12+ Mẫu quản lý dự án bằng excel dễ áp dụng cho mọi dự án
Quản lý dự án bằng Excel là một trong những phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng để theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án. Với những tính năng hữu ích, bảng tính Excel là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý điều hành dự án một cách trơn tru, nâng cao năng suất cho đội nhóm. Bài viết của 1Office dưới đây sẽ cung cấp đến bạn cách quản lý dự án bằng Excel hiệu quả cùng 12+ Mẫu quản lý dự án bằng Excel chi tiết, mới nhất hiện nay.
1. Những lợi ích của quản lý dự án bằng Excel
Quản lý dự án bằng Excel là hoạt động kiểm soát tình trạng, chi phí, nguồn lực của các đầu công việc được thực hiện trên bảng tính Excel, qua đó giúp cho chất lượng công việc dự án được đảm bảo và hoàn thành đúng tiến độ đề ra.
Quản lý dự án là một trong những công tác quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, chất lượng dự án. Bởi vậy quy trình từ khâu lập kế hoạch cho đến giai đoạn cuối cùng của dự án đòi hỏi sự khoa học và tính chính xác tuyệt đối nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp. Vậy nên Excel được các nhà quản trị sử dụng như một công cụ hữu hiệu để triển khai quy trình quản lý dự án hiệu quả.
Quản lý dự án bằng Excel giúp doanh nghiệp:
- Lập kế hoạch dự án một cách khoa học với đầy đủ các trường dữ liệu, thông tin cần thiết về thời gian, chi phí, tiến độ, nguồn lực dự án.
- Tạo quy trình làm việc thống nhất cho nhóm dự án, mọi thành viên sẽ được phân công công việc cùng thời gian hoàn thành trên một file duy nhất.
- Thống kế, tính toán các yếu tố như % thực hiện, khối lượng công việc, chi phí cho dự án bằng cách cài đặt các hàm trong Excel.
- Theo dõi tiến độ dự án bằng Excel hiệu quả, bám sát quá trình thực hiện dự án một cách xuyên suốt.
>> Xem thêm: TOP 10 Phần mềm quản lý dự án tốt nhất giúp giám sát tiến độ dự án hiệu quả
2. Cách quản lý dự án bằng Excel
Bước 1. Chuẩn bị dữ liệu cần thiết
Để xây dựng được tranh tính quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, bài bản thì trước hết nhà quản trị cần tập hợp được những dữ liệu cần thiết liên quan đến dự án. Hãy lập một bảng bao gồm các hạng mục sau:
- Đầu công việc
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Thời gian thực hiện
- Người phụ trách
- Trạng thái
- Chi phí
- Nguyên vật liệu
Bước 2. Xây dựng biểu đồ
Sau khi đã có những dữ liệu cần thiết, người chịu trách nhiệm quản lý dự án sẽ tiến hành xây dựng các biểu đồ trực quan để thuận tiện trong việc theo dõi, đánh giá tình hình của dự án.
Tùy vào mục đích theo dõi, đánh giá sẽ có những loại biểu đồ khác nhau, trong đó loại biểu đồ phổ biến nhất được sử dụng để quản lý tiến độ dự án bằng excel là Gantt Chart.
Bên cạnh đó, các loại biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường cũng được ứng dụng phổ biến trong việc lập báo cáo chi phí, hiệu suất của dự án.
Để tạo được biểu đồ trong Excel, tạo thanh công cụ bạn chọn Insert >>> Charts >>> Lựa chọn loại biểu đồ phù hợp >>> Khoanh vùng dữ liệu cho biểu đồ >>> Điều chỉnh lại thứ tự các thông tin, cấu hình biểu đồ.
>> Đọc ngay: TOP 8 phần mềm quản lý tài sản miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
Bước 3. Thiết lập các hàm tính toán
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê các chỉ số, bạn có thể thiết lập các hàm tính toán trong Excel. Một số hàm thông dụng dùng để quản lý theo dõi dự án là:
- Hàm WORKDAY – Tính thời gian hoàn thành công việc
- Hàm NETWORKDAYS – Tính số ngày làm việc
- Hàm COUNTIF – Tính số lượng các đầu công việc
Bước 4. Theo dõi và đánh giá
Sau khi đã có một file Excel quản lý dự án hoàn chỉnh, nhiệm vụ còn lại của bạn là theo dõi và liên tục cập nhật tiến độ công việc. Căn cứ vào các dữ liệu kế hoạch và thực tế trong file theo dõi tiến độ dự án bằng excel, nhà quản lý hoàn toàn có thể đánh giá được tình hình thực hiện của dự án, biết được các công việc có đang đảm bảo đúng tiến độ hay không.
3. Danh sách các chỉ số theo dõi quan trọng khi quản lý dự án
Tỷ lệ hoàn thành công việc (Task Completion Rate)
-
Khái niệm: Cho biết dự án đã thực hiện được bao nhiêu % so với tổng khối lượng công việc ban đầu.
-
Cách đo lường: Số lượng công việc hoàn thành / Tổng số công việc × 100%.
-
Ví dụ: Nếu dự án có 50 hạng mục, hiện tại đã xong 35 hạng mục → Tỷ lệ hoàn thành = 70%.
-
Ý nghĩa: Đây là chỉ số trực quan nhất để đánh giá tiến độ. Nó giúp quản lý biết dự án đang đúng kế hoạch hay có nguy cơ chậm trễ.
Sai lệch tiến độ (Schedule Variance – SV)
-
Khái niệm: Đo sự khác biệt giữa tiến độ thực tế và tiến độ theo kế hoạch.
-
Công thức: SV = EV – PV (EV: Giá trị công việc hoàn thành thực tế, PV: Giá trị công việc dự kiến theo kế hoạch).
-
Ví dụ: Nếu kế hoạch dự kiến hoàn thành 60% công việc sau 2 tháng nhưng thực tế chỉ mới đạt 50%, SV = -10% → dự án đang trễ.
-
Ý nghĩa: Chỉ số này giúp phát hiện sớm sự chậm tiến độ để điều chỉnh nhân sự, nguồn lực hoặc timeline.
Sai lệch chi phí (Cost Variance – CV)
-
Khái niệm: So sánh chi phí thực tế đã chi với chi phí dự toán.
-
Công thức: CV = EV – AC (AC: Chi phí thực tế).
-
Ví dụ: Dự toán chi phí 500 triệu, thực tế đã tiêu 600 triệu, giá trị công việc đạt được tương ứng 520 triệu → CV = -80 triệu (chi tiêu vượt mức).
-
Ý nghĩa: Giúp nhà quản lý kiểm soát ngân sách, tránh tình trạng “đốt tiền” ngoài kế hoạch.
Hiệu quả sử dụng nguồn lực (Resource Utilization)
-
Khái niệm: Mức độ sử dụng nhân lực, thiết bị, vật tư trong dự án.
-
Cách đo lường: Thời gian thực tế nhân viên làm việc cho dự án / Thời gian dự kiến phân bổ.
-
Ví dụ: Một nhân viên được phân bổ 40 giờ/tuần cho dự án nhưng thực tế chỉ làm 25 giờ → Hiệu quả sử dụng là 62,5%.
-
Ý nghĩa: Tránh lãng phí tài nguyên, đồng thời giúp phát hiện tình trạng quá tải hoặc nhàn rỗi.
Năng suất công việc (Productivity)
-
Khái niệm: Đo đầu ra công việc so với nguồn lực đầu vào.
-
Cách đo lường: Khối lượng công việc hoàn thành / Số giờ làm việc hoặc chi phí.
-
Ví dụ: Đội A hoàn thành 10 hạng mục trong 5 ngày, đội B hoàn thành 12 hạng mục trong 7 ngày → đội A có năng suất cao hơn.
-
Ý nghĩa: Giúp đánh giá hiệu quả làm việc của đội nhóm, phát hiện quy trình chưa tối ưu.
Chỉ số chất lượng (Quality Metrics)
-
Khái niệm: Đánh giá chất lượng công việc, sản phẩm dự án thay vì chỉ nhìn vào số lượng.
-
Ví dụ: % lỗi phần mềm, % sản phẩm bị trả lại, số lần nghiệm thu thất bại.
-
Ý nghĩa: Đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt yêu cầu khách hàng và chuẩn chất lượng nội bộ. Một dự án đúng hạn nhưng kém chất lượng vẫn là thất bại.
Mức độ rủi ro (Risk Index)
-
Khái niệm: Đo xác suất rủi ro xảy ra và mức độ ảnh hưởng của nó đến dự án.
-
Cách đo lường: Risk Score = Xác suất × Ảnh hưởng (theo thang điểm).
-
Ví dụ: Nguy cơ nhân sự nghỉ việc có xác suất 40%, ảnh hưởng ở mức cao (8/10) → Risk Score = 3,2.
-
Ý nghĩa: Giúp lập kế hoạch ứng phó kịp thời, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Tỷ lệ hài lòng của stakeholder (Stakeholder Satisfaction)
-
Khái niệm: Đo sự hài lòng của các bên liên quan như khách hàng, ban lãnh đạo, nhà tài trợ.
-
Phương pháp: Khảo sát CSAT (Customer Satisfaction), NPS (Net Promoter Score) hoặc phỏng vấn trực tiếp.
-
Ví dụ: 80% khách hàng tham gia khảo sát hài lòng về tiến độ và chất lượng sản phẩm → chỉ số hài lòng cao.
-
Ý nghĩa: Dự án không chỉ cần hoàn thành mà còn phải làm hài lòng các bên liên quan để đạt giá trị lâu dài.
ROI của dự án (Return on Investment)
-
Khái niệm: Đo lợi ích tài chính mà dự án mang lại so với chi phí đã bỏ ra.
-
Công thức: ROI = (Lợi nhuận – Chi phí) / Chi phí × 100%.
-
Ví dụ: Dự án marketing tiêu 200 triệu, mang về doanh thu 600 triệu, lợi nhuận 200 triệu → ROI = 100%.
-
Ý nghĩa: Đây là chỉ số cuối cùng chứng minh dự án có thành công về mặt tài chính hay không.
4. TẢI MIỄN PHÍ 12+ Mẫu file Excel quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
Vì việc xây dựng một file kế hoạch dự án từ đầu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực nên hiện nay các nhà quản lý thường ưa chuộng sử dụng các template excel quản lý dự án. Các mẫu file excel quản lý dự án cho phép người dùng nhập những dữ liệu vào bảng tính được cấu hình sẵn và tùy chỉnh cho phù hợp với tính chất, yêu cầu của mỗi dự án.
Để giúp các CEO, nhà quản trị và chủ thầu theo dõi và quản lý dự án hiệu quả, 1Office cung cấp đến bạn Bộ template excel quản lý dự án với 12+ mẫu đa dạng, chi tiết dưới đây.
TỔNG HỢP: Tải 12+ Mẫu file Excel quản lý dự án
4.1. Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel
Dạng Gantt chart
Gantt chart là mô hình phổ biến nhất được ứng dụng trong quản lý dự án từ đơn giản cho tới chuyên nghiệp. Biểu đồ Gantt giúp người dùng theo dõi một cách trực quan tiến độ của dự án theo thời gian. Sử dụng Gantt chart trong quản lý dự án bằng Excel sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin về các đầu công việc cũng như thời gian thực hiện một cách dễ dàng.
| Tải 2 Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Gantt Chart TẠI ĐÂY |
Dạng Timeline
Với dạng Timeline, các đầu công việc cùng các dấu mốc quan trọng sẽ được biểu diễn trên một đường thẳng duy nhất, giúp nhà quản lý dễ dàng bám sát tiến độ dự án theo dòng thời gian.
| Tải 2 Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Timeline TẠI ĐÂY |
Dạng Kanban
Mẫu quản lý dự án dưới dạng mô hình Kanban sẽ giúp trực quan hóa quy trình làm việc của đội, nhóm dự án. Các thẻ Kanban cho người dùng biết được những đầu việc cần phải làm, đầu việc đang được thực hiện và đầu việc đã hoàn thành một cách dễ dàng, nhanh chóng.
| Tải Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Kanban TẠI ĐÂY |
4.2. File Excel quản lý chi phí dự án
Chi phí là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu trong quản lý dự án. File Excel quản lý chi phí dự án dưới đây sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền của dự án, nắm rõ các nguồn thu, chi một cách hiệu quả.
| Tải File Excel quản lý chi phí dự án TẠI ĐÂY |
4.3. Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án
Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án cho phép người dùng cập nhật khối lượng hạng mục công việc theo bình quân % hoàn thành của các công việc, từ đó dễ dàng định lượng được phần công việc còn lại phải thực hiện.
| Tải Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án TẠI ĐÂY |
4.4. Mẫu quản lý hiệu suất dự án
Mẫu quản lý hiệu suất dự án cung cấp cho nhà quản lý các chỉ số đo lường hiệu quả như:
- Chỉ số hiệu suất chi phí
- Chỉ số hiệu suất tiến độ
- Ước tính tổng chi phí dự kiến
- Ước tính chi phí bổ sung
| Tải Mẫu quản lý hiệu suất dự án TẠI ĐÂY |
4.5. Mẫu báo cáo tình trạng dự án
Mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tình trạng giúp nhà quản lý cập nhật % hoàn thành công việc và gắn thẻ trạng thái của các đầu công việc như: Hoàn thành, Đang thực hiện, Đã hủy, Đợi thực hiện,…
| Tải Mẫu báo cáo tình trạng dự án TẠI ĐÂY |
4.6. Mẫu file excel quản lý dự án Marketing
Dự án Marketing có vai trò đặt nền móng giúp doanh nghiệp phát triển và bứt phá doanh thu. Bởi vậy mẫu quản lý dự án phải được xây dựng bài bản, chi tiết để hỗ trợ cho chiến dịch Marketing hiệu quả nhất.
| Tải Mẫu file excel quản lý dự án Marketing TẠI ĐÂY |
4.7. File Excel quản lý dự án xây dựng
Dự án xây dựng thường là những dự án lớn, tiêu hao rất nhiều nguồn lực và ngân sách. Bởi vậy phải được theo dõi chặt chẽ bằng File Excel quản lý dự án xây dựng.
| Tải File Excel quản lý dự án xây dựng TẠI ĐÂY |
5. Kinh nghiệm tối ưu file quản lý dựa án bằng Excel để tránh lỗi nặng và mất dữ liệu
Khi sử dụng Excel để quản lý dự án, rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng file bị quá nặng, chạy chậm hoặc thậm chí mất dữ liệu quan trọng do thao tác sai. Để hạn chế những rủi ro này, bạn có thể áp dụng một số kinh nghiệm sau:
-
Giữ cấu trúc bảng tính gọn gàng
Không nên tạo quá nhiều sheet trùng lặp hoặc cột dữ liệu dư thừa. Hãy phân nhóm thông tin theo dự án, tiến độ, nhân sự… để dễ theo dõi và tránh rối loạn. - Giới hạn dung lượng file
Với các dự án quy mô lớn, nên tách dữ liệu theo giai đoạn hoặc theo nhóm công việc thay vì dồn hết vào một file duy nhất. Điều này giúp Excel chạy ổn định hơn và dễ backup. -
Đặt tên sheet và cột rõ ràng
Một file được tổ chức khoa học, đặt tên dễ hiểu sẽ giúp người khác (hoặc chính bạn sau này) không nhầm lẫn khi cập nhật và theo dõi dự án. -
Sao lưu định kỳ và sử dụng phiên bản đám mây
Hãy lưu trữ file Excel trên OneDrive, Google Drive hoặc hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn vừa tránh mất dữ liệu, vừa có thể khôi phục lại phiên bản trước khi file bị lỗi. -
Phân quyền chỉnh sửa
Nếu nhiều người cùng truy cập vào file, hãy thiết lập chế độ chỉ xem (View Only) cho những người không cần chỉnh sửa. Điều này hạn chế sai sót và xung đột dữ liệu. -
Sử dụng kiểm tra dữ liệu (Data Validation)
Tính năng này giúp hạn chế nhập sai thông tin (ví dụ: ngày tháng, trạng thái công việc, mức độ ưu tiên). Khi dữ liệu chính xác ngay từ đầu, rủi ro sai sót về sau sẽ giảm.
6. Quản lý dự án bằng excel có còn hiệu quả với doanh nghiệp thời 4.0?
Công nghệ phát triển đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngày càng có thêm nhiều lựa chọn để quản lý, theo dõi tiến độ dự án. Tuy nhiên nhiều CEO và nhà quản trị vẫn tin dùng trang tính Excel để quản lý dự án bởi sự thuận tiện, hữu ích trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Vậy nhưng Excel có phải là giải pháp tối ưu nhất cho bài toán quản trị dự án doanh nghiệp? Hãy cùng có một góc nhìn khách quan về công cụ này thông qua bảng đánh giá sau:
| Quản lý dự án bằng Excel | |
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Từ bảng trên có thể thấy rằng Excel là một công cụ hữu hiệu trong việc hỗ trợ quản trị dự án, phù hợp với những dự án đơn giản với quy mô nhỏ. Tuy nhiên, với những dự án có quy mô lớn và tính chất phức tạp thì các tính năng của Excel lại không đủ để phủ rộng, đào sâu hết các khía cạnh của dự án, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý. Bởi vì bản chất Excel là một phần mềm bảng tính chứ không phải một chương trình được chuyên biệt hóa để quản lý dự án công việc.
7. 1Office – Phần mềm quản lý dự án 4.0 – Giải pháp thay thế file Excel truyền thống
Trong thời đại 4.0, sự “lên ngôi” của công nghệ và các phần mềm đã mở ra một kỷ nguyên số hóa cho quản trị dự án. Trên thị trường hiện nay, 1Office là giải pháp quản lý dự án hàng đầu được người dùng ưa chuộng và tin tưởng, được đánh giá là nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình tốt nhất hiện nay. 1Office cung cấp những tính năng ưu việt như
Thiết lập dự án mới: Tùy chọn thêm các thành phần cho dự án như đầu công việc, ngày bắt đầu – kết thúc, tiêu chí thực hiện
- Tạo dự án và phân bổ nguồn lực bằng cách hỗ trợ người dùng lập kế hoạch chi tiết cho từng người, từng phòng ban. Không chỉ vậy, bạn còn có thể nhân bản cấu trúc công việc từ dự án cũ, sau đó sửa đổi thành dự án mới.
- Quản lý và giám sát dự án: Áp dụng hai phương pháp là phương pháp Kanban và Biểu đồ Gantt vào giám sát dự án giúp bạn dễ dàng cập nhật trạng thái công việc, theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được tiến độ
- Báo cáo tiến độ dự án: Việc báo cáo tiến độ dự án ở phần mềm của 1Office không chỉ đưa ra con số cụ thể cho bạn mà còn được định dạng dưới nhiều loại mô hình, bảng biểu khác nhau như: phương pháp Kanban, Biểu đồ Gantt, màn hình Grid, …
Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả phương pháp quản lý dự án bằng Excel hiệu quả kèm mẫu file excel quản lý dự án. Đồng thời đưa ra giải pháp công nghệ quản lý dự án ưu việt thay thế file Excel truyền thống. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
