Cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả dành cho các leader

Cách quản lý nhân viên cấp dưới là một trong những chủ đề luôn được các nhà quản lý quan tâm. Nhất là trong bối cảnh hiện nay, khi rất nhiều doanh nghiệp đang phải vật lộn với tình trạng nhân sự nghỉ việc liên tục. Theo một nghiên cứu của Zenefits và Access Perks:

• 63,3% doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn hơn trong việc giữ chân nhân viên so với việc thuê họ.
• Mỗi năm, các nhà tuyển dụng chi 1,1 tỷ đô la để tìm nhân viên thay thế.
• Hơn 33% người lao động đang chủ động hoặc tình cờ tìm kiếm việc làm.
• Khoảng 50% nhân viên sẵn sàng giảm lương tới 29% nếu điều đó có nghĩa là làm việc tại công việc mà họ yêu thích.

Vẫn còn rất nhiều những con số đáng báo động khác, nhưng tin tốt là bạn hoàn toàn có thể cải thiện tình trạng này. Bắt đầu bằng việc thực hiện các cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả hơn tại nơi làm việc.

I. Tổng quan: Cách Quản lý nhân viên là gì?

Quản lý nhân viên là kết hợp giữa các chiến lược và chính sách nhân sự nhằm khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Nó bao gồm các hoạt động:

• Tuyển chọn: Tuyển dụng những ứng viên không chỉ có chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành công việc mà còn có những đặc điểm cần thiết để phát triển và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đồng nghiệp.
• Theo dõi và đo lường: Theo dõi và đánh giá từng hoạt động của nhân viên, hay chính là quản lý hiệu suất và đưa ra kế hoạch cải tiến hiệu suất nếu công việc hoặc hành vi không hiệu quả.
• Tương tác: Truyền đạt mục tiêu, kỳ vọng công việc và phản hồi cho nhân viên. Ngoài ra, hãy lắng nghe và tiếp thu ý kiến của nhân viên.
• Khen thưởng: Đây là bước quan trọng để tạo động lực làm việc cho nhân viên, đồng thời duy trì hiệu suất công việc ở mức tốt. 
• Kỷ luật: dựa vào các báo cáo thực tế để đưa ra các chính sách cải thiện hiệu suất kém, bao gồm cảnh báo bằng lời nói hoặc bằng văn bản, ngừng hưởng một số lợi ích bên ngoài, cách chức, đình chỉ, chấm dứt hoạt động hoặc thậm chí là hành động pháp lý.

II. Lợi ích của việc quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả

Nhân viên là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Khi bạn biết cách quản lý nhân viên cấp dưới phù hợp, doanh nghiệp sẽ gặt hái được những lợi ích đáng kể, bao gồm:

• Nâng cao năng suất doanh nghiệp
• Tăng động lực cho nhân viên
• Giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc

Mỗi nhà lãnh đạo đều có cho mình một phong cách lãnh đạo thể hiện được quan điểm bản thân, nhưng đồng thời cũng cần phải có các cách thức quản lý nhân viên một cách hiệu quả nhất.

>> Xem thêm: 10 Năng lực lãnh đạo quản lý cần có cho nhà quản trị doanh nghiệp

III. Cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả trong doanh nghiệp

Dưới đây, chúng tôi sẽ đem đến một số phương pháp hay nhất về cách quản lý nhân viên cấp dưới mà các nhà lãnh đạo có thể sử dụng để phát huy tối đa năng lực và kinh nghiệm của nhân viên, đồng thời đạt được các mục tiêu lớn hơn của tổ chức.

1. Phân chia công việc hợp lý cho từng người

Mỗi nhân viên đều có các điểm mạnh và hạn chế nhất định. Để có thể phối hợp và làm việc hiệu quả nhất, manager cần phải chịu khó quan sát để phát hiện thế mạnh của từng nhân viên và phát huy chúng. 

Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm phân công công việc cũng giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, giảm thiểu tình trạng xung đột, mâu thuẫn giữa các nhân viên. 1Office hiện là một trong những công cụ quản lý và phân công công việc hiệu quả nhất, được hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam lựa chọn tin dùng nhở cung cấp những tính năng vượt trội: 

• Giao việc và phân công công việc cho cá nhân/nhóm theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.
• Theo dõi sát sao tiến độ dự án: kiểm soát tiến độ công việc, người thực hiện, kết quả công việc. 
• Hệ thống cảnh báo tự động và nhắc việc thông minh
• Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
• Nắm được kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân. 

Với 1Office, mọi kế hoạch, chỉ đạo cụ thể trong công việc đều được đưa tới cho nhân viên cấp dưới bằng những cái click chuột đơn giản mọi lúc, mọi nơi. Có thể nói đối với những người quản lý, 1Office vừa là nền tảng, vừa là công cụ hỗ trợ đắc lực để quản lý nhân viên cấp dưới thật hiệu quả.

 Nhận tư vấn & Trải nghiệm miễn phí phần mềm

2. Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng

Nhân viên không biết rằng bạn mong đợi họ làm việc tốt hoặc thành công là chưa đủ. Bạn cần phải trình bày rõ ràng với họ những tiêu chí cụ thể mà bạn mong đợi ở vị trí công việc của họ.

Để làm được điều đó, hãy đưa ra những kỳ vọng cụ thể cho nhân sự ngay từ khi tuyển dụng: Gặp mặt trực tiếp với nhân viên mới để thảo luận về các chính sách tại công ty, mô tả công việc và những kỳ vọng cụ thể (về số giờ làm việc, chất lượng công việc, mục tiêu bán hàng…) Bằng cách này, nhân viên sẽ biết chính xác những gì cần phải làm và đóng góp cho tổ chức.

3. Thường xuyên kiểm tra, giám sát tiến độ công việc

Sau khi đã giao việc, để chắc chắn tiến độ hoàn thành công việc cũng như đảm bảo nhân viên không lơ là hay vượt quyền, người đứng đầu cũng cần thực hiện công tác kiểm tra sát sao kết quả công việc đã giao.

Đây là một cách giúp nhân viên chủ động làm việc đúng thời hạn, không chậm trễ, không trì hoãn. Việc xây dựng thói quen tốt cũng sẽ giúp ích cho các dự án lớn hơn của công ty.

Tuy nhiên khi các CEO/Manager không có mặt ở công ty hay đi công, sẽ rất khó để theo sát mọi hoạt động của nhân viên. Vì vậy, rất nhiều các lãnh đạo và quản lý đã lựa chọn sử dụng 1Office để điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn chỉ với 1 chiếc điện thoại. Hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard, báo cáo động, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác.

4. Đánh giá và định hướng năng lực của nhân viên

Bên cạnh việc giao nhiệm vụ và kiểm tra kết quả, người quản lý cũng cần phải đánh giá năng lực và thái độ làm việc của nhân viên quyền dưới mình. Các buổi đánh giá nên được tổ chức định kỳ theo quý, đánh giá cả năm,… Sau đó, người quản lý sẽ tổng hợp và dựa trên những đánh giá đa chiều và khách quan về nhân viên để đưa ra quyết định khen thưởng hay phê bình.

Để có thể đưa ra những đánh giá “chuẩn chỉ”, không cảm tính thì doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc chuẩn cho từng cá nhân/phòng ban. Đồng thời, việc sử dụng các công cụ quản lý công việc cũng giúp quá trình đánh giá trở nên hiệu quả và chính xác hơn.

5. Khen thưởng nhân viên phù hợp

Theo nghiên cứu của O.C. Tanner Institute, 78% nhân viên nói rằng họ sẽ gắn bó với doanh nghiệp hơn khi nhận được sự công nhận thành quả xứng đáng từ cấp trên.

Chính vì thế, việc có kế hoạch khen thưởng hợp lý là hoạt động thiết thực giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhân viên, thể hiện sự quan tâm, trân trọng công sức và công nhận những nỗ lực của nhân viên. Từ đó, nhân viên sẽ có thêm động lực và tinh thần trách nhiệm làm việc để cống hiến cho công ty.

6. Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ

Một trong những cách quản lý nhân sự hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp mong muốn hướng tới chính là tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, năng động nhưng vẫn có tính cạnh tranh. Khi được làm việc trong môi trường tích cực, nhân viên sẽ trở nên vui vẻ, thoải mái và có xu hướng năng nổ, hiệu suất làm việc tốt hơn. Ngược lại, khi làm việc trong môi trường tiêu cực, nhân viên sẽ cảm thấy chán nản, mệt mỏi, mất động lực làm việc và có khả năng nghỉ việc để tìm kiếm môi trường làm việc tốt hơn.

7. Trao quyền cho nhân viên

Bất kể nhân viên nào cũng muốn được tôn trọng và trao quyền cho họ. Đặc biệt trong công việc, nhà quản lý nên cho phép nhân viên tham gia vào quá trình quản lý, ra quyết định và chịu trách nhiệm, lắng nghe các ý kiến của nhân viên. Khi bạn trao quyền cho nhân viên, lãnh đạo sẽ bớt các công việc cho lãnh đạo, đồng thời cũng là cơ hội giúp nhân viên thể hiện được năng lực, học hỏi thêm nhiều kỹ năng mới để phát triển toàn diện

8. Gắn kết nhân viên với những mục tiêu chung của công ty

Một cách tốt nhất để các thành viên trong nhóm làm việc đoàn kết với nhau là định hướng cho họ làm việc phục vụ vì một mục đích chung. Nếu nhân viên nào cũng chỉ tập trung vào mục tiêu cá nhân của họ thì dễ dẫn đến việc tự cô lập, thiếu sự gắn kết nhân viên và hạn chế tinh thần hợp tác. Theo như nghiên cứu thì các mục tiêu dễ đạt được nếu tất cả các nhân viên đều tập trung vào một mục tiêu chung.

>> Tham khảo: 5 cấp độ lãnh đạo và cách trở thành CEO vĩ đại trong doanh nghiệp

IV. Các bước xử lý những thành viên “tiêu cực” trong nhóm

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đã từng gặp phải kiểu nhân viên này – một người luôn có tâm trạng tồi tệ, làm việc kém hiệu quả và rất khó để teamwork. Họ nói không với mọi thứ và sự bi quan của họ cũng ít nhiều ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của những người khác.

Vậy làm thế nào để bạn có thể xử lý trường hợp này một cách khéo léo và chuyên nghiệp? Dưới đây là những chia sẻ của các các chuyên gia về cách quản lý nhân viên cấp dưới tiêu cực.

1. Nhìn nhận dưới góc độ của nhà quản lý

Trước khi đưa ra bất kỳ đánh giá nào, hãy dành thời gian để suy nghĩ xem người này là ai, điều gì về họ khiến họ trở nên tiêu cực như vậy. Đừng chỉ đánh giá dựa trên cảm tính hay những ý kiến một chiều từ một vài đồng nghiệp của họ mà đã vội kết luận là người này đang làm việc rất tiêu cực. Hãy tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn kết hợp với những quan sát và quan điểm cá nhân của chính bạn dưới vai trò là người quản lý. 

2. Thu thập thông tin  

Hãy nghĩ về cách mà sự tiêu cực của người đó thể hiện. Họ có xu hướng hành động tiêu cực ở đâu và trong bối cảnh nào? Bạn có đang tận mắt chứng kiến hành vi đó hay nó là phản hồi từ những nhân viên khác?

Nếu lời phản hồi đến từ những người đồng nghiệp của nhân viên đó, thì hãy dành thời gian để trò chuyện và lắng nghe về quan điểm của họ — tất nhiên là không yêu cầu họ nói xấu hoặc nói tiêu cực về đồng nghiệp của họ. Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận như: “Tôi chỉ muốn kiểm tra để đảm bảo rằng mọi người đang hợp tác tốt vớ nhau. Có bất kỳ vấn đề nào với nhóm mà bạn muốn giải quyết không? Hay tôi có thể giúp gì với tư cách là người quản lý của bạn?”

Nếu bạn tận mắt chứng kiến hành vi tiêu cực của nhân viên đó, hãy ghi nhớ những chi tiết như nó xảy ra ở đâu, khi nào và tiêu cực như thế nào. Ví dụ, nếu họ luôn gạt bỏ ý tưởng của người khác trong cuộc họp, hãy chú ý thời điểm nó xảy ra và những gì họ nói, thái độ và cách họ hành động.

3. Đưa ra feedback cụ thể, rõ ràng

Đây là bước khó khăn nhất: ngồi xuống để nói chuyện về hành vi của họ và đưa ra phản hồi.

Bước đầu tiên trong cuộc trò chuyện này là đặt ra các kỳ vọng cụ thể về cách bạn muốn nhóm của mình làm việc cùng nhau — không phải chỉ trích họ bằng những nhận xét như: “Bạn đang làm điều này và không làm điều kia”. Thay vào đó, hãy thẳng thắn chỉ ra điều mà họ nên làm (đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, đặt câu hỏi) và không được làm (đổ lỗi cho người khác, từ chối ý tưởng mà không đưa ra giải pháp).

Đừng tỏ ra giáo điều mà hãy đặt những câu hỏi để hiểu hơn về quan điểm và góc nhìn của họ. Bạn muốn tìm hiểu tận gốc lý do tại sao họ lại hành động như vậy và xem bạn có thể làm gì với tư cách là sếp của họ để cải thiện tình hình hay không. Hãy thử những câu hỏi mở như “Bạn cảm thấy thế nào về [vấn đề có liên quan]” hoặc “Những khía cạnh nào trong công việc mà bạn cảm thấy chưa hài lòng/hài lòng?” và hỏi rõ “Tại sao?” hoặc “Hãy nói rõ hơn”.

Tạm kết

Quản lý nhân sự luôn là một kỹ năng cần thiết mà bất cứ nhà quản lý nào cũng cần trau dồi và học hỏi không ngừng. Một môi trường làm việc tốt với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong thái độ và kỹ năng làm việc sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển và là điểm sáng thu hút nhiều nhân tài. Bên cạnh đó, việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân viên cũng giúp cách quản lý nhân viên cấp dưới trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Qua bài viết chia sẻ về cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả, 1Office hy vọng rằng bạn sẽ có những áp dụng hợp lý và phù hợp để công tác quản lý được tốt hơn.