7+ file Excel quản lý bán hàng hiệu quả, chuyên nghiệp, dễ dùng

Vẫn đang dùng Excel để theo dõi bán hàng mỗi ngày? Bạn không cô đơn – rất nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng bắt đầu như vậy. Bài viết này không chỉ tặng bạn 5 mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí, mà còn giúp bạn nhìn ra cách nâng cấp hệ thống vận hành từ thủ công sang số hóa. Bài viết này của 1Office sẽ giới thiệu cho bạn 7 file Excel quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi mọi hoạt động bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.

1. Doanh nghiệp có nên sử dụng file Excel quản lý bán hàng?

Trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng có phù hợp hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Quy mô doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng và khách hàng ít, Excel hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu quản lý cơ bản. Vì vậy, các Startups hay doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng Excel để quản lý bán hàng.
• Mức độ phức tạp của hoạt động bán hàng: Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp đơn giản, ít quy trình và thao tác, Excel có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý bán hàng. Ngược lại, đối với doanh nghiệp có hoạt động bán hàng phức tạp thì nên sử dụng phần mềm chuyên biệt để có thể quản lý các hoạt động này một cách tối ưu nhất.
• Dễ dàng thao tác, sử dụng: Excel là một công cụ phổ biến, người dùng không cần yêu cầu cao về trình độ công nghệ, dễ sử dụng và được nhiều người biết đến.

Excel là một công cụ hữu ích để quản lý bán hàng, đặc biệt là cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và mới khởi nghiệp. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn hoặc hoạt động bán hàng phức tạp, nhà quản trị  nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả hơn.

2. Nội dung cần có của một mẫu Excel quản lý bán hàng

File Excel quản lý bán hàng là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin bán hàng, hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, tăng hiệu quả hoạt động bán hàng và cải thiện khả năng cạnh tranh. Một mẫu Excel quản lý bán hàng thường bao gồm các thông tin sau:

1. Danh sách sản phẩm:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Mô tả
• Đơn vị tính
• Giá bán

2. Danh sách khách hàng:

• Mã khách hàng
• Tên khách hàng
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email

3. Thông tin đơn hàng:

• Mã đơn hàng
• Ngày đặt hàng
• Khách hàng (tham chiếu từ danh sách khách hàng)
• Sản phẩm (tham chiếu từ danh sách sản phẩm)
• Số lượng
• Thành tiền

4. Tổng hợp doanh số bán hàng:

• Tổng doanh số
• Doanh số theo sản phẩm
• Doanh số theo khách hàng
• Biểu đồ thống kê (nếu có)

5. Quản lý kho:

• Số lượng tồn kho
• Số lượng đã bán
• Số lượng còn lại
• Cập nhật tồn kho khi có giao dịch mua bán

6. Bảng tổng kết:

• Tổng doanh thu
• Lợi nhuận
• Tổng số đơn hàng
• Đơn hàng chưa thanh toán

7. Danh sách thanh toán:

• Mã thanh toán
• Ngày thanh toán
• Đơn hàng liên quan
• Số tiền thanh toán

8. Danh sách vận chuyển (nếu cần):

• Mã vận chuyển
• Ngày giao hàng
• Đơn hàng liên quan
• Thông tin vận chuyển

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu Excel dựa trên yêu cầu cụ thể của mình và thêm bất kỳ thông tin nào khác nếu cần thiết.

3. Tổng hợp 7 file Excel quản lý bán hàng mới nhất

3.1. File kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales

Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ bán hàng trong việc:

• Lập kế hoạch chiến lược bán hàng chi tiết theo từng tháng, quý, năm.
• Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả bán hàng, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện kịp thời.
• Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng cá nhân nhằm đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn.
• Cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ bán hàng.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu Kế hoạch bán hàng cho Sales 2024

3.2. File Excel quản lý bán hàng và công nợ

Mẫu quản lý bán hàng và công nợ là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng, doanh thu, lợi nhuận,… từ đó cung cấp dữ liệu để ra quyết định kinh doanh như chính sách tín dụng, chiến lược bán hàng.

File excel quản lý bán hàng và công nợ phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu cụ thể của mình để lựa chọn mẫu file quản lý phù hợp.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu quản lý bán hàng và công nợ bằng excel

3.3. File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận

Mẫu quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận bằng excel giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Doanh nghiệp sử dụng mẫu này khi:

• Theo dõi doanh thu bán hàng theo từng thời kỳ, sản phẩm, kênh bán hàng,…
• Theo dõi các khoản chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo từng loại chi phí, phòng ban.
• Tính toán lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế.
• Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên tỷ suất lợi nhuận, điểm hòa vốn.
• Cung cấp dữ liệu để ra quyết định kinh doanh như chiến lược giá cả, chi phí, đầu tư.

Tải xuống: [1OFFICE] Biểu đồ quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận

3.4. File Excel quản lý thu chi trong doanh nghiệp

Mẫu quản lý thu chi giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và kiểm soát chi tiêu hiệu quả. Cụ thể như:

• Ghi chép và theo dõi tất cả các khoản thu chi của doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ngân hàng.
• Phân loại các khoản thu chi theo từng loại, ví dụ như doanh thu bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí bán hàng, v.v.
• Tính toán số dư tiền mặt và ngân hàng của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu báo cáo tình hình thu chi bằng excel

3.5. File Excel quản lý bán hàng theo sản phẩm

Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều sản phẩm.

• Theo dõi hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm
• Xác định sản phẩm bán chạy và sản phẩm ế ẩm
• Đưa ra quyết định về sản xuất, kinh doanh
• Cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng

Tải xuống: [1OFFICE] File excel quản lý bán hàng online

3.6. File Excel quản lý xuất nhập kho

Mẫu quản lý xuất nhập kho bằng excel giúp doanh nghiệp giám sát chặt chẽ tình trạng hàng hóa trong kho và thực hiện quản lý xuất nhập kho một cách hiệu quả. File mẫu này cho phép theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập, tồn kho theo từng loại, mã sản phẩm, lô hàng. Đồng thời, giúp quản lý giá cả bằng cách theo dõi giá vốn và giá bán của hàng hóa, cung cấp dữ liệu chính xác và toàn diện cho quá trình báo cáo.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu quản lý xuất nhập kho bằng excel.xlsx

3.7. File Excel quản lý khách hàng

Mẫu quản lý khách hàng là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng và cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng và dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình để lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng

4. Lưu ý khi sử dụng file Excel để quản lý bán hàng

Sử dụng file Excel quản lý bán hàng có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như đơn giản, dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, cũng có một số lưu ý mà người sử dụng cần quan tâm nhằm đảm bảo hiệu quả và an toàn:

• Khả năng xử lý dữ liệu: Excel có khả năng xử lý dữ liệu tốt, nhưng với lượng dữ liệu lớn và phức tạp, Excel có thể gặp nhiều hạn chế như khả năng xử lý chậm, dễ xảy ra lỗi, khó khăn trong việc phân tích dữ liệu,…
• Tính bảo mật thông tin: Excel có tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp hoặc sửa đổi dữ liệu, người quản trị cần lưu ý bảo mật file Excel bằng cách đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy cập, v.v.
• Khả năng chia sẻ dữ liệu: Tính năng chia sẻ file Excel có thể gặp nhiều bất tiện như khó khăn trong việc theo dõi chỉnh sửa, dễ xảy ra lỗi đồng bộ dữ liệu nếu lượng người dùng lớn.
• Tự động hóa quy trình: Excel có khả năng tự động hóa một số công thức, hàm tính đơn giản, nhưng với các quy trình phức tạp, phần mềm này không đáp ứng được.

Vì vậy, việc sử dụng file Excel để quản lý bán hàng có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp. Đối với doanh nghiệp lớn hoặc hoạt động bán hàng phức tạp, nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả hơn.

5. Giải pháp quản lý bán hàng chuyên nghiệp 1Office CRM

Như đã phân tích ở phần trên, quản lý bán hàng bằng Excel có nhiều hạn chế khi xử lý lượng dữ liệu lớn, phức tạp, bảo mật thấp và khó khăn trong việc chia sẻ, mở rộng, tự động hóa. Do đó các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng có hoạt động bán hàng phức tạp thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng 1Office là hoàn toàn cần thiết.

1Office CRM không chỉ là phần mềm quản lý bán hàng (CRM) thông thường, mà là một nền tảng quản trị hiện đại ứng dụng AI và Lowcode, giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng, từ quản lý cơ hội, khách hàng, hợp đồng cho đến báo giá và công nợ.
• Số hóa và bảo mật 100% thông tin bán hàng, đồng bộ xuyên suốt các bộ phận liên quan như kinh doanh, kế toán, nhân sự.
• Tự xây hệ thống CRM riêng cho từng doanh nghiệp bằng nền tảng Lowcode – cho phép CEO, Trưởng phòng thiết kế form, quy trình, phân quyền mà không cần lập trình.
• Trợ lý AI hỗ trợ bán hàng: 1AI Assistant có thể tổng hợp báo cáo doanh số, phân tích xu hướng bán hàng, gợi ý hành động tiếp theo và cảnh báo rủi ro trong pipeline kinh doanh.

 

Đăng ký tư vấn và demo phần mềm 1Office miễn phí!

Một số tính năng nổi bật khác của 1Office CRM bao gồm:

• Tự động theo dõi, ghi nhận và báo cáo doanh số, hoa hồng của từng nhân viên – liên kết trực tiếp với phân hệ tính lương 1Office HRM.
• Hỗ trợ ký số hàng loạt đơn hàng/hợp đồng ngay trên hệ thống.
• Cảnh báo thông minh liên quan đến công nợ, thời hạn hợp đồng, và tiến độ thanh toán.
• Phân chia data khách hàng tự động theo quy tắc, chuẩn hóa pipeline bán hàng và xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng tiềm năng.
• Báo cáo và dashboard bán hàng được cá nhân hóa theo vai trò, cho phép CEO theo dõi hiệu suất kinh doanh theo thời gian thực.

Mặc dù 1Office CRM đã khắc phục những hạn chế của việc quản lý bán hàng bằng Excel, mang lại giải pháp số hóa và tự động hóa quy trình bán hàng hiệu quả, nhưng để doanh nghiệp vận hành toàn diện, việc quản lý công việc nội bộ và tối ưu hiệu suất nhân sự cũng quan trọng không kém. Đây là lúc hai phân hệ còn lại của 1Office – 1Work và 1HRM – phát huy vai trò là bộ não vận hành và trợ lý AI nhân sự cho doanh nghiệp hiện đại.

1Work là hệ thống quản trị công việc và quy trình vận hành tích hợp AI, giúp doanh nghiệp chuyển từ vận hành rời rạc sang mô hình đồng bộ – minh bạch – đo lường được hiệu quả. Nổi bật với:

• Quản lý dự án thông minh, đa chiều: Cho phép chia nhỏ công việc theo Gantt, Kanban, Timeline… đồng thời sử dụng AI để đánh giá rủi ro, phân tích tiến độ và gợi ý điều chỉnh nhân sự theo năng lực.
• Trợ lý AI Process: Giúp xây dựng quy trình làm việc chỉ bằng trò chuyện – AI tự đọc hiểu bản mô tả quy trình, tự cấu hình các bước phê duyệt, điều kiện rẽ nhánh bằng nền tảng Lowcode.
• Tự động giao việc – kiểm soát tiến độ: Hệ thống AI theo dõi tiến độ thực hiện theo thời gian thực, cảnh báo tắc nghẽn và tự động giao việc tiếp theo khi điều kiện hoàn tất.
• Chuẩn hóa & tự động hóa quy trình với 1BPA: Mọi biểu mẫu, quy trình phê duyệt, tác vụ liên phòng ban đều được số hóa và tùy biến bằng Lowcode – không cần IT.
• Giao tiếp nội bộ – dữ liệu liền mạch: 1Chat kết nối tất cả phòng ban, đính kèm tác vụ – văn bản – báo cáo ngay trong khung trò chuyện.
• Hệ thống đơn từ – lịch biểu thông minh: Sử dụng AI để gợi ý thời gian họp phù hợp, tự động tạo lịch, nhắc lịch và duyệt đơn hoàn toàn không giấy tờ.

Bên cạnh đó, 1HRM là giải pháp quản trị nhân sự ứng dụng AI toàn diện – từ tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ đến đánh giá và phát triển năng lực đội ngũ. Với sự kết hợp giữa dữ liệu thời gian thực và trợ lý AI, 1HRM mang lại cho nhà quản trị cái nhìn sâu sắc, minh bạch và có khả năng hành động ngay:

• Tuyển dụng bằng AI – lọc CV, phân loại, đề xuất ứng viên: 1AI Talent tự động đọc hồ sơ, gợi ý ứng viên phù hợp, gửi mail phản hồi, đặt lịch phỏng vấn và theo dõi pipeline tuyển dụng.
• Số hóa 100% hồ sơ nhân sự: Quản lý hợp đồng, thông tin cá nhân, hồ sơ y tế, lịch sử lương – truy xuất nhanh, phân quyền theo vai trò, bảo mật dữ liệu chặt chẽ.
• Tính lương bằng AI (1AI Salary): Tự động dựng bảng lương từ file dữ liệu, nhận diện sai lệch, phân tích cấu trúc lương và gợi ý tối ưu chi phí.
• Chấm công – phúc lợi – bảo hiểm số hóa: Đồng bộ dữ liệu chấm công từ nhiều chi nhánh, tích hợp ký số và báo cáo BHXH điện tử qua 1IVAN.
• Đánh giá năng lực thông minh (1AI Performance): Theo dõi kết quả công việc, phân tích năng lực thực thi, đề xuất khen thưởng hoặc lộ trình phát triển cá nhân dựa trên dữ liệu thực.
• Thiết lập KPI & OKR theo Lowcode: Cho phép trưởng phòng tự cấu hình các tiêu chí đánh giá phù hợp với đặc thù từng bộ phận – không cần IT can thiệp.

Với bộ giải pháp toàn diện 1CRM – 1Work – 1HRM, doanh nghiệp không chỉ vận hành hiệu quả mà còn có thể tùy biến hệ thống đúng theo đặc thù riêng bằng Lowcode, đồng thời tăng tốc và ra quyết định thông minh hơn nhờ sức mạnh AI.

Kết hợp 1Office CRM với 1Work và 1HRM, doanh nghiệp không chỉ quản lý bán hàng vượt trội mà còn xây dựng được hệ thống vận hành nội bộ và quản trị nhân sự hiệu quả, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Hãy khám phá 1Work và 1HRM ngay hôm nay để tối ưu hóa toàn diện doanh nghiệp của bạn!

Đăng ký tư vấn và demo phần mềm 1Office miễn phí!

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn