Cách Tính Thuế TNCN Lũy Tiến Dễ Hiểu: Công Thức Excel & Ví Dụ

Trong quản trị nhân sự và kế toán tiền lương, việc nắm vững cách tính thuế TNCN lũy tiến không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Với những cập nhật về chính sách thuế năm 2026, hãy cùng 1Office tìm hiểu về bảng thuế lũy tiến cũng như cách tính để phù hợp với biểu thuế 5 bậc mới.

Thuế TNCN lũy tiến là gì và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Thuế TNCN lũy tiến (hay biểu thuế lũy tiến từng phần) là phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân trong đó mức thuế suất tăng dần theo từng bậc thu nhập tính thuế của người lao động. Hiểu một cách đơn giản: Thu nhập càng cao thì tỷ lệ đóng thuế càng lớn.

Đối với bộ phận kế toán và ban điều hành doanh nghiệp, việc quản lý thuế TNCN lũy tiến không chỉ là nghiệp vụ tính toán mà còn gắn liền với trách nhiệm pháp lý và quản trị nhân sự. Dưới đây là các lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm:

• Xác định đúng bậc thuế: Tính chính xác thu nhập tính thuế sau khi trừ các khoản miễn thuế và giảm trừ gia cảnh để tránh khấu trừ sai, truy thu hoặc phát sinh tiền phạt
• Theo dõi thời hạn quyết toán thuế TNCN: Cập nhật các khoản thu nhập phát sinh như thưởng, trợ cấp để đảm bảo kê khai và quyết toán thuế chính xác
• Đăng ký mã số thuế kịp thời: Hỗ trợ nhân viên đăng ký MST cá nhân để được áp dụng biểu thuế lũy tiến và các khoản giảm trừ theo quy định
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Chuẩn bị và lưu giữ chứng từ chứng minh người phụ thuộc để phục vụ công tác quyết toán và thanh tra thuế
• Đảm bảo minh bạch bảng lương: Giải thích rõ cách tính thuế và các khoản khấu trừ để hạn chế thắc mắc, khiếu nại từ người lao động

Đối tượng nào áp dụng tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến?

Căn cứ theo Điều 2 và Điều 8 của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, đối tượng áp dụng cách tính thuế TNCN lũy tiến dựa trên hai yếu tố là tình trạng cư trú và loại thu nhập.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công

Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp. Theo Khoản 1 Điều 8, thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được xác định bằng thu nhập tính thuế nhân với thuế suất tại Biểu thuế lũy tiến từng phần (quy định tại Điều 9).

Để được xác định là cá nhân cư trú, người lao động phải đáp ứng một trong các điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 2:

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong 01 năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.

Loại thu nhập áp dụng lũy tiến

Biểu thuế lũy tiến chỉ áp dụng cho khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công (quy định tại Khoản 2 Điều 3), bao gồm:

• Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công.
• Các khoản thù lao, lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức.
• Các khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ các khoản phụ cấp ưu đãi người có công, phụ cấp quốc phòng, an ninh, phụ cấp độc hại, nguy hiểm… theo quy định của pháp luật).

Xem thêm: Lương Bao Nhiêu Thì Phải Nộp Thuế TNCN? (Chi tiết 2026)

Những trường hợp KHÔNG áp dụng biểu thuế lũy tiến

Doanh nghiệp cần phân biệt để tránh tính nhầm cho các đối tượng sau:

• Cá nhân không cư trú: Theo Điều 21, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng thu nhập chịu thuế nhân với thuế suất 20% (tính trên toàn phần, không áp dụng lũy tiến).
• Thu nhập từ kinh doanh, đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn: Nhóm này áp dụng các mức thuế suất riêng biệt (Ví dụ: thu nhập từ đầu tư vốn áp dụng thuế suất 5% theo Điều 12).
• Thu nhập vãng lai: Đối với cá nhân cư trú nhưng không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế theo tỷ lệ cố định (thường là 10%) trên mỗi lần chi trả thu nhập vượt mức quy định (không áp dụng biểu lũy tiến từng phần).

Công thức tính thuế TNCN lũy tiến đúng chuẩn

Dựa trên Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, quy trình xác định số thuế phải nộp cho nhân viên trong doanh nghiệp được thực hiện qua 4 bước chuẩn xác như sau:

Bước 1: Xác định thu nhập chịu thuế

Doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công mà nhân viên thực nhận trong kỳ.

• Tổng thu nhập: Bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản thù lao, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền khác.
• Các khoản được miễn thuế (theo Điều 4): Phổ biến nhất tại doanh nghiệp là tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương làm việc ban ngày; phụ cấp trang phục; tiền ăn giữa ca (trong định mức)…

Công thức:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

Bước 2: Tính toán thu nhập tính thuế

Sau khi có thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp tiếp tục loại trừ các khoản giảm trừ pháp định để tìm ra số tiền thực tế phải chịu thuế.

Các khoản giảm trừ (Theo Điều 10 & 11):

• Giảm trừ gia cảnh: Mức mới nhất năm 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng đối với bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng đối với mỗi người phụ thuộc.
• Các khoản bảo hiểm bắt buộc: BHXH (8%), BHYT (1.5%), BHTN (1%) trừ vào lương nhân viên.
• Đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Các khoản đóng góp vào các quỹ được nhà nước công nhận.

Công thức:

Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Xem thêm:

• Tỷ lệ đóng BHXH năm 2026 là bao nhiêu? Cách tính tỷ lệ đóng cho doanh nghiệp & NLĐ
• Quy định & Cách tính mới về mức lương đóng BHXH từ 1/7/2026

Bước 3: Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần (5 bậc)

Căn cứ vào “Thu nhập tính thuế” đã tính ở Bước 2, doanh nghiệp đối chiếu với bảng thuế lũy tiến (theo Điều 9) để tính toán.

Bước 4: Xác định số thuế phải nộp

Để tính toán số thuế cuối cùng dựa trên bảng tính thuế TNCN lũy tiến trên, kế toán có thể sử dụng một trong hai cách dưới đây. Trong đó, phương pháp rút gọn là cách các kế toán thường dùng để lập công thức Excel.

Phương pháp tính thuế lũy tiến từng phần (Tính thủ công)

Đây là cách tính thuế thu nhập cá nhân lũy tiến bằng cách chia nhỏ thu nhập tính thuế (TNTT) theo từng bậc, tính thuế cho từng phần rồi cộng lại:

• Bậc 1: TNTT đến 10 triệu x 5%
• Bậc 2: (TNTT trên 10 đến 30 triệu) x 10%
• Bậc 3: (TNTT trên 30 đến 60 triệu) x 20%
• Bậc 4: (TNTT trên 60 đến 100 triệu) x 30%
• Bậc 5: TNTT trên 100 triệu x 35%

Phương pháp rút gọn (Dùng cho bảng tính Excel)

Cách tính thuế TNCN lũy tiến bằng phương pháp rút gọn là hãy lấy tổng thu nhập tính thuế (TNTT) nhân với thuế suất của bậc cao nhất tương ứng, sau đó trừ đi một số tiền cố định (hệ số giảm trừ).

Dưới đây là công thức tính thuế TNCN lũy tiến rút gọn dựa trên biểu thuế mới 2026:

Ví dụ: Nếu nhân viên có Thu nhập tính thuế (TNTT) là 35 triệu đồng/tháng (thuộc Bậc 3):

• Cách tính từng phần: (10 x 5%) + (20 x 10%) + (5 x 20%) = 0,5 + 2 + 1 = 3,5 triệu đồng
• Cách tính rút gọn: (35 x 20%) – 3,5 = 7 – 3,5 = 3,5 triệu đồng

Cả hai cách đều cho kết quả như nhau, nhưng phương pháp rút gọn giúp việc thiết lập hàm IF lồng nhau hoặc hàm VLOOKUP trên Excel trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý bằng bảng tính thủ công dễ phát sinh sai sót dữ liệu, tốn nhiều thời gian đối soát và tính toán. Giải pháp 1HRM của 1Office giúp tự động hóa toàn bộ quy trình chốt công – tính lương, đồng thời khấu trừ thuế TNCN chính xác, nhanh chóng và giảm tối đa thao tác thủ công.

NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAY

Cách lập công thức Excel tính thuế TNCN lũy tiến tự động

Để tự động hóa việc tính toán cho hàng chục nhân sự mà không sai sót, kế toán có thể áp dụng 2 cách lập công thức tính thuế thu nhập cá nhân lũy tiến sau đây (dựa trên biểu thuế 5 bậc năm 2026).

Quy ước chung: Ô A2 là ô chứa giá trị Thu nhập tính thuế (TNTT) sau khi đã trừ các khoản giảm trừ.

Cách 1: Sử dụng hàm IF lồng nhau

Đây là công thức phổ biến nhất, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần lập bảng phụ.

Bạn copy công thức sau vào ô tính thuế TNCN:

=IF(A2<=0; 0; IF(A2<=10000000; A2*5%; IF(A2<=30000000; A2*10%-500000; IF(A2<=60000000; A2*20%-3500000; IF(A2<=100000000; A2*30%-9500000; A2*35%-14500000)))))

Cách 2: Sử dụng hàm VLOOKUP

Hàm IF lồng nhau tuy dễ dùng nhưng nếu biểu thuế thay đổi sẽ rất khó sửa. Sử dụng VLOOKUP kết hợp bảng phụ giúp bạn dễ dàng cập nhật khi chính sách thuế thay đổi.

Bước 1: Lập một bảng phụ tham chiếu tại vùng từ C1-F1 như bảng dưới:

Bước 2: Nhập công thức VLOOKUP dò tìm tương đối (dùng tham số TRUE hoặc 1 ở cuối):

=A2 * VLOOKUP(A2; $D$2:$F$6; 2; TRUE) – VLOOKUP(A2; $D$2:$F$6; 3; TRUE)

Giải thích công thức:

• Phần VLOOKUP(A2, $E$2:$G$6, 2, TRUE) sẽ tự động tìm mức thuế suất (Cột E) tương ứng với thu nhập ở ô A2.
• Phần VLOOKUP(A2, $E$2:$G$6, 3, TRUE) sẽ tìm ra số tiền giảm trừ tương ứng (Cột F) để trừ đi.

Mẹo kiểm tra nhanh kết quả

Để đảm bảo công thức bạn vừa nhập vào Excel là chính xác, hãy thử nhập các con số sau vào ô A2:

• Nếu A2 = 5,000,000 → Kết quả: 250,000
• Nếu A2 = 20,000,000 → Kết quả: 1,500,000
• Nếu A2 = 40,000,000 → Kết quả: 4,500,000

Nếu kết quả khớp với các con số trên, công thức của bạn đã hoạt động chính xác.

Dù các công thức Excel trên rất hữu ích, việc quản lý thuế TNCN và tiền lương thủ công vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai sót trong tính toán, mất nhiều thời gian đối soát và khó cập nhật kịp thời các quy định mới.

Đã đến lúc doanh nghiệp thay thế bảng tính thủ công bằng quy trình chốt công – tính lương – tính thuế tự động với 1Office HRM. Hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu, tính toán chính xác đến từng con số và luôn cập nhật theo các quy định pháp luật mới nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!

Sự khác biệt giữa biểu thuế toàn phần và biểu thuế lũy tiến từng phần

Việc áp dụng sai biểu tính thuế TNCN lũy tiến có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế truy thu và xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Do đó, kế toán cần kiểm tra kỹ loại hợp đồng và tình trạng cư trú của nhân sự trước khi thực hiện tính lương.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết dựa trên quy định của Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15:

Có thể bạn quan tâm: Bí quyết hạch toán lương & các khoản trích theo lương nhanh chóng, chính xác

Tự động hóa tính thuế và bảo hiểm với 1HRM – 1Office

Đối với doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên, việc tính toán lương cùng thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần đặt ra thách thức lớn về độ chính xác và tính bảo mật. Với khối lượng hồ sơ lớn, mỗi nhân sự lại có mức giảm trừ gia cảnh, phụ cấp và tiền thưởng khác nhau, việc duy trì các công thức tính toán thủ công trên Excel dễ dẫn đến sai sót, gây rủi ro về pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của người lao động.

Chính vì thế, 1Office mang tới cho doanh nghiệp 1HRM giúp số hóa toàn bộ quy trình từ chốt công đến tính lương từ 3-5 ngày còn vài tiếng:

• Tự động hóa tính thuế và bảo hiểm: Hệ thống tự động cập nhật biểu thuế lũy tiến mới nhất, thực hiện khấu trừ thuế TNCN và các khoản bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định của pháp luật.
• Liên kết dữ liệu đa chiều: Kế thừa dữ liệu trực tiếp từ bảng chấm công, KPI và các khoản thưởng/phạt để tính lương, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.
• Quản lý hồ sơ tập trung: Lưu trữ đồng bộ thông tin mã số thuế và hồ sơ người phụ thuộc, đảm bảo việc áp dụng các mức giảm trừ gia cảnh chính xác cho từng cá nhân.
• Tra cứu phiếu lương minh bạch: Nhân viên chủ động xem phiếu lương điện tử trực tuyến, nắm rõ các bậc thuế bị khấu trừ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình phản hồi và giải đáp thắc mắc.

Bên cạnh đó, 1Office còn tích hợp hệ sinh thái AI Agents thông minh, đặc biệt là tính năng 1AI Salary hỗ trợ tự động tạo bảng tính lương thông minh từ các file có sẵn chỉ thông qua những câu lệnh hội thoại tự nhiên. Kết hợp cùng tính năng No-code, doanh nghiệp có thể dễ dàng tự thiết lập quy trình chốt công và phê duyệt lương linh hoạt theo đặc thù riêng mà không cần đến đội ngũ IT phức tạp.

Để giải phóng bộ phận kế toán khỏi những thao tác thủ công và nâng cao độ chính xác trong quản trị lương, doanh nghiệp có thể khám phá ngay giải pháp công nghệ toàn diện từ 1Office.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DEMO 1HRM NGAY

Các câu hỏi thường gặp về cách tính thuế TNCN lũy tiến

Nhân viên thử việc có được áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần không?

• Có: Nếu hợp đồng thử việc là một phần của Hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên.
• Không: Nếu chỉ ký hợp đồng thử việc riêng lẻ dưới 03 tháng. Trường hợp này doanh nghiệp phải khấu trừ 10% trên tổng thu nhập (nếu từ 2 triệu đồng/lần chi trả trở lên), không áp dụng biểu lũy tiến.

Doanh nghiệp có được phép tự động giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi chưa có chứng từ không?

Không. Doanh nghiệp chỉ được thực hiện giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng nhân viên đăng ký thành công và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng thực theo quy định. Nếu chưa có chứng từ, kế toán chỉ được giảm trừ mức bản thân (15,5 triệu đồng).

Cách tính thuế TNCN lũy tiến cho nhân viên làm không đủ tháng (vào làm hoặc nghỉ việc giữa tháng)?

Thuế TNCN tính trên tổng thu nhập thực trả trong tháng đó. Các khoản giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc) vẫn được tính đủ 01 tháng, không chia theo số ngày làm việc thực tế.

Ví dụ: Nhân viên làm 10 ngày, nhận lương 15 triệu vẫn được giảm trừ bản thân đủ 15,5 triệu (dẫn đến số thuế phải nộp bằng 0).

Khoản tiền thưởng Tết, thưởng KPI được tính vào biểu lũy tiến của tháng nào?

Thuế TNCN xác định theo thời điểm chi trả thu nhập. Tiền thưởng chi trả vào tháng nào thì phải cộng gộp chung với lương của tháng đó để tính thuế theo biểu lũy tiến 5 bậc của tháng đó.

Doanh nghiệp phải xử lý thế nào nếu khấu trừ thừa thuế TNCN của người lao động trong năm?

• Bù trừ kỳ sau: Doanh nghiệp tự động bù trừ số tiền nộp thừa vào số thuế phải nộp của các tháng tiếp theo trong cùng năm tài chính.
• Quyết toán năm: Nếu đến cuối năm vẫn còn thừa, nhân viên có thể ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán để hoàn thuế hoặc bù trừ vào năm sau. Nếu nhân viên đã nghỉ việc, họ phải tự thực hiện thủ tục hoàn thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Quy định về thời hạn quyết toán thuế TNCN đối với doanh nghiệp và cá nhân như thế nào?

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế, thời gian quyết toán thuế thu nhập cá nhân được chia làm hai mốc chính. 

• Đối với các tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp), thời hạn quyết toán thuế tncn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. 
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, thời hạn này được ưu tiên kéo dài thêm 1 tháng (tức là ngày cuối cùng của tháng thứ 4) để giảm áp lực xử lý hồ sơ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì tại thời điểm quyết toán thuế TNCN cho nhân viên?

Vào thời điểm quyết toán thuế tncn cuối năm, bộ phận kế toán cần rà soát lại toàn bộ danh sách nhân viên có ủy quyền quyết toán thay và thu thập đầy đủ các chứng từ giảm trừ gia cảnh, chứng từ đóng bảo hiểm hoặc từ thiện (nếu có).

Kết luận

Tóm lại, cách tính thuế TNCN lũy tiến không quá phức tạp nếu bạn nắm vững công thức, biểu thuế 5 bậc và thứ tự các bước tính thuế. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, truy thu thuế mà còn đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động.

Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự ngày càng mở rộng, việc phụ thuộc hoàn toàn vào các công thức Excel thủ công phức tạp sẽ khó tránh khỏi những rủi ro về sai sót dữ liệu và bảo mật. Chính vì vậy, khi chuyển đổi sang các giải pháp công nghệ quản trị nhân sự – tiền lương toàn diện của 1Office, việc tính toán và khấu trừ thuế TNCN lũy tiến trở nên tự động, chính xác và tiết kiệm thời gian đáng kể.

NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ!