[TẢI MIỄN PHÍ] 8 mẫu phiếu lương Excel, Word đơn giản cho nhân viên

Mẫu phiếu lương Excel là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý thu nhập chính xác, minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Cùng 1Office khám phá ngay bộ 8 mẫu phiếu lương (Excel & Word) đẹp mắt, kèm hướng dẫn tạo phiếu lương nhanh chóng, giúp nhân viên kiểm tra lương, phụ cấp dễ dàng, doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% thời gian xử lý mỗi kỳ lương.

Phiếu lương là gì? 

Phiếu lương (Payslip hoặc Salary Slip) là một bảng kê chi tiết các thông tin về thu nhập mà người sử dụng lao động (doanh nghiệp) gửi cho người lao động vào mỗi kỳ trả lương hàng tháng.

Hiểu một cách đơn giản, phiếu lương đóng vai trò là “chứng từ” giải thích cụ thể số tiền thực nhận (Net pay) của nhân viên được tính toán như thế nào. Thông qua phiếu lương, người lao động có thể nắm rõ các thông số như:

• Lương cơ bản và tiền lương theo ngày công thực tế.
• Các khoản phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại…).
• Các khoản thưởng (thưởng hiệu suất, thưởng chuyên cần).
• Các khoản khấu trừ (Bảo hiểm xã hội, Thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng…).

Việc sử dụng mẫu phiếu lương Excel chuẩn chỉnh không chỉ giúp kế toán dễ dàng quản lý dữ liệu mà còn là sợi dây kết nối niềm tin, sự minh bạch giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Tại sao doanh nghiệp cần gửi phiếu lương cho nhân viên?

Việc gửi phiếu lương không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà là quy trình quan trọng để duy trì mối quan hệ bền vững giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Về phía doanh nghiệp

Đối với bộ phận quản lý và chủ doanh nghiệp, việc gửi phiếu lương hàng tháng mang lại những lợi ích quan trọng sau đây:

• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Bộ luật Lao động 2019 về việc thông báo chi tiết lương.
• Minh bạch hóa các khoản thu nhập và giảm thiểu tối đa các khiếu nại, tranh chấp về tiền lương.
• Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của thương hiệu nhà tuyển dụng trong mắt nhân viên.
• Tối ưu hóa quy trình lưu trữ, quản lý và đối soát dữ liệu tiền lương hàng tháng.
• Dễ dàng phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán và quyết toán thuế cuối năm.

Về phía người lao động

Đối với nhân viên, phiếu lương chính là “chìa khóa” giúp họ nắm bắt đầy đủ thông tin và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình:

• Bảo vệ quyền lợi cá nhân thông qua việc kiểm tra tính chính xác của tiền lương và ngày công.
• Nắm rõ chi tiết các khoản trích đóng bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.
• Cung cấp cơ sở pháp lý để chứng minh thu nhập khi thực hiện các thủ tục tài chính như vay vốn, mở thẻ tín dụng hoặc xin Visa.
• Tạo sự an tâm, tin tưởng và động lực để gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Kịp thời phát hiện và phản hồi các sai sót trong quá trình tính toán lương của bộ phận kế toán.

Mẫu phiếu lương Excel gồm những nội dung gì?

Một mẫu phiếu lương Excel chuẩn cần bao gồm đầy đủ 3 nhóm nội dung chính: Thông tin nhân sự, Chi tiết thu nhập và Các khoản khấu trừ thực tế.

Phần đầu phiếu lương

Phần đầu phiếu lương sẽ cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp và người lao động trong kỳ tính lương bao gồm:

• Tên công ty, địa chỉ và Logo doanh nghiệp.
• Tiêu đề phiếu (Ví dụ: Phiếu thanh toán lương tháng…).
• Họ tên nhân viên và Mã số nhân viên.
• Bộ phận/Phòng ban và Vị trí công tác.
• Số ngày công làm việc thực tế trong tháng.

Phần nội dung

Đây là phần thể hiện chi tiết các khoản thu nhập thực nhận và các khoản khấu trừ của nhân viên, cụ thể:

• Các khoản thu nhập: Lương cơ bản, lương ngày công, lương tăng ca (OT), lương làm đêm.
• Các khoản phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, phụ cấp trách nhiệm.
• Các khoản thưởng: Thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng chuyên cần.
• Các khoản khấu trừ: Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN (trích từ lương nhân viên).
• Thuế TNCN: Số thuế bị khấu trừ sau khi trừ các khoản giảm trừ gia cảnh.
• Tạm ứng: Các khoản tiền nhân viên đã ứng trước trong tháng.
• Thực nhận (Net pay): Tổng số tiền cuối cùng doanh nghiệp chuyển khoản cho nhân viên.

Xem thêm:

• Cách tính quỹ lương theo doanh thu chuẩn xác nhất 2026 (Tải file Excel mẫu)
• Lương Bao Nhiêu Phải Đóng Thuế Thu Nhập Cá Nhân? [Mới 2026 – Hướng Dẫn Chi Tiết]

Phần kết thúc 

Phần cuối của phiếu lương sẽ là  thông tin đối chiếu cho nhân viên bao gồm:

• Thời gian lập phiếu lương.
• Chữ ký của người lập biểu (Kế toán lương) và người duyệt (Giám đốc).
• Chữ ký xác nhận của người lao động (nếu nhận phiếu trực tiếp).
• Ghi chú hoặc hướng dẫn liên hệ giải đáp thắc mắc về lương.

Top 8 mẫu phiếu lương Excel, Word đơn giản và đẹp nhất

Mẫu 1: Mẫu phiếu lương đơn giản dành cho mọi doanh nghiệp

Mẫu phiếu lương đơn giản là lựa chọn hợp lý cho các startup hoặc các cơ sở kinh doanh có cấu trúc lương không quá phức tạp. Mẫu này tập trung vào các thông tin chủ yếu như lương cơ bản, ngày công và tổng lương thực nhận, giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm bớt các thủ tục giấy tờ không cần thiết.

Tải miễn phí mẫu phiếu lương cơ bản dành cho mọi doanh nghiệp

Mẫu 2: Phiếu lương tổng hợp có BHXH + Thuế TNCN

Đối với các doanh nghiệp, mẫu phiếu lương Excel cần thể hiện đầy đủ các khoản Bảo hiểm xã hội và Thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Định dạng này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi số tiền trích đóng hàng tháng theo đúng tỷ lệ pháp luật quy định, từ đó tạo nên sự tin tưởng cao vào tính minh bạch và sự chuyên nghiệp của tổ chức.

Tải miễn phí mẫu phiếu lương có BHXH và thuế TNCN

Mẫu 3: Mẫu phiếu lương cho nhân viên văn phòng

Thiết kế của mẫu phiếu lương dành cho nhân sự văn phòng thường đề cao sự tinh tế, hiện đại và sạch sẽ. Mẫu này chủ yếu tập trung vào lương cố định, thưởng KPI và các khoản khấu trừ hành chính, rất thuận tiện để chuyển đổi sang định dạng PDF và gửi trực tiếp qua email cho nhân viên một cách bảo mật và nhanh chóng.

Download mẫu phiếu lương chuẩn cho nhân viên văn phòng

Mẫu 4: Mẫu phiếu lương cho công nhân sản xuất

Đặc thù của phiếu lương công nhân là sự xuất hiện chi tiết của các mốc thời gian tăng ca, lương làm đêm và các loại phụ cấp độc hại hay chuyên cần. Mẫu phiếu lương này được tối ưu để xử lý khối lượng dữ liệu lớn, giúp công nhân tại các nhà máy, xưởng sản xuất dễ dàng đối soát số giờ làm việc thực tế với số tiền nhận được vào cuối tháng.

Tải miễn phí mẫu phiếu lương dành cho công nhân sản xuất

Tham khảo thêm: Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Nhà Hàng 2026 [Tải Miễn Phí]

Mẫu 5: Mẫu phiếu lương áp dụng trong công ty Trung Quốc

Mẫu phiếu lương dành cho các doanh nghiệp FDI Trung Quốc thường được tùy chỉnh theo thói quen quản trị và các danh mục thưởng phạt đặc thù của ban lãnh đạo người Hoa. Việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn quen thuộc trong mẫu này hỗ trợ quá trình báo cáo và đối soát dữ liệu giữa các bộ phận trở nên thông suốt, tránh được những hiểu lầm không đáng có.

Nhận mẫu phiếu lương miễn phí áp dụng cho công ty Trung Quốc

Mẫu 6: Mẫu phiếu lương áp dụng trong công ty Châu Âu

Các doanh nghiệp Châu Âu thường yêu cầu sự logic và minh bạch tuyệt đối trong việc trình bày thu nhập Gross và Net. Mẫu phiếu lương này được thiết kế theo tiêu chuẩn quốc tế, phân định rạch ròi các nghĩa vụ thuế và bảo hiểm của người lao động, thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng quyền riêng tư của các tập đoàn đa quốc gia.

Tải miễn phí mẫu phiếu lương áp dụng trong công ty Châu Âu

Mẫu 7: Mẫu phiếu lương dành cho các công ty Nhật

Phiếu lương theo phong cách Nhật Bản nổi tiếng với sự tỉ mỉ, chi tiết đến từng khoản trợ cấp gia đình và các quy tắc chuyên cần khắt khe. Mẫu thiết kế này không chỉ cung cấp con số thu nhập mà còn đóng vai trò như một bảng đánh giá thái độ kỷ luật, giúp nhân sự luôn duy trì được tinh thần làm việc trách nhiệm theo đúng văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

Tải ngay mẫu phiếu lương dành cho công ty Nhật Bản

Mẫu 8: Mẫu phiếu lương song ngữ (Việt – Anh)

Mẫu phiếu lương song ngữ là giải pháp tối ưu cho những môi trường làm việc đa quốc gia có cả nhân sự trong nước và người nước ngoài. Việc chuyển ngữ chuẩn xác toàn bộ tiêu đề và nội dung từ tiếng Việt sang tiếng Anh đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu rõ quyền lợi của mình, đồng thời khẳng định vị thế và quy mô chuyên nghiệp của doanh nghiệp trên thị trường.

Nhận miễn phí mẫu phiếu lương song ngữ Việt – Anh

Tham khảo thêm:

• [Tải miễn phí] 13+ mẫu bảng lương nhân viên Excel chuẩn dễ dùng 2026
• Top 15 phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay [Mới nhất 2026]

Những quy định về phiếu lương theo cập nhật mới nhất

Quy định về phiếu lương hiện nay được thực hiện căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019, trong đó bắt buộc doanh nghiệp phải cung cấp bảng kê chi tiết các khoản thu nhập và khấu trừ cho nhân viên mỗi kỳ trả lương.

Nguyên tắc trả lương

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp khi thực hiện chi trả lương cho nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cơ bản sau đây:

• Trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn cho người lao động.
• Trường hợp trả lương qua tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
• Không được can thiệp hoặc ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc đơn vị khác.
• Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Lưu ý: Trường hợp đặc biệt không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày và phải đền bù một khoản tiền ít nhất bằng lãi suất huy động tiền gửi.

Hình thức trả lương

Căn cứ vào tính chất công việc và thỏa thuận trong hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có thể lựa chọn các hình thức tính lương sau đây để áp dụng cho nhân viên:

• Trả lương theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng) dựa trên bảng chấm công và số ngày làm việc thực tế.
• Trả lương theo sản phẩm căn cứ vào mức độ hoàn thành chỉ tiêu, đơn giá và số lượng sản phẩm thực tế nhân viên làm ra.
• Trả lương khoán dựa trên khối lượng, chất lượng công việc và thời hạn hoàn thành theo thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng.

Bên cạnh các hình thức tính lương trên, doanh nghiệp có thể áp dụng phương thức trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng; các chi phí mở tài khoản và chuyển lương sẽ do doanh nghiệp thanh toán.

Hướng dẫn cách lập phiếu lương tự động từ bảng lương Excel

Bước 1: Tổng hợp dữ liệu nhân sự và bảng lương

Để hệ thống có thể tự động truy xuất thông tin, bạn cần chuẩn bị một “cơ sở dữ liệu” sạch và chuẩn xác tại một Sheet riêng biệt (thường đặt tên là Sheet Data hoặc Sheet Bảng lương).

• Sắp xếp dữ liệu theo dạng bảng, trong đó mỗi dòng là thông tin của một nhân viên.
• Bắt buộc phải có cột Mã nhân viên ở đầu tiên vì đây là giá trị duy nhất để hàm tìm kiếm (VLOOKUP) hoạt động chính xác.
• Đảm bảo các cột thu nhập, phụ cấp, bảo hiểm và lương thực nhận đã được tính toán xong xuôi trước khi liên kết.

Bước 2: Tạo mẫu phiếu lương trên Excel

Sau khi có dữ liệu gốc, bạn cần thiết kế giao diện cho phiếu lương tại một Sheet mới để đảm bảo tính thẩm mỹ và thuận tiện cho việc in ấn hoặc xuất file.

• Trình bày bố cục phiếu lương gồm 3 phần (Đầu, Nội dung, Kết thúc) như đã hướng dẫn ở mục 3.
• Sử dụng các công cụ định dạng (Border, Fill Color) để làm nổi bật các mục quan trọng như Tổng thu nhập và Thực nhận.
• Căn chỉnh vùng in (Print Area) để phiếu lương nằm gọn trong khổ giấy A5 hoặc 1/2 khổ A4, giúp tiết kiệm giấy khi in ấn.

Bước 3: Thiết lập danh sách chọn nhân viên bằng Data Validation

• Chọn ô cần hiển thị Mã nhân viên trên phiếu lương.
• Vào thẻ Data trên thanh công cụ → Chọn Data Validation.
• Tại mục Allow, chọn List; tại mục Source, bạn quét chọn vùng chứa danh sách Mã nhân viên từ Sheet Bảng lương.
• Nhấn OK để hoàn tất, lúc này bạn chỉ cần click chuột vào mũi tên để chọn mã của nhân viên cần xuất phiếu.

Bước 4: Dùng hàm Excel để tự động lấy dữ liệu lương

Đây là bước quan trọng nhất để kết nối dữ liệu từ bảng tổng về phiếu lương cá nhân thông qua hàm tìm kiếm phổ biến nhất là VLOOKUP.

• Tại các ô trống cần đổ dữ liệu (như Họ tên, Bộ phận, Lương thực nhận…), bạn nhập công thức: =VLOOKUP(Ô_chứa_mã_NV, Vùng_bảng_lương_tổng, Số_thứ_tự_cột, 0).
• Ví dụ: Nếu Mã nhân viên nằm ở ô C5, bảng lương tổng nằm ở Sheet1 vùng A2:Z100, và tên nhân viên ở cột thứ 2, công thức sẽ là: =VLOOKUP($C$5, Sheet1!$A$2:$Z$100, 2, 0).
• Lặp lại công thức cho tất cả các mục thu nhập và khấu trừ khác bằng cách thay đổi số thứ tự cột tương ứng.

Bước 5: Tối ưu thao tác và xuất phiếu lương nhanh hơn

Để quy trình trở nên hoàn hảo và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể áp dụng một số mẹo nhỏ giúp xử lý phiếu lương hàng loạt và bảo mật thông tin.

• Sử dụng hàm IFERROR lồng ngoài hàm VLOOKUP (ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP(…), “”)) để tránh hiển thị lỗi #N/A khi bạn chưa chọn mã nhân viên.
• Sử dụng tính năng Mail Merge trong Word để liên kết với file Excel này nếu bạn muốn xuất hàng trăm phiếu lương ra bản in hoặc file PDF riêng biệt cùng một lúc.
• Thiết lập mật khẩu cho file hoặc xuất sang định dạng PDF trước khi gửi qua Email/Zalo để đảm bảo tính bảo mật về thu nhập cho nhân sự.

Nâng tầm quản trị lương với giải pháp 1HRM

Quy trình tính lương thủ công trên Excel khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu từ chấm công, thưởng, phạt, thuế và bảo hiểm. Đồng thời, các công thức lương phức tạp theo KPI, doanh số hay phụ cấp cũng dễ phát sinh sai sót khi chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu. Bên cạnh đó, nhân viên thường phải chờ HR hoặc kế toán gửi phiếu lương thay vì có thể tra cứu online trực tiếp.

Thay vì tiêu tốn hàng giờ để thao tác thủ công ra phiếu lương, 1Office mang đến cho doanh nghiệp phân hệ 1HRM – Tối ưu quy trình nhân sự với 1 nền tảng duy nhất:

• Hệ thống tự động kết xuất dữ liệu chấm công, tính toán thuế TNCN, bảo hiểm và xuất phiếu lương với độ chính xác cao
• Đáp ứng mọi mô hình trả lương từ lương ngày công, lương khoán (theo dự án), lương sản xuất (theo năng suất) đến lương kinh doanh (hoa hồng, KPI, doanh số).
• Thiết lập luồng duyệt lương theo cấp bậc, giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật thông tin.
• Nhân viên chủ động theo dõi chi tiết thu nhập và lịch sử bảng lương ngay trên hệ thống, loại bỏ quy trình gửi phiếu lương thủ công.
• Toàn bộ lịch sử biến động lương được lưu trữ khoa học, hỗ trợ trích xuất báo cáo quản trị trực quan mọi lúc, mọi nơi.

Đặc biệt, 1Office tiên phong ứng dụng công nghệ No-code cho phép phòng nhân sự tự thiết kế mẫu phiếu lương kéo-thả linh hoạt. Đồng thời, trợ lý ảo 1AI Salary hỗ trợ phát hiện dữ liệu bất thường và cảnh báo rủi ro sai sót trước khi chốt lương.

“Từ khi triển khai phần mềm này tới toàn bộ nhân viên trong công ty, nhân viên có thể làm việc tại bất cứ đâu, bất cứ lúc nào vẫn có thể truy cập để nhận phân công công việc và báo cáo công việc, chấm công tính lương. Còn với bản thân tôi cũng giảm tải được nhiều thao tác nghiệp vụ như quản lý hồ sơ nhân sự, quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên…” – Giám đốc nhân sự Yody chia sẻ.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về phiếu lương (FAQ)

Doanh nghiệp có bắt buộc phải gửi phiếu lương cho nhân viên không?

Theo Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, việc cung cấp phiếu lương là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Cụ thể: “Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê chi tiết tiền lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).”

Phiếu lương làm bằng Excel có cần phải đóng dấu đỏ của công ty không?

Không bắt buộc đối với mục đích thông báo nội bộ. Tuy nhiên, nếu nhân viên sử dụng phiếu lương để làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, chứng minh thu nhập hoặc xin Visa, phiếu lương bắt buộc phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý.

Làm thế nào để bảo mật thông tin khi gửi phiếu lương Excel qua Email?

Cách tốt nhất là xuất phiếu lương sang định dạng PDF và thiết lập mật khẩu cho từng file (thường sử dụng Mã nhân viên, Số CCCD hoặc Ngày sinh làm mật khẩu). Tuy nhiên, để đảm bảo bảo mật cao, doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp 1Office, cho phép nhân viên tra cứu phiếu lương online qua tài khoản cá nhân được mã hóa an toàn.

Nên dùng mẫu phiếu lương trên Excel hay Word thì tốt hơn?

• Dùng Excel: Tốt nhất khi bạn cần tính toán tự động, quản lý dữ liệu lớn và muốn số liệu tự nhảy từ bảng lương tổng.
• Dùng Word: Tốt nhất khi bạn ưu tiên tính thẩm mỹ, dàn trang in ấn đẹp hoặc muốn sử dụng tính năng Mail Merge để xuất phiếu lương hàng loạt từ một file dữ liệu có sẵn.

Thay vì sử dụng riêng lẻ Excel hay Word, 1Office hỗ trợ tự động tính lương chính xác, vừa dễ dàng thiết kế mẫu phiếu lương chuyên nghiệp bằng kéo-thả.

Nếu nhân viên phát hiện sai sót trên phiếu lương thì quy trình xử lý như thế nào?

Nhân viên cần phản hồi trực tiếp cho bộ phận Kế toán hoặc Nhân sự trong thời hạn quy định (thường là 3-5 ngày sau khi nhận phiếu). Sau khi đối soát và xác nhận sai sót, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh tăng/giảm (truy lĩnh hoặc truy thu) vào kỳ lương của tháng tiếp theo hoặc chi trả bổ sung ngay lập tức nếu sai sót có giá trị lớn.

Kết luận

Sử dụng một mẫu phiếu lương Excel chuẩn chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động mà còn là cách xây dựng niềm tin và sự minh bạch với đội ngũ nhân viên. Hy vọng bộ 11 mẫu phiếu lương Excel và Word mà 1Office chia sẻ sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tính toán và in ấn hàng tháng.

Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp bứt phá hơn, giúp loại bỏ hoàn toàn các hàm Excel phức tạp và tự động hóa toàn diện bằng AI.