[1OFFICE] THÔNG BÁO ĐỊNH KỲ CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CẤP – THÁNG 11/2025

1Office trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ trong suốt thời gian qua. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, chúng tôi không ngừng nỗ lực trong việc nghiên cứu và phát triển các tính năng mới để đảm bảo rằng quý khách hàng luôn được phục vụ bằng sản phẩm tốt nhất.

Trong tháng 11/2025, chúng tôi nâng cấp các tính năng như sau:

1. IVAN

1.1 Bổ sung tác vụ import thông tin Hồ sơ Bảo hiểm

Mục đích:

Giúp người dùng dễ dàng import hàng loạt hồ sơ bảo hiểm từ file có sẵn, thay vì phải nhập thủ công từng hồ sơ một, từ đó tiết kiệm thời gian thao tác và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình kê khai.

Chi tiết thực hiện:

Tại tab Hồ sơ bảo hiểm, người dùng di chuột (hover) vào nhóm tác vụ Import, chọn Import hồ sơ bảo hiểm để mở cửa sổ thao tác.
Tại đây, người dùng tiến hành tải (upload) file Excel theo mẫu quy định lên hệ thống, kiểm tra dữ liệu hiển thị và bấm Cập nhật để hệ thống tự động import các hồ sơ vào phần mềm.

1.2 Xác định Pháp nhân theo đơn vị đóng BH thực tế
Mục đích:

Giúp người dùng quản lý chính xác Hồ sơ Bảo hiểm trong các trường hợp kê khai thuộc đơn vị khác với đơn vị nhân sự đang làm việc, thay vì hệ thống mặc định theo cơ cấu tổ chức. Nhờ đó đảm bảo dữ liệu đơn vị và lương đóng BH được ghi nhận đúng theo đơn vị kê khai thực tế.

Chi tiết thay đổi:

• Trường hợp thêm mới hồ sơ: Tại tab Hồ sơ bảo hiểm, hệ thống đã bổ sung trường Đơn vị (Pháp nhân đóng) trong tác vụ Thêm mới hồ sơ kê khai. Người dùng có thể chủ động chọn đơn vị sẽ đóng bảo hiểm cho nhân sự, thay vì hệ thống tự mặc định theo đơn vị chứa phòng ban của nhân sự như trước đây.

• Trường hợp hồ sơ đã từng được kê khai và cần thay đổi Pháp nhân đóng bảo hiểm: Tại tab Hồ sơ bảo hiểm, người dùng nhấp chuột phải vào hồ sơ cần điều chỉnh và chọn Lịch sử khai báo. Khi popup xuất hiện, người dùng nhập thông tin cần thiết và chọn lại đơn vị đóng bảo hiểm. Hệ thống sẽ tự động cập nhật hồ sơ sang đơn vị mới.

2. Nhân sự

2.1. Khi chuyển trạng thái “Đã nộp đủ” trong hồ sơ nhân sự — mặc định tick hết các đối tượng nhưng cho phép sửa

Mục đích: 

Cho phép người dùng linh hoạt điều chỉnh số lượng hồ sơ/thủ tục theo từng phòng ban hoặc vị trí, tránh ghi nhận sai khi có trường hợp ngoại lệ

Chi tiết thay đổi:

Khi cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ thành Đã nộp đủ, hệ thống vẫn tick mặc định tất cả hồ sơ; người dùng có thể tick/bỏ tick từng hồ sơ theo phòng ban/vị trí tương ứng. 

2.2. Báo cáo mặc định: “Báo cáo tổng nhân sự theo năm” — cho phép lọc theo nhiều Trạng thái

Mục đích: 

Hỗ trợ người dùng quản lý và phân tích tổng hợp nhân sự tốt hơn bằng cách cho phép kết hợp nhiều trạng thái trong báo cáo.

Chi tiết thay đổi: 

Tại báo cáo Tổng nhân sự theo năm, hệ thống bổ sung tùy chọn cho phép chọn nhiều trạng thái trong bộ lọc.

3. Ký số: Bổ sung cài đặt cho phép thêm mã QR code trên mỗi trang trong hồ sơ ký và file tổng hợp thông tin.

Mục đích: 

Đảm bảo tính toàn vẹn và truy xuất của bộ hồ sơ khi chuyển từ phê duyệt/ký số sang ký tay.

Chi tiết thực hiện:

Tại màn cài đặt của Hồ sơ ký số, thêm các tùy chọn để tự động chèn mã QR lên mỗi trang file ký số khi tải xuống. Sau khi bật, mỗi trang của file ký số hoàn chỉnh sẽ có mã QR ở góc dưới bên trái. Ngoài ra bổ sung tùy chọn tạo file tổng hợp kèm QR khi tải xuống hồ sơ đã hoàn thành.

4. Đơn từ

4.1. Bổ sung tính năng import Đơn đổi ca

Mục đích: 

Giúp giảm công sức và thời gian nhập liệu khi có nhiều đơn đổi ca cần được nhập hàng loạt.

Chi tiết thay đổi: 

Hệ thống bổ sung tùy chọn Đơn đổi ca vào tính năng Import Đơn từ.

4.2. Bổ sung trường đính kèm file trong form tạo/sửa lý do xin nghỉ

Mục đích:

Cho phép cấu hình bắt buộc/không bắt buộc đính kèm file theo từng lý do xin nghỉ, giúp giảm thời gian xử lý và kiểm tra đơn từ.

Chi tiết thực hiện: 

Tại form tạo/sửa lý do xin nghỉ trong cài đặt Danh mục của phân hệ Đơn từ, hệ thống bổ sung lựa chọn Không bắt buộc/Bắt buộc đính kèm file. Nếu chọn bắt buộc, khi tạo đơn mà không có file đính kèm hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phép lưu.

4.3. Bổ sung cài đặt Cho phép giới hạn số lần tạo đơn check in/out theo tháng tự nhiên

Mục đích: 

Đảm bảo thống nhất cách giới hạn số lần tạo đơn Check in/out cho tất cả nhân sự bằng việc áp dụng tháng tự nhiên, tránh phụ thuộc vào nhiều mô hình bảng công hoặc chu kỳ chấm công khác nhau. Tháng tự nhiên giúp người dùng dễ kiểm tra, đối soát và đảm bảo dữ liệu minh bạch, đồng bộ.

Chi tiết thực hiện:

Tại cài đặt chung của Đơn Check in/out bổ sung cài đặt Cho phép giới hạn số lần tạo đơn check in/out theo tháng tự nhiên. 

• Khi bật cài đặt, hệ thống áp dụng chu kỳ tháng tự nhiên (01 → ngày cuối tháng) để tính số lần giới hạn tạo đơn. 
• Khi tắt, chu kỳ được lấy theo cấu hình trong cài đặt phép.

5. Bảng lương: Cho phép cài đặt ngày tự động sinh bảng lương hàng tháng vào ngày cụ thể bất kỳ trong tháng

Mục đích: 

Tăng tính linh hoạt cho việc lựa chọn ngày tự động sinh bảng lương phù hợp với quy trình của từng công ty.

Chi tiết thay đổi:

Tại màn Tạo mới/Sửa loại bảng lương, bổ sung tuỳ chọn chọn ngày cụ thể trong trường “Tự động tạo vào ngày”.