Sử dụng quá nhiều phần mềm, dữ liệu không đồng bộ, chi phí cao, không chuẩn hóa môi trường làm việc trực tuyến,… Thực trạng này đã và đang là rào cản lớn ngăn doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, khi không có một giải pháp nào giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp.
Trong bối cảnh thời đại số, khi công nghệ được ví như bàn tay của vua Midas, “Digital Transformation – Chuyển đổi số” đã trở thành mục tiêu của tất cả doanh nghiệp – từ khổng lồ đến tí hon. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp đã phần nào ý thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số và cũng có một số bước đi táo bạo để bắt kịp xu thế của thời đại. Một công cụ quản lý phù hợp sẽ là chìa khóa giúp bạn chèo lái con thuyền doanh nghiệp, thực hiện giấc mơ “kinh bang tế thế”.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn đa chiều về 1Office – phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp được ưa chuộng hàng đầu Việt Nam.

1. 1Office là gì? Sử dụng 1Office giúp giải quyết bài toán gì trong doanh nghiệp?

1Office được nghiên cứu và phát triển trên phương pháp tư duy khoa học, xuyên suốt kết hợp với nền tảng công nghệ hiện đại, để tạo nên một giải pháp all-in-one thống nhất, chặt chẽ, toàn diện. Không chỉ cung cấp một giải pháp quản lý, 1Office mang đến cả một môi trường làm việc trực tuyến trên Internet. Bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn và biến nó thành một khối thống nhất từ Nhân sự, Khách hàng, Công việc, Kinh doanh, Truyền thông. Qua đó mỗi thành viên tham gia hệ thống đều có thể dễ dàng giao tiếp và thừa hưởng những lợi ích để phục vụ cho công việc.
Phần mềm này hoạt động trơn tru trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), tạo nên một trong những giải pháp quản lý công việc và nhân sự hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp của bạn trong kỷ nguyên số. Từ lập kế hoạch, giao việc, báo cáo kết quả, liên lạc trao đổi,… đều dễ dàng sử dụng trên điện thoại di động, giúp người dùng chủ động quản lý công việc.

2. Review một số phân hệ được quan tâm nhất của 1Office

Tổng quan, 1Office cung cấp khá đầy đủ các phân hệ cần thiết để doanh nghiệp ở nhiều quy mô, lĩnh vực có thể quản lý tổng thể các hoạt động diễn ra trong công ty mình. Hãy cùng khám phá một số phân hệ được khách hàng quan tâm bậc nhất tại 1Office:

2.1. Phân hệ Công việc

Bài toán của quản lý công việc là làm sao để kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực sở hữu và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản trị phải giải quyết 2 việc: thứ nhất, minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; thứ hai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Xem xét trên những tiêu chí này, 1Office giải quyết khá tốt vấn đề đặt ra, có thể đáp ứng xấp xỉ 80% nhu cầu doanh nghiệp. Đây là một trong những giải pháp hiếm hoi tại Việt Nam cho phép áp dụng cả hai phương pháp quản lý công việc: Waterfall Model và Scrum Model. Sự kết hợp này sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý công việc về cả chất và lượng một cách khoa học, trực quan, bám sát tiến độ.
Tương ứng với 3 tính năng: Quản lý dự án, Quản lý công việc, Quản lý quy trình, sử dụng phần mềm quản lý 1Office có thể mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

2.1.1 Bám sát dự án, theo dõi tiến độ, chất lượng công việc chặt chẽ, trực quan, mọi lúc mọi nơi

Tính năng Quản lý dự án cho phép người dùng khởi tạo dự án với nhiều công việc con bên trong và thêm người thực hiện (phân quyền: Người thực hiện, Người quản lý, Người theo dõi), phân chia công việc và trách nhiệm minh bạch, rõ ràng. Người dùng có thể cập nhật nhanh khi thời gian thực hiện dự án mà không cần sửa toàn bộ dự án. Bất kể ai tham gia dự án đều có thể bổ xung tài liệu, thảo luận công khai.

Giao diện tính năng quản lý dự án của 1Office

Một điểm khác biệt ở 1Office đó là bạn có thể tạo một công việc mà không nhất thiết phải thuộc một dự án nào –  phù hợp với văn hóa quản lý công việc hàng ngày tại các doanh nghiệp tại Việt Nam.

2.1.2. Sở hữu quy trình giao việc và check kết quả công việc hoàn toàn tự động hoá

Bên cạnh các tính năng cơ bản như: tạo việc, giao việc, cập nhật tasklist, thêm tài liệu, thảo luận,… tính năng Quản lý công việc của 1Office cũng cho phép bạn khởi tạo các công việc gắn với những đối tượng khác như: Khách hàng, Ứng viên, Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng, Đơn Hàng, Chiến dịch Marketing. 

Người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt và quản lý đầu việc với 1Office

Đối với từng đầu việc, người dùng có thể cài đặt các kịch bản cảnh báo, nhắc việc theo khác nhau, giúp cho người thực hiện cũng người quản lý không bao giờ bị quên việc, hoặc khó chịu với những cảnh báo khô khan.

2.1.3. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc, giảm thời gian, công sức để đào tạo nhân viên mới

Thực tế trong mỗi doanh nghiệp có rất nhiều quy trình đang chạy. Tuy nhiên, không có một công cụ nào để quản lý nó. Bản chất quy trình là tập hợp các công việc được lặp đi lặp lại, do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Chính vì chưa quản lý, nên các công việc thường được giao tiếp, thảo luận, trao đổi qua email, group chat … gây ra nhiều hạn chế như bị quên việc, không có công cụ nhắc nhở, người mới vào không biết thực hiện công việc tại đâu, cuối cùng là không thể thống kê kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng ban.
Hiện nay, Quản lý quy trình là tính năng chỉ duy nhất có trên 1Office. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể định nghĩa và số hóa những quy trình công việc thực tế, như đề xuất mua sắm tài sản, đề xuất xuất hóa đơn, quy trình tiếp nhận nhân sự … Khi có một công việc được khởi tạo và gán vào một quy trình nào đó, thì công việc đó sẽ tự động chạy theo quy trình đó. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công việc của mình. 

Tính năng Quản lý quy trình giúp người tham gia nắm bắt tiến độ và quy trình công việc

Người chỉ cần cài đặt quy trình mẫu 1 lần, sau đó nhân bản quy trình và thay đổi người thực hiện, thời gian để phù hợp với nhu cầu. Đặc biệt hơn, bạn chỉ cần khởi tạo quy trình mẫu một lần, sau đó nhân bản quy trình và thay đổi người thực hiện, thời gian tùy thuộc vào thực tế nhiệm vụ trong team.

2.2. Phân hệ nhân sự

2.2.1. Kết nối toàn bộ máy chấm công, đơn giản, tự động hóa quy trình chấm công

Quản lý chấm công là nghiệp vụ đau đầu và tốn thời gian nhất của cán bộ quản lý nhân sự. Hàng tháng họ phải xuất từ file máy chấm công ra log vân tay, tổng hợp bảng phân ca các bộ phận gửi lên, tổng hợp các đơn từ xin nghỉ của nhân viên sau đó ngồi tính toán ra bảng chấm công. Giờ đây, với 1Office những công việc đó sẽ không còn là vấn đề.
Tùy thuộc theo tính chất công việc cũng như tình hình chung của team, bạn có thể định nghĩa ca làm việc với các thông tin: công làm việc trong ngày, công ăn trong ngày, thông tin nhân sự (vị trí, phòng ban,…), ca làm việc (thời gian, thời gian nghỉ,..),… Nội dung này sẽ được hiển thị trong báo cáo kết quả chấm công cuối tháng.

Mọi dữ liệu chấm công cài đặt sẽ được tự động thu thập, tổng hợp với 1Office

Đặc biệt, với một số doanh nghiệp như các chuỗi cửa hàng bán lẻ, hệ thống kinh doanh nhà hàng, đồ uống, cafe,… môi trường làm việc tràn trề sức trẻ, phần lớn nhân viên là sinh viên. Đặc thù của nhân viên nhóm tuổi này là thời gian làm việc cực kỳ linh hoạt, dẫn đến một bài toán khó về quản lý chấm công chính xác và trung thực nhất. 1Office không chỉ giúp bạn định nghĩa ca làm mà còn tạo quy trình duyệt động phân ca. Giả sử có thành viên trong team bạn có công việc đột xuất, phát sinh, bạn hoàn toàn có thể đổi ca, sửa ca ngay trên hệ thống mà không lo ảnh hưởng dây chuyền đến các hoạt động khác đang chạy.

2.2.2. Xây dựng bảng lương khoa học, rõ ràng, minh bạch

Dựa trên những dữ liệu chấm công cùng các thông tin công, lương cơ bản, phụ cấp,… của nhân sự đã được tạo sẵn trên hệ thống, bạn có thể xây dựng một bảng lương “đẹp như mơ”  với đầy đủ thông tin cần thiết. 
Hiện nay, 1Office là phần mềm duy nhất cho phép tùy biến công thức excel tính lương. Người quản lý có thể cài đặt các bảng lương theo mẫu ứng với đơn vị của mình. Một tháng, bạn có thể cài nhiều bảng lương, và các bảng lương đó hoàn toàn link được với nhau.
Từ bảng lương đó, sau khi được giám đốc duyệt, kế toán có thể chuyển lương trực tiếp qua tài khoản Ngân hàng Quân đội (MB Bank), hoặc xuất ủy nhiệm chi cho một tài khoản ngân hàng khác. Thay vì mất thời gian chờ duyệt, ra ngân hàng làm thủ tục như trước, bạn có thể duyệt bảng lương và chuyển tiền cho nhân viên ngay trên điện thoại, 24/24, bất kể thời gian (dù là ngày cuối tuần hay các ngày nghỉ, lễ, Tết,…).

Chuyển lương đơn giản, mọi thời điểm với MB Bank

2.3. Phân hệ đơn từ

Trong các doanh nghiệp hiện nay, người quản lý thường xuyên phải xử lý rất nhiều đơn từ của nhân sự. Điều này gây mất thời gian cũng như khó kiểm soát được số lượng đơn từ, công làm việc của nhân sự khi quản lý bằng giấy tờ thông thường. Phân hệ Đơn từ của 1Office là một công cụ số hóa toàn bộ quy trình và mẫu đơn từ hành chính, giúp người quản lý giải quyết và xử lý đơn từ một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết giảm chi phí in ấn. Ngoài ra, hệ thống có thể tự động cập nhật công làm việc của nhân sự khi có đơn từ phát sinh.

Đơn từ được đưa lên các cấp duyệt, giảm tải giấy tờ và thời gian

3. Ưu và nhược điểm của nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office

Ưu điểm

  • Dữ liệu được đồng bộ, thống nhất, bảo mật tốt.
  • Chi phí triển khai hợp lý.
  • Quy trình triển khai gọn nhẹ, đơn giản.
  • Độ linh hoạt cao, phù hợp với doanh nghiệp ở nhiều quy mô và lĩnh vực.
  • Sở hữu nhiều tính năng độc nhất trên thị trường, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự.

Nhược điểm

  • Tính năng Mạng xã hội phục vụ tốt cho truyền thông nội bộ, giao diện được học tập và kế thừa từ Facebook song chưa dễ dàng để chia sẻ tài liệu.
  • Phần mềm hiện chỉ có phiên bản tiếng Việt, chưa phục vụ các ngôn ngữ khác.

Những điểm yếu này hiện đang được đội ngũ 1Office khắc phục, phát triển, hoàn thiện và nâng cao để đảm bảo mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 1Office luôn luôn tiếp thu những ý kiến, đóng góp của khách hàng và tiếp thu có chọn lọc để phát triển những tính năng giải quyết các bài toán nhức nhối trong doanh nghiệp.

4. Cảm nhận của khách hàng về 1Office

Đánh giá của anh Nguyễn Khánh Trình – CEO Phong Vũ miền Bắc:

Đánh giá của anh Phùng Anh Tuấn  – CEO F88:

Đánh giá của chị Nguyễn Thanh Phương – cựu Giám đốc nhân sự K&G:

Tags

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888