Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự [File Word, PDF] – Tải Miễn Phí 2025

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự dùng để giải quyết việc thiếu hụt nhân sự trong doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt trong giai đoạn mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược hoạt động. Để được phê duyệt bổ sung nhân lực kịp thời, các phòng ban cần trình bày rõ ràng lý do, nhu cầu và đề xuất.

Trong bài viết này, bạn sẽ được 1Office cung cấp mẫu tờ trình chuẩn, đúng quy cách hành chính và dễ dàng chỉnh sửa theo tình huống cụ thể. Bên cạnh đó là hướng dẫn chi tiết cách viết, những nội dung cần có trong tờ trình, cùng các lưu ý giúp tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng.

I. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì? Khi nào cần viết

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản nội bộ dùng để đề xuất Ban Giám đốc phê duyệt nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho phòng ban. Tờ trình cần thể hiện rõ lý do bổ sung, vị trí cần tuyển, thời gian đề xuất và yêu cầu về năng lực.

Tờ trình bổ sung nhân sự cần trình bày rõ ràng, chi tiết các nội dung: Vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự, kinh nghiệm làm việc, mức lương dự kiến, thời gian cần người, loại hình làm việc (Bán thời gian / Toàn thời gian), thời hạn hợp đồng (Thời vụ / Xác định thời hạn / Không xác định thời hạn),….

Việc bổ sung nhân sự phù hợp giúp cho kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp được đảm bảo thực hiện tốt. Điều này giúp tổ chức luôn duy trì được nguồn lực để đáp ứng các mục tiêu phát triển.

II. Cần lưu ý những gì khi soạn tờ trình bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp

Trước khi soạn tờ trình xin nhân sự, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Khi nào không nêm làm tờ trình xin tuyển thêm nhân sự?

Việc bổ sung người sai thời điểm hoặc tuyển dụng vì một số lý do sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả:

• Chọn sai người cho vị trí của doanh nghiệp.
• Lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp để đào tạo nhân sự.
• Lãng phí thời gian và công sức của người lao động.

Bạn không nên xin bổ sung nhân sự khi:

• Khối lượng công việc tăng theo mùa. Hãy xem xét việc thuê nhân viên thời vụ, bổ sung tạm thời hoặc theo thời điểm.
• Dự án có dấu hiệu bất thường, có những khâu phát sinh so với các thường lệ.
• Thành viên trong nhóm bị bệnh, đi nghỉ mát,…
• Nhân viên phàn nàn về khối lượng công việc của họ. Bạn cần kiểm tra tình hình quản lý thời gian của nhân viên trước khi duyệt đề xuất tuyển dụng.

Xem thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

2. Khi nào nên làm tờ trình xin tuyển dụng nhân sự

Đối với những trường hợp sau, nhà quản lý nên xem xét duyệt đề xuất bổ sung nhân sự:

• Làm tờ trình xin bổ sung nhân sự khi công việc thường xuyên quá tải

Tình trạng overtime (OT) có thường xuyên xảy ra trong công ty bạn không? Nhân viên của bạn có cân bằng được giữa cuộc sống và công việc, năng suất và sức tập trung có giảm sút không? OT là một tình trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và là điều không thể tránh khỏi khi công ty có những dự án đột xuất, nhu cầu kinh doanh tăng đột biến trong một thời gian ngắn,… Tuy nhiên, việc OT với tần suất quá gần và quá dài thì rất có khả năng công việc bạn giao cho nhân viên có khối lượng quá nặng hoặc vượt quá năng lực xử lý của nhân viên.

• Công ty thường xuyên phải thuê nguồn lực bên ngoài

Bạn đã sử dụng nhiều lao động tạm thời, nhà thầu phụ, hoặc cộng tác viên tự do? Nếu bạn thường xuyên thuê nguồn lực bên ngoài cho công việc thường kỳ, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét tìm kiếm một nhân viên toàn thời gian cho vị trí này.

Để tờ trình đề nghị tuyển dụng nhân sự được thông qua dễ dàng bạn cần làm rõ các lý do:

• Nếu thuê các nhà thầu phụ và công tác viên tự do, bạn có thể không phát sinh chi phí nào khi bạn không cần đến họ.
• Nguồn lực bên ngoài thường tốn chi phí hơn so với nhân viên dài hạn. Và họ thường không biết về tình hình của tổ chức.
• Phân tích các chi phí ẩn cũng như các chi phí nhìn thấy giúp bạn quyết định tốt nhất ở góc độ tài chính.
• Nhà quản lý không còn thời gian cho công việc chính. Tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm các công việc trợ giúp để giải phóng một thời gian cho nhà quản lý, giúp họ tập trung vào nhiệm vụ mang lại lợi nhuận nhiều hơn và chiến lược.

Hãy xác định lý do tại sao bạn hoặc nhóm của bạn cần thêm trợ giúp cũng như những lợi ích mà nhân sự mới sẽ mang lại. Đối với người đề xuất, bạn phải hết sức rõ ràng về vấn đề này trong tờ trình khi trình duyệt.

III. Nội dung cơ bản của một tờ trình xin bổ sung nhân sự

1. Tiêu đề: Tờ trình xin bổ sung nhân sự cho [phòng ban]
2. Người lập: Thường là trưởng bộ phận, có thể là quản lý trực tiếp hoặc team leader
3. Người phên duyệt: Thường là Ban Giám Đốc hoặc Giám Đốc Nhân sự
4. Lý do đề xuất: Ghi rõ ngôn ngữ hành chính, có số liệu nếu có (VD: “Khối Kinh doanh A hiện chỉ có 5 nhân viên, trong khi trung bình ngành yêu cầu tối thiểu 8”)
5. Số lượng đề xuất: Rõ ràng theo chức danh, vị trí
6. Yêu cầu chênh môn: Bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết
7. Thời gian cần tuyển: Ghi rõ tháng, quy hoạch dự kiến onboarding
8. Đề xuất phối hợp: Giao nhiệm vụ cho phòng HCNS hoặc tuyển dụng

IV. Cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự đúng chuẩn?

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự doanh nghiệp được quy định trong điều lệ công ty. Do đó thể thức của mẫu tờ trình này khá đơn giản bao gồm:

1. Phần thể thức:

Phần Quốc Ngữ, Quốc Hiệu đặt trên cùng bên phải của mẫu tờ trình

Phần tên: Đặt tên theo chữ in hoa  “TỜ TRÌNH”, tiếp theo đó là nội dung(v.v xin bổ sung nhân sự, tuyển dụng nhân sự,…)

2. Phần nội dung tờ trình:

Phần nội dung tờ trình bổ sung nhân sự không thể thiếu các phần sau:

• Phần kín gửi: Các bộ phận và người chịu trách nhiệm xét duyệt tờ trình. Ví dụ: Ban giám đốc, trưởng phòng,…
• Lý do: Nêu lý do cần phải xin bổ sung nhân sự. Lý do cần phải chi tiết, rõ ràng và phải căn cứ vào tình hình thực tế.
• Lập bảng đề xuất tuyển dụng gồm: Số lượng, vị trí, tóm tắt công việc, mô tả yêu cầu về kỹ năng nhân sự

3. Phần kết đơn

Ở phần này có chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận có liên quan đến việc xét duyệt. Sau đó bạn gửi tờ trình đến các bộ phận để xin đầy đủ chữ ký và đóng dấu để tờ trình có hiệu lực.

V. Cách diễn đạt thuyết phục trong tờ trình bổ sung nhân sự

Một tờ trình xin bổ sung nhân sự không chỉ là văn bản hành chính, mà còn là “bản đề xuất có sức thuyết phục”. Người viết cần thể hiện được tính cấp thiết, lý do hợp lý và tác động tích cực của việc bổ sung nhân sự đến hoạt động của bộ phận.

1. Trình bày rõ căn cứ và mục đích

Mở đầu tờ trình nên nêu căn cứ cụ thể như: kế hoạch sản xuất – kinh doanh, khối lượng công việc tăng, nhân sự nghỉ việc hoặc mở rộng quy mô dự án.
Ví dụ:

“Căn cứ vào kế hoạch mở rộng chi nhánh miền Trung quý IV/2025 và tình trạng nhân sự hiện tại chưa đáp ứng được khối lượng công việc gia tăng, phòng Kinh doanh kính đề xuất bổ sung 02 vị trí Nhân viên phát triển thị trường.”

2. Diễn đạt lý do bằng dữ liệu và dẫn chứng cụ thể

Thay vì chỉ nói “thiếu người”, nên có số liệu rõ ràng:

“Hiện tại phòng có 05 nhân viên phụ trách 12 tỉnh thành, trung bình mỗi người quản lý 25 khách hàng, vượt gấp đôi định mức theo quy trình chuẩn.”

Cách trình bày này giúp cấp duyệt dễ dàng đánh giá mức độ cần thiết và tính khả thi.

3. Ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, tránh cảm tính

Sử dụng câu chủ động, hạn chế từ mang tính cá nhân như “theo tôi nghĩ”, “có lẽ”.
Thay vào đó, dùng cấu trúc rõ ràng:

• “Phòng … đề xuất”

• “Nhằm đảm bảo tiến độ …”

• “Kính trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.”

4. Nhấn mạnh lợi ích khi bổ sung nhân sự

Phần kết nên khẳng định tác động tích cực: tăng năng suất, giảm rủi ro, đảm bảo kế hoạch sản xuất – kinh doanh đúng tiến độ.
Ví dụ:

“Việc bổ sung nhân sự kịp thời sẽ giúp bộ phận duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng và hoàn thành mục tiêu doanh số năm 2025.”

VI . Tải mẫu tờ trình bổ sung nhân sự miễn phí (Word, PDF)

> Tải miễn phí mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự file word TẠI ĐÂY

VII. Quy trình xử lý sau khi gửi tờ trình

Sau khi tờ trình được gửi lên Ban lãnh đạo, bộ phận nhân sự sẽ triển khai một loạt bước xử lý nhằm đảm bảo nhu cầu tuyển dụng được thẩm định đúng – đủ – nhanh chóng. Quy trình chi tiết gồm các bước sau:

1. Trình duyệt tờ trình và chờ Ban lãnh đạo phản hồi

• Tờ trình sau khi được gửi sẽ được chuyển đến Ban Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền.

• Lãnh đạo xem xét:

  • Tính cần thiết của vị trí

  • Mức độ phù hợp với kế hoạch nhân sự

  • Thời gian cần bổ sung nhân sự

  • Ngân sách đề xuất

• Kết quả phản hồi có thể là: phê duyệt, yêu cầu điều chỉnh, hoặc từ chối.

2. Phòng HCNS xác nhận nhu cầu và ngân sách

Sau khi Ban lãnh đạo đồng ý về chủ trương:

• Phòng Hành chính – Nhân sự rà soát lại nhu cầu tuyển dụng với trưởng bộ phận.

• Đối chiếu với ngân sách nhân sự năm/quý/tháng.

• Xác định:

  • Bậc lương

  • Chi phí tuyển dụng dự kiến

  • Thời hạn cần hoàn thành

Đây là bước quan trọng để đảm bảo tuyển dụng đúng khả năng chi trả và kế hoạch nhân sự tổng thể.

3. Lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết

Phòng HCNS lập kế hoạch tuyển dụng gồm:

• Mô tả vị trí cần tuyển

• Số lượng ứng viên mục tiêu

• Kênh đăng tuyển dự kiến

• Thời gian từng giai đoạn: đăng tin – lọc CV – phỏng vấn – offer

• Người phụ trách từng bước

• Dự kiến thời gian hoàn thành

Kế hoạch này giúp các bên nắm rõ tiến độ và phối hợp nhịp nhàng.

4. Phối hợp với trưởng bộ phận về JD và kênh tuyển dụng

HR làm việc với trưởng bộ phận để:

• Cập nhật hoặc hoàn thiện JD (Job Description), đảm bảo yêu cầu công việc chính xác.

• Thống nhất các tiêu chí lựa chọn: kỹ năng – kinh nghiệm – mức độ ưu tiên.

• Lựa chọn kênh tuyển dụng hiệu quả:

  • Website tuyển dụng

  • Mạng xã hội (Facebook, LinkedIn)

  • Headhunter

  • Nguồn giới thiệu nội bộ

  • Nền tảng HRM có đăng tin tự động

Mục tiêu là tiếp cận đúng nhóm ứng viên tiềm năng trong thời gian ngắn nhất.

5. Triển khai tuyển dụng và thực hiện quy trình onboarding

Khi kế hoạch đã sẵn sàng:

• HR đăng tin tuyển dụng, lọc CV, mời phỏng vấn và tổ chức các vòng đánh giá.

• Trưởng bộ phận tham gia phỏng vấn chuyên môn để đánh giá năng lực thực tế.

• Sau khi chọn được ứng viên phù hợp, HR gửi thư mời nhận việc, chuẩn bị hợp đồng lao động và các giấy tờ cần thiết.

• Thực hiện onboarding:

  • Giới thiệu quy định – quy trình làm việc

  • Hỗ trợ thiết lập tài khoản nội bộ

  • Bàn giao công cụ làm việc

  • Kết nối với đội nhóm

Quy trình onboarding hiệu quả giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm.

VIII. Quy trình phê duyệt tờ trình nhân sự giữa các cấp 

Để tờ trình xin bổ sung nhân sự được thông qua nhanh chóng và minh bạch, doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình phê duyệt rõ ràng giữa các cấp quản lý. Dưới đây là quy trình phổ biến và hiệu quả:

Bước 1. Trưởng bộ phận lập tờ trình đề xuất

• Xác định nhu cầu thực tế (khối lượng công việc, nhân viên nghỉ, dự án mới).

• Soạn tờ trình kèm bảng mô tả công việc và căn cứ định biên nhân sự.

• Ký tên và gửi đến phòng nhân sự (HR).

Bước 2. Phòng nhân sự rà soát và đánh giá

• Kiểm tra thông tin, căn cứ và định biên tổng thể toàn công ty.

• Đánh giá tính phù hợp với ngân sách, kế hoạch tuyển dụng năm.

• Ghi ý kiến phản hồi (đồng ý, bổ sung hoặc điều chỉnh).

Bước 3. Trình Ban Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt

• Ban Giám đốc xem xét đề xuất, phân tích chi phí – hiệu quả.

• Ra quyết định phê duyệt chính thức, tạm hoãn hoặc yêu cầu làm rõ thêm.

Bước 4. Thông báo kết quả và triển khai thực hiện

• HR gửi văn bản phê duyệt chính thức cho Trưởng bộ phận.

• Nếu được duyệt, HR tiến hành quy trình tuyển dụng hoặc điều chuyển nhân sự.

• Lưu hồ sơ tờ trình để phục vụ đánh giá sau này.

Lưu ý:

• Quy trình cần được chuẩn hóa bằng văn bản hoặc hệ thống nội bộ để tránh chồng chéo.

• Doanh nghiệp nên quy định thời gian phản hồi tối đa (SLA) cho từng cấp để đảm bảo tiến độ.

IX. Số hoá tự động hóa quy trình tuyển dụng nhân sự với phần mềm 1Office

Phần mềm quản trị nhân sự 1Office cho phép:

• Tạo tờ trình online, có quy trình duyệt tự động
• Kết nối trực tiếp với module tuyển dụng và đánh giá nhân sự
• Quản lý tiến trình onboarding sau khi tuyển

Viết tờ trình xin bổ sung nhân sự không chỉ đơn thuần là một thủ tục, mà còn là bước đầu trong chuỗi quy trình tuyển dụng chặt chẽ. Khi được tự động hóa với công cụ như 1Office, toàn bộ quy trình trở nên minh bạch, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Nếu chúng ta muốn rút ngắn thời gian tạo lập tờ trình xin bổ sung nhân sự, giúp nhà quản lý dễ dàng duyệt tờ trình Online thì đừng bỏ qua tính năng quản lý tuyển dụng của 1Office. Phần mềm này cho phép bộ phận HR tạo mới đề xuất tuyển nhân sự theo Form có sẵn trên hệ thống. Mặt khác, nhân viên của bạn ngay lập tức nhận được thông báo duyệt đơn – không duyệt đơn của mình. Hơn 5000 doanh nghiệp đã ứng dụng thành công phần mềm 1Office trong quản lý nhân sự, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn tận tình.

Liên hệ với chúng tôi:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA