HTC Sài Gòn: Ứng dụng giải pháp số hướng tới phát triển bền vững

Công ty TNHH Dịch vụ quản lý tòa nhà HTC Sài Gòn là một đơn vị chuyên tư vấn và tổ chức quản lý vận hành các dự án bất động sản. Hoạt động với 3 công ty thành viên, HTC luôn chủ động tìm kiếm giải pháp số để vận hành trơn tru và hướng tới phát triển bền vững.

Khó khăn vận hành doanh nghiệp tại HTC

Hoạt động trong lĩnh vực quản lý, vận hành tòa nhà nên dịch vụ của HTC bao gồm rất nhiều hạng mục như: an ninh bảo vệ, vệ sinh, hệ thống kỹ thuật, xây dựng…Vì thế, cần phải có quy trình, kế hoạch cụ thể rõ ràng, chặt chẽ để có thể quản lý một cách an toàn và hiệu quả.

Với quy mô lên tới cả trăm nhân sự hoạt động ở nhiều địa điểm, nếu duy trì cách quản lý thông qua kế hoạch & báo cáo trên Excel sẽ gây mất thời gian cho cả nhân viên và ban lãnh đạo HTC. Bên cạnh đó, việc nắm bắt tình hình tổng quan và theo dõi tiến độ công việc của tất cả nhân viên trong công ty cũng rất khó khăn. Ban lãnh đạo không thuận tiện trong việc check kế hoạch công việc cũng như không thể đưa ý kiến chỉ đạo kịp thời dẫn tới chậm tiến độ xử lý công việc.

Bất cập trong công tác quản lý nhân sự và “tắc nghẽn” trong luồng phối hợp công việc, ban lãnh đạo HTC đã chủ động ứng dụng công nghệ trong vận hành. Được biết, trước đây HTC cũng đã sử dụng qua nhiều phần mềm, tuy nhiên chưa có giải pháp nào giải quyết triệt để bài toán quản trị của công ty. Do sử dụng các phần mềm riêng lẻ nên không có sự liên thông dữ liệu, điều này tạo ra rất nhiều bất cập trong việc tổng hợp báo cáo để tối ưu hiệu suất công việc. Chính vì vậy, HTC đã lựa chọn sử dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể của 1Office để tháo gỡ mọi khó khăn và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

1Office – Giải pháp hỗ trợ quản lý & điều hành doanh nghiệp toàn diện

Sau một thời gian ứng dụng 1Office, ban lãnh đạo HTC nhận định 1Office là phần mềm có mức giá phù hợp, tích hợp đầy đủ tính năng đáp ứng đúng – đủ – sâu các nghiệp vụ của doanh nghiệp. HTC đẩy mạnh áp dụng 1Office vào tất cả các hoạt động vận hành của doanh nghiệp như: quản lý công việc, quy trình, chấm công tính lương và thu chi nội bộ.

Với 1Office, từng phòng ban của HTC có thể thiết lập quy trình và kế hoạch công việc hàng tuần/tháng/quý của mình ngay trên phần mềm. Chỉ với việc mở 1Office vào đầu ngày, các bạn nhân sự sẽ ngay lập tức nắm được: Danh sách công việc được giao, deadline đi kèm, luồng phối hợp, tài liệu liên quan đến công việc. Khi hoàn thành công việc, chỉ cần tích done để bàn giao cho người tiếp theo. Đồng thời, hệ thống sẽ cập nhật và tự động tổng hợp thành báo cáo.

Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo trên 1Office cũng đã hỗ trợ ban lãnh đạo HTC rất nhiều trong việc theo dõi tình hình tổng thể của doanh nghiệp. Mọi số liệu được tự động tổng hợp trên tính năng Dashboard của 1Office. Chỉ với vài phút, lãnh đạo sẽ bao quát được toàn bộ công việc đang diễn ra: bao nhiêu đầu việc đang được thực hiện, bao nhiêu đầu việc bị chậm deadline, trễ bởi quy trình nào, do ai chịu trách nhiệm lại có thể chỉ định nhân sự tại đầu việc để nhắc nhở hoặc bổ sung thời gian.

Không chỉ áp dụng 1Office vận hành, HTC đã tận dụng rất tốt công cụ mạng xã hội ngay trên nền tảng 1Office để tạo nên mối liên kết bền chặt giữa lãnh đạo và nhân viên, đặc biệt là trong giai đoạn giãn cách xã hội. Với mạng nội bộ của 1Office, HTC đã triển khai các chương trình giao lưu nhân sự với đa dạng chủ đề như: Chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn, các kỹ năng làm việc, cuộc sống trong mùa dịch, gia đình và tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng,…Các thành viên trong công ty có thể tương tác, thảo luận ngay dưới bài đăng để đẩy mạnh văn hóa thông tin nội bộ.

Câu chuyện vận hành tại HTC là một ví dụ tiêu biểu về những nỗ lực trên con đường số hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn mong muốn đổi mới bộ máy vận hành & tăng trưởng? Liên hệ ngay 0834 838888 để được các chuyên gia của 1Office trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất!