Tải miễn phí bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp

Sẽ là thiếu sót lớn nếu doanh nghiệp không nắm trong tay hệ thống quy trình chuẩn hóa các nghiệp vụ nội bộ. Bởi quy trình được xem như “bộ khung” nhất quán và có nguyên tắc giúp cho nhân sự phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự. Hiểu được điều đó, 1Office đã tổng hợp và biên soạn Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp nhằm giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc tại đơn vị.

1. Nút thắt từ thực trạng chưa chuẩn hóa quy trình công việc

Thực tế cho thấy, quản lý, trao đổi công việc và dự án chồng chéo qua các ứng dụng chat, email hay Excel đã và đang gây ra nhiều chậm trễ, sai sót, làm giảm hiệu suất nhân sự. Theo một nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại là do công tác quản lý. Trong đó 76% nguyên nhân quản lý kém hiệu quả xuất phát từ việc doanh nghiệp thiếu một quy trình quản lý khoa học.

Tại Việt Nam, quy trình làm việc tại các phòng ban tại các tổ chức doanh nghiệp hiện còn mang tính chắp vá, làm đến đâu quản lý đến đó mà không theo một trình tự xuyên suốt và thống nhất. Tình trạng này diễn ra trên 52% doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nội bộ phân mảnh, rời rạc. Việc phối hợp và giao tiếp giữa các phòng ban không được kiểm soát chặt chẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, doanh số, chi phí thời gian chết, năng suất công việc,… của doanh nghiệp.

Nhìn rộng hơn, những bất cập này trong bối cảnh bình thường mới, khi các doanh nghiệp cần tăng tốc kinh doanh thì những “ma sát” trong cộng tác sẽ còn là nỗi đau dai dẳng nếu doanh nghiệp không có lời giải tối ưu.

2. Chuẩn hóa & nâng cao hiệu suất công việc với Bộ quy trình mẫu của 1Office

Trong quá trình vận hành, các quy trình luôn đòi hỏi khối lượng lớn thông tin cũng như sự tham gia của nhiều phòng ban trong doanh nghiệp, do vậy, con đường chuẩn hóa quy trình chưa bao giờ là dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo.

Mặt khác, xây dựng quy trình đòi hỏi kinh nghiệm chuyên môn, nguồn lực cũng như thời gian đánh giá hiệu quả và điều chỉnh sau khi triển khai thực tế. Trong bối cảnh hiện nay, đội ngũ quản lý doanh nghiệp còn đang dốc sức với các chiến lược bứt phá hậu dịch, do đó công tác xây dựng quy trình làm việc gặp rất nhiều rào cản.

Hiểu được những trăn trở đó,1Office xây dựng Bộ QUY TRÌNH MẪU chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp. Nội dung bộ tài liệu bao gồm những chủ đề sau:

2.1 Quy trình mẫu phòng Nhân sự

Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp chuẩn hóa công tác phòng nhân sự một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bộ quy trình mẫu phòng Nhân sự bao gồm:

• Quy trình tuyển dụng
• Quy trình tiếp nhận nhân sự
• Quy trình đào tạo
• Quy trình xử lý kỷ luật
• Quy trình tiếp nhận nghỉ việc

2.2 Quy trình mẫu phòng Hành chính – Kế toán

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa nghiệp vụ chuyên môn bộ phận hành chính – kế toán theo một trình tự khoa học nhằm tinh gọn bộ máy và tiết kiệm thời gian của bộ phận hành chính – kế toán. Tài liệu của 1Office sẽ bao gồm 6 quy trình mẫu:

• Quy trình xét duyệt tăng lương
• Quy trình tính và thanh toán lương
• Quy trình tạm ứng và quyết toán công tác
• Quy trình thanh toán
• Quy trình thu/chi tiền mặt
• Quy trình lập dự chi ngân sách và kiểm soát dự chi

2.3 Quy trình mẫu phòng Kinh doanh

Nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh, quản lý hoạt động báo cáo kết quả kinh doanh hiệu quả, đồng thời cung cấp các thông tin giúp cấp quản lý đưa ra được quyết định đúng đắn trong việc vận hành và phát triển kinh doanh, 1Office cung cấp bộ mẫu quy trình cho phòng Kinh doanh bao gồm:

• Quy trình xây dựng KPI
• Quy trình bán hàng
• Quy trình ký hợp đồng với khách hàng
• Quy trình thanh lý hợp đồng

2.4 Biểu mẫu đính kèm từng quy trình

Ngoài quy trình được minh họa lưu đồ hóa theo từng bước, mô tả các đầu việc cụ thể và kèm theo người thực hiện, vị trí phòng ban thì mỗi bộ quy trình mẫu còn bao gồm các biểu mẫu, văn bản liên quan. Các văn bản mẫu được trình bày rõ ràng, cụ thể, nhờ đó doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay các tài nguyên trong tài liệu.

2.5 Tài liệu tặng kèm

Quy trình là nền móng vững chắc cho doanh nghiệp tuy nhiên việc chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình chưa bao giờ là dễ dàng. Trong tài liệu này, 1Office sẽ đưa ra một vài gợi ý nhỏ để giúp các doanh nghiệp xây dựng được một quy trình làm việc khoa học, hiệu quả và phù hợp với môi trường làm việc hiện nay. Tất cả sẽ được gói gọn trong bài viết “5 lưu ý không thể bỏ qua khi xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp” được tặng kèm bộ tài liệu.

3. Hướng dẫn sử dụng bộ quy trình cho từng phòng ban

3.1 Hướng dẫn sử dụng bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp cho phòng Kinh doanh (Sales)

Trong phòng Kinh doanh, quy trình chuẩn hóa đóng vai trò như “xương sống” để đảm bảo toàn bộ đội ngũ hoạt động đồng bộ, không phụ thuộc vào cá nhân. Nếu không có quy trình, Sales dễ mắc lỗi lặp lại: quên follow-up khách hàng, gửi báo giá sai, hoặc bỏ sót công nợ. Bộ quy trình mẫu giúp đội ngũ có sẵn “đường ray” để làm việc hiệu quả và minh bạch.

Cách áp dụng chi tiết:

• Xác định đầu mối quy trình bán hàng
  • Điểm bắt đầu: từ khi có lead (khách hàng tiềm năng).
  • Điểm kết thúc: khi hợp đồng ký kết và công nợ được thanh toán.
• Chuẩn hóa từng bước trong quy trình
  • Tiếp nhận lead → phân loại → giao cho sales phụ trách.
  • Sales liên hệ trong vòng 24h, cập nhật kết quả vào CRM.
  • Gửi báo giá theo mẫu chuẩn (tránh sai lệch giá).
  • Trình duyệt hợp đồng theo workflow: Sales → Trưởng nhóm → Giám đốc kinh doanh.
• Ứng dụng công cụ số hóa
  • Tích hợp CRM để theo dõi tự động toàn bộ lịch sử liên hệ.
  • Hệ thống cảnh báo khách hàng chưa phản hồi sau 48h.
  • Tự động nhắc nợ với các hợp đồng đến hạn.
• Đo lường và cải tiến
  • KPI đo bằng tỷ lệ chốt deal, chu kỳ bán hàng trung bình.
  • Hằng quý, rà soát các bước làm mất nhiều thời gian để tối ưu.

👉 Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại sau khi áp dụng bộ quy trình mẫu, đã rút ngắn thời gian chốt hợp đồng từ 12 ngày xuống còn 7 ngày, đồng thời tăng tỷ lệ khách hàng quay lại thêm 18% nhờ chăm sóc sau bán hàng được chuẩn hóa.

3.2 Hướng dẫn sử dụng bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp cho phòng Nhân sự (HR)

Phòng Nhân sự thường chịu áp lực lớn trong việc tuyển dụng, trả lương và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Nếu không có quy trình rõ ràng, HR dễ rơi vào tình trạng xử lý thủ công, chồng chéo và thiếu minh bạch. Bộ quy trình mẫu giúp hệ thống hóa toàn bộ tác nghiệp, từ tuyển dụng đến quản trị phúc lợi.

Cách áp dụng chi tiết:

• Xác định quy trình HR cốt lõi
  • Tuyển dụng nhân sự.
  • Onboarding nhân viên mới.
  • Tính lương và chế độ phúc lợi.
• Chuẩn hóa từng bước trong quy trình
  • Tuyển dụng: tiếp nhận nhu cầu → duyệt JD → đăng tin → phỏng vấn → offer → ký HĐ.
  • Onboarding: tạo hồ sơ trên hệ thống → phân công mentor → đào tạo hội nhập.
  • Tính lương: chốt công cuối tháng → tính lương tự động trên phần mềm → phê duyệt → chi trả.
• Ứng dụng công cụ số hóa
  • Dùng phần mềm HRM để nhận và lọc CV tự động.
  • Module Payroll để tính lương, khấu trừ bảo hiểm, thuế TNCN.
  • Hệ thống tự động nhắc HR khi có nhân viên sắp hết HĐ thử việc hoặc đến hạn đánh giá KPI.
• Đo lường và cải tiến
  • KPI: thời gian tuyển dụng trung bình ≤ 25 ngày, tỷ lệ nghỉ việc năm ≤ 10%.
  • Định kỳ 6 tháng, khảo sát mức độ hài lòng nhân viên để cải tiến quy trình.

👉 Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ đã áp dụng quy trình HR mẫu trên phần mềm, kết quả là giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ tuyển dụng và giảm một nửa số lỗi sai khi tính lương so với làm thủ công trên Excel.

Lời kết

Mỗi bộ phận, phòng ban có đặc thù công việc khác nhau, vì vậy một bộ các quy trình mẫu cho từng phòng ban là điều thiết yếu để đạt hiệu quả cao nhất. Với kinh nghiệm đúc rút từ việc chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc cho hơn 3500 doanh nghiệp Việt, chúng tôi đã tổng hợp và biên soạn bộ tài liệu này với mong muốn giúp ích cho doanh nghiệp trong việc giải bài toán quản lý.

Bộ tài liệu của 1Office sẽ được cập nhật liên tục nhằm phục vụ những nhu cầu cấp thiết nhất của doanh nghiệp. Chúng tôi mong rằng với bộ quy trình mẫu này, các doanh nghiệp sẽ nhanh chóng ứng dụng hiệu quả, chuẩn hóa được mọi quy trình diễn ra trong doanh nghiệp mình. Từ đó tạo dựng được nền móng vững chắc để phát triển doanh nghiệp ngày một lớn mạnh.