Tải miễn phí 4 mẫu báo cáo nhân sự chuẩn form, chi tiết nhất cho HR

Nguồn lực nhân sự luôn là vấn đề lớn mà các nhà quản trị phải coi trọng. Có đánh giá tổng quát, chính xác về nguồn lực nhân sự sẽ giúp Ban lãnh đạo xác định được vấn đề cần phải giải quyết, điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu về 4 mẫu Báo cáo nhân sự chuẩn form, chi tiết nhất dành cho HR.

Mở đầu

Báo cáo nhân sự là gì?

Về cơ bản, báo cáo nhân sự là một phương pháp phân tích được sử dụng để hiển thị số liệu thống kê, thông tin chi tiết và chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực với mục đích chính là cải thiện hiệu suất của lực lượng lao động, quy trình tuyển dụng và các quy trình nhân sự có liên quan khác.

Bằng cách làm việc với các số liệu định hướng về nhân sự, bạn có thể phát hiện ra các xu hướng, xác định sự kém hiệu quả, tận dụng điểm mạnh và củng cố điểm yếu trong một số hoạt động của doanh nghiệp giúp quá trình vận hành trở nên hiệu quả hơn. 

Tại sao báo cáo nhân sự lại quan trọng với một tổ chức?

Xác định các sai sót của tổ chức

Bộ phận nhân sự đóng vai trò như một điểm chung cho tất cả các bộ phận để xử lý những vấn đề còn tồn tại trong tổ chức liên quan tới yếu tố con người để ban quản trị doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả.

Vòng đời nhân sự cùng là một vấn đề mà HR department phải quan tâm. Các công ty có thể giữ chân nhân viên hàng đầu bằng cách xác định các mối quan tâm với môi trường làm việc, xây dựng chính sách lương thưởng phù hợp cho người lao động,… 

Theo dõi hiệu suất lao động 

Nhờ vào việc theo dõi hiệu suất của nhân sự sẽ giúp nhà quản trị xác định được nhân viên dưới quyền của mình đang sử dụng công cụ nào để phục vụ cho quá trình thực hiện công việc. Từ đó hiểu ra rằng người lao động có đang lãng phí thời gian, chi phí, hay bất kỳ một nguồn lực nào không,… Bên cạnh đó, việc theo dõi hiệu suất lao động cũng giúp cho tổ chức cải thiện năng suất, nâng cao chất lượng hoàn thành công việc.

Một số loại báo cáo dành cho nhân sự phổ biến

Báo cáo biến động nhân sự

Đây là mẫu báo cáo được thành lập với mục đích dùng để theo dõi sự thay đổi về số lượng nhân viên trong doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí như: thâm niên làm việc, thời gian làm việc, vị trí công tác.

Báo cáo đánh giá hiệu suất lao động của nhân sự

• Giám sát hiệu suất của nhân viên là nhiệm vụ cơ bản của bất kỳ giám đốc nhân sự nào vì nó cung cấp số liệu cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp đang hoạt động với công suất tốt nhất. Để hỗ trợ quá trình đó, báo cáo quản lý nhân sự cung cấp các số liệu cơ bản để hiểu lực lượng lao động của bạn đang hoạt động như thế nào và phát hiện kịp thời bất kỳ vấn đề nào cần cải thiện đối với nguồn nhân lực của tổ chức.
•  Một số chỉ số bạn có thể sử dụng trên các loại báo cáo này bao gồm: thời gian để đạt được năng suất, đánh giá của đồng nghiệp, số giờ làm việc và chi phí đào tạo, trong số những chỉ số khác.
• Hiệu suất của nhân viên có thể được theo dõi ở cấp độ phòng ban, nhóm hoặc cá nhân.
•  Ví dụ: nếu doanh số bán hàng đang giảm, bộ phận nhân sự có thể phân tích sự phát triển của đội ngũ bán hàng để hiểu liệu có điều gì còn thiếu ở đó hay không. 

Báo cáo tuyển dụng 

Đây là một tài liệu cho phép các nhà quản lý nhân sự theo dõi mọi chi tiết liên quan đến quá trình tuyển dụng của họ.

Các số liệu cơ bản dùng trong mẫu báo cáo này: Thời gian trung bình của một chiến dịch tuyển dụng, chi phí cho mỗi lần tuyển dụng hoặc số lượng ứng viên nộp hồ sơ,… Điều quan trọng là phải theo dõi những chi tiết này vì chúng có thể giúp bạn tối ưu hóa các chiến lược tuyển dụng và đẩy nhanh quá trình để nhanh chóng tìm ra những ứng viên tốt nhất cho mỗi vị trí đang mở. 

Dựa vào Báo cáo tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết và phù hợp nhất với mô hình của tổ chức. 

Báo cáo về chấp hành quy định, công ca làm việc ( Báo cáo chuyên cần)

Mục đích của báo cáo này được lập ra để giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp thông về việc tuân thủ thời gian làm việc và thực hiện các chính sách, quy định của công ty. 

Ví dụ, bạn có thể thấy rằng tỷ lệ vắng mặt có liên quan đến căng thẳng, đây là điều cần được giải quyết ngay lập tức bằng cách cung cấp hỗ trợ cho bất kỳ ai cần. Mặt khác, việc theo dõi các tỷ lệ này cũng có thể giúp bạn dự báo chi phí vắng mặt trung bình có thể là tiền cho những lần nghỉ việc được trả lương hoặc tổn thất về năng suất nói chung. 

Tìm hiểu thêm: Mẫu báo cáo tiến độ công việc mới nhất và 4 bước cơ bản để xây dựng báo cáo chuẩn form

Những nội dung bắt buộc phải có trong bản báo cáo dành cho nhân sự

Báo cáo Tuyển dụng

Trong báo cáo này, HR cần phải đưa các thông tin sau vào một bản báo cáo để đáp ứng đủ thông tin cần thiết mà nhà quản lý yêu cầu như:

– Số lượng ứng viên được đánh giá trong một khoảng thời gian nhất định

– Số lượng ứng viên đối với từng kênh tuyển dụng cụ thể: Qua email, qua các ứng dụng/ website tuyển dụng,

-Tỷ lệ từ chối offer, lý do từ chối 

– Đánh giá chất lượng đối với từng cuộc phỏng vấn: Thời lượng phỏng vấn, chất lượng ứng viên,…

– Các kênh hàng đầu để tìm nguồn ứng viên

– Các nguồn mang đến những ứng viên chất lượng nhất

– Các tin tuyển dụng tích cực theo vị trí, bộ phận và các tiêu chí khác

Báo cáo quản lý hiệu suất

Đối với mẫu báo cáo này, nhà quản lý của Phòng HCNS phải đáp ứng được có những thông tin cần thiết sau đầy để giúp cho bản báo cáo có thể cung cấp đầy đủ thông tin tới ban lãnh đạo như:

• Tỷ lệ vắng mặt: hiển thị hiệu suất của nhân viên. Các tổ chức nên theo dõi chặt chẽ số liệu này và phải luôn cố gắng giảm chỉ tiêu này xuống  vì ảnh hưởng đến năng suất. Các công ty có thể xác định lý do đằng sau tỷ lệ vắng mặt của nhân viên trong tháng qua để xem liệu đó có phải là duy nhất của một bộ phận nhất định hay đó là vấn đề phổ biến trong toàn bộ tổ chức.
• Giờ làm thêm: Theo dõi khối lượng công việc của nhân viên một cách chi tiết hơn và cho thấy sự cống hiến của nhân viên cũng như những sai sót trong quá trình làm việc. Thời gian làm thêm giờ cao thường xuyên có thể hạn chế tiềm năng phát triển của công ty, đồng thời dẫn đến thiếu các dự án hoặc đơn đặt hàng.

• Năng suất của nhân viên: Xác định mức độ hiệu quả của lực lượng lao động của bạn, được tính bằng cách chia tổng doanh số bán hàng cho số lượng nhân viên.  Các chỉ số năng suất cho phép các công ty hiểu được hiệu suất của nhân viên và điều chỉnh các quy trình làm việc nếu có thể.

Báo cáo biến động nhân sự

Là loại hình báo cáo dùng để theo dõi số lượng nhân sự trong doanh nghiệp . Thông thường, báo cáo này sẽ được lập theo từng mốc thời gian cụ thể: tháng, quý, năm.

Báo cáo này được sử dụng để tìm ra nguyên nhân của việc biến động nhân sự và ban lãnh đạo sẽ cùng phòng HCNS xây dựng những chính sách, quy định để cải thiện vòng đời nhân sự của doanh nghiệp.  Thông thường, báo cáo biến động nhân sự có thể sử dụng sơ đồ giúp cho nhà quản trị dễ dàng theo dõi hơn về tình hình nhân sự của tổ chức. 

Mẫu báo cáo nhân sự chuẩn form cho doanh nghiệp

1. Báo cáo nhận xét nhân sự hàng năm

Thời điểm cuối năm HR cần lập các báo cáo để giúp cấp trên đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân, phòng ban. Đây là căn cứ để review tăng lương, tưởng tết cho nhân sự. 

Tải miễn phí mẫu báo cáo đánh giá nhân sự cuối năm: Tại đây

2. Ví dụ về mẫu báo cáo biến động nhân sự năm

Tham khảo mẫu báo cáo Biến động nhân sự năm tại: https://docs.google.com/spreadsheets/d/158KlsxXNtx5YkVUp7p2_oOAl6sxrLGcv/preview

3. Báo cáo đánh giá đánh giá năng lực nhân sự

Trong phần này, 1Office sẽ cung cấp cho bạn đọc mẫu báo cáo đánh giá năng lực nhân sự trên hệ thống phù hợp với quá trình Chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Lập báo cáo nhân sự tự động với phân hệ HRM của 1Office

Là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp, 1Office HRM sẽ giúp tổ chức của bạn quản lý nguồn lực nhân sự của bạn chưa bao giờ dễ dàng tới thế.