Quy định & Cách tính mới về mức lương đóng BHXH từ 1/7/2026

Từ ngày 1/7/2026, quy định về mức lương đóng BHXH sẽ có những thay đổi quan trọng. Việc xác định chính xác các khoản phụ cấp tính đóng và nắm bắt kịp thời căn cứ điều chỉnh tiền lương là yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa kiện toàn kế hoạch chi phí nhân sự. Cùng cập nhật chi tiết những nội dung và giải đáp mới nhất ngay sau đây.

Tiền lương đóng BHXH là gì và gồm những thành phần nào?

Tiền lương đóng BHXH là mức lương tháng dùng làm căn cứ để tính số tiền BHXH, BHYT, BHTN mà doanh nghiệp và người lao động phải đóng hàng tháng theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cơ cấu tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm 3 thành phần chính sau đây:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh (lương cơ bản theo hợp đồng lao động)
• Phụ cấp lương (phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực…)
• Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương

Mức lương làm căn cứ đóng BHXH từ 1/7/2026 là bao nhiêu?

Theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2026, mức lương cơ sở (mức tham chiếu) được điều chỉnh lên 2.530.000 đồng/tháng. Mức lương đóng BHXH từ 1/7/2026:

Mức đóng BHXH tối đa (Mức trần)

Theo quy định, mức lương tháng đóng BHXH bắt buộc tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu.

Mức đóng BHXH tối đa (trần): 20 lần mức tham chiếu = 50.600.000 đồng/tháng.

Phạm vi áp dụng: Dùng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc và bảo hiểm y tế (BHYT).

Lưu ý: Đối với Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), mức đóng tối đa vẫn áp dụng bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng (theo quy định của Luật Việc làm).

Mức đóng BHXH tối thiểu (Mức sàn)

Mức đóng tối thiểu được phân chia theo đối tượng và khu vực để đảm bảo quyền lợi cho người lao động:

• Đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp: Mức lương đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đó.
• Đối với các khoản đóng dựa trên mức tham chiếu: Mức sàn được tính bằng mức tham chiếu mới là 2.530.000 đồng/tháng.

Điều kiện bổ sung:

• Người lao động đã qua đào tạo, học nghề phải cộng thêm ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng (nếu doanh nghiệp vẫn duy trì thỏa thuận này theo HĐLĐ hoặc thỏa ước lao động tập thể).
• Người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5% hoặc 7% so với mức lương của công việc có điều kiện bình thường.

Phạm vi áp dụng và ảnh hưởng

Việc điều chỉnh mức tham chiếu lên 2.530.000 đồng từ 1/7/2026 sẽ ảnh hưởng đến:

• Căn cứ trích nộp: BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn.
• Chế độ hưởng: Tăng mức hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và lương hưu sau này.

Xem thêm: Tổng hợp mẫu đơn xin trợ cấp ốm đau (Cập nhật 2026)

Doanh nghiệp cần điều chỉnh ngay mức lương đóng BHXH cho NLĐ trong tháng 7/2026 để tránh sai sót, truy thu và lãi chậm nộp. Ngoài ra, để tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương & BHXH theo quy định mới, đảm bảo chính xác và tiết kiệm thời gian, hãy ứng dụng giải pháp quản trị nhân sự toàn diện 1HRM.

Cách tính tiền lương đóng BHXH & bảng tỷ lệ BHXH

Để xác định chính xác số tiền bảo hiểm mà người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải nộp hàng tháng, chúng ta cần căn cứ vào công thức tính và bảng tỷ lệ trích đóng theo quy định của pháp luật.

Công thức tính mức đóng BHXH hàng tháng

Công thức chung:

Số tiền đóng BHXH = Tiền lương tháng đóng BHXH x Tỷ lệ trích đóng (%)

Trong đó:

• Tiền lương tháng đóng BHXH: Là tổng các khoản (Lương + Phụ cấp + Khoản bổ sung) nhưng không thấp hơn mức sàn và không cao hơn mức trần.
• Tỷ lệ trích đóng: Được chia theo trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động và trách nhiệm của cá nhân người lao động

Công thức đối với người lao động đóng BHXH:

Số tiền NLĐ đóng = Tiền lương đóng BHXH × 10,5%

Công thức đối với doanh nghiệp đóng BHXH:

Số tiền doanh nghiệp đóng = Tiền lương đóng BHXH × 21,5%

Bảng công thức tính mức lương đóng BHXH theo tháng cho từng đối tượng:

Xem thêm: Công thức và mẫu bảng tính Bảo hiểm xã hội mới nhất 2026

Bảng tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN

Tỷ lệ đóng bảo hiểm hiện nay vẫn duy trì tổng mức đóng là 32% đối với lao động Việt Nam. Tuy nhiên, tỷ lệ này được phân bổ vào các quỹ khác nhau như sau:

Đối với lao động Việt Nam

Đối với lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm thất nghiệp, do đó tỷ lệ đóng sẽ thấp hơn:

Ví dụ: Giả sử một nhân viên văn phòng có tổng mức lương và phụ cấp ghi trên hợp đồng là 15.000.000 đồng/tháng.

• Số tiền nhân viên đóng (10.5%): 15.000.000 x 10.5% = 1.575.000 đồng.
• Số tiền doanh nghiệp đóng (21.5%): 15.000.000 x 21.5% = 3.225.000 đồng.

→ Tổng số tiền trích nộp cho cơ quan BHXH: 4.800.000 đồng/tháng.

Các trường hợp NLĐ không phải đóng BHXH bắt buộc

Theo quy định, không phải mọi trường hợp đang trong hợp đồng lao động đều phải đóng BHXH. Các trường hợp ngoại lệ bao gồm:

• Nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc/tháng trở lên: Cả NLĐ và NSDLĐ không phải đóng BHXH tháng đó.
• Nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc/tháng trở lên: NLĐ hưởng trợ cấp BHXH, không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN (nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT).
• Nghỉ thai sản từ 14 ngày làm việc/tháng trở lên: NLĐ và NSDLĐ không phải đóng BHXH, BHTN; thời gian này vẫn được tính là có đóng BHXH.
• Hợp đồng lao động dưới 01 tháng: Không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
• Người lao động đã nghỉ hưu: Đang hưởng lương hưu hàng tháng khi đi làm lại không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN; khoản tiền này được trả trực tiếp vào lương.

Tìm hiểu thêm:

• 7+ Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn theo quy định
• 7+ Mẫu đơn xin nghỉ thai sản cho lao động nữ chuẩn quy định

Các khoản thu nhập tính & không tính mức lương đóng BHXH

Theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Quyết định 595/QĐ-BHXH, bảng dưới đây là tổng hợp các khoản thu cần đóng và không cần đóng BHXH.

Các khoản thu nhập bắt buộc tính mức lương đóng BHXH

• Mức lương chính: Theo công việc hoặc chức danh trong thang bảng lương của doanh nghiệp.
• Phụ cấp chức vụ, chức danh: Dành cho cấp quản lý, trưởng/phó phòng.
• Phụ cấp trách nhiệm: Bù đắp cho những công việc có tính chất quản lý hoặc trách nhiệm cao hơn bình thường.
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Áp dụng cho các ngành nghề có yếu tố rủi ro hoặc điều kiện lao động khắc nghiệt.
• Phụ cấp thâm niên: Tính theo thời gian công tác của người lao động tại đơn vị.
• Phụ cấp khu vực: Bù đắp cho người lao động làm việc ở những nơi có điều kiện sinh hoạt khó khăn.
• Các khoản bổ sung khác: Được thỏa thuận mức tiền cụ thể và chi trả đều đặn vào mỗi kỳ lương hàng tháng.

Các khoản thu nhập không tính đóng BHXH

• Tiền thưởng: Bao gồm thưởng Tết, thưởng sáng kiến, thưởng hiệu quả công việc (KPI) không cố định, thưởng nhân các ngày lễ (30/4, 2/9, ngày thành lập công ty…).
• Tiền ăn giữa ca: Chi phí hỗ trợ ăn trưa, ăn ca cho nhân viên.
• Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại: Khoản này phải được ghi tách biệt thành mục hỗ trợ/phụ cấp không thường xuyên trong quy chế công ty.
• Hỗ trợ tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ: Các khoản phúc lợi chăm sóc đời sống gia đình NLĐ.
• Tiền trực: Phụ cấp làm thêm giờ, trực đêm không mang tính chất tiền lương tháng.
• Trợ cấp thân nhân qua đời, kết hôn: Tiền mừng cưới, thăm hỏi khi có người thân (tứ thân phụ mẫu, con cái) qua đời hoặc ốm đau.
• Quà tặng sinh nhật: Các khoản chi nhân dịp sinh nhật của người lao động.
• Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn: Khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc hoàn cảnh đặc biệt khác.

Xem thêm:

• Quy Định Và Cách Tính Thưởng Tết (Update 2026)
• Phúc lợi là gì? Tối ưu quyền lợi của nhân viên trong công ty

1Office HRM: Giải pháp tự động hóa quản lý mức lương đóng BHXH và tiền lương toàn diện

Trong bối cảnh quy định về mức lương đóng BHXH thường xuyên thay đổi cùng các chế tài nghiêm ngặt về hành vi chậm đóng, trốn đóng, việc quản lý hồ sơ thủ công không còn là lựa chọn an toàn. Những sai sót trong việc cập nhật mức trần, mức sàn hay danh mục phụ cấp tính đóng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý và chi phí truy thu lớn.

Để giải quyết bài toán này, 1Office mang đến hệ thống quản trị nhân sự tự động hóa toàn diện (1HRM), giúp rút ngắn thời gian xử lý bảng lương và bảo hiểm từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ đồng hồ:

• Tự động cập nhật quy định mới: Linh hoạt điều chỉnh mức tham chiếu, lương tối thiểu vùng và tỷ lệ trích đóng theo đúng quy định Nhà nước.
• Lưu trữ hồ sơ tập trung: Quản lý lịch sử lương, phụ cấp và quá trình đóng BHXH của từng nhân sự trên một nền tảng.
• Tính lương & bảo hiểm tự động: Kế thừa dữ liệu chấm công, hợp đồng để tính chính xác BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN.
• Quy trình phê duyệt thông minh: Thay đổi chức danh, lương được cập nhật tức thì sau phê duyệt.
• Báo cáo quỹ lương & bảo hiểm trực quan: Cung cấp số liệu chi tiết giúp lãnh đạo kiểm soát ngân sách và dòng tiền hiệu quả.

Đặc biệt, sự xuất hiện của 1AI Salary – trợ lý AI trong hệ sinh thái AI Agents của 1Office,  giúp doanh nghiệp tự động hóa việc thiết lập bảng lương phức tạp với đầy đủ các trường thông tin về phụ cấp tính đóng BHXH theo đặc thù riêng của từng đơn vị.

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng tối ưu quy trình quản lý mức lương đóng BHXH và chuyển đổi số quản trị nhân sự toàn diện?

Những lưu ý khi tính mức lương đóng BHXH của từng đối tượng

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi tính mức lương đóng BHXH mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật

Đối với doanh nghiệp:

• Phải ghi rõ trong hợp đồng lao động các khoản phụ cấp, bổ sung nào là “thường xuyên, ổn định” để tính đóng BHXH.
• Áp dụng đúng mức tham chiếu mới 2.530.000 đồng/tháng từ 1/7/2026, trần đóng tối đa 50.600.000 đồng.
• Phải đóng đủ 21,5% và khấu trừ 10,5% từ lương NLĐ, nộp cùng lúc hàng tháng.
• Rà soát và điều chỉnh mức đóng ngay trong tháng có thay đổi lương hoặc mức tham chiếu để tránh lãi chậm nộp 0,03%/ngày và phạt hành chính.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ, hợp đồng để đối chiếu khi thanh tra.

Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm tính lương uy tín như 1Office để hệ thống có thể cập nhật mức tham chiếu mới theo quy định, giúp giảm thiểu sai sót thủ công trong quá trình tính toán.

Đối với người lao động: 

• Kiểm tra hợp đồng lao động để biết rõ khoản nào được tính đóng BHXH.
• Nếu lương thực tế thấp hơn mức tham chiếu, vẫn phải đóng theo mức tham chiếu (2.530.000 đồng).
• Theo dõi sổ BHXH định kỳ để kiểm tra việc đóng của doanh nghiệp.
• Thưởng Tết, thưởng doanh số không thường xuyên không được tính đóng BHXH.
• Khi thay đổi công việc hoặc lương, yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh mức đóng kịp thời.

Câu hỏi doanh nghiệp thường gặp về mức lương đóng BHXH

Nếu mức tham chiếu thay đổi vào ngày 1/7/2026, doanh nghiệp có phải làm lại HĐLĐ hay phụ lục hợp đồng cho toàn bộ nhân viên không?

Không bắt buộc. Chỉ cần thông báo bằng văn bản hoặc phụ lục hợp đồng cho NLĐ biết mức lương đóng BHXH mới.

Lao động thử việc có thuộc đối tượng phải đóng BHXH theo mức tham chiếu mới không?

Không, nếu đó là hợp đồng thử việc riêng biệt. Tuy nhiên, nếu thời gian thử việc nằm trong HĐLĐ từ 01 tháng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải đóng BHXH cho nhân viên đó theo mức tham chiếu mới (2.530.000đ) kể từ ngày 1/7/2026.

Mức đóng BHXH cho người lao động nước ngoài từ 1/7/2026 có gì khác biệt so với lao động Việt Nam?

Khác biệt duy nhất là tỷ lệ đóng. Lao động nước ngoài không phải đóng bảo hiểm thất nghiệp (1%), nên tổng mức đóng là 30% (Doanh nghiệp 20.5%, NLĐ 9.5%). Trong khi đó, lao động Việt Nam đóng 32%. Căn cứ tiền lương và mức trần (50.600.000 đ) áp dụng giống hệt nhau.

Doanh nghiệp phải điều chỉnh mức đóng BHXH khi nào?

Ngay trong tháng 7/2026. Doanh nghiệp cần lập hồ sơ điều chỉnh mức đóng (Mẫu D02-LT) nộp cho cơ quan bảo hiểm ngay khi mức lương cơ sở mới có hiệu lực để tránh bị tính nợ bảo hiểm.

Có bị phạt nếu không điều chỉnh mức đóng sau khi mức tham chiếu thay đổi không?

Có. Nếu không điều chỉnh dẫn đến đóng thiếu tiền, doanh nghiệp sẽ bị truy thu số tiền chênh lệch và phải nộp lãi chậm đóng (0,03%/ngày). Trường hợp cố tình trốn đóng có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Kết luận 

Nắm bắt và cập nhật kịp thời các quy định về mức lương đóng BHXH từ ngày 1/7/2026 là nhiệm vụ trọng yếu đối với mọi doanh nghiệp và người lao động. Hy vọng 1Office đã cung cấp cái nhìn toàn diện về các mức đóng BHXH và cách phân bổ phụ cấp tính đóng phù hợp.

Trong bối cảnh các quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc chủ động kiểm soát mức đóng BHXH của người lao động thông qua các giải pháp công nghệ như 1Office HRM chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp loại bỏ sai sót, tiết kiệm thời gian và vận hành bền vững.