Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Năm File Word, PDF – Tải Miễn Phí 2025

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm là biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức. Bộ biểu mẫu này được chuẩn hóa theo quy định, hỗ trợ người dùng thao tác nhanh, chính xác và đầy đủ thông tin.

1. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm là gì?

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm là một biểu mẫu hành chính mà nhân viên sử dụng để đề xuất ngày nghỉ theo chế độ phép năm được quy định trong Bộ luật Lao động. Đây là tài liệu giúp doanh nghiệp ghi nhận nhu cầu nghỉ phép của nhân viên, đảm bảo việc sắp xếp công việc, phân bổ nhân sự và duy trì vận hành ổn định.
Đối với người lao động, mẫu đơn đóng vai trò là căn cứ chứng minh quyền lợi nghỉ ngơi hợp pháp; đối với nhà quản lý, đây là cơ sở để phê duyệt, theo dõi và lưu trữ lịch sử nghỉ phép.

2. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm gồm những nội dung gì?

Một mẫu đơn xin nghỉ phép năm chuẩn, rõ ràng và dễ phê duyệt thường bao gồm các phần sau:

• Thông tin người làm đơn: Họ tên, vị trí, bộ phận, mã nhân viên (nếu có).

• Thời gian nghỉ phép: Ngày bắt đầu – ngày kết thúc, hoặc số ngày nghỉ.

• Lý do xin nghỉ: Nghỉ phép năm, nghỉ bù, nghỉ riêng hoặc lý do cá nhân.

• Người bàn giao công việc: Tên người nhận bàn giao, mô tả nhiệm vụ được bàn giao.

• Cam kết của nhân viên: Cam kết hoàn thành công việc trước/sau kỳ nghỉ, đảm bảo tiến độ.

• Xác nhận của các cấp: Chữ ký/ý kiến của quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận, phòng nhân sự.

• Ngày lập đơn + chữ ký nhân viên.

Việc trình bày đầy đủ các nội dung này giúp rút ngắn thời gian duyệt đơn và tạo tính minh bạch trong quản trị nhân sự.

3. Hướng dẫn cách điền mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Để mẫu đơn được duyệt nhanh và không phải bổ sung thông tin, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

3.1 Điền đúng và đủ thông tin cá nhân

• • Ghi chính xác họ tên, vị trí, bộ phận.

  • Nếu công ty quản lý bằng mã nhân viên, hãy điền mã để HR dễ tra cứu.

3.2 Chọn thời gian nghỉ hợp lý

• • Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tránh viết chung chung như “nghỉ 2 ngày tuần sau”.

  • Kiểm tra lịch làm việc, ca trực hoặc kế hoạch dự án trước khi gửi.

3.3 Nêu rõ lý do xin nghỉ

• • Nếu là “nghỉ phép năm”, hãy ghi đúng lý do để HR trừ ngày phép theo quy định.

  • Nếu nghỉ bù hoặc nghỉ theo chế độ, cần nêu kèm bằng chứng hoặc sự kiện liên quan (nếu được yêu cầu).

3.4 Bàn giao công việc trước khi gửi đơn

• • Liệt kê những đầu việc đang thực hiện.

  • Ghi tên người tiếp nhận công việc trong thời gian bạn vắng mặt.

  • Đính kèm file bàn giao (nếu công ty yêu cầu).

3.5 Kiểm tra và ký tên trước khi nộp

• • Rà soát lại thông tin, đặc biệt là thời gian và lý do.

  • Ký tên và gửi đúng luồng phê duyệt (thường là Quản lý → HR).

3.6 Theo dõi trạng thái phê duyệt

• • Với công ty dùng hệ thống HRM, bạn có thể theo dõi trực tiếp trên phần mềm.

  • Trường hợp gửi bản giấy, hãy chủ động hỏi quản lý để tránh chậm trễ.

Dưới đây là ví dụ mẫu đơn xin nghỉ phép năm cụ thể mà bạn có thể tham khảo

4. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm áp dụng khi nào?

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm được áp dụng đúng Luật nghỉ phép năm 2019. Theo đó, nhân viên làm việc đủ 12 tháng cho doanh nghiệp sẽ được hưởng chính sách nghỉ phép hàng năm mà vẫn hưởng nguyên lương như sau:

• 12 ngày làm việc với những người làm công việc ở điều kiện bình thường;
• 14 ngày làm việc với các đối tượng:
  + Người làm công việc vô cùng nặng nhọc, nguy hiểm, độc hại hoặc làm việc trong điều kiện sinh sống khắc nghiệt;
  + Lao động là người chưa thành niên;
  + Lao động trong nhóm người khuyết tật;
• 16 ngày làm việc đối với đối tượng làm công việc đặc biệt nặng nhọc, nguy hiểm, độc hại hoặc làm việc ở vùng có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt.

Cứ 5 năm làm việc liên tục trong công ty, người lao động được hưởng thêm 1 ngày nghỉ phép hàng năm. Tuy nhiên, quy định nghỉ phép trong công ty không hoàn toàn giống nhau, mỗi công ty sẽ có quy định riêng.

5. Nghỉ phép năm có được hưởng lương không?

Theo quy định của Bộ luật Lao động 10/2012/QH13, bên cạnh những ngày lễ tết, những ngày phép năm, mỗi năm, người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong một số trường hợp:

• Kết hôn: Nghỉ 03 ngày;
• Con cái kết hôn: Nghỉ 01 ngày;
• Gia đình có tang (Bố/mẹ đẻ/vợ/chồng chết; vợ/chồng chết; con chết): Nghỉ 03 ngày.

Ngoài ra, người lao động còn được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi ông/bà nội/ngoại, anh/chị/em ruột chết; bố/mẹ kết hôn; anh/chị/em ruột kết hôn.

6. Tải mẫu đơn xin nghỉ phép năm miễn phí (Word, PDF)

Đối với giấy nghỉ phép năm, bạn cần lưu ý một số điều như sau:

Điền đầy đủ các thông tin liên quan đến Bộ phận xét duyệt nghỉ phép; các thông tin về bản thân như họ và tên, bộ phận công tác cũng như số điện thoại/ địa chỉ liên hệ phòng trường hợp có sự cố xảy ra trong công việc khi đang nghỉ phép.

Lý do làm giấy nghỉ phép năm nên được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, tránh dài dòng nhưng vẫn đầy đủ thông tin và có tính thuyết phục. Người lao động có thể thoả thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc gộp tối đa 03 năm một lần.

Khi nghỉ hàng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường thuỷ, đường sắt mà số ngày đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi, người lao động được tính thêm thời gian đi đường.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép năm miễn phí tại đây

> Xem thêm: Trọn bộ 7 mẫu đơn xin nghỉ thai sản mới nhất 2023 mà mọi HR cần biết

7. Bí quyết giúp nhà quản lý phê duyệt nhanh chóng giấy nghỉ phép năm

Để các loại đơn từ như giấy nghỉ phép năm của nhân viên không còn khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian tổng hợp, chấm công, tính lương, bạn nên “Số hóa toàn bộ đơn từ và quy trình duyệt đơn” chỉ bằng 1 phần mềm quản trị doanh nghiệp của 1Office.

1Office cung cấp đầy đủ các mẫu đơn phổ biến nhất, giúp nhân sự tạo đơn dễ dàng trong vòng 1 phút. Đặc biệt, quy trình duyệt đơn từ hoàn toàn tự động, đảm bảo xử lý hết các trường hợp mà khách hàng đưa ra. Nỗi lo lắng hàng ngày của bộ phận nhân sự khi nhận hàng trăm loại đơn từ khác nhau của nhân viên sẽ hoàn toàn chấm dứt khi các công ty/doanh nghiệp sử dụng 1Office.

8. Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn xin nghỉ phép năm

8.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm có bắt buộc dùng theo quy định không?

A1: Mẫu đơn xin nghỉ phép năm không bắt buộc phải dùng một mẫu cố định theo luật. Tuy nhiên, công ty thường quy định một mẫu chuẩn để đảm bảo thống nhất trong quản lý nhân sự, giúp dễ dàng theo dõi, phê duyệt và lưu trữ. Nhân viên nên sử dụng mẫu do công ty phát hành hoặc được duyệt để tránh bị trả lại hoặc chỉnh sửa nhiều lần.

8.2 File Word có chỉnh sửa được không?

A2: Có, hầu hết các công ty phát hành mẫu đơn xin nghỉ phép năm dưới dạng file Word để nhân viên dễ điền và chỉnh sửa. Bạn có thể nhập thông tin cá nhân, thời gian nghỉ, lý do, và danh sách công việc bàn giao trực tiếp trên file Word trước khi in hoặc gửi email cho phòng nhân sự.

8.3 Mẫu mới nhất hiện nay là năm nào?

A3: Mẫu đơn xin nghỉ phép năm thường được công ty cập nhật định kỳ. Thông thường, phiên bản mới nhất được cập nhật hàng năm hoặc khi có thay đổi về quy định nghỉ phép theo luật lao động. Nhân viên nên liên hệ trực tiếp phòng nhân sự để lấy mẫu mới nhất và đảm bảo các thông tin phù hợp với quy định hiện hành của công ty.

Xem thêm bài viết tại:

Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường trong doanh nghiệp