Hướng dẫn lập bảng phân chia công việc nhóm hiệu quả (+ tải file mẫu)

Phân chia công việc là một bước vô cùng quan trọng khi tiến hành làm việc nhóm nhưng lại thường bị mọi người bỏ quên. Việc lập bảng phân chia công việc nhóm sẽ giúp nhà quản lý tổ chức công việc một cách khoa học, đảm bảo nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của mình, từ đó tránh gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tới tiến độ và kết quả của công việc. Cùng 1Office tìm hiểu cách lập bảng phân chia công việc nhóm kèm file mẫu chi tiết trong bài viết sau.

1. Vai trò của bảng phân chia công việc nhóm

Bảng phân chia công việc nhóm là một công cụ quản lý và phân chia công việc trong dự án nhóm. Đây là một bảng liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án, phân chia trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm và định rõ thời gian hoàn thành của các nhiệm vụ đó.

• Phân chia công việc và trách nhiệm: Bảng phân công việc nhóm giúp phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm một cách rõ ràng và định rõ trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm.
• Theo dõi tiến độ dự án: Bảng phân chia công việc nhóm cho phép theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong dự án, giúp cho nhóm có thể đánh giá được mức độ hoàn thành của dự án và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu dự án.
• Tăng tính đồng bộ: Bảng phân chia công việc nhóm giúp các thành viên trong nhóm có thể làm việc đồng bộ với nhau, giúp cho dự án được thực hiện một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.
• Giải quyết xung đột: Bảng phân công việc giúp tránh được xung đột giữa các thành viên trong nhóm vì các nhiệm vụ và trách nhiệm đã được phân chia rõ ràng từ trước.

2. Các thành phần của bảng phân chia công việc nhóm

• Tiêu đề của bảng phân chia công việc nhóm

Tiêu đề của bảng phân chia công việc nhóm phải phản ánh rõ nội dung và mục đích của bảng, giúp cho các thành viên trong nhóm dễ dàng hiểu và thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý về tiêu đề cho bảng phân công công việc nhóm:

• “Bảng phân công công việc và trách nhiệm của nhóm”
• “Bảng định hướng công việc nhóm”
• “Bảng phân bổ nhiệm vụ cho thành viên nhóm”
• “Bảng chia công việc và trách nhiệm trong nhóm”

• Danh sách các thành viên tham gia

Danh sách các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào dự án hoặc công việc cụ thể. Tuy nhiên, một số thông tin chung trong danh sách thành viên nhóm có thể bao gồm:

• Vai trò của từng thành viên: Ghi rõ vai trò mà mỗi thành viên đảm nhận trong nhóm, ví dụ: Trưởng nhóm, thành viên, người phụ trách kỹ thuật, người phụ trách marketing,…
• Nhiệm vụ của từng thành viên: Ghi rõ nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên được giao hoặc đảm nhận trong dự án.
• Thông tin liên lạc: Bao gồm địa chỉ email, số điện thoại hoặc các thông tin liên lạc khác của các thành viên để dễ dàng liên hệ trong quá trình làm việc.
• Thời gian tham gia: Ghi lại thời gian tham gia của từng thành viên để theo dõi tiến độ công việc và phân công công việc một cách chính xác.

• Các nhiệm vụ và công việc cần phân chia

Khi làm việc nhóm, các nhiệm vụ và công việc cần phân chia có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất của dự án hoặc công việc cụ thể. Tuy nhiên, nhà quản lý cần phân bổ công việc một cách khoa học, giao “đúng người đúng việc” dựa trên mức độ phức tạp của nhiệm vụ và năng lực người thực hiện để bảng phân chia công việc phát huy hiệu quả tốt nhất.

• Thời gian hoàn thành của từng nhiệm vụ

Thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ khi phân chia công việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mức độ ưu tiên của nhiệm vụ, trình trạng sẵn có của các tài nguyên và các điều kiện ngoại cảnh,…

• Trạng thái của nhiệm vụ

Khi phân chia công việc, trạng thái của nhiệm vụ có thể được chia thành các trạng thái sau:

• Đã hoàn thành (Completed): Nhiệm vụ trong trạng thái đã hoàn toàn kết thúc và không còn yêu cầu bất kỳ hoạt động hoặc tài nguyên nào nữa.
• Đang tiến hành (In progress): Nhiệm vụ trong đang được thực hiện và vẫn đang yêu cầu tài nguyên và hoạt động để hoàn thành.
• Chậm tiến độ (Delayed): Trạng thái của nhiệm vụ đã không thể hoàn thành theo tiến độ dự kiến.
• Đã hủy bỏ (Cancelled): Đây là trạng thái của nhiệm vụ đã bị hủy bỏ trước khi hoàn thành.
• Tạm dừng (Paused): Nhiệm vụ đã được tạm dừng trong một thời gian nhất định, thường do quyết định của người quản lý hoặc các yếu tố bên ngoài.
• Đã chuyển giao (Transferred): Nhiệm vụ đã được chuyển giao cho người thực hiện khác hoặc đơn vị khác để tiếp tục thực hiện.

Thông qua việc theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ, đội ngũ có thể đưa ra các biện pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh, đồng thời đưa ra quyết định hoặc điều chỉnh kế hoạch dự án dựa trên trạng thái thực tế của từng nhiệm vụ.

3. Cách lập bảng phân chia công việc nhóm khoa học, đầy đủ

• Ghi nhận công việc

Tạo bảng phân chia công việc và ghi lại tất cả các công việc cần được thực hiện trong dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể. Đảm bảo rõ ràng, cụ thể và đầy đủ thông tin về mỗi nhiệm vụ, bao gồm tên nhiệm vụ, người phụ trách, thời hạn dự kiến, và trạng thái ban đầu của nhiệm vụ.

• Phân công công việc

Giao việc cho từng thành viên trong nhóm dựa trên khả năng, kỹ năng và nguồn lực hiện có. Ghi rõ tên người phụ trách cho mỗi nhiệm vụ trong bảng phân chia công việc.

• Cập nhật trạng thái

Theo dõi tiến độ công việc và cập nhật trạng thái của từng nhiệm vụ trong bảng phân chia công việc.

• Điều chỉnh kế hoạch

Dựa trên trạng thái thực tế của từng nhiệm vụ, điều chỉnh kế hoạch dự án hoặc nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ được duy trì và đạt được kết quả tốt nhất. Có thể thay đổi thời hạn, phân công lại công việc hoặc thực hiện các biện pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh.

• Theo dõi và đánh giá

Sử dụng bảng phân chia công việc nhóm để theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả của từng thành viên trong nhóm, và đưa ra phản hồi hoặc đề xuất cải tiến. Đây cũng là công cụ để tổ chức các cuộc họp định kỳ của nhóm để thảo luận về tiến độ công việc và điều chỉnh kế hoạch.

• Đồng bộ hóa với các công cụ quản lý công việc khác

Bảng phân chia công việc cũng có thể được đồng bộ hóa với các công cụ quản lý công việc khác như 1Office để đảm bảo tính nhất quán và tính toàn vẹn của thông tin về công việc và tiến độ.

4. Mẫu bảng phân chia công việc nhóm chi tiết nhất

TẢI MẪU BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC NHÓM ĐẦY ĐỦ NHẤT 2023

5. Một số lưu ý khi sử dụng bảng phân công việc

• Định nghĩa công việc rõ ràng

Trước khi bắt đầu sử dụng bảng phân công việc, cần định nghĩa rõ ràng các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành và phân công chúng cho từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính rõ ràng trong công việc của từng thành viên.

• Cập nhật thường xuyên

Bảng phân công công việc cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Các thành viên trong nhóm cần cập nhật tiến độ công việc, thay đổi trạng thái, hoàn thành công việc và thông tin liên quan để mọi người có thể theo dõi và đồng bộ thông tin.

• Đảm bảo tính nhất quán

Bảng phân chia công việc cần được đảm bảo tính nhất quán giữa các thành viên trong nhóm. Điều này đồng nghĩa với việc sử dụng cùng một định dạng, cùng một cách thức đặt tên công việc, cùng một trạng thái hoàn thành và cùng một cách thức cập nhật thông tin. Tính nhất quán giúp tránh nhầm lẫn và đồng bộ hóa thông tin trong nhóm.

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp cho bạn hướng dẫn lập bảng phân chia công việc nhóm chi tiết nhất 2023. Quy trình phân chia công việc nhóm hiện nay đã được số hóa với phần mềm quản lý công việc 1Office WORKPLACE. Để được trải nghiệm và tư vấn miễn phí các tính năng, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp