để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
• Dự báo và ứng phó với thay đổi: bằng cách dự đoán nhu cầu nguồn nhân lực doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn nguồn nhân lực phù hợp để đối phó với thay đổi như mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động, thay đổi công nghệ hay điều chỉnh chiến lược phát triển.
• Tăng cường hiệu quả và hiệu suất: nhằm đảm bảo rằng các vị trí được điền đúng người với kỹ năng phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng công việc và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
• Giảm rủi ro và chi phí: liên quan đến tuyển dụng và giữ chân nhân viên nhờ việc dự đoán và chuẩn bị sẵn sàng nguồn nhân lực, tránh được tình trạng thiếu nhân lực hoặc tuyển dụng vội vàng mà không đem lại hiệu quả.
• Phát triển đào tạo nguồn nhân lực: nhờ việc đánh giá nhân lực hiện có và xác định các kỹ năng cần cải thiện mà doanh nghiệp có thể đầu tư vào việc phát triển và nâng cao năng lực của nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho sự nghiên cứu và sáng tạo trong tổ chức.

3. Doanh nghiệp ở giai đoạn nào thì cần hoạch định nguồn nhân lực?

Cả các doanh nghiệp mới thành lập và các doanh nghiệp đang hoạt động đều cần hoạch định nguồn nhân lực. Việc hoạch định của doanh nghiệp Startup có thể tập trung vào việc xác định nhu cầu nhân lực ban đầu, định biên nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân viên cốt lõi. Trong khi đó, các doanh nghiệp đã phát triển có thể tiếp tục thực hiện hoạch định nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu mở rộng, phát triển và thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

Quy mô của doanh nghiệp cũng không phải là yếu tố duy nhất quyết định việc cần hoạch định nguồn nhân lực. Dù là doanh nghiệp nhỏ, trung bình hay lớn việc có một hoạch định nguồn nhân lực chặt chẽ và phù hợp là cần thiết để đảm bảo sự phát triển và thành công bền vững của doanh nghiệp.

Tóm lại, hoạch định nguồn nhân lực là một quy trình quan trọng mà mọi doanh nghiệp nên thực hiện, bất kể giai đoạn hoặc quy mô của họ. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu nhân lực, tăng cường hiệu quả làm việc và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Các bước hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

Doanh nghiệp cần đánh giá và hiểu rõ các yếu tố môi trường và nội bộ ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Cụ thể một số yếu tố ảnh hưởng như mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển, thị trường lao động, các yếu tố kinh tế xã hội, xu hướng công nghệ và môi trường làm việc.

Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử đang mở rộng kinh doanh của mình từ thị trường nội địa sang thị trường quốc tế. Điều này đòi hỏi công ty phải phân tích thị trường lao động ở các quốc gia khác nhau để hiểu yêu cầu và quy định lao động từ đó thực hiện chiến lược tuyển dụng và đào tạo phù hợp.

Bước 2: Đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực

Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nguồn nhân lực cho từng vị trí công việc. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc đánh giá khối lượng công việc, dự đoán nhu cầu tương lai và xác định số lượng và kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí.

Ví dụ, một công ty phần mềm đang đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực để triển khai một dự án mới. Họ cần xác định số lượng và kỹ năng cần thiết cho các vai trò như lập trình viên, kiểm thử viên và nhà phát triển sản phẩm để đảm bảo thành công của dự án.

Bước 3: Phân tích nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp

Thông qua việc đánh giá kỹ năng, năng lực, kinh nghiệm, tiềm năng phát triển và hiệu suất làm việc của nhân viên, doanh nghiệp có thể xác định được nguồn nhân lực có sẵn và đánh giá khả năng của nhân viên để đáp ứng nhu cầu công việc trong hiện tại và tương lai.

Đánh giá kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm của nhân viên liên quan đến công việc của họ. Đồng thời, xem xét kinh nghiệm làm việc trước đây và bằng cấp để đánh giá khả năng thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ: Một công ty đánh giá kỹ năng lập trình của nhân viên IT bằng cách kiểm tra kiến thức kỹ thuật, đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và theo dõi dự án đã hoàn thành trong quá khứ.

Đánh giá tiềm năng và khả năng phát triển của nhân viên để xác định xem họ có thể phát triển và mở rộng vai trò công việc hay không. Một số khía cạnh như xem xét khả năng học hỏi, tư duy sáng tạo và khả năng thích ứng với thay đổi. Ví dụ: Một công ty xác định tiềm năng phát triển của nhân viên bằng cách đánh giá khả năng tham gia khóa đào tạo và chương trình phát triển nghề nghiệp trong công ty.

Đánh giá hiệu suất làm việc, đánh giá định kỳ và phản hồi từ cấp quản lý và đồng nghiệp. Ví dụ: Một công ty đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách sử dụng phần mềm đánh giá hiệu suất hàng quý và tổ chức cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến bộ và đề xuất cải thiện.

Bước 4: Định hình chiến lược hoạch định nguồn nhân lực

Bao gồm việc xác định phương pháp tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên từ đó doanh nghiệp có thể điều hướng và quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của công ty.

• Xác định phương pháp tuyển dụng và thu hút nhân viên mới:

Bao gồm việc đăng tin tuyển dụng trên các trang web việc làm, sử dụng mạng xã hội, tổ chức sự kiện tuyển dụng hoặc tạo quan hệ đối tác với các trường đại học hoặc tổ chức đào tạo. Chiến lược nhân sự này được nhiều tổ chức đang trong giai đoạn phát triển và mở rộng thị trường tập trung ưu tiên. Ví dụ: Một công ty công nghệ có thể sử dụng các trang web việc làm chuyên ngành công nghệ như LinkedIn hoặc các diễn đàn chuyên ngành để tuyển dụng kỹ sư phần mềm.

• Xác định phương pháp phát triển và đào tạo nhân viên:

Đây là một chiến lược hoạch định nhân sự mà tổ chức dựa vào đào tạo và phát triển những nhân sự hiện có trong doanh nghiệp để đáp ứng những nhu cầu mới. Ở chiến lược này, doanh nghiệp sẽ tạo các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng để nâng cao năng lực của nhân viên hiện có. Ví dụ: Một công ty bán lẻ có thể tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng bán hàng, quản lý thời gian hoặc kỹ năng giao tiếp để phát triển nhân viên bán hàng.

• Xác định phương pháp duy trì và giữ chân nguồn nhân lực hiện có:

Chiến lược này có thể bao gồm việc tạo ra chính sách và chương trình thưởng, cung cấp cơ hội thăng tiến và thăng chức, đảm bảo môi trường làm việc tốt và khuyến khích sự phát triển cá nhân. Ví dụ: Một công ty có thể xây dựng một chương trình thưởng hiệu suất dựa trên mục tiêu và thành tích cá nhân, cung cấp cơ hội thăng chức cho nhân viên xuất sắc và tạo ra môi trường làm việc thoải mái và động lực.

Bước 5: Ra quyết định phân bổ nhân sự

Doanh nghiệp thực hiện các kế hoạch cụ thể để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của công ty. Dưới đây là một số phương pháp triển khai cụ thể:

• Kế hoạch tuyển dụng nhân viên (nếu thiếu hụt): Xác định số lượng và loại nhân viên cần tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu công việc. Tiến hành quảng cáo việc làm, thu thập hồ sơ ứng viên, thực hiện quá trình phỏng vấn và lựa chọn nhân viên phù hợp.
• Kế hoạch cắt giảm nhân sự (nếu dư thừa): Xác định các vị trí không cần thiết hoặc dư thừa trong công ty. Đánh giá hiệu suất và năng lực của nhân viên để quyết định việc cắt giảm nhân sự một cách hiệu quả và công bằng.
• Kế hoạch tái cơ cấu tổ chức: Đánh giá và điều chỉnh cấu trúc tổ chức để đáp ứng mục tiêu và chiến lược của công ty. Xác định các bộ phận, phòng ban và vai trò công việc cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
• Kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển nhân viên: Xác định các cơ hội bổ nhiệm và thuyên chuyển nhân viên trong công ty để khai thác và phát triển tài năng nội bộ. Đánh giá kỹ năng, năng lực và hiệu suất của nhân viên để đưa ra quyết định về việc thăng tiến hoặc thuyên chuyển.

Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh quá trình hoạch định nguồn nhân lực

Đánh giá xem hoạch định nguồn nhân lực đã đáp ứng được mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Kiểm tra các chỉ số hiệu suất lao động, sự phù hợp của nhân viên, sự hài lòng của nhân viên và các tiêu chí khác liên quan. Đánh giá này có thể được thực hiện thông qua việc thu thập dữ liệu, phân tích số liệu và tổ chức buổi họp để thảo luận với các bộ phận liên quan. 

Dựa trên kết quả đánh giá, tiến hành điều chỉnh và cải thiện hoạch định nguồn nhân lực. Điều chỉnh có thể bao gồm thay đổi trong kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển, chính sách và quy trình hoạch định nhân sự. Mục tiêu là tối ưu hóa sự phù hợp giữa nhu cầu nguồn nhân lực và nguồn nhân lực hiện có, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc và hài lòng của nhân viên.

Bước 7: Xây dựng hệ thống ghi nhận và quản lý thông tin nhân viên

Đây là quy trình để thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến nhân viên của doanh nghiệp.

• Thu thập thông tin nhân viên: như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc.
• Quản lý thông tin nhân viên: Tổ chức thông tin nhân viên trong phần mềm quản lý nhân sự 
• Đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin: Các thông tin có thể bao gồm hồ sơ công việc, lịch sử làm việc, kỹ năng và chứng chỉ, tiến độ đào tạo và các thông tin liên quan đến quá trình quản lý nhân sự.
• Sử dụng thông tin nhân viên: Để hỗ trợ quyết định liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phát triển và thăng tiến nhân viên.

4. Căn cứ để phân tích chính xác nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp

Để đánh giá chính xác nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp, các nhà quản lý nhân sự cần đảm bảo quá trình đánh giá được thực hiện một cách công bằng, khách quan và có tính rõ ràng. Nhà quản lý có thể áp dụng các phương pháp và quy trình sau:

Đánh giá các kỹ năng, kiến thức và năng lực của từng nhân viên trong các lĩnh vực liên quan đến công việc. Có thể sử dụng phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá đồng nghiệp hoặc bài kiểm tra kỹ năng để đánh giá chính xác khả năng của nhân viên.

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí như đạt được mục tiêu, chất lượng công việc, sự đóng góp và sự phù hợp với vai trò công việc. Có thể sử dụng hồ sơ làm việc, phản hồi từ cấp trên hoặc đồng nghiệp, hay các hệ thống đánh giá hiệu suất.

Đánh giá tiềm năng phát triển và khả năng thăng tiến của từng nhân viên dựa trên việc đánh giá khả năng học hỏi, khả năng thích ứng, ý chí cống hiến và khả năng giải quyết vấn đề.

Đánh giá sự phù hợp với công việc dựa trên mức độ phù hợp với yêu cầu công việc, cấp độ kỹ năng và năng lực, và sự phù hợp với văn hóa và giá trị của doanh nghiệp.

Kết hợp sử dụng các công cụ quản lý nhân sự hỗ trợ tổ chức quản lý và theo dõi thông tin nhân viên một cách hiệu quả như quản lý thông tin cá nhân, năng lực, hiệu suất làm việc, đào tạo và phát triển, giúp tăng cường khả năng quản lý và định hướng công việc.

5. Giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự hàng đầu thị trường 1Office HRM

Phần mềm quản lý nhân sự 1Office HRM là phần mềm hỗ trợ tối ưu hóa quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất quản lý nhân sự, tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời cải thiện quy trình các bước hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Đến với 1Office doanh nghiệp sẽ được: 

• Số hóa và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự: Từ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm và lịch sử làm việc của nhân viên. Điều này giúp dễ dàng truy cập thông tin, quản lý và tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết. 
• Tối ưu hóa quá trình tuyển dụng: 1Office cung cấp các tính năng để quản lý quá trình tuyển dụng từ việc tạo đề xuất tuyển dụng, tự động đẩy CV ứng viên vào hệ thống, lọc và phân loại hồ sơ ứng viên… Điều này giúp giảm thời gian và công sức tìm kiếm ứng viên, đồng thời đảm bảo chất lượng nhân sự tuyển dụng.
• Đánh giá năng lực trực quan (ASK): Giúp đo lường và đánh giá kỹ năng, năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó xác định điểm mạnh và điểm cần cải thiện của từng nhân viên và đưa ra định hướng đào tạo, phát triển phù hợp.
• Theo dõi và quản lý biến động nhân sự: Nhờ vào việc ghi nhận trạng thái của hợp đồng làm việc (còn hiệu lực, đã kết thúc hoặc nhân viên đã nghỉ việc) giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng nhân viên đang làm việc và theo dõi được những thay đổi về biến động nhân sự. Từ đó có thể dễ dàng xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.

Nhận bản demo tính năng

Hi vọng nội dung bài viết đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò, ý nghĩa và các bước hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đồng thời giúp nhà quản trị nhân sự chọn ra được giải pháp hỗ trợ việc hoạch định nguồn nhân lực một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự 1Office, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn 24/7:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn