Chữ ký điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Để đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử, chữ ký điện tử được sử dụng như một phương tiện xác thực người ký và nội dung của tài liệu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Các quy định về tính pháp lý và điều kiện đảm bảo an toàn của loại chữ ký này? Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử với chữ ký số? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký điện tử: Khái niệm & Các thuật ngữ liên quan

1.1. Chữ ký điện tử là gì?

 

Chữ ký điện tử (E-Signature) là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Theo Khoản 11, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử năm 2023

 

Các loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kế đến như: chữ ký số, chữ ký scan, chữ ký hình ảnh,… Trong đó, chữ ký số là loại chữ ký điện tử có giá trị pháp lý cao nhất. Nó được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử quan trọng trong doanh nghiệp như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ,…

1.2. Chứng thư điện tử là gì?

Chứng thư điện tử (Digital Certificate) là một thông điệp dữ liệu được phát hành bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử (CA), xác nhận danh tính của một cá nhân hoặc tổ chức cùng mối quan hệ giữa khóa công khai và danh tính đó.

1.3. Chứng thư chữ ký điện tử là gì?

Chứng thư chữ ký điện tử (Digital Signature Certificate, viết tắt là DSC) là một thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử (CA) phát hành, bao gồm các thông tin về người được cấp chứng thư chữ ký điện tử, khóa công khai và các thông tin liên quan khác. Chứng thư chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực người ký chữ ký điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu được ký và ngăn chặn việc giả mạo chữ ký điện tử.

1.4. Dịch vụ chứng thực chữ ký số là gì?

Dịch vụ chứng thực chữ ký số là dịch vụ do tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) cung cấp nhằm xác thực chủ thể ký số trên thông điệp dữ liệu. Dịch vụ này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu được ký và đảm bảo tính chống chối bỏ của chủ thể ký với thông điệp dữ liệu.

1.5. Chương trình ký điện tử là gì?

Chương trình ký điện tử là một chương trình máy tính được thiết lập để hoạt động độc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác nhằm tạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Căn cứ theo Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây: a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu; b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi. 2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

 

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp ký khi sử dụng trong các giao dịch điện tử, nếu thỏa mãn hai yếu tố về chữ ký và con dấu được quy định ở trên.

 

Có thể thấy chữ ký điện tử là một công cụ quan trọng trong thời đại công nghệ số, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử. Nhà lãnh đạo cần hiểu rõ vai trò của chữ ký điện tử và có kế hoạch triển khai chữ ký điện tử phù hợp để phát huy tối đa lợi ích của công cụ này.

3. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử

Căn cứ theo Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử như sau:

1. Chữ ký điện tử được xem là đảm bảo an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây: a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng; b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký; c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện; d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.   2. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định tại khoản 1 Điều này.

 

Chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp bảo mật, khó bị giả mạo giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Đồng thời tránh được các rủi ro bị giả mạo chữ ký, dẫn đến thiệt hại về tài chính và uy tín của doanh nghiệp.

4. Quy định pháp luật về chữ ký điện tử

4.1. Quy định về mẫu chữ ký điện tử

Mẫu chữ ký điện tử là thông tin về hình thức, kích thước, màu sắc, vị trí của chữ ký điện tử. Chúng được quy định cụ thể như sau:

Đối với cá nhân	Đối với doanh nghiệp
Chữ ký điện tử của cá nhân là hình ảnh chữ ký tay của người ký. Hình ảnh chữ ký điện tử bắt buộc phải có màu xanh và được lưu dưới dạng đuôi .png.	Chữ ký điện tử của doanh nghiệp là hình ảnh con dấu đỏ của doanh nghiệp. Kích thước của con dấu phải bằng kích thước thật của con dấu và được lưu dưới dạng đuôi .png.
Chữ ký điện tử của cá nhân không yêu cầu phải hiển thị thông tin người ký.	Chữ ký điện tử của doanh nghiệp phải hiển thị đầy đủ thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký.
Chữ ký điện tử của cá nhân được đặt tại vị trí được yêu cầu ký.	Tùy thuộc vào từng văn bản nhận dạng mà sẽ có yêu cầu vị trí chữ ký khác nhau như: ký góc bên phải ở trang đầu tiên của văn bản, ở góc trên cùng bên tay phải của trang đầu tiên trong văn bản, ký với tỷ lệ bằng ⅓ chữ ký cá nhân lãnh đạo về phía bên trái,…

Ngoài ra, mẫu chữ ký điện tử cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phù hợp với quy định của pháp luật về chữ ký điện tử.
• Không gây nhầm lẫn với chữ ký điện tử của người khác.
• Có thể được sử dụng để xác minh tính xác thực của người ký.

4.2. Quy định về việc sử dụng chữ ký điện tử

Căn cứ theo Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có quy định một số nội dung về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:

1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận: a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch; b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực; c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực. 2. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Quy định này thể hiện sự tự do, chủ động của các bên tham gia giao dịch điện tử trong việc lựa chọn hình thức sử dụng chữ ký điện tử phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình. Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

5. Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng

Dưới đây là một số loại chữ ký điện tử được sử dụng cho doanh nghiệp, mà các nhà lãnh đạo có thể tham khảo như:

1. Chữ ký số là loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến nhất trên thị trường, được tạo ra bằng cách sử dụng cặp khóa công khai và khóa riêng. Khóa công khai được chia sẻ với công chúng, trong khi khóa riêng được giữ bí mật. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký viết tay.
2. Chữ ký hình ảnh là loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách vẽ chữ ký trực tiếp trên màn hình máy tính. Chữ ký hình ảnh có độ bảo mật thấp hơn chữ ký số, nhưng cũng đơn giản hơn và ít tốn kém hơn để triển khai.
3. Chữ ký scan là loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách quét chữ ký viết tay hoặc vẽ tay và chuyển đổi nó thành định dạng điện tử. Chữ ký scan thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị thấp hoặc không yêu cầu tính pháp lý cao.

 

Trong đó, chữ ký số là loại chữ ký có giá trị pháp lý cao nhất vì nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính xác thực, an toàn và pháp lý trong các giao dịch điện tử. Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm chữ ký số của 1Office để có sự lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.

6. Hướng dẫn các cách tạo chữ ký điện tử

Hiện nay, việc tạo ra một chữ ký điện tử là vô cùng dễ dàng với nhiều cách khác nhau như sử dụng Words, Excel, PDF hoặc tạo chữ ký điện tử bằng phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên để chữ ký có giá trị pháp ký thì doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định tạo lập và sử dụng chữ ký số điện tử ở Phần 4.

Cùng tham khảo cách tạo chữ ký điện tử có giá trị pháp lý bằng dịch vụ chữ ký số 1Office:

Bước 1: Chọn biểu tượng mũi tên trên góc phải màn hình click chọn Cài đặt hệ thống > chọn Hệ thống > chọn Chữ ký số > chọn Tạo mới

 

Bước 2: Nhập dữ liệu để tích hợp chữ ký số:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Tiêu đề	Đặt tên tiêu đề cho chữ ký số của bạn
2	Nhà cung cấp chữ ký số	Chọn nhà cung cấp chữ ký số của bạn. Hiện tại 1Office đang liên kết với 4 nhà cung cấp: VNPT, CMC, FPT, BKAV.
3	Tên đăng nhập và Mật khẩu	Nhập thông tin đăng nhập do nhà cung cấp đăng ký
4	Loại chữ ký số	Chữ ký công cộng: Là chữ ký người dùng tự tạo cho mình qua các nhà cung cấp đã được tích hợp trên hệ thống Chữ ký chuyên dùng nội bộ: Là chữ ký nội bộ được admin tạo cho người dùng nội bộ

 

Bước 3: Bấm chọn Cập nhật. Một số tác vụ trong màn hình danh sách chữ ký gồm:

• Cho phép chọn chữ ký mặc định: Chỉ chữ ký ở trạng thái “Đang hoạt động” mới được chọn làm mặc định
• Cho phép chia sẻ chữ ký đối với loại chữ ký Công cộng (không áp dụng với chữ ký được chia sẻ bởi người khác)
• Trong màn hình Cấu hình chữ ký: Tự động lưu; Chỉnh sửa chữ ký; Tải chữ ký

 

Đăng ký trải nghiệm miễn phí tính năng chữ ký số của 1Office ngay hôm nay!

Nhận bản demo tính năng miễn phí

7. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Đặc điểm	Chữ ký điện tử	Chữ ký số
Khái niệm	Thông tin đi kèm hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, được tạo ra bởi người ký và chỉ do người đó tạo ra, nhằm xác nhận tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu và ý chí của người ký.	Thông tin số gắn liền với thông điệp dữ liệu được tạo ra bằng phương pháp mã hóa, được sử dụng để xác nhận tính toàn vẹn và xác thực của thông điệp dữ liệu.
Định dạng	Có thể là dạng hình ảnh, dạng văn bản, dạng âm thanh, dạng video,…	Có dạng mã hóa, được tạo ra bằng cách sử dụng thuật toán mã hóa không đối xứng.
Giá trị pháp lý	Không có giá trị pháp lý tuyệt đối, tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch.	Có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký viết tay, được quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Ứng dụng	Được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ, đăng ký tài khoản trực tuyến, giao dịch ngân hàng trực tuyến,…	Được sử dụng trong các giao dịch điện tử quan trọng, đòi hỏi tính xác thực và an toàn cao, chẳng hạn như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị cao,…
Độ bảo mật	Có độ bảo mật thấp hơn chữ ký số.	Có độ bảo mật cao, khó bị giả mạo.

8. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là công cụ quan trọng trong việc số hóa các giao dịch của doanh nghiệp. Việc sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc ký kết các văn bản, hợp đồng. Thay vì phải gặp mặt trực tiếp để ký kết các văn bản, hợp đồng, doanh nghiệp có thể ký kết trực tuyến thông qua chữ ký điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí in ấn, chuyển phát,…

Nâng cao hiệu quả công việc với nhiều tính năng vượt trội so với việc ký kết bằng tay như ký kết nhiều hợp đồng, tài liệu,…Từ đó, doanh nghiệp có thể ký kết các văn bản, hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện, đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc.

Mở rộng thị trường kinh doanh nhờ việc có thể ký kết các văn bản, hợp đồng với đối tác ở bất kỳ đâu trên thế giới mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh, tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký viết tay, do đó giúp doanh nghiệp chứng minh được quyền và nghĩa vụ của mình trong các giao dịch điện tử.

9. Đăng ký dịch vụ chữ ký số điện tử 1Office

Chữ ký số điện tử 1Office là dịch vụ cung cấp chữ ký số điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Dịch vụ được cung cấp bởi Công ty Cổ phần 1Office, một trong những nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hàng đầu tại Việt Nam.

Phần mềm chữ ký số điện tử 1Office cung cấp các tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc triển khai và sử dụng. Một số tính năng nổi bật của phần mềm như:

• Ký mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị giúp doanh nghiệp ký kết các văn bản, hợp đồng ngay cả khi đang di chuyển, không cần phải gặp mặt trực tiếp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
• An toàn bảo mật, đảm bảo tính pháp lý giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin của mình và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử.
• Lưu trữ văn bản, chứng từ tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các văn bản, chứng từ, giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng.
• Hỗ trợ ký cùng lúc trên nhiều tài liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức khi ký kết các văn bản, hợp đồng với nhiều bên tham gia.
• Tăng độ tin cậy cho các bên tham gia giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và thương hiệu của mình.

 

Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu rõ hơn về giải pháp chữ ký số 1Office, hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử ưu việt này, hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được trải nghiệm miễn phí tính năng của phần mềm.

Nhận bản demo tính năng miễn phí

 

Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về khái niệm, giá trị pháp lý và điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký điện tử. Nếu bạn cần tư vấn 1:1 về phần mềm chữ ký số 1Office, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn