Top 5+ mẫu phiếu giao hàng chuẩn form nhiều doanh nghiệp tin dùng

Phiếu giao hàng là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua. Qua bài viết này, 1Office sẽ cung cấp cho bạn Top 5+ mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay, kèm theo hướng dẫn chi tiết về những nội dung cần có và cách lập phiếu giao hàng đúng quy định pháp luật.

1. Top 5+ mẫu phiếu giao hàng chuẩn form, đúng pháp lý 

Mẫu phiếu giao hàng hóa phổ biến nhất

Biên bản giao nhận hàng hóa này là mẫu phổ biến, được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính khoa học và đảm bảo đủ tính pháp lý cũng như các thông tin cần thiết.

Tải miễn phí mẫu phiếu giao hàng phổ biến (.docx)

Mẫu biên nhận hàng hóa cho doanh nghiệp B2B 

Mẫu phiếu giao hàng này là một loại biên nhận mà mỗi công ty, doanh nghiệp hiện nay đều cần có. Đây là cách để xác nhận đầy đủ thông tin về giao dịch hàng hóa giữa công ty và đối tác.

Tải miễn phí mẫu phiếu giao hàng cho doanh nghiệp B2B (.docx)

Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa trong nội bộ

Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa trong nội bộ thường được sử dụng để ghi nhận các thông tin liên quan đến việc giao nhận hàng hóa giữa các bộ phận, kho hàng, hoặc giữa các chi nhánh của cùng một công ty. Phiếu này không chỉ giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

Tải miễn phí mẫu phiếu giao nhận hàng hóa nội bộ (.docx)

Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là một loại biểu mẫu quan trọng trong việc quản lý kho và vận chuyển hàng hóa. Phiếu này không chỉ dùng để ghi nhận việc giao nhận hàng hóa giữa các bộ phận trong công ty mà còn phục vụ cho mục đích kiểm soát và theo dõi hàng hóa khi xuất kho.

Tải miễn phí Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho (.docx)

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên là tài liệu quan trọng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa ba bên liên quan, thường gồm bên bán, bên mua và bên trung gian vận chuyển. Biên bản này giúp đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Tải miễn phí Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên (.docx)

2. Sử dụng phiếu giao hàng chuẩn form có những lợi ích gì?

Sử dụng phiếu giao hàng chuẩn form giúp xác lập bằng chứng pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp và kiểm soát chặt chẽ hàng hóa nhằm tránh thất thoát. Đây cũng là căn cứ hỗ trợ kế toán đối soát công nợ và minh bạch hóa dữ liệu tài chính tức thì.

Bên cạnh đó, mẫu phiếu này còn mang lại các giá trị thiết thực sau:

• Tối ưu quản lý vận hành: Cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng và lộ trình, giúp theo dõi quy trình vận chuyển chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và rủi ro thất thoát.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng an tâm và hài lòng hơn khi nhận được thông tin giao nhận rõ ràng, minh bạch.

• Chuyên nghiệp hóa thương hiệu: Việc sử dụng biểu mẫu đồng bộ góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín, đáng tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng.

3. Những nội dung cần có trong phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng cần bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến đơn vị cung cấp và chi tiết về sản phẩm, cụ thể như sau:

• Thông tin cơ sở cung cấp sản phẩm và phiếu giao hàng: Bao gồm tên cơ quan, phương thức liên lạc, địa chỉ.
• Thông tin khách hàng: Họ tên, phương thức liên lạc, địa chỉ.
• Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, và tổng tiền thanh toán.
• Ghi chú: Những nội dung mà hai bên muốn trao đổi về sản phẩm như chất lượng, màu sắc…
• Chữ ký: Chữ ký của người lập phiếu và chữ ký của người nhận hàng.

4. Những lưu ý cần biết khi tự lập phiếu giao hàng

Khi lập phiếu giao hàng, cần chú ý các yếu tố sau:

Thông tin đơn vị vận chuyển: Là thông tin bắt buộc, ghi ở đầu phiếu để người nhận nắm được đơn vị vận chuyển. Nội dung chi tiết bao gồm:

• Tên hãng vận chuyển
• Trụ sở chính
• Đường dây nóng
• Địa chỉ email và fax
• Logo của đơn vị vận chuyển

Thông tin khách hàng và người nhận: Cần xác nhận chính xác thông tin khách hàng trước khi giao hàng để tránh các sai sót gây chậm trễ.

• Tên khách hàng, người mua hàng
• Tên người nhận hàng
• Địa chỉ giao hàng
• Số điện thoại để liên hệ khi giao hàng
• Ghi chú về giao dịch hoặc thu tiền hàng hóa

Danh sách hàng hóa: Kiểm tra và xác nhận chính xác tất cả thông tin về hàng hóa trước khi ký nhận

• Tên sản phẩm
• Thông tin sản phẩm
• Số lượng
• Tình trạng sản phẩm
• Giá (viết bằng cả chữ và số)

Thời gian xuất phiếu: Đây là thông tin quan trọng cần ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp có sự cố, thời gian trên phiếu giao hàng có thể là căn cứ để giải quyết tranh chấp.

Chữ ký xác nhận: Chữ ký phải ghi rõ họ tên, có thể đóng dấu để tăng giá trị pháp lý của phiếu giao hàng.

5. Những câu hỏi thường gặp về phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng có giá trị thay thế hóa đơn tài chính không?

Không. Phiếu giao hàng chỉ là chứng từ xác nhận việc luân chuyển hàng hóa thực tế và làm căn cứ đối soát giữa các bên. Để thực hiện nghĩa vụ thuế và hạch toán chi phí, doanh nghiệp bắt buộc phải có hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn điện tử) theo quy định.

Tại sao cần phải ký và ghi rõ họ tên trên phiếu giao hàng?

Chữ ký và họ tên đầy đủ là bằng chứng pháp lý xác nhận quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao. Đây là căn cứ quan trọng nhất để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về số lượng hoặc tình trạng hàng hóa sau khi bên mua đã nhận hàng.

Phiếu giao hàng nên lập thành mấy liên là phù hợp?

Thông thường, phiếu giao hàng nên được lập thành 2 đến 3 liên: một liên bên bán lưu để đối soát kho và kế toán, một liên bên mua giữ làm bằng chứng nhận hàng, và một liên dành cho đơn vị vận chuyển (nếu có) để xác nhận hoàn thành nhiệm vụ.

Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu phiếu giao hàng riêng không?

Có. Pháp luật không bắt buộc một mẫu cố định cho phiếu giao hàng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết kế mẫu riêng để phù hợp với đặc thù sản phẩm và bộ nhận diện thương hiệu, miễn là đảm bảo đủ các thông tin cốt lõi về chủ thể, hàng hóa và chữ ký của các bên.

Làm sao để quản lý hàng nghìn phiếu giao hàng mỗi tháng mà không thất thoát?

Thay vì lưu trữ giấy tờ thủ công dễ thất lạc, doanh nghiệp nên số hóa quy trình bằng các phần mềm quản trị như 1Office. Việc tạo phiếu trực tiếp từ đơn hàng trên hệ thống giúp dữ liệu được liên thông, tự động lưu trữ và dễ dàng truy xuất lịch sử giao nhận chỉ với vài thao tác.

5. Kết luận

Trên đây là top 5+ mẫu phiếu giao hàng chuẩn form, đủ tính pháp lý, được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Hy vọng các mẫu 1Office cung cấp trong bài sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa. Chúc bạn thành công!

Thay vì quản lý bằng giấy tờ dễ thất lạc và sai lệch, doanh nghiệp nên số hóa quy trình với 1Office. Hệ thống tự động hóa mọi khâu từ tạo phiếu đến lưu trữ, giúp kết nối liên thông dữ liệu giữa các bộ phận. Nhờ đó, kế toán đối soát chính xác, nhà quản lý theo dõi hiệu suất tức thì, giúp tối ưu năng suất và nâng cao lợi thế cạnh tranh vượt trội.