Ma Trận Eisenhower: Ma Trận Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Quản lý thời gian là một trong những vấn đề bắt buộc cần phải giải quyết của mọi cá nhân để có thể nâng cao năng suất lao động, làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, 1Office sẽ giới thiệu tới các bạn Ma trận Eisenhower – một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả được sử dụng vô cùng phổ biến.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Ma trận khẩn cấp – quan trọng là một cách để sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, vì vậy bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất của mình một cách hiệu quả.

Đây chính là công cụ quản lý thời gian khá phổ biến trên thị trường quốc tế nhưng có lẽ ở thị trường Việt Nam, khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ.

Thông thường, ma trận Eisen được xây dựng bằng việc phân tách thành 4 góc:

• Góc 1: Làm trước
• Góc 2: Lịch trình
• Góc 3: Ủy quyền
• Góc 4: Xóa

Và để có thể tiến hành phân chia nhiệm vụ vào 4 góc, người sử dụng thực hiện bằng cách phân loại công việc thành 4 cấp độ:

1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ bạn sẽ làm ngay lập tức).
2. Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch để làm sau).
3. Khẩn cấp, nhưng không quan trọng (nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền cho người khác).
4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ mà bạn sẽ loại bỏ).

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc

2. Tại sao lại gọi là Ma trận Eisenhower?

Điều dễ hiểu nhất chính là mô hình ma trận này được tạo nên bởi Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là một vị tướng năm sao trong Thế chiến II. Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower đã dẫn lời một chủ tịch đại học giấu tên khi ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp ”. 

Dwight liên tục phải đưa ra những quyết định khó khăn về nhiệm vụ nào trong số rất nhiều nhiệm vụ mà anh ấy nên tập trung vào mỗi ngày. Điều này cuối cùng đã khiến ông phát minh ra nguyên tắc Eisenhower nổi tiếng thế giới, nguyên tắc ngày nay giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

Xem thêm: Tổng quan về Phương pháp Agile

3. Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian

3.1. Cấu tạo của Ma trận Eisenhower

Một Ma trận Eisenhower được xây dựng dựa trên 4 góc phần tư. Sau đây, ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chức năng và nhiệm vụ của mỗi góc cụ thể:

• Góc phần tư thứ nhất: Làm

Tại góc này, bạn sẽ đặt những nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Khi bạn thấy một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải thực hiện ngay bây giờ, có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn, hãy đặt nó vào góc phần tư này.

Không nên đặt câu hỏi về những nhiệm vụ nào rơi vào góc phần tư này, bởi vì đây là những nhiệm vụ khiến bạn luôn suy nghĩ và có khả năng khiến bạn căng thẳng nhất.

• Góc phần tư thứ hai: Lịch trình

Những nhiệm vụ quan trọng nhưng chưa khẩn cấp, chưa tới hạn deadline sẽ được đặt vào đây. Vì những công việc này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn nhưng chưa cần thực hiện ngay nên bạn có thể lên lịch cho những công việc này sau. Bạn sẽ giải quyết các nhiệm vụ này ngay sau khi giải quyết các nhiệm vụ ở góc phần tư một. Bạn có thể sử dụng các mẹo quản lý thời gian khác nhau để giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ trong góc phần tư này.

• Góc phần tư thứ ba: Ủy quyền

Phần này bao gồm những nhiệm vụ phải được hoàn thành ngay bây giờ, nhưng chúng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn. Vì vậy, bạn có thể ủy quyền các nhiệm vụ này cho các thành viên khác trong nhóm của mình. Ủy quyền nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý khối lượng công việc của nhà quản trị và cho nhóm của bạn cơ hội mở rộng bộ kỹ năng của họ.

• Góc phần tư thứ tư: Xóa

Những công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể sẽ cản trở bạn hoàn thành mục tiêu của mình. Vì vậy, bạn cần phải lọc những công việc không quan trọng và đặt chúng vào danh sách việc cần làm của bạn ở góc phần tư thứ tư, là góc phần tư “xóa”.

3.2. Cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Việc phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định nhiệm vụ nào nên thực hiện và nhiệm vụ nào có thể được các thành viên khác trong nhóm xử lý tốt hơn để từ đó nhà quản trị có thể ra quyết định. 

3.3 4 mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn

3.3.1. Phân màu theo cấp độ cho từng công việc mà bạn phải thực hiện

Trong quá trình liệt kê nhiệm vụ, bạn nên đồng thời phân loại thứ tự thực hiện các nhiệm vụ theo màu. Bạn có thể tham khảo mã màu như sau:

• Màu đỏ = Các mục có mức độ ưu tiên cao nhất
• Màu xanh dương = Mức độ ưu tiên cao thứ hai
• Màu xanh lá cây = Mức độ ưu tiên cao thứ ba
• Vàng = Không phải là ưu tiên

Khi bạn đã gắn nhãn nhiệm vụ của mình theo màu, những màu này sẽ chuyển trực tiếp sang Ma trận Eisenhower.

Nhiệm vụ màu đỏ: Nhiệm vụ “làm” của bạn cho góc phần tư thứ nhất.

Nhiệm vụ màu xanh dương: Nhiệm vụ “lịch trình” của bạn cho góc phần tư hai.

Nhiệm vụ màu xanh lá cây: Nhiệm vụ “ủy quyền” của bạn cho góc phần tư ba.

Nhiệm vụ màu vàng: Nhiệm vụ “xóa” của bạn cho góc phần tư bốn.

3.3.2. Giới hạn số lượng nhiệm vụ cụ thể ở mỗi hạng mục

Hãy cố gắng giới hạn số lượng nhiệm vụ tối đa cần phải làm ở mỗi góc phần tư là 5 nhiệm vụ cho dù bạn có rất nhiều các đầu việc phải thực hiện. Việc giới hạn số lượng nhiệm vụ như vậy sẽ giúp cho ma trận của bạn không bị lộn xộn, quá tải công việc.

3.3.3. Lập danh sách các công việc cần làm chia theo cá nhân và công việc

Một cách khác để giới hạn số lượng mục trên Ma trận Eisenhower của bạn lập 2 ma trận riêng biệt: ma trận công việc cá nhân và ma trận các nhiệm vụ cần thực hiện trong công việc.

Các vấn đề cần phải giải quyết trong công việc và các nhiệm vụ cá nhân của bạn yêu cầu các mốc thời gian, tài nguyên và phương pháp khác nhau cho nên việc giải quyết, quy trình giải quyết ở 2 khía cạnh này cũng sẽ khác nhau.

3.3.4. Tiến hành loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Loại bỏ những công việc không cần thiết trước để có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Với cách làm này, bạn sẽ thực hiện ở góc phần tư bốn trước.

Trên thực tế, 60% thời gian của mỗi người tại nơi làm việc được dành cho những thứ như chia sẻ phê duyệt trạng thái hoặc theo dõi thông tin. Nếu bạn có thể nhanh chóng thực hiện quá trình phân loại và lựa chọn các mục ưu tiên hãy tiếp tục và làm như vậy. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên và bạn có thể sẽ trải qua vòng loại bỏ thứ hai ở mặt sau.

4. Ví dụ về cách sử dụng Ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian

4.1. Sử dụng Ma trận Eisenhower để giải quyết công việc cá nhân

Trong phần này, chúng ta hãy cùng xây dựng các ví dụ về Ma trận Eisenhower để giúp người đọc hiểu rõ hơn về cách sử dụng ma trận này.

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong góc phần tư 1:

• Viết một bài blog đến hạn vào ngày mai
• Hoàn thành đề xuất dự án
• Trả lời email của khách hàng

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong góc phần tư 2:

• Đăng ký một khóa học nâng cao nghiệp vụ
• Tham dự một sự kiện kết nối
• Thêm cải tiến cho một dự án cá nhân

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong góc phần tư 3:

• Tải lên các bài đăng trên blog
• Ghi chép ghi chú cuộc họp
• Tìm kiếm các email không phải của khách hàng

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong góc phần tư 4:

• Làm việc về công việc
• Tham dự một cuộc họp trạng thái
• Phê duyệt trạng thái chia sẻ

4.2. Sử dụng Ma trận Eisenhower để giải quyết công việc chung của doanh nghiệp

Bệnh viện thường xuyên xử lý các bệnh nhân bị tai nạn và cấp cứu bằng xe cấp cứu cần được chăm sóc một cách nhanh chóng. 

• Nhiệm vụ góc phần tư 1: Nếu trường hợp khẩn cấp xảy ra với một bệnh nhân bị viêm ruột thừa cấp tính, thì tính khẩn cấp phải mổ là rất cao. Bệnh viện có các phòng mổ miễn phí và có đội ngũ bác sĩ phẫu thuật tại chỗ. Không nghi ngờ gì nữa, hoạt động sẽ phải được thực hiện trong tương lai gần (rất) và đó là 
• Nhiệm vụ góc phần tư 2: Các nhiệm vụ ở góc phần tư 2 phải được đưa vào lịch trình. Bệnh nhân sẽ được đưa vào danh sách chờ đợi và sẽ không đến lượt họ trong vài ngày hoặc vài tuần. Tuy nhiên, có một mối nguy hiểm rình rập trong trường hợp của góc phần tư thứ hai. Nếu một lịch trình được lập, nhưng không ai tuân theo, nó chắc chắn sẽ thất bại. Lập lịch trình không bị trì hoãn; đó là một thỏa thuận bạn thực hiện với bản thân và môi trường xung quanh để thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên.
• Nhiệm vụ góc phần tư 3: Có một trường hợp bệnh nhân bị viêm ruột thừa cấp tính nhanh chóng được đưa đến bệnh viện. Rõ ràng đó là một vấn đề khẩn cấp, tuy nhiên, hiện tại bệnh viện không có phòng mổ. Do đó, mọi người đang gọi điện khẩn cấp để yêu cầu các bệnh viện gần đó có thể tiến hành phẫu thuật ngay cho bệnh nhân. Trong trường hợp này, vấn đề được giao (ủy quyền) cho người khác.
• Nhiệm vụ góc phần tư 4: Đây thường là góc phần tư thách thức nhất khi nói đến quản lý thời gian. Nó đi xuống sự quyết đoán. Bạn có thể nói ‘không’ ở mức độ nào, không để bản thân bị dẫn dắt bởi những gì bạn ‘phải làm’ và tìm kiếm các giải pháp thay thế.

Qua bài viết trên đã giúp người đọc có thêm cái nhìn cụ thể hơn về Ma trận Eisenhower và cung cấp những thông tin cần thiết để có thể giúp quý độc giả sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất. Nếu còn thông tin gì cần tư vấn và giải đáp, hãy liên hệ với 1Office để được nhận tư vấn miễn phí.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA