Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
15/09/2022 09:09:50

12+ Mẫu quản lý dự án bằng Excel chuyên nghiệp 2022 cho mọi loại dự án

Quản lý dự án bằng Excel là một trong những phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng để theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án. Với những tính năng hữu ích, bảng tính Excel là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý điều hành dự án một cách trơn tru, nâng cao năng suất cho đội nhóm. Bài viết của 1Office dưới đây sẽ cung cấp đến bạn cách quản lý dự án bằng Excel hiệu quả cùng 12+ Mẫu quản lý dự án bằng Excel chi tiết, mới nhất 2022.

1. Những lợi ích của quản lý dự án bằng Excel

Quản lý dự án bằng Excel là hoạt động kiểm soát tình trạng, chi phí, nguồn lực của các đầu công việc được thực hiện trên bảng tính Excel, qua đó giúp cho chất lượng công việc dự án được đảm bảo và hoàn thành đúng tiến độ đề ra.

Quản lý dự án là một trong những công tác quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, chất lượng dự án. Bởi vậy quy trình từ khâu lập kế hoạch cho đến giai đoạn cuối cùng của dự án đòi hỏi sự khoa học và tính chính xác tuyệt đối nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp. Vậy nên Excel được các nhà quản trị sử dụng như một công cụ hữu hiệu để triển khai quy trình quản lý dự án hiệu quả. 

Quản lý dự án bằng Excel giúp doanh nghiệp:

  • Lập kế hoạch dự án một cách khoa học với đầy đủ các trường dữ liệu, thông tin cần thiết về thời gian, chi phí, tiến độ, nguồn lực dự án
  • Tạo quy trình làm việc thống nhất cho nhóm dự án, mọi thành viên sẽ được phân công công việc cùng thời gian hoàn thành trên một file duy nhất
  • Thống kế, tính toán các yếu tố như % thực hiện, khối lượng công việc, chi phí cho dự án bằng cách cài đặt các hàm trong Excel
  • Theo dõi tiến độ dự án bằng Excel hiệu quả, bám sát quá trình thực hiện dự án một cách xuyên suốt

2. Cách quản lý dự án bằng Excel

Bước 1. Chuẩn bị dữ liệu cần thiết

Để xây dựng được tranh tính quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, bài bản thì trước hết nhà quản trị cần tập hợp được những dữ liệu cần thiết liên quan đến dự án. Hãy lập một bảng bao gồm các hạng mục sau:

  • Đầu công việc
  • Ngày bắt đầu
  • Ngày kết thúc
  • Thời gian thực hiện
  • Người phụ trách
  • Trạng thái
  • Chi phí
  • Nguyên vật liệu

Bước 2. Xây dựng biểu đồ

Sau khi đã có những dữ liệu cần thiết, người chịu trách nhiệm quản lý dự án sẽ tiến hành xây dựng các biểu đồ trực quan để thuận tiện trong việc theo dõi, đánh giá tình hình của dự án. 

Tùy vào mục đích theo dõi, đánh giá sẽ có những loại biểu đồ khác nhau, trong đó loại biểu đồ phổ biến nhất được sử dụng để quản lý tiến độ dự án bằng excel là Gantt Chart.

Theo dõi tiến độ dự án bằng excel dạng Gantt chart
Theo dõi tiến độ dự án bằng excel dạng Gantt chart

Bên cạnh đó, các loại biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường cũng được ứng dụng phổ biến trong việc lập báo cáo chi phí, hiệu suất của dự án.

Quản lý dự án dạng biểu đồ cột
Quản lý dự án dạng biểu đồ cột

Để tạo được biểu đồ trong Excel, tạo thanh công cụ bạn chọn Insert >>> Charts >>> Lựa chọn loại biểu đồ phù hợp >>> Khoanh vùng dữ liệu cho biểu đồ >>> Điều chỉnh lại thứ tự các thông tin, cấu hình biểu đồ.

>>  Đọc ngay: TOP 8 phần mềm quản lý tài sản miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp

Bước 3. Thiết lập các hàm tính toán

Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê các chỉ số, bạn có thể thiết lập các hàm tính toán trong Excel. Một số hàm thông dụng dùng để quản lý theo dõi dự án là: 

  • Hàm WORKDAY – Tính thời gian hoàn thành công việc
  • Hàm NETWORKDAYS – Tính số ngày làm việc
  • Hàm COUNTIF – Tính số lượng các đầu công việc

Bước 4. Theo dõi và đánh giá

Sau khi đã có một file Excel quản lý dự án hoàn chỉnh, nhiệm vụ còn lại của bạn là theo dõi và liên tục cập nhật tiến độ công việc. Căn cứ vào các dữ liệu kế hoạch và thực tế trong file theo dõi tiến độ dự án bằng excel, nhà quản lý hoàn toàn có thể đánh giá được tình hình thực hiện của dự án, biết được các công việc có đang đảm bảo đúng tiến độ hay không. 

3. TẢI MIỄN PHÍ 12+ Mẫu file Excel quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

Vì việc xây dựng một file kế hoạch dự án từ đầu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực nên hiện nay các nhà quản lý thường ưa chuộng sử dụng các  template excel quản lý dự án. Các mẫu file excel quản lý dự án cho phép người dùng nhập những dữ liệu vào bảng tính được cấu hình sẵn và tùy chỉnh cho phù hợp với tính chất, yêu cầu của mỗi dự án.

Để giúp các CEO, nhà quản trị và chủ thầu theo dõi và quản lý dự án hiệu quả, 1Office cung cấp đến bạn Bộ template excel quản lý dự án với 12+ mẫu đa dạng, chi tiết dưới đây.

TỔNG HỢP: Tải 12+ Mẫu file Excel quản lý dự án

3.1. Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel

Dạng Gantt chart

Gantt chart là mô hình phổ biến nhất được ứng dụng trong quản lý dự án từ đơn giản cho tới chuyên nghiệp. Biểu đồ Gantt giúp người dùng theo dõi một cách trực quan tiến độ của dự án theo thời gian. Sử dụng Gantt chart trong quản lý dự án bằng Excel sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin về các đầu công việc cũng như thời gian thực hiện một cách dễ dàng.

Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Gantt Chart
Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Gantt Chart
Tải 2 Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Gantt Chart TẠI ĐÂY

Dạng Timeline

Với dạng Timeline, các đầu công việc cùng các dấu mốc quan trọng sẽ được biểu diễn trên một đường thẳng duy nhất, giúp nhà quản lý dễ dàng bám sát tiến độ dự án theo dòng thời gian.

Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Timeline
Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Timeline
Tải 2 Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Timeline TẠI ĐÂY

Dạng Kanban

Mẫu quản lý dự án dưới dạng mô hình Kanban sẽ giúp trực quan hóa quy trình làm việc của đội, nhóm dự án. Các thẻ Kanban cho người dùng biết được những đầu việc cần phải làm, đầu việc đang được thực hiện và đầu việc đã hoàn thành một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Kanban
Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Kanban
Tải Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Kanban TẠI ĐÂY

3.2. File Excel quản lý chi phí dự án

Chi phí là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu trong quản lý dự án. File Excel quản lý chi phí dự án dưới đây sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền của dự án, nắm rõ các nguồn thu, chi một cách hiệu quả.

File Excel quản lý chi phí dự án
File Excel quản lý chi phí dự án
Tải File Excel quản lý chi phí dự án TẠI ĐÂY

3.3. Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án

Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án cho phép người dùng cập nhật khối lượng hạng mục công việc theo bình quân % hoàn thành của các công việc, từ đó dễ dàng định lượng được phần công việc còn lại phải thực hiện.

Tải Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án TẠI ĐÂY

3.4. Mẫu quản lý hiệu suất dự án

Mẫu quản lý hiệu suất dự án cung cấp cho nhà quản lý các chỉ số đo lường hiệu quả như: 

  • Chỉ số hiệu suất chi phí
  • Chỉ số hiệu suất tiến độ
  • Ước tính tổng chi phí dự kiến
  • Ước tính chi phí bổ sung
Mẫu Báo cáo hiệu suất dự án
Mẫu Báo cáo hiệu suất dự án
Tải Mẫu quản lý hiệu suất dự án TẠI ĐÂY

3.5. Mẫu báo cáo tình trạng dự án

Mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tình trạng giúp nhà quản lý cập nhật % hoàn thành công việc và gắn thẻ trạng thái của các đầu công việc như: Hoàn thành, Đang thực hiện, Đã hủy, Đợi thực hiện,…

Tải Mẫu báo cáo tình trạng dự án TẠI ĐÂY

3.6. Mẫu file excel quản lý dự án Marketing

Dự án Marketing có vai trò đặt nền móng giúp doanh nghiệp phát triển và bứt phá doanh thu. Bởi vậy mẫu quản lý dự án phải được xây dựng bài bản, chi tiết để hỗ trợ cho chiến dịch Marketing hiệu quả nhất.

Mẫu file excel quản lý dự án Marketing
Mẫu file excel quản lý dự án Marketing
Tải Mẫu file excel quản lý dự án Marketing TẠI ĐÂY

3.7. File Excel quản lý dự án xây dựng

Dự án xây dựng thường là những dự án lớn, tiêu hao rất nhiều nguồn lực và ngân sách. Bởi vậy phải được theo dõi chặt chẽ bằng File Excel quản lý dự án xây dựng.

Tải File Excel quản lý dự án xây dựng TẠI ĐÂY

4. Quản lý dự án bằng excel có còn hiệu quả với doanh nghiệp thời 4.0?

Công nghệ phát triển đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngày càng có thêm nhiều lựa chọn để quản lý, theo dõi tiến độ dự án. Tuy nhiên nhiều CEO và nhà quản trị vẫn tin dùng trang tính Excel để quản lý dự án bởi sự thuận tiện, hữu ích trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Vậy nhưng Excel có phải là giải pháp tối ưu nhất cho bài toán quản trị dự án doanh nghiệp? Hãy cùng có một góc nhìn khách quan về công cụ này thông qua bảng đánh giá sau:

Quản lý dự án bằng Excel
Ưu điểm Hạn chế
  • Sử dụng miễn phí, giúp Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí quản lý
  • Các hàm tính toán đa dạng hỗ trợ tốt trong việc thống kê dữ liệu, theo dõi các chỉ số và lập báo cáo
  • Các tính năng giúp sắp xếp và lọc dữ liệu theo trường hiệu quả
  • Hỗ trợ xây dựng bảng biểu, biểu đồ trực quan giúp kiểm soát và đánh giá tiến độ dự án dễ dàng
  • Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng
  • Không được tự động hóa trong các thao tác, từ việc nhập dữ liệu cho đến xác lập hàm, tạo biểu đồ đều được thực hiện hoàn toàn thủ công, mất rất nhiều thời gian
  • Các tính năng hỗ trợ theo dõi tiến độ còn hạn chế, không bám sát thời gian thực, phải cập nhật nhiều lần liên tục, dẫn đến bị động, chậm trễ trong công việc
  • Không có tính năng ủy quyền, giao việc, không có sự tương tác giữa các thành viên trong dự án
  • Các mẫu báo cáo tiến độ chưa đa dạng, chủ yếu sử dụng bằng biểu đồ Gantt
  • File dữ liệu lớn, nặng, gây khó khăn trong việc lưu trữ

Từ bảng trên có thể thấy rằng Excel là một công cụ hữu hiệu trong việc hỗ trợ quản trị dự án, phù hợp với những dự án đơn giản với quy mô nhỏ. Tuy nhiên, với những dự án có quy mô lớn và tính chất phức tạp thì các tính năng của Excel lại không đủ để phủ rộng, đào sâu hết các khía cạnh của dự án, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý. Bởi vì bản chất Excel là một phần mềm bảng tính chứ không phải một chương trình được chuyên biệt hóa để quản lý dự án công việc. 

>> Xem thêm: TOP 8 Phần mềm quản lý dự án miễn phí, quản lý tiến độ hiệu quả nhất 2022

5. 1Office – Phần mềm quản lý dự án 4.0 – Giải pháp thay thế file Excel truyền thống

Trong thời đại 4.0, sự “lên ngôi” của công nghệ và các phần mềm đã mở ra một kỷ nguyên số hóa cho quản trị dự án. Trên thị trường hiện nay, 1Office là giải pháp quản lý dự án hàng đầu được người dùng ưa chuộng và tin tưởng, được đánh giá là nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình tốt nhất hiện nay. 1Office cung cấp những tính năng ưu việt như

Thiết lập dự án mới: Tùy chọn thêm các thành phần cho dự án như đầu công việc, ngày bắt đầu – kết thúc, tiêu chí thực hiện

  • Tạo dự án và phân bổ nguồn lực bằng cách hỗ trợ người dùng lập kế hoạch chi tiết cho từng người, từng phòng ban. Không chỉ vậy, bạn còn có thể nhân bản cấu trúc công việc từ dự án cũ, sau đó sửa đổi thành dự án mới.
  • Quản lý và giám sát dự án: Áp dụng hai phương pháp là phương pháp Kanban và Biểu đồ Gantt vào giám sát dự án giúp bạn dễ dàng cập nhật trạng thái công việc, theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được tiến độ
  • Báo cáo tiến độ dự án: Việc báo cáo tiến độ dự án ở phần mềm của 1Office không chỉ đưa ra con số cụ thể cho bạn mà còn được định dạng dưới nhiều loại mô hình, bảng biểu khác nhau như: phương pháp Kanban, Biểu đồ Gantt, màn hình Grid, …

Nhận tư vấn miễn phí

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả phương pháp quản lý dự án bằng Excel hiệu quả kèm mẫu file excel quản lý dự án. Đồng thời đưa ra giải pháp công nghệ quản lý dự án ưu việt thay thế file Excel truyền thống. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE





Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888