6+ Mẫu Biên Bản Làm Việc Giữa Hai Bên [Kèm File Word]

Biên bản làm việc giữa 2 bên là văn bản quan trọng giúp ghi nhận nội dung trao đổi, thống nhất ý kiến và làm căn cứ theo dõi, thực hiện công việc trong nhiều lĩnh vực như doanh nghiệp, lao động, dân sự và hành chính. Tuy nhiên, nếu sử dụng sai mẫu hoặc soạn thảo không đầy đủ, biên bản làm việc có thể mất giá trị sử dụng và tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp 6+ mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên phổ biến nhất, áp dụng cho nhiều tình huống thực tế như làm việc chung, giải quyết khiếu nại – tranh chấp, thay đổi/bổ sung hợp đồng, bàn giao công việc – tài sản và làm việc với đối tác nước ngoài. Tất cả mẫu đều kèm file Word miễn phí, được trình bày chuẩn, dễ chỉnh sửa và sử dụng ngay.

I. Biên Bản Làm Việc Giữa 2 Bên Là Gì? Định Nghĩa và Bản Chất Pháp Lý

Trong hoạt động kinh doanh, hành chính, xây dựng, lao động hay hợp tác dân sự, biên bản làm việc giữa hai bên là một trong những văn bản được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, không ít trường hợp vẫn nhầm lẫn về vai trò, giá trị pháp lý và phạm vi hiệu lực của loại biên bản này.

1. Định nghĩa biên bản làm việc giữa 2 bên

Biên bản làm việc giữa 2 bên là văn bản ghi nhận lại toàn bộ hoặc một phần nội dung trao đổi, làm việc, thống nhất ý kiến giữa hai chủ thể tham gia làm việc tại một thời điểm cụ thể. Biên bản thường được lập ngay trong hoặc ngay sau buổi làm việc, có sự xác nhận của các bên liên quan.

Về bản chất, biên bản làm việc không phải là hợp đồng, mà là tài liệu ghi nhận diễn biến thực tế của quá trình trao đổi, làm việc. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, biên bản làm việc lại đóng vai trò trung gian quan trọng giữa trao đổi miệng và văn bản pháp lý có giá trị ràng buộc cao hơn.

Thông thường, biên bản làm việc giữa 2 bên được sử dụng trong các tình huống như:

• Làm việc giữa doanh nghiệp với đối tác

• Làm việc giữa chủ đầu tư và nhà thầu

• Làm việc giữa người lao động và người sử dụng lao động

• Làm việc với cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan

2. Mục đích cốt lõi của biên bản làm việc

Biên bản làm việc không chỉ nhằm “ghi cho có”, mà phục vụ nhiều mục đích quản lý và pháp lý quan trọng. Việc lập biên bản giúp các bên tránh hiểu sai, quên nội dung đã trao đổi hoặc phát sinh tranh chấp về sau.

Các mục đích cốt lõi của biên bản làm việc giữa 2 bên bao gồm:

• Ghi nhận đầy đủ diễn biến buổi làm việc, nội dung trao đổi và ý kiến của các bên

• Lưu trữ thông tin làm căn cứ đối chiếu trong quá trình thực hiện công việc

• Xác nhận các cam kết, thỏa thuận hoặc định hướng xử lý tiếp theo

• Làm bằng chứng xác thực khi phát sinh tranh chấp, khiếu nại

• Hỗ trợ công tác quản lý, theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện

Trong nhiều trường hợp, biên bản làm việc chính là tài liệu duy nhất ghi nhận nội dung trao đổi giữa các bên, đặc biệt khi chưa ký hợp đồng hoặc chưa ban hành quyết định chính thức.

3. Giá trị pháp lý của biên bản làm việc giữa 2 bên

Giá trị pháp lý của biên bản làm việc là vấn đề được quan tâm nhiều nhất và cũng dễ gây hiểu nhầm nhất. Trên thực tế, không phải mọi biên bản làm việc đều phát sinh ràng buộc pháp lý, nhưng cũng không thể xem biên bản chỉ là tài liệu tham khảo đơn thuần.

Khi nào biên bản làm việc chỉ mang tính ghi nhận?

Trong trường hợp biên bản chỉ phản ánh nội dung trao đổi, ý kiến, quan điểm của các bên mà không có điều khoản cam kết thực hiện cụ thể, biên bản thường mang tính chất:

• Ghi nhận thông tin

• Làm cơ sở tham khảo

• Phục vụ quản lý nội bộ hoặc theo dõi công việc

Ở trường hợp này, biên bản không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý mới, nhưng vẫn có giá trị làm chứng cứ nếu xảy ra tranh chấp về mặt sự kiện, thời điểm hoặc nội dung đã trao đổi.

Khi nào biên bản làm việc có thể phát sinh ràng buộc pháp lý?

Biên bản làm việc có thể phát sinh giá trị ràng buộc khi đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện sau:

• Nội dung biên bản thể hiện rõ sự thống nhất, cam kết thực hiện của các bên

• Biên bản được coi là phụ lục của hợp đồng hoặc dẫn chiếu trực tiếp hợp đồng gốc

• Các bên ký tên với tư cách đại diện hợp pháp

• Nội dung không trái quy định pháp luật

Trong các trường hợp này, biên bản làm việc có thể được xem là chứng cứ thể hiện thỏa thuận, thậm chí là căn cứ xác định nghĩa vụ khi giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài.

4. So sánh các quan điểm về hiệu lực pháp lý của biên bản làm việc

Trong thực tiễn áp dụng, có sự khác nhau trong cách nhìn nhận hiệu lực pháp lý của biên bản làm việc, tùy thuộc vào bối cảnh và nội dung cụ thể:

• Quan điểm quản lý: biên bản là công cụ ghi nhận và theo dõi công việc

• Quan điểm pháp lý: biên bản có thể là chứng cứ hoặc thỏa thuận nếu đủ điều kiện

• Quan điểm thực tiễn tranh chấp: biên bản thường được sử dụng để chứng minh ý chí và hành vi của các bên

Sự khác biệt này xuất phát từ việc giá trị pháp lý của biên bản không nằm ở tên gọi, mà nằm ở nội dung, hình thức và ý chí thể hiện trong văn bản.

II. Các Trường Hợp Thường Gặp Cần Lập Biên Bản Làm Việc Giữa 2 Bên

Trong thực tế, biên bản làm việc giữa hai bên được sử dụng trong rất nhiều bối cảnh khác nhau, từ quan hệ thương mại, lao động cho đến quan hệ dân sự và hành chính. Việc lập biên bản đúng thời điểm giúp các bên ghi nhận rõ nội dung đã trao đổi, hạn chế rủi ro hiểu sai và tạo căn cứ xử lý về sau.

1. Trong quan hệ Doanh nghiệp – Doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, biên bản làm việc là công cụ quan trọng để ghi nhận quá trình trao đổi trước, trong và sau khi ký kết hợp đồng. Nhiều vấn đề quan trọng không thể chỉ trao đổi bằng email hoặc lời nói mà cần được lập thành văn bản để thống nhất cách hiểu.

Các trường hợp thường gặp bao gồm:

• Biên bản làm việc về hợp tác dự án mới
  Ghi nhận nội dung trao đổi ban đầu, định hướng hợp tác, phạm vi công việc dự kiến, trách nhiệm của mỗi bên trước khi ký hợp đồng chính thức.

• Biên bản làm việc giải quyết tranh chấp hợp đồng
  Ghi nhận quan điểm của từng bên, các nội dung đang vướng mắc, phương án xử lý tạm thời hoặc lộ trình giải quyết tranh chấp.

• Biên bản làm việc về việc thay đổi điều khoản thỏa thuận
  Áp dụng khi các bên thống nhất điều chỉnh tiến độ, phạm vi công việc, giá trị hợp đồng hoặc các điều khoản khác nhưng chưa ký phụ lục hợp đồng ngay.

2. Trong quan hệ Doanh nghiệp – Cá nhân / Người lao động

Trong quản trị nhân sự và quan hệ lao động, biên bản làm việc là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, đúng trình tự và hạn chế tranh chấp lao động phát sinh.

Các trường hợp phổ biến gồm:

• Biên bản làm việc về xử lý vi phạm kỷ luật lao động
  Ghi nhận hành vi vi phạm, ý kiến giải trình của người lao động và quan điểm của người sử dụng lao động theo đúng quy trình.

• Biên bản làm việc về giải quyết khiếu nại, tố cáo
  Ghi nhận nội dung khiếu nại, yêu cầu của người lao động và hướng xử lý, trả lời của doanh nghiệp.

• Biên bản làm việc về thay đổi điều kiện làm việc
  Áp dụng khi điều chỉnh vị trí công tác, thời gian làm việc, mức lương, chế độ hoặc các điều kiện lao động khác.

• Biên bản làm việc bàn giao công việc, tài sản
  Thường sử dụng khi người lao động nghỉ việc, chuyển vị trí hoặc tạm ngừng công tác, nhằm xác nhận rõ trách nhiệm và hiện trạng bàn giao.

3. Trong quan hệ Cá nhân – Cá nhân

Không chỉ trong môi trường doanh nghiệp, biên bản làm việc còn được sử dụng rộng rãi trong các quan hệ dân sự giữa cá nhân với cá nhân, đặc biệt khi có yếu tố thỏa thuận hoặc cần ghi nhận sự thống nhất để tránh tranh chấp.

Một số trường hợp điển hình:

• Biên bản làm việc về thỏa thuận dân sự
  Ghi nhận việc cho vay, mượn tài sản, thỏa thuận hoàn trả, hoặc các nội dung cam kết giữa các cá nhân.

• Biên bản làm việc giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp
  Ghi nhận nội dung làm việc, ý kiến các bên và phương án giải quyết đã được thống nhất hoặc đang xem xét.

Trong nhiều trường hợp, biên bản làm việc là căn cứ quan trọng nếu sau này các bên phải nhờ đến hòa giải, trọng tài hoặc tòa án.

4. Trong quan hệ Cơ quan Nhà nước – Tổ chức / Cá nhân

Biên bản làm việc là hình thức văn bản rất phổ biến trong hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt trong quá trình xác minh, kiểm tra hoặc giải quyết thủ tục hành chính.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Biên bản làm việc xác minh thông tin
  Ghi nhận nội dung làm việc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân liên quan đến hồ sơ, vụ việc hoặc phản ánh cụ thể.

• Biên bản làm việc giải quyết thủ tục hành chính
  Ghi nhận quá trình trao đổi, hướng dẫn, yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc kết quả làm việc giữa cơ quan và người dân, doanh nghiệp.

Trong nhóm này, biên bản làm việc thường có giá trị chứng cứ hành chính và là căn cứ để tiếp tục hoặc kết thúc một quy trình xử lý cụ thể.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Soạn Thảo Biên Bản Làm Việc Giữa 2 Bên Chuyên Nghiệp

Một biên bản làm việc được soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp ghi nhận đầy đủ nội dung buổi làm việc, mà còn là cơ sở quan trọng để theo dõi, thực hiện các cam kết và giải quyết tranh chấp về sau. Trên thực tế, nhiều biên bản mất giá trị sử dụng chỉ vì bố cục thiếu chặt chẽ, nội dung ghi nhận mơ hồ hoặc không phản ánh đúng ý chí các bên.

Để tránh những sai sót này, biên bản làm việc giữa 2 bên cần được xây dựng theo một cấu trúc rõ ràng, logic và thống nhất.

1. Cấu trúc một biên bản làm việc chuẩn

Phần mở đầu

Phần mở đầu có vai trò xác định tính chất, phạm vi và bối cảnh pháp lý của buổi làm việc. Đây là căn cứ để nhận diện biên bản được lập trong hoàn cảnh nào và giữa những chủ thể nào.

Các nội dung cần có trong phần mở đầu bao gồm:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ
  Áp dụng đối với biên bản mang tính hành chính, biên bản làm việc với cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng trong doanh nghiệp theo thể thức văn bản hành chính.

• Tên biên bản
  Thường ghi là: BIÊN BẢN LÀM VIỆC, viết in hoa, căn giữa, dễ nhận diện.

• Tiêu đề cụ thể về vấn đề làm việc
  Nêu rõ nội dung chính của buổi làm việc, ví dụ:
  “Về việc giải quyết khiếu nại liên quan đến Hợp đồng số …”
  hoặc
  “Về việc bàn giao công việc và tài sản”.

• Thời gian, địa điểm lập biên bản
  Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và địa điểm làm việc để xác định mốc thời gian pháp lý.

• Thành phần tham dự
  Ghi đầy đủ thông tin đại diện từng bên, bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị công tác hoặc tư cách tham gia buổi làm việc.

Phần nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản làm việc, phản ánh toàn bộ diễn biến và kết quả buổi làm việc. Nội dung cần được trình bày rõ ràng, trung lập, đúng diễn biến thực tế, tránh suy diễn hoặc thêm ý kiến cá nhân của người ghi biên bản.

Các nội dung chính cần thể hiện gồm:

• Diễn biến buổi làm việc
  Trình bày theo trình tự thời gian các sự kiện, phát biểu chính của từng bên, tránh ghi chung chung hoặc bỏ sót các mốc quan trọng.

• Nội dung trao đổi, thảo luận
  Ghi nhận các vấn đề đã được đưa ra bàn bạc, các ý kiến đóng góp, phân tích và đề xuất giải pháp của các bên tham gia.

• Các thỏa thuận, cam kết hoặc quyết định đã được thống nhất
  Ghi cụ thể từng nội dung đã thống nhất, bao gồm:

  • Nội dung công việc

  • Thời hạn thực hiện

  • Trách nhiệm của từng bên

  • Cách thức phối hợp, theo dõi

• Ý kiến bảo lưu (nếu có)
  Trường hợp một bên không đồng ý toàn bộ hoặc một phần nội dung, cần ghi rõ ý kiến bảo lưu và lý do kèm theo để tránh hiểu nhầm về sau.

Phần kết thúc

Phần kết thúc nhằm xác nhận tính hoàn chỉnh và sự đồng thuận đối với nội dung biên bản. Đây là cơ sở để biên bản có giá trị sử dụng và làm căn cứ thực hiện.

Các nội dung cần có trong phần kết thúc gồm:

• Thời gian kết thúc buổi làm việc
  Ghi rõ thời điểm kết thúc để xác định thời lượng và hoàn cảnh buổi làm việc.

• Xác nhận đọc lại biên bản và đồng ý nội dung
  Thể hiện rõ việc các bên đã đọc, hiểu và thống nhất nội dung biên bản.

• Thông tin về số trang, số bản, nơi lưu giữ
  Giúp quản lý và lưu trữ biên bản một cách rõ ràng, tránh thất lạc hoặc chỉnh sửa không kiểm soát.

• Chữ ký và họ tên của đại diện các bên
  Người ký phải đúng thẩm quyền, ký đầy đủ trên tất cả các bản có giá trị pháp lý như nhau.

Việc tuân thủ đúng cấu trúc và nguyên tắc soạn thảo nêu trên sẽ giúp biên bản làm việc giữa 2 bên phản ánh trung thực nội dung buổi làm việc, đồng thời nâng cao giá trị pháp lý và tính thực tiễn khi sử dụng.

IV. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Biên Bản Làm Việc Giữa 2 Bên

Mặc dù biên bản làm việc là văn bản phổ biến và dễ lập, nhưng nếu soạn thảo thiếu cẩn trọng, văn bản này có thể mất đi giá trị sử dụng hoặc thậm chí trở thành nguyên nhân gây tranh chấp. Do đó, khi lập biên bản làm việc giữa hai bên, cần đặc biệt lưu ý đến tính khách quan, tính rõ ràng và khả năng sử dụng về mặt pháp lý.

1. Đảm bảo tính khách quan, trung thực của nội dung

Biên bản làm việc phải phản ánh đúng diễn biến thực tế của buổi làm việc, không thêm bớt, không suy diễn và không lồng ghép quan điểm cá nhân của người ghi biên bản. Nội dung cần được trình bày trung lập, ghi nhận đầy đủ ý kiến của các bên tham gia.

Một số nguyên tắc cần tuân thủ:

• Ghi đúng nội dung đã trao đổi, không diễn giải theo cảm tính

• Trình bày ý kiến của từng bên một cách rõ ràng, tách bạch

• Không tự ý kết luận thay cho các bên khi chưa có sự thống nhất

2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích

Ngôn ngữ trong biên bản làm việc cần chính xác, dễ hiểu và hạn chế tối đa các cách diễn đạt mơ hồ. Việc sử dụng từ ngữ không rõ nghĩa có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau khi thực hiện hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Khi soạn thảo, nên lưu ý:

• Tránh dùng từ ngữ đa nghĩa, chung chung

• Tránh các cụm từ suy đoán, cảm tính

• Ưu tiên câu văn ngắn, trực tiếp, đúng trọng tâm

3. Đảm bảo tính pháp lý của các nội dung thỏa thuận (khi cần)

Không phải mọi biên bản làm việc đều nhằm tạo ra ràng buộc pháp lý, tuy nhiên khi biên bản có ghi nhận các thỏa thuận, cam kết hoặc quyết định cụ thể, cần đảm bảo nội dung đó không trái pháp luật và đủ điều kiện có giá trị pháp lý.

Các yếu tố cần chú ý bao gồm:

• Nội dung thỏa thuận phù hợp quy định pháp luật hiện hành

• Người ký biên bản là người đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền hợp lệ

• Có giấy ủy quyền kèm theo nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật

• Hình thức văn bản phù hợp với mục đích sử dụng

4. Kiểm tra và xác nhận nội dung trước khi kết thúc buổi làm việc

Một bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là việc đọc lại và xác nhận nội dung biên bản trước khi ký. Điều này giúp các bên kịp thời phát hiện sai sót, hiểu nhầm hoặc nội dung chưa phản ánh đúng ý chí đã trao đổi.

Trước khi ký biên bản, cần thực hiện:

• Đọc lại toàn bộ nội dung biên bản

• Chỉnh sửa, bổ sung ngay nếu có điểm chưa thống nhất

• Yêu cầu các bên ký xác nhận đầy đủ

5. Bảo mật thông tin trong biên bản làm việc

Nhiều biên bản làm việc chứa các thông tin nhạy cảm như dữ liệu kinh doanh, thông tin cá nhân, nội dung tranh chấp hoặc chiến lược nội bộ. Việc bảo mật thông tin là yêu cầu cần thiết để tránh rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến quyền lợi các bên.

Một số lưu ý về bảo mật:

• Chỉ cung cấp biên bản cho các bên có liên quan

• Hạn chế sao chép, phát tán trái phép

• Áp dụng quy định bảo mật nội bộ hoặc thỏa thuận bảo mật (nếu có)

6. Lưu trữ biên bản làm việc một cách khoa học

Biên bản làm việc chỉ phát huy giá trị khi được lưu trữ đúng cách và dễ tra cứu khi cần. Việc lưu trữ khoa học giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ.

Nên lưu trữ biên bản theo các nguyên tắc sau:

• Lưu bản giấy và bản điện tử (scan hoặc file gốc)

• Sắp xếp theo thời gian, vụ việc hoặc đối tượng làm việc

• Ghi rõ tên biên bản, ngày lập để dễ tìm kiếm

• Bảo quản bản gốc tại bộ phận phụ trách

V. [TẢI MIỄN PHÍ FILE WORD] Các Mẫu Biên Bản Làm Việc Giữa 2 Bên Phổ Biến Nhất

Tùy theo mục đích làm việc và mối quan hệ giữa các bên, biên bản làm việc cần được xây dựng với nội dung và cấu trúc phù hợp. Việc sử dụng đúng mẫu giúp ghi nhận đầy đủ nội dung trao đổi, hạn chế thiếu sót và nâng cao giá trị sử dụng của biên bản trong thực tế.

Dưới đây là 6 mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên được sử dụng phổ biến nhất, đã được chuẩn hóa về hình thức, dễ chỉnh sửa và áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau.

Mẫu 1: Biên bản làm việc chung (dùng cho nhiều trường hợp)

Đây là mẫu biên bản cơ bản, có thể áp dụng cho hầu hết các buổi làm việc thông thường giữa hai bên, khi mục tiêu chính là ghi nhận nội dung trao đổi và thống nhất hướng xử lý.

Phù hợp sử dụng trong các trường hợp:

• Làm việc trao đổi thông tin, thống nhất phương án

• Làm việc ban đầu trước khi ký hợp đồng

• Làm việc theo định kỳ giữa các bên

[File Word] Tải mẫu Biên bản làm việc chung (dùng cho nhiều trường hợp)

Mẫu 2: Biên bản làm việc giải quyết khiếu nại / tranh chấp

Mẫu này được thiết kế để ghi nhận chi tiết ý kiến của các bên trong quá trình giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh từ hợp đồng hoặc quan hệ làm việc.

Điểm nổi bật của mẫu:

• Có phần ghi nhận ý kiến từng bên

• Làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu và phản hồi

• Ghi nhận phương án xử lý hoặc lộ trình giải quyết

[File Word] Tải mẫu Biên bản làm việc giải quyết khiếu nại / tranh chấp

Mẫu 3: Biên bản làm việc về thay đổi / bổ sung hợp đồng

Mẫu biên bản này áp dụng khi các bên thống nhất điều chỉnh một hoặc nhiều nội dung của hợp đồng đã ký, nhưng chưa lập phụ lục hợp đồng ngay.

Thường dùng khi:

• Thay đổi tiến độ thực hiện

• Điều chỉnh phạm vi công việc

• Bổ sung điều khoản thỏa thuận

[File Word] Tải mẫu Biên bản Biên bản làm việc về thay đổi / bổ sung hợp đồng

Mẫu 4: Biên bản bàn giao công việc / tài sản

Mẫu này được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao công việc, hồ sơ hoặc tài sản giữa hai bên, thường gặp trong quan hệ lao động hoặc quản lý nội bộ.

Áp dụng phổ biến trong các trường hợp:

• Nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí

• Bàn giao tài sản, hồ sơ, thiết bị

• Kết thúc hoặc chuyển giao trách nhiệm công việc

[File Word] Tải mẫu Biên bản bàn giao công việc / tài sản

Mẫu 5: Biên bản làm việc nội bộ giữa các phòng ban

Mẫu biên bản này dùng cho hoạt động làm việc giữa hai phòng ban trong cùng một doanh nghiệp, nhằm ghi nhận nội dung phối hợp, phân công và cam kết thực hiện.

Đặc điểm của mẫu:

• Ngôn ngữ phù hợp môi trường nội bộ

• Tập trung vào trách nhiệm, tiến độ và phối hợp

• Dễ áp dụng cho quản lý và theo dõi công việc

[File Word] Tải mẫu Biên bản làm việc nội bộ giữa các phòng ban

Mẫu 6: Biên bản làm việc bằng tiếng Anh (song ngữ hoặc tiếng Anh)

Mẫu này dành cho các buổi làm việc có sự tham gia của đối tác nước ngoài, đảm bảo nội dung được ghi nhận rõ ràng và thống nhất về mặt ngôn ngữ.

Phù hợp khi:

• Làm việc với đối tác, khách hàng nước ngoài

• Dự án có yếu tố quốc tế

• Cần lưu trữ hồ sơ song ngữ

[File Word] Tải mẫu Biên bản làm việc bằng tiếng Anh (song ngữ hoặc tiếng Anh)

VI. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Làm Việc

Trong quá trình sử dụng biên bản làm việc giữa hai bên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường băn khoăn về hình thức, giá trị pháp lý và cách xử lý các tình huống phát sinh. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất cùng cách hiểu đúng theo thực tiễn áp dụng pháp luật.

1. Biên bản làm việc có cần đóng dấu không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc biên bản làm việc phải đóng dấu để có hiệu lực. Giá trị của biên bản chủ yếu phụ thuộc vào nội dung, chữ ký và thẩm quyền của người ký.

Tuy nhiên, trong thực tế:

• Nếu là biên bản làm việc giữa các doanh nghiệp, việc đóng dấu giúp tăng tính xác thực và dễ được chấp nhận khi lưu hồ sơ

• Nếu là biên bản nội bộ hoặc biên bản làm việc mang tính ghi nhận, chữ ký của người có thẩm quyền thường đã đủ

• Trường hợp biên bản có nội dung cam kết, thỏa thuận quan trọng, nên đóng dấu để hạn chế tranh chấp

Việc đóng dấu vì vậy không bắt buộc nhưng được khuyến nghị trong nhiều tình huống thực tế.

2. Thời gian lưu trữ biên bản làm việc là bao lâu?

Thời gian lưu trữ biên bản làm việc không có một mốc cố định cho mọi trường hợp, mà phụ thuộc vào tính chất và mục đích của biên bản.

Thông thường:

• Biên bản làm việc nội bộ: lưu trữ theo quy định lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp

• Biên bản liên quan đến hợp đồng, tranh chấp, khiếu nại: nên lưu tối thiểu trong suốt thời hạn hiệu lực của hợp đồng và thời hiệu khởi kiện

• Biên bản phục vụ kiểm tra, thanh tra, quyết toán: lưu theo thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán, pháp lý liên quan

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn lưu trữ biên bản làm việc tối thiểu 05–10 năm để đảm bảo an toàn pháp lý.

3. Nếu một bên không chịu ký biên bản làm việc thì xử lý như thế nào?

Việc một bên không ký biên bản làm việc là tình huống khá phổ biến, đặc biệt trong các buổi làm việc có tranh chấp hoặc chưa thống nhất được nội dung.

Khi xảy ra trường hợp này, có thể xử lý theo các cách sau:

• Ghi rõ trong biên bản nội dung: “Bên … không ký/không thống nhất nội dung biên bản”

• Lập biên bản làm việc đơn phương để ghi nhận diễn biến buổi làm việc

• Có người làm chứng hoặc bên thứ ba ký xác nhận (nếu phù hợp)

• Gửi biên bản cho bên còn lại bằng văn bản/email để làm căn cứ đã thông báo

Dù không có chữ ký của tất cả các bên, biên bản vẫn có thể được xem là chứng cứ về mặt sự kiện, phản ánh việc buổi làm việc đã diễn ra và nội dung đã được trao đổi.

4. Biên bản làm việc có phải là hợp đồng không? Phân biệt với MOU và biên bản thỏa thuận

Đây là câu hỏi rất dễ gây nhầm lẫn trong thực tế. Về bản chất, biên bản làm việc không phải là hợp đồng, trừ khi nội dung và hình thức của biên bản đáp ứng đầy đủ điều kiện của một hợp đồng theo quy định pháp luật.

Có thể phân biệt ngắn gọn như sau:

• Biên bản làm việc:
  Chủ yếu ghi nhận nội dung trao đổi, diễn biến, ý kiến và kết quả làm việc. Có thể có cam kết, nhưng thường mang tính ghi nhận và định hướng.

• Biên bản ghi nhớ (MOU):
  Ghi nhận sự thống nhất sơ bộ về định hướng hợp tác, chưa ràng buộc mạnh về nghĩa vụ pháp lý, thường dùng trước khi ký hợp đồng chính thức.

• Biên bản thỏa thuận:
  Ghi nhận các nội dung đã được các bên thống nhất cụ thể, có thể phát sinh ràng buộc pháp lý nếu đủ điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức.

Điểm mấu chốt cần nhớ là: tên gọi của văn bản không quyết định giá trị pháp lý, mà chính nội dung cam kết và ý chí thể hiện của các bên mới là yếu tố quyết định.