Tổng hợp 3 mẫu email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp, thu hút nhất

Sở hữu ngay những mẫu email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp nhất, thu hút nhất hiện nay ngay trong bài viết này. 1Office đã tổng hợp các mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Việt và tiếng Anh áp dụng cho mọi vị trí trong doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay! 

I. Cách viết email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp nhất 

Cấu trúc chuẩn của 1 email giới thiệu nhân viên mới

Khi viết một email giới thiệu nhân viên mới, HR cần đảm bảo email có các hạng mục theo thứ tự như sau: 

• Tiêu đề email: Nêu ngắn gọn mục đích của email gồm thông tin về Tên nhân sự – Vị trí làm việc – Tên công ty.
• Gửi lời chào đến nhân viên mới: Tùy theo độ tuổi và chức danh của nhân viên mới, người gửi email sẽ lựa chọn lời chào thân thiện hoặc trân trọng đến nhân viên mới. 
• Giới thiệu về người gửi email: Họ tên và vị trí làm việc cụ thể để nhân viên mới dễ nắm bắt thông tin của người gửi email. Thông thường người gửi email giới thiệu nhân viên mới sẽ là nhân viên thuộc phòng nhân sự.
• Lời chào mừng đến nhân viên mới: Lời chào thể hiện sự gần gũi, nồng nhiệt từ phía người đại diện gửi email của công ty. Nội dung này nhằm  thu hút và để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp đối với nhân viên mới. 
• Thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc: Trong email giới thiệu nhân viên mới cần nhắc lại những thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc bao gồm:

1. 1. Thời gian và địa điểm làm việc
   2. Thông tin người hướng dẫn trực tiếp
   3. Thông tin người hỗ trợ thủ tục nhân sự
   4. Hồ sơ cá nhân theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp

• Lời kết email: Nội dung này bao gồm: Lời cảm ơn và lời chúc gửi đến nhân sự mới, chữ ký của người viết email, thông tin liên hệ. 

>>Xem thêm: Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới chuẩn và chuyên nghiệp

Form mẫu email giới thiệu nhân viên mới chuẩn nhất 2023

STT	HẠNG MỤC	NỘI DUNG
1	Tiêu đề email	Chào mừng [Tên nhân sự] – [Vị trí làm việc] đến với công ty [Tên công ty]
2	Gửi lời chào đến nhân viên mới	Xin chào [Tên nhân viên], Chào mừng Anh/ Chị đến với đại gia đình [Tên công ty]! Chúng tôi rất vui khi được chào đón Anh/ Chị.
3	Giới thiệu về người gửi email	Tôi là [Họ và tên người gửi email] – [Vị trí làm việc tại công ty]
4	Lời chào mừng đến nhân viên mới	Thay mặt công ty, chúng tôi rất vui mừng chào đón Anh/ Chị gia nhập cùng tập thể công ty [Tên công ty] với vai trò [Vị trí làm việc] thuộc bộ phận [Tên bộ phận]. Chúng tôi đánh giá cao năng lực và sự phù hợp của Anh/ Chị dành cho công ty và vị trí công việc này. Hy vọng, trong thời gian công tác, chúng ta sẽ cùng nhau phát triển và thành công.
5	Thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc	Công ty gửi tới Anh/ Chị một số thông tin trong ngày làm việc đầu tiên như sau: – Ngày bắt đầu làm việc [thời gian, ngày, tháng, năm] Địa chỉ: [Địa chỉ công ty] – Người trực tiếp hướng dẫn: [Họ và tên] + [Vị trí làm việc] + [Thông tin liên hệ] – Người hỗ trợ thủ tục nhân sự : [Họ và tên] + [Vị trí làm việc] + [Thông tin liên hệ] – Anh/ Chị vui lòng mặc trang phục lịch sự và mang theo laptop cá nhân khi tới nhận việc (nếu có). – Khi tới, Anh/ Chị vui lòng gửi xe ở (Địa chỉ gửi xe) Ngoài ra, Anh/ chị sẽ có thời gian để ký kết hợp đồng lao động nên Anh/ Chị vui lòng mang theo hồ sơ cá nhân bao gồm: + Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (không quá 06 tháng); + Bản photo công chứng chứng minh thư và sổ hộ khẩu (không quá 06 tháng); + Giấy khám sức khỏe trong vòng 12 tháng gần nhất; + Bản photo giấy khai sinh; + Bản photo bằng cấp chứng chỉ liên quan; + Sổ bảo hiểm xã hội bản sao (Nếu chưa lấy sổ tại cơ quan cũ thì Anh/ Chị vui lòng gửi lại mã số BHXH). Trong quá trình tiếp quản công việc, nếu cần hỗ trợ, Anh/ chị có thể liên lạc với trưởng phòng truyền thông hoặc với tôi. Công ty luôn mong muốn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tất cả nhân sự.
6	Lời kết email	Một lần nữa, chúc mừng Anh/ Chị [Tên nhân viên mới] đã trở thành thành viên của đại gia đình [Tên công ty]. Chúng tôi tin rằng [Lời chúc nhân sự mới]. Hẹn gặp Anh/ Chị vào ngày đầu tiên làm việc. Trân trọng, [Tên người gửi email]  [Chức vụ]  [Tên công ty]  [Thông tin liên lạc]

>> Xem thêm: 8 mối quan tâm của nhân viên khi nhận việc mà người quản lý cần biết

II. Tổng hợp 3 mẫu email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp, thu hút nhất

Dưới đây là 3 mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Việt và tiếng Anh siêu chi tiết. Theo dõi ngay để biết cách viết email giới thiệu nhân viên mới! 

1. Mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Việt

Chào mừng Nguyễn Văn An – Chuyên viên Digital Marketing đến với công ty cổ phần AFC

Xin chào Nguyễn Văn An,

Chào mừng anh đến với đại gia đình AFC! Chúng tôi rất vui khi được chào đón bạn.

Tôi là Lê Kim Anh – Trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần AFC. 

Thay mặt công ty, chúng tôi rất hân hoan chào đón Anh/ Chị gia nhập cùng tập thể công ty cổ phần AFC với vai trò Chuyên viên Digital Marketing thuộc bộ phận Marketing.

Chúng tôi đánh giá cao năng lực và tinh thần nhiệt huyết của Anh/ Chị dành cho công ty và vị trí công việc này. Hy vọng, trong thời gian công tác, chúng ta sẽ cùng nhau phát triển và thành công.

Công ty gửi tới Anh/ Chị một số thông tin trong ngày làm việc đầu tiên như sau:

– Ngày bắt đầu làm việc vào 8h00, Thứ 2, ngày 10/07/2023.

– Địa chỉ: Tầng 3, Tháp G2, Tòa nhà Five Star, Số 2 Đ. Kim Giang, Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội 

– Người trực tiếp hướng dẫn: Trần Đức Anh – Trưởng nhóm Marketing – SĐT: 0987.009.123

– Người hỗ trợ thủ tục nhân sự: Nguyễn Thị Nguyệt – Chuyên viên nhân sự – SĐT: 0324.801.333

– Anh vui lòng mặc trang phục lịch sự và mang theo laptop cá nhân khi tới nhận việc.

– Khi tới, Anh vui lòng gửi xe tại hầm G1 hoặc sảnh văn phòng tầng 1. 

Ngoài ra, Anh sẽ có thời gian để ký kết hợp đồng lao động nên Anh vui lòng mang theo hồ sơ cá nhân bao gồm:

+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (không quá 06 tháng);

+ Bản photo công chứng chứng minh thư và sổ hộ khẩu (không quá 06 tháng);

+ Giấy khám sức khỏe trong vòng 12 tháng gần nhất;

+ Bản photo giấy khai sinh;

+ Bản photo bằng cấp chứng chỉ liên quan;

+ Sổ bảo hiểm xã hội bản sao (Nếu chưa lấy sổ tại cơ quan cũ thì Anh vui lòng gửi lại mã số BHXH).

Trong quá trình tiếp quản công việc, nếu cần hỗ trợ, Anh có thể liên lạc với trưởng phòng truyền thông hoặc với tôi. Công ty luôn mong muốn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tất cả nhân sự.

Một lần nữa, chúc mừng Anh An đã trở thành thành viên của đại gia đình AFC. Chúng tôi tin rằng sự .

Hẹn gặp Anh vào ngày đầu tiên làm việc.

Trân trọng,

Anh

Trưởng phòng nhân sự 

Công ty cổ phần AFC 

Tầng 3, Tháp G2, Tòa nhà Five Star, Số 2 Đ. Kim Giang, Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội 

Hotline: 1900.1588

2. Mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Anh

Welcome Nguyen Van An – Digital Marketing Specialist to AFC Joint Stock Company

Hi Nguyen Van An,

Welcome to the big AFC family! We are happy to welcome you.

My name is Le Kim Anh – Head of Human Resources Department of AFC Joint Stock Company.

On behalf of the company, we are very pleased to welcome you to join the AFC joint stock company as a Digital Marketing Specialist in the Marketing department.

We appreciate your energy and enthusiasm for the company and this position. Hopefully, during the working time, we will create outstanding achievements together, raising the level of AFC in the market.

The company sends you some information on the first working day as follows:

– Working day is at 8:00am, Monday, July 10, 2023.

– Address: 3rd floor, G2 Tower, Five Star Building, No. Kim Giang, Kim Giang, Thanh Xuan, Hanoi

– Direct guide: Tran Duc Anh – Marketing team leader – Tel: 0987.009.123

– Support person for HR procedures: Nguyen Thi Nguyet – HR specialist – Tel: 0324.801.333

– Please dress politely and bring your own laptop when you come to receive work.

– When you arrive, please park your car at basement G1 or the office lobby on the 1st floor.

– You will have time to sign a labor contract, so please bring your personal documents including:

+ Curriculum vitae certified by the locality (no more than 06 months);

+ Notarized copy of ID card and household registration book (not older than 06 months);

Health certificate within the last 12 months;

+ A copy of the birth certificate;

+ Photocopy of relevant certificates;

+ A copy of the social insurance book (If you have not obtained the book at the old office, please return the social insurance number).

During the process of taking over, if you need support, you can contact the communications manager or me. The company always wants to create the most favorable conditions for all employees.

Once again, congratulations to Anh An on becoming a member of the great AFC family. We believe this.

See you on the first day of work.

Best regards,

Anh

HR Manager

AFC . Joint Stock Company

Head Office: 3rd floor, G2 Tower, Five Star Building, No. 2 D. Kim Giang, Kim Giang, Thanh Xuan, Hanoi

Hotline: 1900.1588

3. Mẫu email giới thiệu nhân viên mới với khách hàng

[Thư giới thiệu nhân viên mới] Chào mừng chuyên viên chăm sóc khách hàng – Nguyễn Văn An 

Xin chào anh Nguyễn Đức Quý – Giám đốc công ty TNHH Mai Việt. 

Tôi là Lê Kim Anh – Trưởng phòng kinh doanh công ty cổ phần AFC. Với mong muốn mang đến những trải nghiệm tốt nhất đến quý khách hàng khi sử dụng sản phẩm của AFC, thay mặt cho công ty tôi xin giới thiệu đến anh Quý chuyên viên chăm sóc khách hàng – Nguyễn Văn An sẽ đồng hành và hỗ trợ anh trong thời gian tới.  

Nguyễn Văn An là chuyên viên chăm sóc khách hàng đã có hơn 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực phần mềm. Anh Nguyễn Văn An có đầy đủ các chứng chỉ và bằng cấp liên quan trong vị trí của mình như: (chứng chỉ ABC, chứng chỉ HK, chứng chỉ LPO,…)

Thay mặt cho công ty AFC, tôi xin gửi tới Anh Quý một số thông tin liên hệ về nguyên Văn An để thuận tiện trong quá trình làm việc như sau:

Họ và tên: Nguyễn Văn An

Vị trí: Chuyên viên chăm sóc khách hàng

Công việc/ nhiệm vụ hỗ trợ: 

Hướng dẫn sử dụng sản phẩm của AFC

Giải đáp những thắc mắc của khách hàng

SĐT: 0978.000.999

Email: nguyenvanan90@gmail.com

Trong quá trình làm việc nếu có bất kỳ khó khăn nào, anh Quý có thể liên hệ trực tiếp với tôi qua SĐT 0967.003.567. Chúng tôi luôn mong muốn mang đến trải nghiệm tốt nhất đến anh.

Tôi tin rằng anh Nguyễn Văn An sẽ hỗ trợ tốt nhất cho Anh trong quá trình sử dụng sản phẩm của AFC.  

Một lần nữa, thay mặt cho AFC, cảm ơn anh Quý đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong thời gian qua. Hy vọng rằng sự hợp tác giữa anh và chuyên viên Nguyễn Văn An sẽ diễn ra tốt đẹp.

Trân trọng,

Anh

Trưởng phòng nhân sự 

Công ty cổ phần AFC 

Tầng 3, Tháp G2, Tòa nhà Five Star, Số 2 Đ. Kim Giang, Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội 

Hotline: 1900.1588

III. Tại sao phải viết email giới thiệu nhân viên mới

Viết email giới thiệu nhân viên mới là điều cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện khi có nhân sự mới. Những lợi ích khi viết email giới thiệu nhân viên mới mang lại như: 

• Thông báo về việc bổ sung nhân sự mới cho công ty hoặc phòng ban cụ thể. Các phòng ban, nhân viên trong công ty nắm bắt được thông tin về nhân sự mới. 
• Kết nối với nhân sự mới dễ dàng hơn.
• Tạo môi trường tích cực để nhân sự mới dễ dàng làm quen và hòa nhập với công ty.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động tiếp đón nhân viên mới tại doanh nghiệp. 
• Gây ấn tượng tốt với nhân viên mới. 

>> Xem thêm: Gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp: Vai trò và phương pháp gắn kết nhân sự hiệu quả

IV. Những lưu ý khi viết email giới thiệu nhân viên mới HR cần nắm rõ

Bên cạnh việc nắm rõ cấu trúc của email giới thiệu nhân viên mới, HR cần lưu ý một số điều cơ bản sau: 

• Ngôn từ sử dụng trong email: Tùy thuộc vào đối tượng và vị trí của nhân viên mới, người viết email cần sử dụng từng loại ngôn từ khác nhau. Đối với những nhân sự lớn tuổi và có vị trí cấp cao nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng. Đối với những nhân sự trẻ và có vị trí ở cấp nhân viên trở xuống có thể sử dụng những ngôn từ thân mật. Tuy nhiên, các email đều phải thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với đối phương. 
• Nội dung email: Nội dung email đảm bảo truyền tải ĐÚNG – ĐỦ theo mục tiêu của email sẽ gửi. Thông thường các email giới thiệu nhân viên mới thường tuyền tải các nội dung về: gây ấn tượng với nhân sự, thông tin về người gửi email, thông báo về thời gian làm việc, địa chỉ làm việc, người hướng dẫn và làm việc chính, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ làm việc,…
• Địa chỉ gửi email: Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, thể hiện về đơn vị doanh nghiệp. Ví dụ: công ty bạn tên là Hòa Phát thì địa chỉ email cho phòng nhân sự sẽ là nhansu.hoaphat@gmail.com
• Kiểm tra nội dung email trước khi gửi: Kiểm tra về câu từ, cách diễn đạt, lỗi chính tả, nội dung truyền tải, thông tin của người nhận.  
• Cách trình bày: Trình bày nội dung khoa học và dễ nhìn để người đọc có thể nắm bắt được các nội dung chính. Bạn có thể in hoa, in nghiêng, bôi đậm những nội dung chính của email. 

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cách viết email giới thiệu nhân viên mới cũng như các mẫu email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp nhất. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!