9+ Mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả [Cập nhật 2026]

Quản lý công việc bằng Google Sheet là một trong những phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng để triển khai và theo dõi tiến độ công việc. Với những tính năng hữu ích, google sheet là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý điều hành công việc một cách trơn tru, nâng cao năng suất cho đội nhóm. Bài viết của 1Office dưới đây sẽ cung cấp đến bạn những thủ thuật quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả cùng 6+ Mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet chuyên nghiệp nhất.

1. Mẫu quản lý công việc Google Sheet là gì?

Mẫu quản lý công việc Google Sheet (Google Sheet Task Management Template) là bảng mẫu có cấu trúc sẵn, được tạo trên Google Sheet để giúp cá nhân hoặc nhóm:

• Theo dõi công việc
• Giao nhiệm vụ
• Theo dõi tiến độ
• Quản lý deadline
• Quản lý trạng thái công việc
• Nhận xét, trao đổi ngay trên bảng
• Tổng hợp báo cáo công việc

Một mẫu quản lý công việc thường gồm:

• Thông tin công việc Tên công việc, mô tả, dự án
• Người phụ trách Người thực hiện, người theo dõi
• Thời gian Ngày bắt đầu, deadline, ngày hoàn thành
• Trạng thái To do, In Progress, Done…
• Mức ưu tiên Thấp – Trung bình – Cao
• Ghi chú Lưu ý, file đính kèm, trao đổi nội bộ

2. Tại sao nên dùng Google Sheet để quản lý công việc?

Google Sheet là một trong những công cụ quản lý công việc được nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng cộng tác hiệu quả. Dưới đây là những lý do bạn nên dùng Google Sheet để theo dõi và quản lý công việc hằng ngày.

2.1. Miễn phí, dễ tiếp cận

Chỉ cần có tài khoản Gmail, bạn đã có thể sử dụng Google Sheet ngay mà không cần cài đặt phần mềm hay mua license. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với cá nhân, startup và doanh nghiệp nhỏ.

2.2. Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Google Sheet có khả năng cộng tác trực tuyến rất mạnh. Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa trên một file trong cùng thời điểm mà không gây xung đột dữ liệu. Ngoài ra, người dùng còn có thể giao việc trực tiếp bằng comment, gắn thẻ thành viên bằng @tag và theo dõi lịch sử chỉnh sửa theo thời gian thực. Nhờ đó, team luôn làm việc trên cùng một phiên bản dữ liệu, không lo lỗi file cũ hay trùng lặp thông tin.

2.3. Truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị

Bạn có thể sử dụng Google Sheet trên laptop, điện thoại hoặc máy tính bảng một cách thuận tiện. Mọi thay đổi đều được đồng bộ gần như ngay lập tức, giúp bạn dễ dàng cập nhật công việc dù đang ở văn phòng, ở nhà hay đang di chuyển.

2.4. Tự động lưu, hạn chế rủi ro mất dữ liệu

Một trong những ưu điểm lớn của Google Sheet là khả năng auto-save sau mỗi thao tác. Nhờ đó, dữ liệu luôn được lưu lại tự động mà không cần bấm lưu thủ công. Ngay cả khi mất điện, tắt máy đột ngột hoặc kết nối mạng bị gián đoạn, thông tin vẫn được bảo toàn ở mức rất cao.

2.5. Chia sẻ nhanh và phân quyền linh hoạt

Google Sheet cho phép chia sẻ file chỉ bằng một đường link. Bạn cũng có thể phân quyền rõ ràng cho từng người dùng như: chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa. Với những bảng tính quan trọng, bạn còn có thể khóa vùng dữ liệu hoặc công thức để tránh bị sửa nhầm.

2.6. Theo dõi tiến độ công việc minh bạch

Chỉ cần nhìn vào một bảng Google Sheet được thiết kế hợp lý, bạn có thể nhanh chóng nắm được ai đang phụ trách công việc nào, đầu việc nào đang bị trễ hạn, dự án đang ở giai đoạn nào và mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ ra sao. Đây là lý do Google Sheet đặc biệt phù hợp với các team marketing, vận hành, sale, thiết kế hay quản lý dự án.

2.7. Dễ tự động hóa quy trình làm việc

Google Sheet hỗ trợ nhiều tính năng giúp tự động hóa việc quản lý công việc. Chẳng hạn, bạn có thể dùng Data Validation để tạo danh sách trạng thái dạng dropdown, dùng Conditional Formatting để tự động đổi màu theo tiến độ, dùng Pivot Table để tổng hợp báo cáo, hoặc dùng Apps Script để gửi email nhắc deadline và xây dựng các tác vụ tự động.

Ví dụ, khi công việc sắp đến hạn, hệ thống có thể tự động gửi email nhắc việc. Hoặc khi trạng thái được chuyển sang “Done”, dòng dữ liệu có thể tự đổi sang màu xanh để dễ theo dõi.

2.8. Kết nối tốt với nhiều công cụ khác

Google Sheet có khả năng tích hợp với nhiều nền tảng phổ biến như Google Form, Google Calendar, Looker Studio, Slack, Notion, Trello, CRM, ERP hoặc API nội bộ của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý công việc liên thông, tiết kiệm thời gian nhập liệu và tăng hiệu quả vận hành.

2.9. Phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp

Không chỉ phù hợp với cá nhân, Google Sheet còn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý công việc của team từ 2 đến 20 người, doanh nghiệp quy mô 50 đến 200 nhân sự hoặc các dự án có sự phối hợp giữa nhiều phòng ban. Khi được xây dựng đúng cách, Google Sheet hoàn toàn có thể trở thành một công cụ quản lý công việc hiệu quả trong nhiều mô hình tổ chức.

2.10. Linh hoạt, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu

Google Sheet không giới hạn bạn trong những mẫu cố định. Bạn có thể chủ động thêm cột, thêm màu sắc, tạo dropdown trạng thái, chèn công thức thống kê hoặc thiết kế dashboard theo nhu cầu riêng. Chính sự linh hoạt này giúp Google Sheet trở thành công cụ rất phù hợp cho quản lý teamwork, đặc biệt khi doanh nghiệp cần tùy biến theo quy trình nội bộ.

3. Các tính năng nổi bật của Google Sheet trong quản lý công việc

Google Sheet là phần mềm bảng tính trực tuyến được phát triển bởi Google, cho phép người dùng tổ chức và xử lý một lượng lớn thông tin dữ liệu với nhiều mục đích khác nhau. Nhờ tính phổ biến và hữu dụng, Google Sheet được sử dụng bởi hàng triệu người dùng trên toàn cầu, từ các cá nhân muốn tổ chức, sắp xếp công việc, lịch trình một cách khoa học cho đến những tổ chức lớn ứng dụng để lập kế hoạch dự án.

3.1. Tạo bảng tính online

Cũng giống như Excel hay các phần mềm bảng tính khác, Google Sheet cho phép người dùng tạo lập bảng tính để nhập và xử lý dữ liệu phục vụ cho quản lý công việc. Tuy nhiên, Google Sheet là ứng dụng bảng tính được phát triển trên nền điện toán đám mây, nghĩa là người dùng có thể tạo bảng tính online và làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào. Các nhóm có thể cộng tác và làm việc với nhau ở bất cứ đâu theo thời gian thực.

3.2. Lưu trữ tài liệu tự động

Một điểm mạnh lớn nhất của Google Sheet so với các phần mềm bảng tính tại chỗ khác là Google hỗ trợ lưu trữ tài liệu tự động mà không cần sử dụng đến thao tác lưu (Ctrl + S). Mọi chỉnh sửa, thay đổi nhỏ nhất của người dùng trên trang tính đều được Google Sheet tự động lưu lại. Từ đó giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu và gián đoạn trong quản lý công việc khi người dùng quên lưu trang tính.

3.3. Công cụ đa dạng

Với hơn 400 chức năng bảng tính, google sheet cung cấp bộ công cụ toàn diện giúp bạn thực hiện đa dạng các tác vụ từ cơ bản đến nâng cao. Các tính năng phổ biến như hàm tính toán, bảng biểu,… rất dễ dàng thao tác, cho phép người dùng xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện. Nhờ vậy mà Google Sheet đáp ứng được đa dạng các nghiệp vụ khác nhau trong tổ chức như hoạch định ngân sách, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch công việc, tạo báo cáo,…

3.4. Hệ thống cộng tác nhóm làm việc

Google Sheet được ví như một hệ thống quản lý công việc cộng tác bởi công cụ này cho phép các thành viên chia sẻ và cùng nhau chỉnh sửa bảng tính trong thời gian thực. Thay vì phải gửi tài liệu qua email cho nhiều người, một tài liệu duy nhất có thể được mở và chỉnh sửa đồng thời bởi nhiều người dùng trong cùng một thời điểm. Bất kỳ thay đổi nào mà cộng tác viên thực hiện đều được ghi lại và có thể theo dõi thông qua Lịch sử sửa đổi.

Bên cạnh đó, Google Sheet cũng cung cấp tính năng trò chuyện trực tiếp trên trang tính, cho phép các cộng tác viên thảo luận và đưa ra những đề xuất sửa đổi.

4. Những thủ thuật quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả

Chia sẻ file Google Sheet

Google Sheet cho phép người dùng cộng tác và làm việc cùng nhau trên một bảng tính công việc bằng cách chia sẻ file đến cho những thành viên khác. Nhà quản lý chỉ cần mở quyền truy cập và gửi link đến cho nhóm của mình để họ thực hiện nhiệm vụ ngay trên bảng tính. Để thực hiện chia sẻ file Google Sheet, bạn cần làm theo các bước sau:

Trên thanh taskbar của trang tính chọn “Tệp” => Chọn “Chia sẻ” => Chọn “Chia sẻ với người khác” => Lựa chọn đối tượng mà bạn muốn chia sẻ file bằng cách Nhập email người nhận hoặc Chọn chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết => Thiết lập chế độ chia sẻ bằng cách chọn 1 trong 3 option:

• Chỉ xem: Người dùng chỉ muốn cho các thành viên khác xem và nắm bắt được thông tin về kế hoạch công việc, không cho họ thực hiện các thao tác chỉnh sửa
• Nhận xét: Người dùng muốn các thành viên khác hoặc lãnh đạo cấp trên nhận xét, góp ý sửa đổi để hoàn thiện bản kế hoạch
• Chỉnh sửa: Người dùng cho phép các thành viên làm việc và chỉnh sửa trực tiếp trên bảng tính

Sau khi đã thiết lập chế độ share, chọn “Sao chép liên kết” để gửi file đến cho những người bạn muốn chia sẻ.

Giao việc trực tiếp trên Google Sheet

Với tính năng “Nhận xét”, nhà quản lý sẽ không cần phải thực hiện thao tác gửi file hay nhắn tin riêng cho nhân viên mà có thể trực tiếp giao việc ngay trên bảng tính bằng cách:

Chọn ô chứa công việc cần thực hiện => Chọn Comment => Nhập “@” để tag địa chỉ email của người nhận => Tích vào ô “Giao cho…” => Thêm nhận xét

Sau khi đã thêm nhận xét, một email tự động sẽ được gửi trực tiếp đến người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Nhân viên sẽ nhận được thông báo về công việc và được thêm vào trang tính ngay lập tức.

Tạo danh sách lựa chọn trong Google Sheet

Khi quản lý công việc bằng Google Sheet, có những cột sẽ có các thông tin lặp lại như Người phụ trách, Trạng thái công việc,… Đối với những ô này, ta sẽ sử dụng Danh sách thả xuống (Drop list) để nhập thông tin thay vì phải thực hiện các thao tác nhập liệu lặp lại thủ công, mất thời gian.

Để tạo được Drop list, bạn cần thực hiện các bước sau:

Chọn dải ô cần nhập dữ liệu => Chọn “Dữ liệu” => Chọn “Xác thực dữ liệu” => Tại dòng Tiêu chí chọn “Danh sách mục” sau đó nhập các Option để lựa chọn vào ô bên cạnh, mỗi option được phân tách với nhau bằng dấu “,” => Lưu

Với Drop list, các thành viên chỉ cần bấm vào danh sách là lựa chọn 1 option trong danh sách đã cho sẵn để nhập dữ liệu vào ô.

Lọc dữ liệu trên Google Sheet

Một thao tác quan trọng khi quản lý công việc bằng Google sheet đó là lọc ra những đầu việc nào đã hoàn thành, đầu việc nào chưa thực hiện để thuận tiện cho việc theo dõi và xử lý công việc. Để lọc ra các ô chứa dữ liệu cần tìm trên Google Sheet, bạn sẽ cần dùng đến tính năng Bộ lọc (Filter):

Chọn hàng cần lọc dữ liệu => Tại thanh taskbar chọn “Dữ liệu” => Chọn “Tạo bộ lọc” => Nhấn vào biểu tượng Bộ lọc ở ô đầu tiên của cột => Chọn trường cần lọc

Ngoài ra người dùng có thể thiết lập các chế độ lọc như “Sắp xếp A-Z”, “Lọc theo màu”, “Lọc theo điều kiện”

Tạo checkbox trên Google Sheet

Ô checkbox trên Google Sheet được dùng để đánh dấu những đầu việc đã hoàn thành, giúp quản lý và các thành viên nắm bắt được tiến độ thực hiện nhanh chóng, dễ dàng khi nhìn vào trang tính. Để tạo checkbox, tại ô cần chèn chọn “Hộp kiểm”, sau đó kéo xuống các ô bên dưới để tạo thành một list checkbox. Khi thực hiện xong một đầu việc, nhân viên chỉ cần tích vào ô checkbox để đánh dấu công việc đã hoàn thành.

Quản lý tiến độ công việc bằng Google Sheet

Kanban là một trong những mô hình được ứng dụng nhiều nhất để quản lý tiến độ công việc bằng Google Sheet. Các thẻ kanban trực quan hóa quy trình làm việc theo các giai đoạn như chờ thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành,… giúp người dùng theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng.

• Để xây dựng được biểu đồ Kanban quản lý công việc bằng Google Sheet, trước hết bạn cần tạo 1 bảng gồm 3 cột với các header tương ứng là Chờ thực hiện – Đang thực hiện – Đã hoàn thành.
• Sau đó, các thành viên sẽ cập nhật những đầu công việc vào các cột tương ứng để theo dõi.
• Khi một đầu việc chuyển sang giai đoạn tiếp theo, người dùng chỉ cần thao tác kéo thả công việc sang ô kế tiếp để cập nhật tiến độ.
• Ngoài ra, bạn có thể cài đặt hàm COUNT ở đầu mỗi cột để nắm bắt được số lượng các công việc trong mỗi giai đoạn.

Tải biểu mẫu quản lý công việc theo dạng Gantt

5. [TẢI MIỄN PHÍ] 9+ Mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet chuyên nghiệp nhất

Để giúp công tác quản lý công việc trở nên trơn tru và hiệu quả, 1Office cung cấp tới các nhà quản lý bộ biểu mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet chuyên nghiệp bài bản nhất. Với đa dạng các biểu mẫu như Gantt chart, Timeline, Kanban, bộ template quản lý công việc bằng Google Sheet chắc chắn sẽ là trợ thủ đắc lực giúp nhà quản lý cũng như các thành viên lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc một cách tốt nhất.

TẢI MIỄN PHÍ 9 biểu mẫu quản lý công việc bằng google sheet TẠI ĐÂY

6. Ưu điểm và hạn chế của quản lý công việc bằng Google Sheet

Có thể nói, quản lý công việc bằng google sheet chỉ là giải pháp tạm thời và mang tính hỗ trợ trong các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Còn nếu như doanh nghiệp muốn tổ chức và quản lý công việc một cách hệ thống và liên kết với các phân hệ khác như nhân sự, tài chính, bán hàng,… thì google sheet chưa phải là một giải pháp toàn diện.

7. Quản lý công việc thời kỳ 4.0 với phần mềm 1Office

Trong kỷ nguyên công nghệ số, công tác quản trị công việc đã trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết với sự trợ giúp của những phần mềm quản lý công việc chuyên dụng. Trên thị trường hiện nay, 1Office là giải pháp quản lý công việc hàng đầu được người dùng ưa chuộng và tin tưởng, được đánh giá là nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình tốt nhất hiện nay. 1Office cung cấp những tính năng ưu việt như:

• Lên kế hoạch công việc: Tùy chọn thêm các thành phần cho công việc như các đầu công việc cha, con, ngày bắt đầu – kết thúc, tiêu chí thực hiện
• Giao việc cụ thể, chi tiết đến từng người, từng phòng ban. Công việc sẽ được tự động cập nhật vào lịch biểu của người thực hiện
• Quản lý và giám sát công việc: Áp dụng hai phương pháp là phương pháp Kanban và Biểu đồ Gantt giúp bạn dễ dàng cập nhật trạng thái công việc và theo dõi chi tiết tiến độ thực hiện
• Báo cáo hiệu quả công việc: Tự động cập nhật % công việc hoàn thành và tạo bảng báo cáo trực quan dưới dạng Dashboard, hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác. 

Nhận tư vấn miễn phí

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả phương pháp quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả kèm mẫu file excel quản lý công việc. Đồng thời đưa ra giải pháp công nghệ quản lý công việc ưu việt thay cho Google Sheet. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tiến độ công việc 1Office – Giải pháp phân công và đánh giá công việc tốt nhất

8. Câu hỏi thường gặp về Mẫu quản lý công việc Google Sheet

Dùng Google Sheet có bị mất dữ liệu không?

Không. Google Sheet tự động lưu sau mỗi thao tác và lưu trữ trên Google Drive, giúp tránh mất dữ liệu khi mất điện, sập máy hoặc tắt trình duyệt.

Có thể phân quyền người xem/chỉnh sửa trong Google Sheet không?

Có. Bạn có thể phân quyền:

• Chỉ xem
• Chỉ nhận xét
• Chỉnh sửa

Ngoài ra có thể khóa các cột quan trọng để tránh sửa nhầm.

Có thể theo dõi tiến độ công việc bằng màu sắc không?

Có. Google Sheet hỗ trợ Conditional Formatting cho phép tự động đổi màu theo trạng thái:

• Quá hạn → đỏ
• Đang làm → vàng
• Hoàn thành → xanh

Có thể dùng Google Sheet trên điện thoại không?

Có. Chỉ cần cài ứng dụng Google Sheets trên iOS hoặc Android là có thể xem – cập nhật công việc bất cứ lúc nào.

Mẫu quản lý công việc Google Sheet có thể tự động gửi email nhắc deadline không?

Có thể. Kết hợp với Google AppScript, bảng có thể:

• Gửi email tự động khi gần deadline
• Gửi báo cáo hằng ngày/tuần
• Tạo thông báo khi công việc trễ hạn

Mẫu quản lý công việc có thể kết nối với Google Form không?

Có. Khi người dùng điền Google Form (ví dụ: form báo cáo công việc), dữ liệu tự động đổ vào Google Sheet.

Tôi có thể tuỳ chỉnh mẫu theo nhu cầu riêng không?

Hoàn toàn có thể. Bạn có thể thêm cột, màu, bộ lọc, dropdown hoặc công thức. Google Sheet linh hoạt hơn Excel trong quản lý teamwork.

Google Sheet có phù hợp quản lý dự án lớn không?

Có, nhưng với dự án quá lớn (trên 20.000 dòng dữ liệu), bạn nên kết hợp với:

• Google Data Studio (làm dashboard)
• CRM / PM tools

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về cách sử dụng Google Sheet để quản lý công việc, từ việc theo dõi đầu việc, kiểm soát tiến độ đến phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Với ưu điểm dễ dùng, linh hoạt và tiết kiệm chi phí, Google Sheet vẫn là lựa chọn phù hợp cho cá nhân, team nhỏ hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu chuẩn hóa quy trình làm việc.

Tuy nhiên, khi khối lượng công việc ngày càng lớn, cần giao việc bài bản, nhắc deadline tự động, theo dõi hiệu suất theo thời gian thực và kết nối liên phòng ban trên cùng một hệ thống, Google Sheet sẽ khó đáp ứng đầy đủ. Lúc này, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang một nền tảng quản lý công việc chuyên sâu hơn như 1Office.

Không chỉ hỗ trợ giao việc, theo dõi tiến độ và nhắc nhở công việc tự động, 1Office còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tăng khả năng phối hợp nội bộ và nâng cao hiệu suất làm việc trên quy mô toàn diện. Đây là giải pháp phù hợp cho những doanh nghiệp muốn đi xa hơn từ quản lý công việc thủ công sang quản trị công việc một cách chuyên nghiệp.

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
• Zalo OA: https://zalo.me/3883877516951440238