Các chính sách nhân sự quan trọng theo quy chuẩn doanh nghiệp – cách xây dựng hiệu quả

Chính sách nhân sự hấp dẫn luôn là một yếu tố quan trọng góp phần tạo lợi thế cạnh tranh, thu hút nhân tài trong quá trình tuyển dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một chính sách khác nhau tùy vào quy mô, cơ cấu tổ chức đó. Vậy chính sách nhân sự trong doanh nghiệp là gì và chính sách quản lý nhân viên nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office khám phá ngay câu trả lời ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

I- Tìm hiểu chung về chính sách nhân sự

1. Chính sách nhân sự là gì?

Chính sách nhân sự của công ty là hệ thống những quy tắc và hướng dẫn chính thức mà doanh nghiệp đưa ra để quản lý nhân viên của mình. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sự công bằng và nhất quán trong một tổ chức, cũng như có khả năng giúp bảo vệ tổ chức trước các khiếu nại pháp lý.

Mặt khác, các thủ tục nhân sự là các hướng dẫn từng bước để chỉ ra các hành động cần được thực hiện để tuân thủ những chính sách này. Có thể thấy, việc xác định các chính sách và thủ tục này là một trong những chức năng cốt lõi của quản lý nguồn nhân lực.

2. Mục đích của chính sách nguồn nhân lực

Hiện nay chính sách quản trị nhân sự đóng vai trọng trong mỗi tổ chức giúp thiết lập bộ ứng xử, quy tắc cho mỗi nhân viên. Ngoài việc bảo vệ tổ chức của bạn khỏi các khiếu nại pháp lý, các chính sách quản trị nhân lực còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy văn hóa, công bằng và hòa nhập.

Dưới đây là một số lợi ích to lớn của chính sách nhân sự:

• Có vai trò bảo vệ pháp lý cho công ty bạn.
• Thông báo minh bạch, rõ ràng các điều kiện tuyển dụng.
• Đặt kỳ vọng của nhân viên liên quan đến sự phát triển nghề nghiệp của họ.
• Giúp giải quyết các tranh chấp và xung đột của nhân viên.
• Đẩy nhanh quá trình ra quyết định về các vấn đề nhân sự khác nhau.
• Đảm bảo mọi nhân viên được đối xử bình đẳng và công bằng.
• Tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh.

II – Các chính sách nhân sự quan trọng trong doanh nghiệp

Mỗi một tổ chức sẽ có các chính sách quản trị nhân lực khác nhau tùy thuộc vào vị trí, ngành nghề. Dưới đây là các chính sách nhân sự thiết yếu mà mọi doanh nghiệp đều cần phải xây dựng.

1. Chính sách tuyển dụng nhân sự

Đây là chính sách giúp doanh nghiệp đưa ra các tiêu chí để lựa chọn ứng viên và vạch ra quy trình giới thiệu nhân viên mới. Ở chính sách này sẽ được chia thành 3 chính sách con bao gồm: chính sách tuyển người, chính sách đào tạo nhân sự và chính sách nghỉ việc của nhân viên. Trong chính sách này sẽ bao gồm các hoạt động cơ bản của nhân viên từ lúc vào công ty cho đến lúc nhân sự nghỉ việc.

• Chính sách tuyển dụng

Chính sách này có tác dụng đưa ra những tiêu chí, yêu cầu cho từng vị trí có nhu cầu tuyển dụng. Ở khâu đăng tin tuyển dụng thì nhân sự vần mô tả rõ yêu cầu công việc, nội dung công việc và chọn lọc hồ sơ phù hợp. Sau đó tiến hành phân tích và đánh giá ứng viên tiềm năng để đưa ra quyết định phỏng vấn.

Xem thêm: 12+ cách tuyển dụng hiệu quả nhất dành cho mọi doanh nghiệp

• Chính sách định hướng nhân viên mới

Nằm trong quy trình onboarding cho nhân viên mới, chính sách hội nhập cho nhân viên mới bao gồm các tiêu chí về văn hóa, tư tưởng và những ứng viên phù hợp được chọn vào công ty. Việc định hướng nhân viên mới ngay từ đầu sẽ giúp họ hiểu hơn về văn hóa nội bộ doanh nghiệp, có những phòng ban nào và họ nằm ở bộ phận nào trong bộ máy của công ty. Từ đó giúp họ biết được họ có ảnh hưởng như thế nào đến công việc chung của tổ chức.

• Chính sách thử việc

Đây là chính sách vô cùng quan trọng trong quy trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp đưa ra được tiêu chí đánh giá, nhận xét nhân sự trong suốt thời gian thử việc tại công ty. Điều này giúp nhân sự sẽ xác định được nhân sự này có đủ khả năng để đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu công việc hay không.

• Chính sách thế chỗ tạm thời

Đối với trường hợp doanh nghiệp bị thiếu hụt nhân sự do các nguyên nhân khác nhau và chưa tìm được người thay thế ngay lập tức. Lúc này, doanh nghiệp cần đưa ra giải pháp để tiếp tục công việc đó như: giao thêm việc cho người khác để có thể tiếp tục công việc đó.

2. Chính sách đào tạo nhân sự

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp cần chú trọng. Bởi nếu doanh nghiệp không chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nhân sự thì sẽ làm trì trệ sự phát triển của tổ chức cũng như làm giảm hiệu suất làm việc của nhân sự. Dưới đây là một số nội dung chính của chính sách đào tạo và phát triển nhân sự:

Chính sách về chi phí đào tạo

Việc dự trù tài chính sẽ giúp CEO nắm được mình cần chi bao nhiêu tiền cho đào tạo và khả năng chi trả của doanh nghiệp có đủ ngân sách để chi trả cho các buổi đào tạo không. Tiếp đó doanh nghiệp cần lên một bản kế hoạch bao gồm: địa điểm, nội dung, hình thức đào tạo… cũng như yêu cầu với nhân sự sau khi tham gia đào tạo

Quy mô đào tạo

Tùy vào nhu cầu của mỗi tổ chức mà có thể mở các lớp đào tạo nội bộ theo số lượng nhân viên khác nhau. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đào tạo online, offline tùy vào mục đích và nội dung đào tạo để cắt giảm chi phí.

Lên lịch trình cho các buổi đào tạo

Để đạt được hiệu quả đào tạo tốt nhất thì doanh nghiệp cần có một quy trình đào tạo nhân sự cụ thể, rõ ràng cho các buổi đào tạo. Lịch trình này cần phù hợp với thời gian để tất cả mọi người được tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả nhất.

Đánh giá kết quả đào tạo

Bước cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá, kiểm tra chất lượng đào tạo để kiểm tra sự tiến bộ của nhân viên hoặc đào tạo lại nếu chưa đạt được kết quả như ý muốn.

Tham khảo ngay: Mẫu chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

3. Chính sách đãi ngộ và tiền lương

Chính sách này bao gồm việc thỏa thuận, hợp tác giữa nhân viên và lãnh đạo để đảm bảo về mọi mặt quyền lợi, đời sống cho nhân viên một cách tốt nhất. Do đó doanh nghiệp cần phải rõ ràng ngay từ đầu về tần suất trả lương, phương thức thanh toán, chính sách quy đổi lương net sang gross,… đồng thời liệt kê các lợi ích bổ sung mà doanh nghiệp của bạn cung cấp, chẳng hạn như phúc lợi y tế, chương trình chăm sóc sức khỏe, tiền thưởng, phụ cấp, v.v.

Chính sách lương thưởng

Đây là vấn đề mà người lao động quan tâm hàng đầu khi làm việc. Bởi một chính sách lương thưởng phù hợp sẽ giúp đảm bảo đời sống của nhân viên và đồng thời cân bằng tài chính cho doanh nghiệp. Một chính sách lương cần đảm bảo 3 yếu tố chính sau:

– Tần suất trả lương

– Phúc lợi nhân viên

– Hình thức thanh toán

Xem ngay: Các công thức tính lương cơ bản trong doanh nghiệp mới nhất 2023

Chính sách nghỉ lễ, phép

Ngoài chế độ lương thưởng thì đây là một trong những chính sách mà các ứng viên cực kỳ quan tâm. Tùy vào mô hình doanh nghiệp mà số ngày nghỉ phép sẽ linh hoạt, còn về nghỉ phép thì phần lớn cả doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước đều giống nhau.

Du lịch, các kỳ nghỉ của công ty

Với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường hiện nay thì việc thu hút nhân sự bằng các kỳ nghỉ, du lịch sẽ đem lại sự hấp dẫn khó cưỡng cho nhân sự. Nếu doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các kỳ nghỉ, team building sẽ giúp nhân sự gắn kết với nhau hơn và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

Chế độ nghỉ hưu

Theo luật của Việt Nam thì QH đang có đề xuất về tuổi nghỉ hưu của nam là 62 là nữ là 60. Tuy nhiên, hiện luật đang có quy định về tuổi nghỉ hưu là 60 đối với nam và 55 tuổi đối với nữ. Do vậy và mỗi công ty sẽ có một chính sách hỗ trợ hưu trí khác nhau như: bảo hiểm, tặng cổ phần, bằng khen, giấy chứng nhận hoặc một khoản thưởng để nhân viên có thêm động lực cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.

4. Chính sách chăm sóc sức khỏe và an toàn cho nhân sự

Trong số các chính sách quản lý trị nhân lực thì chính sách về sức khỏe cần được doanh nghiệp xây dựng một cách bài bản và đầy đủ. Chính sách này yêu cầu người sử dụng lao động phải có các quy định cụ thể về an toàn cũng như có các kế hoạch chăm sóc sức khỏe định kỳ cho người lao động.

Ngoài các yêu cầu pháp lý này, bạn nên đưa các quy trình khẩn cấp và an toàn vào sổ tay nhân viên của mình. Bạn cũng nên nêu chi tiết các bước mà nhân viên phải thực hiện nếu xảy ra thương tích tại nơi làm việc và đề cập đến kỳ vọng rằng tất cả các tai nạn liên quan đến công việc đều được báo cáo.

5. Chính sách thanh toán và chấm công

Chính sách chấm công – tính lương đánh giá tầm quan trọng của việc theo dõi chính xác giờ làm việc và các thủ tục thích hợp để ghi lại chúng. Bạn cũng có thể bao gồm chính sách ngày lĩnh lương thông báo cho nhân viên về các chi tiết quan trọng liên quan đến lương thưởng của họ, chẳng hạn như:

• Giao thức thích hợp cho thời điểm ngày lĩnh lương diễn ra vào ngày lễ.
• Phương thức thanh toán.
• Tần suất các ngày trả lương.

Tham khảo phần mềm chấm công tự động để quản lý hoạt động chấm công – tính lương một cách chính xác:

Phần mềm chấm công tính lương nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Chính sách bảo mật

Các chính sách bảo mật truyền đạt các chủ đề cụ thể mà nhân viên phải giữ kín. Cung cấp các ví dụ về thông tin bí mật, nghĩa vụ của nhân viên và hậu quả của việc vi phạm chính sách bảo mật của tổ chức.

7. Chính sách phân loại việc làm

Có một số cách phân loại đối với nhân viên có thể ảnh hưởng đến khả năng hội đủ điều kiện của họ đối với các phúc lợi dành cho nhân viên. Ví dụ, nhân viên bán thời gian thường không đủ điều kiện nhận các phúc lợi chăm sóc sức khỏe thông qua người sử dụng lao động của họ. Bạn nên xác định rõ ràng các phân loại này trong sổ tay nhân viên của mình.

III- Cách xây dựng chính sách quản lý nhân sự hiệu quả

Để có một chính sách quản ký nhân sự hoàn chỉnh và đạt hiệu quả cao thì bạn cần lên nội dung cho từng mẫu chính sách khác nhau. Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều có mẫu chính sách nhân sự nội bộ riêng, tuy nhiên để xây dựng chính sách nhân sự trong công ty hiệu quả thì cần quan tâm đến các nội dung sau:

• Tên chính sách
• Ngày có hiệu lực của chính sách (và ngày của bất kỳ bản sửa đổi hoặc cập nhật nào)
• Tên của người chịu trách nhiệm cập nhật chính sách và trả lời các câu hỏi về nó
• Mục đích của chính sách
• Định nghĩa thuật ngữ đặc biệt được sử dụng trong chính sách
• Tuyên bố chính sách chính
• Phạm vi và khả năng áp dụng (bao gồm cả các trường hợp ngoại lệ được phép)

Để đạt được hiệu quả thực hiện các mục tiêu trên, các chính sách nhân sự cần được nhân sự tìm kiếm và khám phá. Do đó, doanh nghiệp nên thiết kế các chính sách quản lý nhân sự trong sổ tay nhân viên của bạn hoặc cổng mạng nội bộ của công ty để chia sẻ với toàn bộ nhóm.

Tải miễn phí 4 mẫu báo cáo nhân sự chuẩn form, chi tiết nhất cho HR

IV- Một số chính sách giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên giỏi

Thị trường việc làm ngày càng rộng mở khiến nhân sự có xu hướng nhảy việc nhiều hơn để tìm kiếm một môi trường phù hợp. Chính vì thế mà việc thu hút và giữ chân nhân tài là một phần quan trọng trong chính sách nhân sự. Vậy làm thế nào để giữ chân nhân tài để họ gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp của bạn. Cùng tìm hiểu về một số chính sách quản trị nhân sự giúp giữ chân nhân viên giỏi hiệu quả, nhanh chóng ở nội dung dưới đây.

1.Tạo một thông điệp nhất quán để nâng cao thương hiệu

Doanh nghiệp của bạn bắt đầu như một tầm nhìn. Bằng cách xác định các giá trị thúc đẩy tầm nhìn này, hãy tạo ra thông điệp cho doanh nghiệp của bạn – “lý do tại sao” độc đáo của nó. Thông điệp của bạn phải truyền đạt những gì doanh nghiệp của bạn đại diện và cách nó đại diện cho chính nó.

Bằng cách tạo ra một thông điệp nổi tiếng và được thể hiện nhất quán, những ứng viên phù hợp với giá trị và mục đích kinh doanh của bạn sẽ có nhiều khả năng ứng tuyển vào các vị trí đang mở của bạn.

2. Đối xử tôn trọng với nhân viên

Khi bạn tôn trọng nhân viên của mình, bạn tôn vinh những đóng góp và tiếng nói của họ, đồng thời thúc đẩy sự khác biệt, tài năng và sở thích của cá nhân họ. Nếu không có sự tôn trọng, nhân viên có thể sẽ ít có động lực hơn và sự cam kết và đổi mới bị ảnh hưởng. Bằng cách ghi nhận nhân viên và đưa họ vào các quyết định của công ty, nỗ lực và cam kết của họ sẽ cao hơn. Tinh thần tích cực này sẽ tỏa sáng và giúp bạn thu hút những nhân viên mới muốn cảm thấy được trân trọng.

3. Xây dựng chính sách đãi ngộ tốt

Một chế độ đãi ngộ lương thưởng tốt là một trong những yếu tố hấp dẫn ứng viên hàng đầu. Do đó, một doanh nghiệp cần có một quy chế lương, thưởng rõ ràng theo năng lực, cấp bậc và thâm niên sẽ được các ứng viên ưu tiên lựa chọn. Còn trong trường hợp doanh nghiệp không biết cách xét duyệt lương, thưởng phù hợp theo năng lực thì rất khó có thể giữ chân nhân tài và sẽ để lại ấn tượng không tốt trong thị trường tuyển dụng.

Hiện nay, để xây dựng và áp dụng chính sách nhân sự một cách tốt nhất thì việc ứng dụng công nghệ là một giải pháp giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Trong đó, một trong những nền tảng quản lý nhân sự toàn diện là phần mềm quản lý nhân sự của 1Office. Đây là giải pháp hữu ích giúp hỗ trợ doanh nghiệp toàn bộ các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ nhân sự, bao gồm: