[1OFFICE] THÔNG BÁO ĐỊNH KỲ CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CẤP – THÁNG 10/2025

1Office trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ trong suốt thời gian qua. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, chúng tôi không ngừng nỗ lực trong việc nghiên cứu và phát triển các tính năng mới để đảm bảo rằng quý khách hàng luôn được phục vụ bằng sản phẩm tốt nhất.

Trong tháng 10/2025, chúng tôi nâng cấp các tính năng như sau:

1. Ký số

1.1. Khi tải hồ sơ ký số, cho phép tải cả file đính kèm

Mục đích:

Quản lý hồ sơ khi tải xuống đảm bảo đầy đủ hồ sơ, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác của người dùng.

Chi tiết thay đổi: 

Tại màn hình Hồ sơ ký số, khi thực hiện tác vụ Tải hồ sơ, hệ thống bổ sung 02 lựa chọn:

• Tải hồ sơ ký số: Lựa chọn này chỉ tải xuống các file ký số.
• Tải tất cả hồ sơ: Lựa chọn này cho phép tải tất cả file ký số và file đính kèm.

1.2. Bổ sung cài đặt cấu hình Ký số cho phép khi ký không cần chọn Mẫu chữ ký

Mục đích:

Hỗ trợ người dùng giảm thiếu thao tác và tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh và đơn giản khi thực hiện ký số.

Chi tiết thay đổi: 

Tại màn hình Cài đặt Ký số, bổ sung cài đặt bật/tắt “Cho phép bỏ qua chọn chữ ký khi thực hiện ký”.

• Khi bật cài đặt này: Nếu người ký chỉ có một chữ ký và một mẫu chữ ký, hệ thống sẽ tự động dùng mẫu đó và bỏ qua bước chọn mẫu chữ ký khi ký.
• Khi tắt cài đặt này: Dù chỉ có một mẫu chữ ký, người ký vẫn phải chọn mẫu thủ công trước khi thực hiện ký số.

2. Đơn từ

2.1. Cho phép chấm công GPS với đơn công tác

Mục đích:

Giúp người dùng dễ dàng chấm công bằng GPS ngay cả khi thực hiện công tác ngoài văn phòng, đảm bảo ghi nhận chính xác thời gian làm việc thực tế.

Chi tiết thực hiện:

Tại form tạo mới đơn công tác, người dùng nhập địa chỉ nơi công tác vào ô “Địa điểm chấm công”.

Khi đến địa điểm đã đăng ký, người dùng chỉ cần thực hiện chấm công GPS như thông thường. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận vị trí và thời gian chấm công, đồng thời lưu thông tin này vào phần mềm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý công tác.

2.2. Cho phép cài đặt số giờ làm thêm tối đa theo từng phòng ban

Mục đích:

Giúp người dùng linh hoạt thiết lập giới hạn số giờ làm thêm tối đa riêng cho từng phòng ban, phù hợp với đặc thù công việc và quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Chi tiết thực hiện:

Trong phần Cài đặt Đơn từ → Đơn làm thêm, hệ thống cho phép người dùng lựa chọn phòng ban cụ thể và nhập số giờ làm thêm tối đa theo các mốc năm, tháng, tuần, ngày. Thiết lập này giúp tùy chỉnh giới hạn làm thêm phù hợp với quy định riêng của từng phòng ban.

Khi người dùng tạo mới đơn làm thêm, hệ thống sẽ hiển thị số giờ làm thêm tối đa còn lại mà người dùng được phép thực hiện, dựa trên thiết lập giới hạn làm thêm đã được cấu hình trước đó.

2.3. Bổ sung trường chốt có/không trong điều kiện duyệt đơn làm thêm

Mục đích: 

Giúp thiết lập quy trình duyệt linh hoạt cho đơn làm thêm dựa trên lựa chọn “chốt” hoặc “không chốt”, nhằm đảm bảo đơn được chuyển tới đúng người duyệt theo từng trường hợp.

Chi tiết thực hiện:

Tại node Điều kiện trong quy trình duyệt đơn làm thêm, người dùng chọn trường Chốt và thiết lập giá trị Có hoặc Không, sau đó bấm Cập nhật để hệ thống phân nhánh quy trình duyệt theo lựa chọn tương ứng.

Lưu ý: Khi tạo đơn làm thêm với nhiều ca khác nhau, người dùng cần chọn trường “Chốt” cho tất cả các ca với cùng một giá trị (Có hoặc Không) để đảm bảo quy trình duyệt hoạt động chính xác.

3. Chấm công

3.1. Bổ sung cột “Ghi chú” khi sửa phép trực tiếp

Mục đích:

Giúp người dùng ghi rõ lý do và thời gian khi điều chỉnh trực tiếp số ngày nghỉ phép của nhân sự, đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện trong việc tra soát sau này.

Chi tiết thực hiện:

Tại Bảng tổng hợp phép năm, hệ thống bổ sung cột “Ghi chú” trong popup Sửa phép của từng nhân sự, cho phép người dùng ghi rõ lý do và thời gian khi điều chỉnh số ngày nghỉ phép.

3.2. Hiển thị nhân sự được phân ca lưu động tại bảng chấm công của phòng ban hỗ trợ

Mục đích:

Giúp người dùng theo dõi đầy đủ thông tin chấm công của nhân sự được phân ca lưu động, hiển thị ngay tại bảng công của phòng ban hỗ trợ để thuận tiện trong việc quản lý và đối soát.

Chi tiết thực hiện: 

Khi nhân sự được phân ca lưu động sang phòng ban khác để hỗ trợ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chấm công của nhân sự đó trên bảng công của phòng ban hỗ trợ.  Tại bảng công toàn công ty:

• Nếu cài đặt tách dòng theo vị trí/phòng ban: nhân sự được phân ca lưu động sẽ hiển thị thành hai dòng — một dòng phòng ban chính và một dòng phòng ban lưu động mà nhân sự đến hỗ trợ.
• Nếu không cài đặt tách dòng: hệ thống chỉ hiển thị nhân sự dưới một dòng duy nhất phòng ban chính.

Ví dụ:

Nhân sự Lê Thị Thúy Nga được phân ca lưu động tới Công ty Thúy Kiều

Tại bảng chấm công của Công ty Thúy Kiều hiển thị thông tin nhân sự Lê Thị Thúy Nga

Tại bảng chấm công của toàn bộ công ty hiển thị tách dòng đối với nhân sự Lê Thị Thúy Nga:

• Một dòng tại phòng ban chính: Công ty 1Office
• Một dòng tại phòng ban lưu động: Công ty Thúy Kiều

3.3. Cho phép cài đặt phép thưởng của năm

Mục đích:

Giúp người dùng thiết lập phép thưởng theo thâm niên cho nhân sự làm việc liên tục, đảm bảo ghi nhận chính xác và tự động quyền lợi nghỉ phép theo thời gian công tác.

Chi tiết thực hiện:

Tại tab Cài đặt Nghỉ phép của module Chấm công, người dùng bật tùy chọn Cho phép hưởng phép thưởng và tiến hành thiết lập các điều kiện áp dụng.

3.4. Bổ sung từ khóa tính tổng số giờ, số công của nhân sự trong ngày

Mục đích:

Giúp người dùng thiết lập cách tính tổng số giờ và số công trong ngày đối với nhân sự làm nhiều ca lưu động trong cùng một ngày làm việc, đảm bảo ghi nhận thời gian làm việc chính xác và nhất quán.

Chi tiết thay đổi:

Hệ thống đã bổ sung hai từ khóa TOTAL_CAL_WORKHOUR và TOTAL_CAL_WORKDAY. Người dùng có thể xem các từ khóa này tại popup Từ khóa trên màn hình bảng chấm công và sử dụng chúng để thiết lập công thức tính tổng giờ làm và tổng công trong ngày đối với nhân sự làm nhiều ca lưu động.

• TOTAL_CAL_WORKHOUR là tổng số giờ làm việc thực tính của nhân sự trong ngày
• TOTAL_CAL_WORKDAY là tổng số công làm việc thực tính của nhân sự trong ngày

4. Tự động áp dụng phụ cấp theo gói phúc lợi khi chuyển ứng viên thành nhân sự

Mục đích:

Giúp đồng bộ phụ cấp từ ứng viên sang nhân sự, đảm bảo dữ liệu nhất quán và tiết kiệm thời gian nhập liệu.

Chi tiết thực hiện:

Tại tab Gói phúc lợi trong Cài đặt module Nhân sự, người dùng cấu hình vị trí và chức vụ được hưởng phụ cấp tương ứng. Khi chuyển ứng viên sang hồ sơ nhân sự, hệ thống sẽ tự động áp dụng và điền thông tin phụ cấp theo thiết lập đã cấu hình.

5. Tính lương theo từng khoảng cho nhân sự làm việc lưu động

Mục đích:

Giúp tính toán chính xác lương cho nhân sự làm việc theo ca lưu động, đảm bảo ghi nhận đầy đủ thời gian và khoảng công thực tế.

Chi tiết thực hiện: 

Tại Cài đặt module Chấm công, bổ sung thêm cài đặt “Tự động lấy lương lưu động bằng lương chính”. 

• Nếu bật cài đặt: hệ thống tự động lương lưu động bằng lương chính của nhân sự
• Nếu tắt cài đặt: người dùng cần cấu hình giá trị lương lưu động trong hồ sơ nhân sự. Nếu không cấu hình, hệ thống sẽ mặc định lương lưu động = 0

Để cấu hình giá trị lương lưu động trong hồ sơ nhân sự, người dùng truy cập hồ sơ nhân sự của nhân sự được phân ca lưu động, vào mục Lương → Lương lưu động để thiết lập mức lương và phụ cấp riêng cho ca lưu động. Tại đây, người dùng nhập các thông tin như phòng ban, vị trí, hình thức lương, phụ cấp,… và nhấn Cập nhật để lưu dữ liệu.

Lưu ý: Đối với các phụ cấp đã được thiết lập ở kỳ trước, nếu tại kỳ mới không muốn áp dụng phụ cấp đó nữa, người dùng cần nhập số tiền phụ cấp = 0.

Nếu người dùng xóa dòng phụ cấp (bấm dấu “x”) mà không nhập giá trị = 0, hệ thống sẽ tự động giữ lại (kế thừa) giá trị phụ cấp đã được thiết lập ở kỳ trước.

Sau khi hoàn tất thiết lập, hệ thống sẽ tự động tính lương cho nhân sự theo từng loại ca làm việc:

• Đối với ca lưu động: lương của nhân sự sẽ được hiển thị tại bảng lương của phòng ban nơi đến hỗ trợ
• Đối với ca làm việc chính: lương sẽ hiển thị tại bảng lương của phòng ban chính
• Tại bảng lương tổng hợp toàn công ty: lương của nhân sự sẽ được tách thành hai dòng, tương ứng với lương tại phòng ban chính và lương tại phòng ban lưu động

6. Hiển thị tất cả log chấm công của nhân sự

Mục đích:

Giúp người dùng nhanh chóng theo dõi thời gian chấm công và phương thức chấm công ngay tại thời điểm phát sinh.

Chi tiết thay đổi:

Tại widget Checkin-Checkout, người dùng có thể xem ngay lập tức tất cả các lần chấm công của nhân sự mà không cần chờ hệ thống xử lý và cập nhật dữ liệu.

7. Bổ sung từ khóa “Tổng tiền lương và phụ cấp mới” trong Quyết định điều chỉnh lương

Mục đích:

Cho phép người dùng thêm và hiển thị thông tin Lương và phụ cấp mới trong Quyết định điều chỉnh lương.

Chi tiết thay đổi: 

Tại màn hình Quyết định điều chỉnh lương, bổ sung thêm từ khoá “Tổng tiền lương và phụ cấp mới”.