Mẫu thư báo trúng tuyển phỏng vấn [File Word, PDF] – Tải Miễn Phí 2025

Sau vòng phỏng vấn, HR sẽ gửi email trúng tuyển để thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu. Dưới đây là mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn chuẩn mà nhà tuyển dụng đang cần.

1. Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn là gì?

Thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn và thư nhận việc (hay offer nhận việc) thường bị nhầm lẫn với nhau, tuy nhiên đây là hai loại thư hoàn toàn khác nhau. Tại nhiều doanh nghiệp, quy trình phỏng vấn thường có nhiều hơn 2 khâu lọc hồ sơ và phỏng vấn trực tiếp. Đối với những doanh nghiệp này, sau khi ứng viên vượt qua mỗi vòng phỏng vấn, họ cần gửi thông báo trúng tuyển cho ứng viên và đưa ra những thông tin giúp ứng viên tham dự, hoàn thành vòng phỏng vấn tiếp theo.

2. Những nội dung chính trong mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

• Lời chúc mừng: Nhằm thông báo với ứng việc về việc họ đã vượt qua vòng phỏng vấn và bày tỏ sự ấn tượng của bạn về màn thể hiện của họ trong vòng phỏng vấn trước đó.
• Thông tin vòng phỏng vấn tiếp theo: Những thông tin này bao gồm ngày, giờ, địa điểm buổi phỏng vấn dự kiến sẽ diễn ra. Bạn có thể nhắn ứng viên mang theo một số giấy tờ cần thiết cho buổi phỏng vấn. Hãy viết ngắn gọn, xúc tích và làm nổi bật những thông tin này để ứng viên thấy rõ.
• Xác nhận thông tin: Sau khi trình bày mọi thứ, bạn nên nhắn ứng viên rằng hãy xác nhận sẽ tới phỏng vấn kèm theo các lựa chọn phù hợp với họ để cả 2 bên cùng cân nhắc. Việc này giúp tăng tương tác với ứng viên tiềm năng và giúp bạn xác định được những ứng viên nào còn hứng thú với công việc của mình.

>> Xem thêm: 4 Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế trong các trường hợp

3. Hình thức của một mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn chuẩn

• Thông tin đầy đủ: Thư gửi ứng viên cần phải có đầy đủ các thông tin bao gồm vị trí công việc, thời gian làm việc, các chế độ đãi ngộ, lương thưởng. Ngoài ra đính kèm bản mềm hợp đồng, những tài liệu cần chuẩn bị trong ngày/tuần làm việc đầu tiên. Ứng viên sẽ xem trước để hiểu về vị trí của mình và dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
• Thông tin rõ ràng: Đầy đủ thôi chưa đủ mà thông tin bạn gửi cho ứng viên cần sự rõ ràng, cần hạn chế việc ứng viên phải gửi lại quá nhiều mail để hỏi.
• Trình bày chuyên nghiệp: Cách giúp cho mẫu email thông báo trúng tuyển của bạn sạch đẹp hơn nhiều: luôn cách một dòng giữa các đoạn, một đoạn không nên quá 4 dòng, một câu không nên quá 1,5 dòng hay phông chữ bạn chọn nên là phông hiện đại, không có chân,…
• Văn phong, ngôn từ: Cá nhân hóa, phù hợp với mọi đối tượng và cần có văn phong riêng phù hợp với định vị hình ảnh của doanh nghiệp (chuyên nghiệp, vui vẻ, cởi mở,…)

4. Hướng dẫn cách điền mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

Một mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn (Job Interview Invitation Email/Letter) thường bao gồm các phần sau. Khi điền, bạn cần đảm bảo đủ thông tin, rõ ràng và nhất quán:

Tiêu đề thư

• Viết ngắn gọn, nêu rõ vị trí ứng tuyển & trạng thái.
  Ví dụ: “Thư mời phỏng vấn – Vị trí Nhân viên Kinh doanh”

Lời chào ứng viên

• Gọi đúng tên ứng viên, tránh sai chính tả.
  Ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị Nguyễn Văn A,”

Lý do gửi thư

• Thông báo ứng viên đã vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ.
  Ví dụ: “Cảm ơn Anh/Chị đã ứng tuyển. Sau quá trình xem xét hồ sơ, chúng tôi trân trọng mời Anh/Chị tham gia vòng phỏng vấn.”

Thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn

Điền đầy đủ và chính xác:

• Thời gian phỏng vấn: ngày – giờ cụ thể

• Địa điểm: trụ sở công ty / link họp online

• Hình thức: trực tiếp, online qua Zoom/Google Meet

• Người phỏng vấn: tên + chức danh

• Thời lượng dự kiến: 20–45 phút

Yêu cầu ứng viên chuẩn bị

• Hồ sơ mang theo (nếu cần): CV, portfolio, giấy tờ cá nhân

• Ghi chú về trang phục hoặc yêu cầu đặc biệt (nếu có)

Hướng dẫn phản hồi

• Yêu cầu ứng viên xác nhận tham gia

• Ghi rõ thời hạn phản hồi
  Ví dụ: “Vui lòng xác nhận trước 17h ngày 10/12.”

Thông tin liên hệ hỗ trợ

• Số điện thoại / email của HR

• Người phụ trách trực tiếp

Lời cảm ơn & kết thư

• Thân thiện, chuyên nghiệp
  Ví dụ: “Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến cơ hội nghề nghiệp tại Công ty. Chúng tôi mong sớm gặp Anh/Chị.”

5. Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn chuyên nghiệp

>> Tải ngay mẫu thư báo trúng tuyển phỏng vấn TẠI ĐÂY

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

Thư mời phỏng vấn nên gửi qua email hay tin nhắn?

Email là hình thức chuẩn và chuyên nghiệp nhất. Tin nhắn chỉ dùng để nhắc lịch hoặc thông báo nhanh.

Có thể dùng mẫu thư chung để gửi cho nhiều ứng viên không?

Có, nhưng cần chỉnh sửa:

• Tên ứng viên

• Vị trí

• Thời gian phỏng vấn

• Link meeting

Tuyệt đối tránh gửi nhầm tên hoặc lịch hẹn.

Thư mời phỏng vấn có cần đính kèm file không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể đính kèm:

• JD (mô tả công việc)

• Sơ đồ đường đi

• Form thông tin ứng viên

Khi nào nên gửi thư thông báo trúng tuyển vòng phỏng vấn?

Nên gửi trong vòng 24–48 giờ sau khi sàng lọc hồ sơ để giữ trải nghiệm tốt cho ứng viên.

Không phản hồi thư mời phỏng vấn có bị loại không?

Thông thường, nếu ứng viên không phản hồi trước thời hạn, HR có quyền:

• Đặt lịch cho ứng viên khác

• Xem như ứng viên từ chối

Do đó trong thư nên có hạn phản hồi rõ ràng.

Xem thêm bài viết:

• Mẫu thư mời nhận việc chuẩn cho nhà tuyển dụng (có đính kèm bản tiếng Anh)
• Mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn cho nhà tuyển dụng (đính kèm tiếng Anh)
• Tổng quan và cách xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng