SAP ERP là gì? 8 chức năng chính nổi bật của phần mềm

Trong kỷ nguyên bùng nổ công nghệ số, việc ứng dụng các giải pháp quản trị doanh nghiệp tiên tiến trở thành dẫn trở thành chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá trên thị trường. Nổi bật trong các giải pháp ERP, SAP khẳng định vị thế dẫn đầu với khả năng quản trị toàn diện, đa dạng quy trình và đáp ứng nhu cầu đa dạng ngành nghề. Để tìm hiểu sâu hơn về phần mềm này, hãy cùng 1Office tìm hiểu về tổng quan phần mềm, các chức năng chính nổi bật và lợi ích khi sử dụng giải pháp này.

1. SAP ERP là gì?

SAP (System Application Products Software) là được biết đến là một trong những công ty công nghệ đa quốc gia có trụ sở chính tại Đức. Giữ vị thế của một công ty hàng đầu trong trong lĩnh vực cung cấp phần mềm ERP, SAP luôn mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường phát triển, quản lý các hoạt động kinh doanh và mối quan hệ với khách hàng.

Phần mềm SAP ERP giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc tích hợp các quy trình kinh doanh, tài chính, quản lý nhân sự và nguồn lực trên cùng một hệ thống.

Năm 2014, SAP đã hợp tác cùng tập đoàn IBM – một tập đoàn công nghệ máy tính đa quốc gia để tung các sản phẩm dựa trên điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu. Đây đã dần trở thành một xu hướng mới cho các nhà cung cấp phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cũng như có thể truy cập hệ thống mọi nơi.

2. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm SAP ERP

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ in-memory, SAP ERP có sự tiến bộ đáng kể so với các phiên bản trước đây. Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý dữ liệu mà còn giúp cập nhật tiến độ dự án theo thời gian thực một cách nhanh chóng và ra quyết định sớm hơn. Một số ưu điểm nổi bật của SAP ERP là:

• Giúp tăng cường hiệu suất kinh doanh: Doanh nghiệp dễ dàng xử lý lượng lớn dữ liệu với tốc độ cao. Từ đó giúp cải thiện quy trình và nâng tầm hiệu suất kinh doanh.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng: Với giao diện được SAP không ngừng cải tiến, người dùng được trải nghiệm và tự tạo ra một môi trường làm việc thân thiện hơn. 
• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: SAP mang đến giải pháp quản lý và tự động hóa tối ưu cho các quy trình kinh doanh cốt lõi, bao gồm tài chính, nhân sự và vận hành.

Với lợi ích kể trên, hẳn là mọi doanh nghiệp đều mong muốn sử dụng phần mềm này. Để tìm hiểu sâu hơn về SAP, hãy tìm hiểu qua các chức năng chính của phần mềm này nhé!

3. Các chức năng chính của phần mềm SAP ERP

Phần mềm SAP ERP được tích hợp nhiều công cụ khác nhau giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ đến bạn chi tiết các tính năng nổi bật của phần mềm SAP ERP.

3.1 Quản trị toàn bộ hệ thống tài chính kế toán

Một trong những điểm thu hút người dùng của SAP chính là module quản lý toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp. Với SAP, doanh nghiệp bạn dễ dàng kiểm soát các dòng tiền, chi phí và cơ hội trong quy trình sản xuất, kinh doanh, tạo ra một hệ thống tài chính liên tục cập nhật. 

Đặc biệt, bộ phận tài chính dễ dàng theo dõi dòng tiền theo thời gian thực, giúp tạo ra một hệ thống tài chính minh bạch và xuyên suốt. Phân hệ tài chính của phần mềm SAP gồm 6 chức năng chính:

• Kế toán kho.
• Kế toán bán hàng.
• Kế toán mua hàng.
• Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Kế toán tài sản cố định.
• Kế toán tổng hợp.

Hoạt động song song với hệ thống báo cáo, bảng biểu và các chức năng được xây dựng một cách khoa học và dễ dàng tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Với khả năng kiểm soát: Sổ cái tổng hợp, Hệ thống tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hoặc lưu chuyển tiền tệ.

3.2 Quản lý sản xuất thông minh – tính giá thành chính xác với SAP ERP

Thị trường liên tục biến động và thay đổi cả về giá cả và nhu cầu người tiêu dùng. Từ đó, tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất. Để phát triển, các doanh nghiệp cần đáp ứng được sự kỳ vọng của thị trường và luôn đảm bảo tiến độ sản xuất. SAP ERP như một cứu cánh của doanh nghiệp và giúp đỡ doanh nghiệp phát triển trong các mảng sau:

• Xác định và quản lý nguồn cung ứng và kho hàng.
• Tối ưu hóa quản lý nguồn lực sản xuất để hoàn thành đơn hàng đúng hẹn.
• Theo dõi và kiểm soát các hoạt động tại khu vực sản xuất.
• Quản lý tài chính liên quan đến quá trình sản xuất.

Ngoài ra, phần mềm SAP ERP cũng cung cấp các module về sản xuất có thể tinh chỉnh phù hợp với từng ngành nghề và dễ dàng tích hợp với các add-on chuyên ngành. Một trong số đó là SAP MES (SAP- Manufacturing Execution System), chuyên về hệ thống sản xuất, giúp tổ chức thông tin về quy trình sản xuất, từ đó giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình trạng sản xuất và giải quyết các thách thức quản lý sản xuất một cách thông minh.

Nhờ vào hệ thống này, phần mềm SAP giúp các doanh nghiệp tạo ra một mạng lưới sản xuất linh hoạt và hiệu quả, đáp ứng được sự biến động nhanh chóng của thị trường. Điều này giúp tăng cường khả năng cạnh tranh, đảm bảo nguồn nhân công và nguyên liệu cần thiết để hoàn thành đơn hàng đúng hẹn, mở ra cơ hội phát triển và chiếm ưu thế trên thị trường.

3.3 Quản lý mua hàng hiệu quả

Bên cạnh các tác vụ về quản trị sản xuất, SAP ERP còn được biết đến với tác tác cụ quản lý mua hàng hiệu quả. 

Trong việc thực hiện quá trình mua hàng, SAP hỗ trợ doanh nghiệp chọn nhà cung ứng, quản lý các đơn đặt hàng, số lượng hàng tồn kho, quy trình vận chuyển và khâu thanh toán. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý mọi quy trình trong công tác mua hàng và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các đối tác.

3.4 Quản lý bán hàng dễ dàng

Phần mềm SAP với khả năng kết nối linh động, đồng bộ hóa dữ liệu liên tục, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lý bán hàng. Các sản phẩm được theo dõi chặt chẽ xuyên suốt quá trình sản xuất, mua bán sản phẩm. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi hành trì sản phẩm đến tay khách hàng để nhanh chóng đề ra các hướng phát triển hợp lý.

Ngoài ra, SAP còn cung cấp hệ thống quản lý phản hồi, đơn hàng và phân tích các chỉ số hài lòng của khách, giúp tăng năng lực bán hàng của toàn hệ thống. Từ đó hướng đến một hệ thống bán hàng toàn diện về cả chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Giải pháp cho quản lý bán hàng toàn diện của phần mềm SAP với các chức năng cơ bản sau:

• Quotation (Bảng giá)
• Order (Đơn hàng)
• Gross Profit Calculation (Tính toán lợi nhuận gộp)
• Pricing Control (Quản lý giá thành)
• Analysis Report (Phân tích báo cáo)

3.5 Quản lý hệ thống kho hàng toàn diện 

Trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, hệ thống kho hàng đóng vai trò quan trọng, giúp duy trì dòng chảy sản xuất, đảm bảo mối quan hệ với đối tác và tăng cường uy tín thương hiệu. Phần mềm SAP mang lại sự linh hoạt và hoàn thiện cho việc quản lý và điều phối kho hàng thông qua các tính năng như:

• Quản lý danh mục kho.
• Theo dõi nhập kho vật tư và hàng hóa theo số seri, số lô.
• Phân bổ tự động chi phí mua hàng dựa trên các tiêu chí doanh nghiệp xác định (số lượng, trị giá, bốc xếp, nhập khẩu, v.v.).
• Theo dõi nhập/xuất/tồn kho theo từng thời điểm, từng kho, từng mặt hàng và từng số seri.
• Báo cáo mặt hàng tồn dưới hoặc bằng mức tồn kho tối thiểu.
• Báo cáo kiểm kê kho.
• Theo dõi và cập nhật định mức kho hàng theo thời gian thực.

Các tính năng này giúp tối ưu hóa quản lý kho hàng và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình quản lý và điều phối hàng hóa.

3.6 Quản lý và cải thiện quan hệ khách hàng

SAP ERP cho phép doanh nghiệp quản lý khách hàng. Từ đó, họ dễ dàng thu thập, xử lý các thông tin và phản hồi từ khách nhờ mọi hoạt động tương tác đã được SAP thiết lập sẵn để tổng hợp và phân tích tùy theo tính chất của từng doanh nghiệp.

Nhờ hệ thống cơ sở thông tin được sắp xếp khoa học, doanh nghiệp dễ dàng phân tích hành vi, hiểu nhu cầu khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể thay đổi phương thức giao tiếp phù hợp. Điều này đảm bảo duy trì tốt đẹp mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.

3.7 Quản lý bảo hành – bảo trì sản phẩm dịch vụ sau bán

Nhờ Service Call, mọi phản hồi về khách hàng và chất lượng, số lượng sản phẩm được một cách thông minh, khoa học. Thông qua đó, công ty sẽ nhanh chóng cập nhật được tình hình, nắm bắt thông tin và nhanh chóng đề ra các phương án giải quyết.

Đây là nền móng đề doanh nghiệp xây dựng các phương án giải quyết cùng như xây dựng hình ảnh doanh nghiệp là một công ty tận tâm, luôn lắng nghe khách hàng.

3.8 Quản lý dự án theo dựa theo quy mô và cấp độ

Mọi chức năng của SAP ERP đều được sáng tạo và thiết kế hướng đến mục tiêu quan trọng nhất. Đó là đồng hành cùng doanh nghiệp để quản lý dự án, công việc doanh nghiệp một cách hiệu quả. Với tính linh hoạt và các module có độ tùy chỉnh cao, SAP phù hợp với mọi dự án doanh nghiệp bất kể quy mô, cấp độ.

4. Có thể ứng dụng phần mềm SAP ERP trong những lĩnh vực nào?

SAP ERP có thể đưa vào áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực trong phạm vi quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ hoạt động tối ưu nhất  trong một số lĩnh vực kể dưới đây:

Quản lý tài chính

SAP ERP hỗ trợ doanh nghiệp mọi hoạt động trong công cuộc quản lý tài chính, kế toán như: Sắp xếp chứng từ; Quyết toán; Lưu trữ lệnh thu-chi.

Điểm đặc biệt của phần mềm này là cung cấp các báo cáo chi tiết về các vấn đề tài chính của doanh nghiệp dưới các dạng biểu đồ khác nhau. Từ đó, người quản lý dễ dàng theo dõi và cân đối thu chi doanh nghiệp.

Quản lý mua, bán hàng hóa

SAP được ứng dụng rộng rãi nhất với phân hệ giúp quản lý mua bán hàng hóa. Trong quá trình mua hàng, phần mềm này không chỉ giúp đội ngũ nhân viên kiểm soát đơn hàng, số lượng hàng tồn kho mà còn theo dõi quy trình vận chuyển và thanh toán.

Nhờ các tác vụ kể trên, doanh nghiệp luôn có thể theo sát chặt chẽ quy trình mua bán, tìm ra các đối tác tiềm năng, xây dựng mối quan hệ lâu dài và cùng hợp tác tạo ra nhiều lợi nhuận.

Quản lý tài chính bằng các tính năng như cập nhật doanh thu, dự báo lợi nhuận, …. Mọi thông tin, số liệu đều được cập nhật trên các biểu đồ theo thời gian thực. Dựa vào báo cáo trực quan, người lãnh đạo, quản lý dễ dàng phân tích, đánh giá và kịp thời điều phối.

Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ quản lý toàn diện giúp thiết lập quan hệ khách hàng. Từ các tác vụ đơn giản như lưu trữ hợp đồng đền các tác vụ phức tạp như giám sát tương tác giữa nhân viên và khách hàng đều được theo dõi. Từ đó, doanh nghiệp có thể phân tích chính xác nhu cầu khách hàng và đề ra các chiến lược bán hàng hiệu quả.

Quản lý kho

Với SAP ERP, doanh nghiệp được giải phóng thời gian khỏi mọi tác vụ phức tạp trong quy trình quản lý kho. 

Các khâu xuất, nhập kho, quản lý toàn bộ đơn hàng được kiểm soát chặt chẽ. Các chính sách và giá thị trường hàng hóa luôn được cập nhật kịp thời. Quản lý kho với SAP không chỉ giúp luôn đảo bảo tiến độ công việc mà còn nâng cao hiệu suất công việc của đội ngũ nhân sự.

5. Phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện 1Office

Trong khi SAP ERP mạnh về quản trị doanh nghiệp ở một vài tác vụ, 1Office lại được lựa chọn nhiều hơn nhờ sự toàn diện, tính linh hoạt và dễ sử dụng. 

1Office là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được ra đời với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số. Với 1Office, không còn nỗi lo công việc trì trệ, làm việc không hiệu quả, quy trình gián đoạn. 1Office không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Phần mềm 1Office giúp quản trị doanh nghiệp với 6 phân hệ chính: Công việc, Quy trình, Nhân sự, Khách hàng, Tài chính và Ký số. Hiệu quả hoạt động của 1Office, đã được chứng minh với hơn 6.000 khách hàng doanh nghiệp, 500.000+ người dùng thường xuyên và sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp chúng tôi.

Hãy trải nghiệm 1Office ngay để tăng 200% hiệu suất làm việc của doanh nghiệp!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Zalo: https://zalo.me/nentang1office

Linkedin: https://bit.ly/1officenentangquantritongthedoanhnghiep️