Cùng lúc nhận được vô vàn lời mời chào hấp dẫn từ các nhà phát triển phần mềm: Triển khai nhanh, chi phí thấp, thân thiện với người dùng, tính tùy biến cao,…khiến bạn cảm thấy bối rối? Câu hỏi đặt ra là: Mô hình quản trị tổng thể All-In-One hay Mô hình Microservice sẽ là lựa chọn tối ưu và phù hợp nhất với các doanh nghiệp?


 

Mô hình Microservice – Lời giải nhanh nhưng thiếu chiều sâu cho bài toán quản trị doanh nghiệp

 

Mô hình Microservice là gì?

Microservice là một hình thức kiến trúc phần mềm, bao gồm các module được chia thành các service rất nhỏ (Microservice). Mỗi service sẽ được đặt trên một server riêng để phục vụ nâng cấp và mở rộng quy mô ứng dụng.

Mô hình phần mềm Microservice

Xét trong thị trường phần mềm quản trị doanh nghiệp, Microservice được hiểu là một tư duy phát triển sản phẩm trong đó tập trung xây dựng các phần mềm riêng lẻ để giải quyết từng nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Nghiệp vụ tuyển dụng, chấm công, tính lương có phần mềm quản lý nhân sự; nghiệp vụ bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý kho hàng,…có phần mềm quản lý Sales & Marketing. Nói cách khác, Mô hình Microservice đi sâu vào quản trị từng nghiệp vụ của doanh nghiệp. Mỗi nghiệp vụ phát sinh nhu cầu sử dụng phần mềm là một mô hình Microservice được áp dụng.

Chính vì đi vào giải quyết từng bài toán riêng lẻ nên lợi thế của Microservice là khả năng chuyên môn hóa, triển khai nhanh, giao diện đẹp mắt. Tuy nhiên, đó mới chỉ là bề nổi của tảng băng chìm.

Điểm yếu chết người của mô hình Microservice

1. Không đủ khả năng giải quyết bài toán tổng thể của doanh nghiệp

Về bản chất, quản trị doanh nghiệp là một bài toán tổng thể. Mỗi nghiệp vụ đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, sử dụng dữ liệu của nhau để giải quyết. Ví dụ, để tính tiền lương cần dữ liệu về mức độ hoàn thành công việc, KPI, doanh số, chấm công, đơn từ.

Microservice hoàn toàn “bó tay” trước bài toán tổng thể của doanh nghiệp

Do đó, việc chia nhỏ bài toán tổng thể về bản chất là thiếu dữ liệu. Hậu quả là bài toán quản trị nhìn bề ngoài có vẻ đơn giản, nhưng càng đi sâu càng phức tạp và rối rắm. Phải mất rất nhiều thời gian mới có thể giải quyết triệt để các nghiệp vụ tưởng như đơn giản nhất.

Nguyên nhân bởi mỗi phần mềm được lập trình khác nhau, quy định về cấu trúc dữ liệu cũng khác nhau. Do đó, để liên kết dữ liệu giữa các phần mềm thường mất rất nhiều thời gian.

Lấy một nghiệp vụ cơ bản làm ví dụ. Để chốt lương cho Sale, kế toán vẫn phải nhập thủ công dữ liệu doanh số do phần mềm kế toán không thể liên kết với phần mềm bán hàng. Nói cách khác, sự tồn tại của cả hai phần mềm trong trường hợp này là thừa thãi. Hậu quả là các doanh nghiệp sử dụng mô hình Microservice thường rơi vào tình trạng tiến thoái lưỡng nan – Dùng không ổn, bỏ cũng không xong.

2. Chi phí tốn kém

Mỗi phần mềm chỉ giải quyết một nghiệp vụ, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có bao nhiêu bộ phận là bấy nhiêu phần mềm. Điều này gây ra tình trạng lãng phí bởi mỗi phần mềm đều tốn một khoản chi phí cố định cho việc sử dụng, bảo trì và nâng cấp phần mềm. Các chi phí này khi cộng dồn lại sẽ trở thành một con số khổng lồ.

Chưa kể các chi phí cơ hội phát sinh khi phần mềm bị lỗi, hỏng gây gián đoạn, chậm trễ, thậm chí thiệt hại cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Công cụ quản lý công việc miễn phí – Nên sử dụng hay không?

3. Dữ liệu không tập trung, khó quản lý

Do mỗi bộ phận dùng một phần mềm, giữa các phần mềm lại không thể đồng bộ hóa nên dữ liệu của doanh nghiệp sẽ nằm rải rác trên rất nhiều nền tảng và định dạng khác nhau. Điều này gây ra khó khăn cho việc tổng hợp, tra cứu thông tin, làm báo cáo cũng như ra quyết định dựa trên các báo cáo đó.

Không chỉ vậy, dữ liệu sử dụng độc lập cũng bẻ gãy liên kết giữa các phòng ban, gây khó khăn cho quá trình tương tác giữa các bộ phận – điều đại kỵ đối với bất kì doanh nghiệp nào.

4. Sự phiền toái khi phải làm việc với nhiều nhà cung cấp

Một nhược điểm nữa khiến việc sử dụng nhiều phần mềm trở nên bất tiện là bạn phải làm việc cùng lúc với rất nhiều nhà cung cấp. Mỗi bên sẽ có lộ trình triển khai khác nhau, chính sách sản phẩm và chăm sóc khách hàng cũng khác nên rất khó quản lý và theo sát tiến độ.

Làm việc với nhà cung cấp là một quá trình phức tạp, tốn thời gian và tiềm ẩn sự cố  

Trong khi đó, thời gian tối thiểu để triển khai một phần mềm là từ 1-2 tuần, đi kèm với đội ngũ kỹ thuật viên cũng như ban giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm. Quy trình này lặp lại mỗi khi doanh nghiệp sử dụng một phần mềm mới, cộng với chính sách từ nhà cung cấp dễ khiến việc triển khai trở nên rối loạn, khó đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng.

Kết luận: Microservice chỉ dừng lại ở một lời giải đúng, nhanh nhưng tuyệt đối không thể là một giải pháp đủ độ “sâu” và đủ “sức bền” để giải quyết trọn vẹn bài toán quản trị của doanh nghiệp trong dài hạn.

 

Mô hình tổng thể All-In-One – Lời giải đúng, sâu và bền vững cho bài toán quản trị doanh nghiệp 

 

Mô hình quản trị tổng thể All-In-One là gì?

Trái với Microservice, mô hình All-In-One giải quyết mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm duy nhất. Tất cả hoạt động từ Sales & Marketing, hành chính – nhân sự đến quản lý nội bộ doanh nghiệp đều được số hóa và quản lý tập trung trên một nền tảng.

Mô hình phần mềm All-In-One

Mô hình phần mềm All-In-One

Nói cách khác, mô hình All-In-One là phép ánh xạ 1-1 của doanh nghiệp lên phần mềm. Tại đó, mỗi nhân viên được cung cấp các công cụ và tài nguyên để hoàn thành nhiệm vụ của mình như khi thực thi trong thế giới thật. 

Mô hình All-In-One khắc phục nhược điểm của Microservice như thế nào?

1. Giải quyết trọn vẹn bài toán tổng thể của doanh nghiệp

Như đã phân tích, bản chất quản trị doanh nghiệp là một bài toán tổng thể. Lẽ đương nhiên, lời giải cho bài toán này cũng phải mang tính tổng thể. Nếu Microservice thất bại khi làm điều này thì All-In-One lại xuất sắc chinh phục thành công thử thách nhờ số hóa và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp trên phần mềm.

Với định hướng này, doanh nghiệp sẽ được mô phỏng trên phần mềm với đầy đủ cấu trúc phòng ban, thông tin nhân sự và các nghiệp vụ: Kế toán, sale, marketing, truyền thông nội bộ,…Quan trọng nhất, các dữ liệu này đều liên kết chặt chẽ với nhau, sử dụng dữ liệu của nhau để tính toán. Do đó, gần như mọi nghiệp vụ đều được tự động hóa .

Lấy ví dụ một nghiệp vụ cơ bản trong mọi doanh nghiệp – Chấm công, tính lương:

Không sử dụng phần mềm Sử dụng phần mềm mô hình All-In-One
HR phải kết nối máy chấm công với laptop để xuất dữ liệu công. Liên kết tự động dữ liệu từ máy chấm công lên phần mềm.
Tổng hợp đơn từ bằng giấy.

Nhập thủ công dữ liệu đơn từ vào bảng công, tính toán kết quả chấm công bằng hàm Excel. 

Số hóa đơn từ, loại bỏ đơn từ thủ công.

Liên kết dữ liệu đơn từ với bảng công và tự động tính toán kết quả chấm công.

Dựa trên dữ liệu công, dùng hàm Excel để tính lương. Liên kết bảng công với bảng lương để tự động tính lương.
HR phải ra ngân hàng để chuyển lương cho nhân viên. Liên kết với ngân hàng cho phép đi lương ngay trên phần mềm.
Nhân viên chỉ biết kết quả chấm công vào cuối tháng, khiếu nại rất mất thời gian. Liên kết dữ liệu chấm công với hồ sơ nhân sự giúp nhân viên check kết quả chấm công của mình hàng ngày.

Đây chính là ưu điểm vượt trội của mô hình All-In-One so với Microservice – Không chỉ số hóa dữ liệu, mà còn số hóa mối liên hệ giữa chúng. Qua đó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả như ở ngoài đời thực mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

2. Dễ dàng đáp ứng mọi thay đổi trong cấu trúc doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), quá trình tái cấu trúc, mở rộng, thu hẹp các phòng ban hầu như diễn ra liên tục. Do đó nhất thiết phải có một phần mềm thích ứng kịp với các thay đổi ấy, giảm thiểu tối đa thiệt hại do gián đoạn công việc gây ra.

Với yêu cầu này, mô hình All-In-One có thể đáp ứng trọn vẹn. Bởi bản chất của sự tùy biến là khả năng tổ hợp các dữ liệu. Càng nhiều dữ liệu, khả năng tùy biến càng lớn. Theo đó, All-In-One sở hữu đầy đủ dữ liệu doanh nghiệp cũng như liên kết giữa các dữ liệu nên với mọi thay đổi từ phía doanh nghiệp, phần mềm đều ngay lập tức cập nhật mà không gặp sự cố nào.

Ví dụ: Khi bạn A – trưởng phòng marketing nghỉ việc, bạn B vào thay. Ngay lập tức, các quy trình, công việc liên quan đến bạn A sẽ được tự động chuyển sang cho bạn B do hồ sơ nhân sự liên kết với phân hệ công việc. Mọi thay đổi trong bộ máy nhân sự đều được tự động cập nhật lên các bộ phận có sử dụng dữ liệu này. Qua đó tiết kiệm tối đa thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc.

quản trị doanh nghiệp, phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm mô hình All-In-One tỏ ra linh hoạt hơn khi doanh nghiệp thay đổi cấu trúc

Ngược lại, khi dùng các phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp sẽ vô cùng chật vật trước những sự thay đổi trong cấu trúc phòng ban. Trở lại với ví dụ trên, thiếu liên kết với hồ sơ nhân sự, phần mềm công việc chỉ có thể giao việc theo tên nhân viên. Khi bạn B vào thay, phòng nhân sự sẽ phải sửa thủ công mọi quy trình, công việc có tên bạn A thành B.

Rõ ràng, trong trường hợp này, phần mềm vô tình lại là gánh nặng thay vì giúp cải thiện hiệu suất công việc cho doanh nghiệp. Hệ thống dữ liệu chưa đủ sâu khiến Microservice không thể thích ứng kịp với những thay đổi của doanh nghiệp. Và bởi vậy, gián tiếp tạo ra rào cản cho quá trình mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Đọc thêm: Phần mềm quản trị công việc tổng thể giúp doanh nghiệp “bứt phá”

3. Giao diện thân thiện, sử dụng đơn giản

Bên cạnh tâm lí ngại thay đổi, nỗi sợ công nghệ cũng là yếu tố cơ bản khiến các doanh nghiệp ngần ngại tiếp nhận phần mềm quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần mềm mô hình All-In-One đã chứng minh một thực tế hoàn toàn trái ngược.

Màn hình Social tương tự như giao diện Facebook

 

Màn hình thống kê công việc, quy trình tương tự giao diện Gmail

 

Màn hình báo cáo tiến độ công việc dạng tương tự Google Calendar

 

Màn hình báo cáo tiến độ công việc dạng Kanban

Có một sự thật là doanh nghiệp thường bị đánh lừa bởi các giao diện hoa mĩ. Tuy nhiên, phần mềm dễ sử dụng hay không lại phụ thuộc vào mức độ tương thích với các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Càng số hóa nhiều dữ liệu, phần mềm càng mô phỏng chính xác doanh nghiệp, kéo theo khả năng thực hiện các nghiệp vụ phức tạp càng được nâng cao.

Một căn phòng tuy đẹp mà thiếu đồ dùng sinh hoạt với một căn phòng tuy giản dị nhưng đầy đủ tiện nghi. Chọn căn phòng nào chắc bạn cũng đã rõ?

Đọc thêm: Số hóa toàn bộ quy trình – Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

4. Chi phí phù hợp

Chi phí một doanh nghiệp SMEs (quy mô 30 nhân sự) phải chi trả cho phần mềm mô hình Microservice và All-In-One trong 1 năm khác biệt ra sao?

Phần mềm Microservice Phần mềm All-In-One
Cách tính chi phí Gói cho doanh nghiệp quy mô 30 – 60 nhân sự Tính trên số lượng người dùng. Dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu
Chi phí cụ thể  1.000.000 VNĐ/tháng 20.000 VNĐ/người/tháng
Tổng chi phí phải thanh toán 12.000.000 VNĐ/năm 7.200.000 VNĐ/năm
Tính năng được sử dụng Công việc Công việc + Nhân sự

Rõ ràng, cách tính trên khiến các doanh nghiệp phải gồng gánh loạt chi phí thừa. Bởi với số lượng 30 nhân sự, doanh nghiệp vẫn phải dùng gói phần mềm tương đương với 60 nhân sự.

Trong khi đó, phần mềm All-In-One với phương pháp tính theo số lượng người dùng (dùng bao nhiêu tính bấy nhiêu). Qua đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sử dụng.

5. Thuận tiện theo dõi báo cáo đa chiều 

Một trong những ưu tiên của CEO là làm thế nào có thể bao quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất. Đây là điều hoàn toàn bất khả thi với các phần mềm Microservice do dữ liệu có hạn, buộc các doanh nghiệp phải qua một bước tổng hợp dữ liệu trung gian trước khi có được báo cáo tổng quan.

Tuy nhiên, với phần mềm All-In-One, CEO sẽ dễ dàng có được những báo cáo đa chiều về mọi đối tượng trong doanh nghiệp. Sở dĩ All-In-One làm được điều này là nhờ hệ thống dữ liệu khổng lồ liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó, mỗi đối tượng không chỉ được nhìn nhận trong phạm vi phòng ban đó mà còn được soi chiếu trong mối liên hệ với các bộ phận khác. Nhờ vậy, báo cáo đưa ra sẽ đầy đủ, toàn diện và chi tiết hơn, cho phép các CEO có được những quyết sách kịp thời và chính xác nhất.

báo cáo công việc, quản trị doanh nghiệp, báo cáo tiến độ

Dashboard báo cáo tiến độ công việc

 

tiến độ công việc, quản trị doanh nghiệp, báo cáo công việc

Dashboard báo cáo tiến độ dự án

 

tiến độ công việc, quản trị doanh nghiệp, báo cáo công việc

Dashboard báo cáo tiến độ quy trình

Một ví dụ đơn giản cho điều này là các CEO có thể tính được ROI của một nhân viên dựa trên các thông tin như: Tỷ lệ công việc đã hoàn thành trước hạn, đúng hạn, quá hạn? Số lương công ty đã chi trả cho người đó? Thời gian gắn bó với công ty? Số lần đi muộn về sớm? Các luồng thông tin xuyên suốt từ phân hệ công việc tới phân hệ nhân sự sẽ cho ra chân dung chi tiết và chính xác nhất về một nhân viên. Thật tuyệt vời phải không nào?

Kết luận: All-In-One đem đến một lời giải tuy chưa thực sự hoàn mỹ trong triển khai nhưng tuyệt đối đúng, sâu và bền vững cho bài toán quản trị của mọi doanh nghiệp. 

 

Hãy là những CEO sáng suốt, lựa chọn mô hình quản trị đem lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp của bạn!

 

Microservice và All-In-One đều là những giải pháp quản trị doanh nghiệp số hàng đầu hiện nay. Tuy nhiên, do định hướng phát triển của hai mô hình khác nhau nên các doanh nghiệp cần hết sức lưu ý khi ra quyết định lựa chọn.

Mô hình All-In-One Mô hình Microservice
Tư duy phát triển Giải quyết bài toán tổng thể của doanh nghiệp trong một phần mềm duy nhất. Chỉ giải quyết được một bài toán trong doanh nghiệp, trên các phần mềm nhỏ lẻ.
Thời gian triển khai Lâu hơn (Từ 2 – 3 tuần) do liên quan đến nhiều bộ phận,. Nhanh hơn (Từ 1-2 tuần) do chỉ liên quan đến một bộ phận.
Độ phức tạp khi sử dụng Thấp do đầy đủ dữ liệu. Cao do thiếu dữ liệu để giải quyết.
Quản lý dữ liệu Dễ dàng quản lý do lưu trữ tập trung trên một phần mềm. Khó quản lý do dữ liệu rải rác trên nhiều phần mềm.
Tính bảo mật Cao do quản lý và lưu trữ tập trung. Thấp do bị phân tán dữ liệu.
Độ linh hoạt Tùy biến cao do đầy đủ dữ liệu. Tùy biến thấp do thiếu dữ liệu.
Chi phí Thấp do tính theo thuê bao Cao do tính theo gói cố định.
Dịch vụ từ nhà cung cấp Đơn giản, tiết kiệm thời gian do chỉ cần làm việc với một nhà cung cấp. Phức tạp, tốn thời gian do phải làm việc với nhiều nhà cung cấp.

 

Nói một cách ví von, rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp SMEs khi đau chỉ nghĩ làm sao để xoa dịu cơn đau nhanh nhất mà không lường trước được trong tương lai, mình sẽ phải đối diện với rất nhiều cơn đau khác nữa. Chẳng lẽ cứ mỗi lần đau lại đi tìm một phương thuốc mới hay sao? 

Thay vì tập trung vào cái lợi trước mắt, hãy nghĩ đến cái được dài hơn. Ai cũng muốn doanh nghiệp trưởng thành, nhưng làm sao lớn nhanh, lớn khỏe khi chiếc áo cho doanh nghiệp không đủ lớn? Trước khi tìm may áo, hãy mường tượng doanh nghiệp của bạn sẽ thế nào sau 10, 20 năm, thậm chí 30 năm nữa.

Đừng để một doanh nghiệp 20 năm tuổi phải mặc chiếc áo của doanh nghiệp 5 năm tuổi!

Đứng trước những lựa chọn ảnh hưởng tới vận mệnh của doanh nghiệp, các CEO hãy thực sự thông thái để đưa ra những quyết định đúng đắn!


 

1Office – Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể hàng đầu Việt Nam

quản trị doanh nghiệp, phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office

Là đơn vị tiên phong trong giải pháp chuyển đổi số do Bộ TT&TT công nhận, 1Office đem đến lời giải tổng thể cho bài toán quản trị của doanh nghiệp. Bộ giải pháp gồm gói công cụ:

  • Bộ công cụ Workplace: Quản trị công việc, quy trình, dự án và truyền thông nội bộ.
  • Bộ công cụ HRM: Quản trị nhân sự (Tuyển dụng, chấm công, tiền lương, hồ sơ nhân sự,…)
  • Bộ công cụ CRM: Quản trị Sales & Marketing (Marketing, chăm sóc khách hàng, mua – bán hàng,…)

phần mềm quản trị doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp

Ưu điểm vượt trội của phần mềm quản trị tổng thể 1Office

Qua đó đem đến lời giải tổng thể phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp. Để có được hơn 2000++ doanh nghiệp và 100.000++ khách hàng đồng hành và tin dùng, 1Office đã sở hữu những ưu điểm vượt trội:

  • Tính liên thông dữ liệu giữa các phân hệ: Giúp hệ thống hóa dữ liệu doanh nghiệp, xử lý công việc chính xác, nhanh chóng.
  • Báo cáo, đánh giá đơn giản: CEO dễ dàng theo dõi tổng quát tình hình doanh nghiệp thông qua các báo cáo công việc, doanh thu, tuyển dụng,…mà không cần phải đợi nhân viên tổng hợp. Qua đó đánh giá chính xác các phòng ban, nhân viên để ra những quyết sách hoặc có những điều chỉnh kịp thời.
  • Lưu trữ thống nhất: Thay vì lưu trữ hồ sơ, báo cáo,…rải rác từ Email, Outlook đến Facebook, Skype,…Giờ đây mọi tài liệu đều được số hóa và lưu trữ thống nhất trên một phần mềm, vừa dễ quản lý lại tiện cho việc tra cứu.
  • Bồi đắp văn hóa doanh nghiệp: Mạng nội bộ cho phép mọi thành viên trong công ty đăng bài, thảo luận, gửi tài liệu, cập nhật trạng thái,…trên một giao diện thống nhất và bảo mật thông tin.
  • Chi phí hợp lý, tiết kiệm: Chỉ từ 20.000đ/người/tháng. Loại bỏ 90% chi phí dành cho in ấn cũng như các chi phí ẩn do họp hành, xử lý đơn từ, duyệt báo cáo.

Đăng ký tại đây để được trải nghiệm 1Office và tư vấn lộ trình chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!

 

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888