Hội trường Thống Nhất đồng lòng số hóa hoạt động quản trị nhân sự cùng 1Office

1. Hội trường Thống Nhất – Đơn công lập thuộc Văn phòng Chính phủ

Hội trường Thống Nhất là cơ quan quản lý di tích lịch sử Dinh Độc Lập. Đây là là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Văn phòng Chính phủ có chức năng quản lý, bảo tồn, tôn tạo Di tích lịch sử Dinh Độc Lập; phục vụ đại biểu, khách tham dự các cuộc họp, hội nghị của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ; các hội nghị và hoạt động khác của Đảng, Nhà nước, Quốc hội khi có yêu cầu; được tận dụng cơ sở vật chất, lao động để kinh doanh dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Là đơn vị thuộc Văn phòng Chính Phủ luôn hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao, năm 2010, Hội trường Thống Nhất đã vinh dự nhận Cờ thi đua của Chính phủ và được Chủ tịch nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huân chương Lao động hạng I.

Hiện nay, Hội trường Thống Nhất hoạt động 7 phòng ban bao gồm:

• Phòng Nghiệp vụ Thuyết minh
• Phòng Kế hoạch Tài vụ
• Phòng Bảo vệ
• Phòng Hành chính Tổ chức
• Phòng Quản trị
• Nhà khách 108 Nguyễn Du, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
• Nhà khách 17 Thùy Vân, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

2. Hội trường Thống Nhất cùng 1001 vấn đề trong quản trị nhân sự.

Là doanh nghiệp nhà nước với 200 nhân sự thuộc sự quản lý trực tiếp từ Văn phòng Chính Phủ, Hội trường Thống Nhất cần sự cẩn trọng, chính xác và nhanh gọn trong mọi hoạt động. Tuy nhiên, khi nhân sự tăng cao, các cuộc hội thảo, gặp mặt, tiếp đón đại biểu càng tăng cao là lúc Hội Trường Thống Nhất đối diện với một loạt những “vướng mắc” trong quản trị nhân sự.

Trước đây, tất cả hoạt động triển khai trong quản trị nhân sự đều được thực hiện thủ công qua Excel mà không có sự hỗ trợ của phần mềm. Điều này khiến việc tổng hợp dữ liệu khó khăn, thông tin từ nhiều nguồn, rời rạc, dẫn đến việc sai sót, thất thoát thông tin cụ thể ở các hoạt động: Chấm công – Tính lương – Đơn từ.

• Chấm công: Quản lý không kiểm soát được hoạt động ra vào của nhân viên, không xác định được chính xác hoạt động chấm công của nhân sự.
• Đơn từ: Không quản lý được nghỉ phép do trước đây đơn từ đều được làm thủ công bằng giấy, dễ mất dẫn đến quản lý không có thông tin để đối chứng với nhân viên.
• Lương: Chưa được tự động tính theo bảng công, hoàn toàn làm bằng excel và in giấy để trình báo.

Là doanh nghiệp Nhà nước 100% vốn, nên cần có đầy đủ các biểu mẫu lương, thuế, quyết toán để trình kho bạc xuất tiền, yêu cầu rất nhiều biểu mẫu theo quy định nhà nước. Hội trường Thống Nhất hiểu rằng không thể để các vấn đề này tiếp diễn, cần số hóa mọi hoạt động liên quan đến nhân sự để giảm thiểu sai sót, vận hành hành sự ổn định, trơn tru.

1Office vinh dự được Hội trường Thống Nhất lựa chọn là đơn vị đồng hành trên chặng đường chuyển đổi số. Sau thời gian tìm hiểu về 1Office, Ban lãnh đạo của cơ quan quản lý di tích lịch sử Dinh Độc Lập này quyết định lựa chọn đưa phân hệ 1HRM – Quản trị công việc trong bộ máy quản lý vận hành doanh nghiệp.

3. Những kết quả tích cực Hội trường Thống Nhất đạt được

Hội trường Thống Nhất đã lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office để triển khai chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Sau khi triển khai, 1Office đã mang lại những thay đổi tích cực cho Hội trường Thống Nhất. Cụ thể như sau:

• Chấm công: Tự động hóa dữ liệu chấm công nhân viên. Nhân viên chủ động xem số ngày công của mình, dữ liệu tập trung loại bỏ được tình trạng khiếu nại của nhân viên và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
• Lương: Tự động hóa tính lương cho toàn bộ công ty từ nhân viên, lao công, tổ trưởng, văn phòng, mọi người có thể nhận phiếu lương cuối tháng trên điện thoại, không cần in phiếu lương như thời điểm trước đó. Mọi hoạt động về tự động kiểm tra lương, khiếu nại đều được thực hiện trên một phần mềm duy nhất.
• Đơn từ: Quy trình duyệt phép giúp nhân viên tự xem quy trình duyệt, chủ động trong việc lên đơn tù, tránh việc bị thất lạc đơn từ như trước đó.

Dưới sự hỗ trợ của 1Office, bắt đầu từ tháng 1/1/2024, Hội trường Thống Nhất mở ra một trang mới trong tối ưu hoạt động quản trị vận hành và tiếp tục con đường phụng sự các công việc và hoạt động của chính phủ.

Kết luận

Cảm ơn Hội trường Thống Nhất đã tin tưởng và lựa chọn 1Office đồng hành trên hành trình chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhân sự. Chúc Hội trường Thống Nhất ngày càng phát triển, vững mạnh và thành công khi thực hiện nhiệm vụ quốc gia.