5 mẫu phiếu giao hàng phổ biến 2026 (File Word tải miễn phí)

Tóm tắt nhanh

• Giao hàng thông thường: ưu tiên mẫu phiếu giao hàng đơn giản, thể hiện rõ danh sách hàng và chữ ký xác nhận.
• Giao dịch giữa doanh nghiệp với đối tác: nên dùng mẫu B2B có thông tin đơn hàng, người phụ trách và tình trạng giao nhận.
• Luân chuyển hàng nội bộ: chọn mẫu giao nhận nội bộ và đối chiếu thêm chứng từ kho theo quy trình doanh nghiệp đang áp dụng.
• Có đơn vị vận chuyển hoặc bên thứ ba tham gia: nên dùng mẫu giao nhận ba bên để làm rõ trách nhiệm của từng bên.
• Trước khi ký, cần đối chiếu số lượng thực giao và ghi nhận ngay các trường hợp thiếu, hỏng hoặc sai quy cách nếu có.
• Phiếu giao hàng không mặc nhiên thay thế hóa đơn. File Word có thể chỉnh sửa và xuất sang PDF để gửi hoặc lưu bản sao.

Giới thiệu

Phiếu giao hàng giúp bên giao và bên nhận đối chiếu hàng hóa thực tế với đơn hàng hoặc chứng từ liên quan, từ tên hàng, số lượng đến tình trạng tại thời điểm bàn giao. Tùy hình thức giao trực tiếp cho khách, chuyển nội bộ hay giao qua đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp nên chọn mẫu phù hợp thay vì sử dụng một biểu mẫu cho mọi trường hợp.

Trong bài viết dưới đây, 1Office tổng hợp 5 mẫu phiếu giao hàng Word có thể tải và chỉnh sửa, đồng thời hướng dẫn cách chọn mẫu, điền thông tin, ký nhận và lưu chứng từ. Các biểu mẫu mang tính tham khảo và cần được điều chỉnh theo quy trình thực tế của từng đơn vị.

1. Tải miễn phí 5 mẫu phiếu giao hàng theo từng trường hợp

Mỗi mẫu dưới đây phục vụ một tình huống giao nhận khác nhau. Trước khi sử dụng, nên xem trước nội dung, xác định các bên tham gia và bổ sung những trường thông tin cần thiết cho giao dịch thực tế.

1.1. Mẫu phiếu giao hàng thông dụng

Mẫu phiếu giao hàng thông dụng phù hợp với giao hàng trực tiếp cho khách, đơn hàng bán lẻ hoặc doanh nghiệp có quy trình giao nhận đơn giản. Biểu mẫu nên thể hiện đầy đủ thông tin bên giao, bên nhận, danh sách hàng hóa, số lượng và phần ký xác nhận.

Nếu đơn hàng gồm nhiều kiện hoặc được giao theo nhiều đợt, nên bổ sung mã đơn hàng, số kiện hoặc thông tin nhận diện khác để thuận tiện đối soát.

Tải miễn phí mẫu phiếu giao hàng phổ biến (.docx)

1.2. Mẫu phiếu giao hàng cho doanh nghiệp B2B

Với giao dịch giữa hai doanh nghiệp, mẫu B2B nên làm rõ đơn vị giao, đơn vị nhận, người phụ trách, thông tin đơn hàng và danh sách hàng thực tế được bàn giao.

Nếu hai bên giao nhận nhiều lần theo cùng một hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, nên bổ sung số hợp đồng, mã PO hoặc mã đơn hàng để phân biệt từng lần giao và giảm nhầm lẫn khi đối chiếu.

Tải miễn phí mẫu phiếu giao hàng cho doanh nghiệp B2B (.docx)

1.3. Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa nội bộ

Mẫu này phù hợp với việc điều chuyển hàng giữa các kho, phòng ban hoặc chi nhánh trong cùng doanh nghiệp. Ngoài thông tin hàng hóa và số lượng, cần ghi rõ kho xuất, nơi nhận, người chịu trách nhiệm và mục đích luân chuyển.

Phiếu giao nhận nội bộ chủ yếu dùng để xác nhận việc bàn giao thực tế. Nếu doanh nghiệp có yêu cầu về chứng từ kho hoặc chứng từ kế toán riêng, vẫn cần đối chiếu với quy trình và quy định đang áp dụng.

Tải miễn phí mẫu phiếu giao nhận hàng hóa nội bộ (.docx)

1.4. Mẫu phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho

Mẫu giao nhận kiêm phiếu xuất kho phù hợp khi doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời số lượng hàng xuất khỏi kho và số lượng thực tế được bàn giao. Biểu mẫu có thể thể hiện loại hàng, số lượng yêu cầu, số thực xuất và các bên liên quan trong quá trình giao nhận.

Tuy nhiên, không nên mặc định mẫu tải về có thể thay thế mọi chứng từ kế toán hoặc chứng từ vận chuyển nội bộ. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra yêu cầu áp dụng cho từng nghiệp vụ cụ thể. Nếu cần theo dõi thêm luồng hàng qua kho, có thể tham khảo cách theo dõi hàng hóa khi xuất/nhập kho.

Tải miễn phí Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho (.docx)

1.5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa ba bên

Mẫu giao nhận ba bên phù hợp khi giao dịch có sự tham gia của người bán, người mua và đơn vị vận chuyển hoặc bên trung gian. Văn bản nên xác định rõ người bàn giao, người vận chuyển, người tiếp nhận, thời điểm bàn giao và tình trạng hàng hóa.

Nếu phát sinh thiếu, hỏng hoặc sai quy cách, nên ghi nhận ngay trên biên bản trước khi ký. Chữ ký của ba bên giúp xác định trách nhiệm xác nhận tại thời điểm giao nhận, nhưng không mặc nhiên quyết định thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa.

Tải miễn phí Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên (.docx)

3. Phiếu giao hàng là gì? Khác gì với biên bản giao nhận, phiếu xuất kho và hóa đơn?

Phiếu giao hàng là chứng từ dùng để ghi nhận thông tin của một lần bàn giao hàng hóa, bao gồm bên giao, bên nhận, thời gian, danh mục hàng, số lượng và tình trạng thực tế. Đây là căn cứ để doanh nghiệp đối chiếu với đơn hàng, kiểm tra chênh lệch và tra cứu lại khi phát sinh khiếu nại.

Việc sử dụng mẫu phiếu giao hàng thống nhất cũng giúp giảm tình trạng thiếu thông tin như mã đơn, số kiện, người nhận hoặc số lượng thực giao. Tuy nhiên, giá trị chứng minh của phiếu còn phụ thuộc vào nội dung được ghi nhận, cách xác nhận của các bên và các tài liệu liên quan đi kèm.

3.1. Vai trò của phiếu giao hàng trong quá trình bàn giao

Phiếu giao hàng giúp xác nhận hàng đã được chuyển đến đúng bên nhận và ghi lại tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao. Khi được điền đầy đủ, chứng từ này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lịch sử giao hàng, đối chiếu đơn đặt hàng và xử lý các trường hợp thiếu, thừa hoặc hư hỏng.

Với những đơn hàng có nhiều đợt giao hoặc nhiều bên tham gia, phiếu giao hàng còn giúp xác định rõ lần giao nào tương ứng với đơn hàng, vận đơn hoặc hợp đồng nào. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần kiểm tra lại sau một thời gian.

3.2. Phân biệt phiếu giao hàng với các chứng từ thường bị nhầm

Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho và hóa đơn phục vụ các mục đích khác nhau. Không nên sử dụng một loại chứng từ để thay thế cho loại khác nếu nghiệp vụ yêu cầu đầy đủ hồ sơ.

Nếu giao dịch cần ghi nhận chi tiết hơn về tình trạng hàng hóa, trách nhiệm hoặc chênh lệch khi bàn giao, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm mẫu biên bản giao nhận hàng hóa.

4. Phiếu giao hàng cần có những thông tin nào?

Một mẫu phiếu giao hàng nên cung cấp đủ thông tin để người không trực tiếp tham gia giao nhận vẫn có thể xác định được giao dịch và đối chiếu lại khi cần. Tùy quy trình và mức độ rủi ro, doanh nghiệp có thể bổ sung hoặc lược bớt một số trường thông tin.

4.1. Thông tin bên giao, bên nhận và đơn hàng

Phần đầu phiếu nên giúp xác định rõ các bên và chứng từ liên quan đến lần giao hàng. Các thông tin thường cần có gồm:

• Tên đơn vị giao, địa chỉ, điện thoại hoặc thông tin liên hệ cần thiết
• Tên đơn vị/khách hàng nhận, người nhận thực tế và số liên hệ
• Mã đơn hàng, số phiếu, hợp đồng/đơn đặt hàng liên quan nếu có
• Đơn vị vận chuyển, mã vận đơn và biển số xe khi cần truy vết chuyến giao

4.2. Chi tiết hàng hóa, số lượng và tình trạng thực giao

Danh mục hàng hóa cần ghi đủ để đối chiếu với đơn hàng ban đầu. Nên thể hiện tên hàng, mã hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng theo đơn, số thực giao và số thực nhận.

Với hàng đóng thùng hoặc theo kiện, có thể bổ sung số kiện, tình trạng niêm phong hoặc ghi chú về bao bì. Giá và thành tiền chỉ nên đưa vào khi phục vụ đúng mục đích sử dụng của phiếu; không phải mẫu giao hàng nào cũng cần thể hiện thông tin giá.

4.3. Thời gian, địa điểm, chữ ký và ghi chú chênh lệch

Phiếu nên ghi rõ ngày, giờ và địa điểm giao hàng, đồng thời có thông tin người giao và người nhận để xác định trách nhiệm tại thời điểm bàn giao.

Nếu phát hiện thiếu hàng, sai mã, thừa hàng hoặc bao bì hư hỏng, cần ghi trực tiếp vào phần ghi chú trước khi ký xác nhận. Với quy trình điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức xác thực khác nếu đã thống nhất và phù hợp với cách vận hành.

5. Cách lập và ký nhận phiếu giao hàng đúng quy trình

Lập phiếu giao hàng không chỉ là điền danh sách hàng rồi ký nhận. Người giao và người nhận nên đối chiếu với đơn hàng, kiểm tra số lượng thực tế và ghi lại các sai lệch ngay tại thời điểm bàn giao để hạn chế tranh chấp sau đó.

5.1. Ví dụ cách điền phiếu giao hàng

Giả sử Công ty A giao hàng cho Công ty B theo đơn DH-028. Đơn đặt gồm 20 thùng giấy in A4, nhưng khi kiểm đếm, bên nhận xác định 19 thùng nguyên vẹn và 1 thùng bị rách bao bì.

Trong trường hợp này, không nên ghi “đã nhận đủ 20 thùng nguyên vẹn” khi tình trạng của một thùng chưa được xác định. Hai bên nên ghi rõ phần cần xử lý, thời hạn phản hồi hoặc lập thêm biên bản nếu cần.

5.2. Checklist kiểm tra trước khi ký nhận

Trước khi ký phiếu giao hàng, nên thực hiện một vòng đối chiếu để bảo đảm thông tin trên chứng từ phản ánh đúng tình trạng thực tế:

• Kiểm tra đúng mã đơn, bên nhận và địa điểm giao
• Đếm số kiện và số lượng theo từng mã hàng
• Kiểm tra bao bì, niêm phong và tình trạng quan sát được
• Ghi rõ hàng thiếu, sai, hư hỏng hoặc chưa thể kiểm tra
• Xác nhận ngày giờ, họ tên và vai trò của người giao – nhận
• Lưu phiếu đã ký cùng vận đơn, ảnh hoặc đơn đặt hàng liên quan nếu cần

5.3. Cách ghi nhận khi giao thiếu, sai hoặc hư hỏng

Khi phát hiện sai lệch, nên ghi cụ thể số lượng theo chứng từ, số lượng thực tế, loại sai lệch và bằng chứng liên quan. Nội dung càng rõ thì việc đối chiếu và xử lý sau đó càng thuận tiện.

Hai bên cũng nên thống nhất hướng xử lý, chẳng hạn giao bù, đổi hàng, hoàn trả hoặc chờ kiểm tra thêm. Nếu có đơn vị vận chuyển tham gia, cần làm rõ hàng đã được kiểm tra ở điểm bàn giao nào và trách nhiệm của từng bên tại thời điểm đó.

Không nên ký xác nhận chung như “đã nhận đủ, nguyên vẹn” khi thực tế vẫn còn chênh lệch hoặc hàng chưa được kiểm tra đầy đủ. Với trường hợp phức tạp, nên lập thêm biên bản giao nhận riêng để ghi nhận rõ tình trạng và trách nhiệm xử lý.

6. Những lưu ý khi sử dụng và lưu trữ phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng chỉ phát huy giá trị khi thông tin được ghi nhận nhất quán, có người chịu trách nhiệm xác nhận và có thể đối chiếu lại với đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ liên quan. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ phiếu giao hàng với hóa đơn và các chứng từ có yêu cầu pháp lý riêng.

6.1. Không dùng phiếu giao hàng để thay thế hóa đơn

Phiếu giao hàng và hóa đơn phục vụ hai mục đích khác nhau. Phiếu giao hàng chủ yếu ghi nhận việc bàn giao hàng hóa thực tế, còn việc lập hóa đơn phải căn cứ vào bản chất giao dịch và quy định về hóa đơn đang áp dụng.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập và sử dụng hóa đơn phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý về nội dung, thời điểm lập và trách nhiệm của các bên. Trong khi đó, phiếu giao hàng chủ yếu dùng để xác nhận việc bàn giao hàng hóa, không có giá trị thay thế hóa đơn. Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại chứng từ theo quy định, thay vì dùng mẫu phiếu giao hàng thông thường để thay thế hóa đơn hoặc các chứng từ chuyên biệt khác.

Với phiếu giao hàng điện tử, việc lưu file trên môi trường số cũng không tự động bảo đảm giá trị pháp lý cho mọi trường hợp. Nếu doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử hoặc cơ chế xác nhận trực tuyến, cần xem xét thêm cách xác thực người ký, thời điểm xác nhận, lịch sử chỉnh sửa và phương thức lưu trữ.

6.2. Kiểm soát bản lưu, đối chiếu chứng từ và trách nhiệm ký

Doanh nghiệp nên thống nhất cách quản lý phiếu giao hàng ngay từ khi lập để tránh thất lạc hoặc xuất hiện nhiều phiên bản khác nhau của cùng một giao dịch.

Một số nội dung cần quy định rõ gồm:

• Cách đánh số phiếu và liên kết với mã đơn hàng, vận đơn hoặc phiếu xuất kho
• Người có quyền lập, sửa và xác nhận phiếu
• Nơi lưu bản giấy và bản điện tử
• Cách xử lý khi phát hiện sai thông tin sau khi đã ký
• Thời gian và trách nhiệm lưu trữ theo quy trình nội bộ

Với doanh nghiệp có nhiều chuyến giao mỗi ngày, việc sử dụng cùng một cấu trúc dữ liệu giúp bộ phận bán hàng, kho, vận chuyển và kế toán đối chiếu trên cùng một căn cứ.

Nếu lưu song song bản giấy và bản số, cần xác định bản nào được sử dụng để đối chiếu chính. Khi chỉnh sửa thông tin sau thời điểm xác nhận, nên lưu lại nội dung thay đổi, thời điểm và người thực hiện.

Câu hỏi thường gặp về mẫu phiếu giao hàng

Các câu hỏi dưới đây tập trung vào những vấn đề thường gặp khi lựa chọn và sử dụng mẫu phiếu giao hàng. Với nghiệp vụ có yêu cầu chứng từ riêng, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra quy định áp dụng cho trường hợp cụ thể.

Phiếu giao hàng có bắt buộc theo mẫu của Nhà nước không?

Với phiếu giao hàng thông thường do doanh nghiệp lập để xác nhận việc giao nhận, không có một mẫu cố định áp dụng cho mọi giao dịch. Tuy nhiên, từng loại chứng từ đặc thù hoặc nghiệp vụ chịu quản lý riêng có thể có yêu cầu khác. Doanh nghiệp cần phân biệt đúng loại chứng từ trước khi chọn biểu mẫu.

Phiếu giao hàng có thay thế hóa đơn không?

Không. Phiếu giao hàng không tự thay thế hóa đơn. Việc lập và sử dụng hóa đơn phải tuân theo quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể.

Phiếu giao hàng có cần chữ ký và đóng dấu không?

Chữ ký hoặc xác nhận của người giao và người nhận rất hữu ích để đối chiếu trách nhiệm, nhưng việc có bắt buộc đóng dấu hay không còn phụ thuộc vào loại tài liệu, thỏa thuận và quy định áp dụng. Không nên khẳng định phiếu không đóng dấu luôn vô hiệu hoặc ký nhận luôn đồng nghĩa với chuyển quyền sở hữu.

Nên lập phiếu giao hàng thành mấy liên?

Thực tế thường dùng hai bản cho bên giao và bên nhận; nếu có đơn vị vận chuyển hoặc bộ phận kho độc lập, có thể cần thêm bản hoặc hệ thống lưu số chung. Số lượng bản nên theo nhu cầu đối chiếu và quy trình nội bộ.

Có thể tự sửa mẫu Word và xuất PDF không?

Có. Bạn có thể tải mẫu phiếu giao hàng Word, điều chỉnh các trường và xuất sang PDF sau khi hoàn thiện. Trước khi gửi cho các bên ký nhận, hãy kiểm tra số trang, bảng hàng hóa và các trường ký không bị lệch khi chuyển định dạng.

Kết luận

Một mẫu phiếu giao hàng hiệu quả không cần quá phức tạp, nhưng phải giúp xác định rõ hàng gì đã được giao, số lượng thực nhận, bên giao – bên nhận, thời điểm bàn giao và những chênh lệch phát sinh.

Bạn có thể bắt đầu bằng một trong năm mẫu Word ở đầu bài, điều chỉnh trường thông tin theo nghiệp vụ và kiểm tra lại theo checklist trước khi sử dụng. Với đơn hàng có nhiều bên tham gia hoặc phát sinh sai lệch, nên ưu tiên ghi nhận đầy đủ tình trạng thực tế thay vì chỉ ký xác nhận chung.

Khi số lượng đơn hàng và phiếu giao nhận tăng, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc số hóa quy trình để quản lý dữ liệu tập trung, liên kết chứng từ và hạn chế việc lưu nhiều file rời rạc. Có thể tham khảo thêm 1Office hoặc đăng ký nhận tư vấn miễn phí để tìm hiểu cách tổ chức quy trình phù hợp.