7 file Excel quản lý bán hàng hiệu quả, mới nhất 2024

Với sự phát triển của công nghệ, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng hiện đại được ra đời. Tuy nhiên, Excel vẫn là một công cụ hữu ích và được nhiều người sử dụng bởi sự đơn giản, dễ sử dụng và miễn phí. Bài viết này của 1Office sẽ giới thiệu cho bạn 7 file Excel quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi mọi hoạt động bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.

1. Doanh nghiệp có nên sử dụng file Excel quản lý bán hàng?

Trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng có phù hợp hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Quy mô doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng và khách hàng ít, Excel hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu quản lý cơ bản. Vì vậy, các Startups hay doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng Excel để quản lý bán hàng.
• Mức độ phức tạp của hoạt động bán hàng: Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp đơn giản, ít quy trình và thao tác, Excel có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý bán hàng. Ngược lại, đối với doanh nghiệp có hoạt động bán hàng phức tạp thì nên sử dụng phần mềm chuyên biệt để có thể quản lý các hoạt động này một cách tối ưu nhất.
• Dễ dàng thao tác, sử dụng: Excel là một công cụ phổ biến, người dùng không cần yêu cầu cao về trình độ công nghệ, dễ sử dụng và được nhiều người biết đến.

Excel là một công cụ hữu ích để quản lý bán hàng, đặc biệt là cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và mới khởi nghiệp. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn hoặc hoạt động bán hàng phức tạp, nhà quản trị  nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả hơn.

2. Nội dung cần có của một mẫu Excel quản lý bán hàng

File Excel quản lý bán hàng là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin bán hàng, hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, tăng hiệu quả hoạt động bán hàng và cải thiện khả năng cạnh tranh. Một mẫu Excel quản lý bán hàng thường bao gồm các thông tin sau:

1. Danh sách sản phẩm:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Mô tả
• Đơn vị tính
• Giá bán

2. Danh sách khách hàng:

• Mã khách hàng
• Tên khách hàng
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email

3. Thông tin đơn hàng:

• Mã đơn hàng
• Ngày đặt hàng
• Khách hàng (tham chiếu từ danh sách khách hàng)
• Sản phẩm (tham chiếu từ danh sách sản phẩm)
• Số lượng
• Thành tiền

4. Tổng hợp doanh số bán hàng:

• Tổng doanh số
• Doanh số theo sản phẩm
• Doanh số theo khách hàng
• Biểu đồ thống kê (nếu có)

5. Quản lý kho:

• Số lượng tồn kho
• Số lượng đã bán
• Số lượng còn lại
• Cập nhật tồn kho khi có giao dịch mua bán

6. Bảng tổng kết:

• Tổng doanh thu
• Lợi nhuận
• Tổng số đơn hàng
• Đơn hàng chưa thanh toán

7. Danh sách thanh toán:

• Mã thanh toán
• Ngày thanh toán
• Đơn hàng liên quan
• Số tiền thanh toán

8. Danh sách vận chuyển (nếu cần):

• Mã vận chuyển
• Ngày giao hàng
• Đơn hàng liên quan
• Thông tin vận chuyển

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu Excel dựa trên yêu cầu cụ thể của mình và thêm bất kỳ thông tin nào khác nếu cần thiết.

3. Tổng hợp 7 file Excel quản lý bán hàng mới nhất

3.1. File kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales

Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ bán hàng trong việc:

• Lập kế hoạch chiến lược bán hàng chi tiết theo từng tháng, quý, năm.
• Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả bán hàng, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện kịp thời.
• Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng cá nhân nhằm đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn.
• Cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ bán hàng.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu Kế hoạch bán hàng cho Sales 2024

3.2. File Excel quản lý bán hàng và công nợ

Mẫu quản lý bán hàng và công nợ là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng, doanh thu, lợi nhuận,… từ đó cung cấp dữ liệu để ra quyết định kinh doanh như chính sách tín dụng, chiến lược bán hàng.

File excel quản lý bán hàng và công nợ phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu cụ thể của mình để lựa chọn mẫu file quản lý phù hợp.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu quản lý bán hàng và công nợ bằng excel

3.3. File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận

Mẫu quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận bằng excel giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Doanh nghiệp sử dụng mẫu này khi:

• Theo dõi doanh thu bán hàng theo từng thời kỳ, sản phẩm, kênh bán hàng,…
• Theo dõi các khoản chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo từng loại chi phí, phòng ban.
• Tính toán lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế.
• Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên tỷ suất lợi nhuận, điểm hòa vốn.
• Cung cấp dữ liệu để ra quyết định kinh doanh như chiến lược giá cả, chi phí, đầu tư.

Tải xuống: [1OFFICE] Biểu đồ quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận

3.4. File Excel quản lý thu chi trong doanh nghiệp

Mẫu quản lý thu chi giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và kiểm soát chi tiêu hiệu quả. Cụ thể như:

• Ghi chép và theo dõi tất cả các khoản thu chi của doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ngân hàng.
• Phân loại các khoản thu chi theo từng loại, ví dụ như doanh thu bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí bán hàng, v.v.
• Tính toán số dư tiền mặt và ngân hàng của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu báo cáo tình hình thu chi bằng excel

3.5. File Excel quản lý bán hàng theo sản phẩm

Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều sản phẩm.

• Theo dõi hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm
• Xác định sản phẩm bán chạy và sản phẩm ế ẩm
• Đưa ra quyết định về sản xuất, kinh doanh
• Cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng

Tải xuống: [1OFFICE] File excel quản lý bán hàng online

3.6. File Excel quản lý xuất nhập kho

Mẫu quản lý xuất nhập kho bằng excel giúp doanh nghiệp giám sát chặt chẽ tình trạng hàng hóa trong kho và thực hiện quản lý xuất nhập kho một cách hiệu quả. File mẫu này cho phép theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập, tồn kho theo từng loại, mã sản phẩm, lô hàng. Đồng thời, giúp quản lý giá cả bằng cách theo dõi giá vốn và giá bán của hàng hóa, cung cấp dữ liệu chính xác và toàn diện cho quá trình báo cáo.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu quản lý xuất nhập kho bằng excel.xlsx

3.7. File Excel quản lý khách hàng

Mẫu quản lý khách hàng là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng và cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng và dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình để lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng

4. Lưu ý khi sử dụng file Excel để quản lý bán hàng

Sử dụng file Excel quản lý bán hàng có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như đơn giản, dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, cũng có một số lưu ý mà người sử dụng cần quan tâm nhằm đảm bảo hiệu quả và an toàn:

• Khả năng xử lý dữ liệu: Excel có khả năng xử lý dữ liệu tốt, nhưng với lượng dữ liệu lớn và phức tạp, Excel có thể gặp nhiều hạn chế như khả năng xử lý chậm, dễ xảy ra lỗi, khó khăn trong việc phân tích dữ liệu,…
• Tính bảo mật thông tin: Excel có tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp hoặc sửa đổi dữ liệu, người quản trị cần lưu ý bảo mật file Excel bằng cách đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy cập, v.v.
• Khả năng chia sẻ dữ liệu: Tính năng chia sẻ file Excel có thể gặp nhiều bất tiện như khó khăn trong việc theo dõi chỉnh sửa, dễ xảy ra lỗi đồng bộ dữ liệu nếu lượng người dùng lớn.
• Tự động hóa quy trình: Excel có khả năng tự động hóa một số công thức, hàm tính đơn giản, nhưng với các quy trình phức tạp, phần mềm này không đáp ứng được.

Vì vậy, việc sử dụng file Excel để quản lý bán hàng có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp. Đối với doanh nghiệp lớn hoặc hoạt động bán hàng phức tạp, nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả hơn.

5. Giải pháp quản lý bán hàng chuyên nghiệp 1Office CRM

Như đã phân tích ở phần trên, quản lý bán hàng bằng Excel có nhiều hạn chế khi xử lý lượng dữ liệu lớn, phức tạp, bảo mật thấp và khó khăn trong việc chia sẻ, mở rộng, tự động hóa. Do đó các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng có hoạt động bán hàng phức tạp thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng 1Office là hoàn toàn cần thiết.

1Office CRM là phần mềm quản lý bán hàng (CRM) toàn diện, hỗ trợ nhà quản trị tối ưu hóa quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, theo dõi chiến dịch marketing và kiểm soát tình hình thu chi hiệu quả. Tạo đà để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận. Một số ưu điểm vượt trội của phần mềm 1Office bao gồm:

• Tự động hóa quy trình bán hàng, số hoá và bảo mật toàn bộ thông tin đơn hàng/hợp đồng của doanh nghiệp trên hệ thống
• Theo dõi, ghi nhận và báo cáo doanh số, hoa hồng của nhân viên bán hàng và liên kết sang phần tính lương của 1Office HRM
• Ký số hàng trăm đơn hàng/hợp đồng một cách đơn giản và nhanh chóng chỉ với một thao tác ngay trên phần mềm
• Cung cấp công cụ cảnh báo liên quan đến công nợ và cảnh báo theo từng giai đoạn thanh toán và thời hạn hết hạn hợp đồng
• Chuẩn hóa quy trình bán hàng, thông tin khách hàng, hỗ trợ phân chia data tự động, xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng tiềm năng
• Khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ, cho phép chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

1Office CRM là lựa chọn phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp muốn tăng hiệu quả hoạt động bán hàng và thúc đẩy doanh thu.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng 1Office CRM

1Office CRM khắc phục được những hạn chế của Excel và đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý bán hàng của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số như hiện nay. Liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn và trải nghiệm tính năng miễn phí. Chúc bạn thành công!

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn