Quy trình xây dựng KPI chuẩn theo thực tế của doanh nghiệp gồm bao nhiêu bước? Làm sao để lựa chọn KPI phù hợp? 1Office sẽ giúp các nhà quản lý giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần phải có quy trình xây dựng KPI?

Quy trình xây dựng KPI vô cùng quan trọng bởi rất nhiều lí do. Thông qua KPI, chúng ta dễ dàng đánh giá mức độ phát triển của công ty và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Quy trình xây dựng hệ thống KPI rất cần thiết với doanh nghiệp
Quy trình xây dựng hệ thống KPI rất cần thiết với doanh nghiệp

1.1 KPI là gì?

KPI được viết tắt bởi Key Performance Indicator. Đây là một chỉ số nhằm đánh giá hiệu quả công việc. Mặt khác, KPI còn là công cụ đo lường thể hiện qua những chỉ tiêu định lượng, số liệu, tỉ lệ. Điểm đích của KPI sẽ phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1.2 Quy trình xây dựng hệ thống rất quan trọng với doanh nghiệp

Tại sao KPI quan trọng? Các lí do sau sẽ khiến nhiều nhà quản lý “xắn tay” xây dựng ngay lập tức hệ thống KPI cho doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, bạn có thể đánh giá hiệu suất KPI nhanh chóng thông qua bộ tính năng HRM của 1Office.

1.2.1 Đo lường mục tiêu hoạt động

Nhiều người nhầm tưởng KPI là mục tiêu chính của doanh nghiệp. Nhưng thực tế, KPI chỉ là phương pháp để đo lường các chỉ tiêu.

KPI thực chất là công cụ nhằm đo lường chỉ tiêu cho doanh nghiệp
KPI thực chất là công cụ nhằm đo lường chỉ tiêu cho doanh nghiệp

Có công cụ đo lường, nhà quản lí sẽ biết được mình đang làm sai ở giai đoạn nào. Từ đó đưa ra hành động chính xác để đạt được mục tiêu nhanh hơn.

1.2.2 Tạo ra môi trường học hỏi tuyệt vời

KPI không chỉ là công cụ đo lường mà còn tạo ra một môi trường học hỏi tuyệt vời. Khi thấy 1 điểm nào đó trên KPI không thuận lợi, bạn sẽ có cơ hội trò chuyện cùng mọi người. Khoảng cách giữa sếp và nhân viên được rút ngắn lại ở thời điểm bạn giảng giải với họ làm thế nào để thực hiện công việc tốt hơn.

1.2.3 Giúp nhân viên tiếp nhận được thông tin quan trọng

KPI xây dựng lên một bức tranh tổng quan về hiệu suất tổng thể tại một doanh nghiệp. Nếu bạn đang đứng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt thì thông tin này khiến mọi người nỗ lực hơn để đánh bại đối thủ cạnh tranh.

1.2.4 Tạo động lực cho nhân viên làm việc

Quá trình làm việc hiệu quả hay không tốt đều được phản ánh trong KPI. Nhà quản lí có thể dành những phần thưởng giá trị cho những nhân viên có KPI xuất sắc.

2. Các bước xác định quy trình xây dựng hệ thống KPI

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình xây dựng hệ thống KPI khác nhau. Tuy nhiên vẫn có một vài điểm chung trong quá trình thiết kế KPI mà người quản lý có thể tham khảo.

Dựa vào điểm chung trong quy trình mà bạn có thể tạo KPI phù hợp
Dựa vào điểm chung trong quy trình mà bạn có thể tạo KPI phù hợp

2.1 Xác định chủ thể sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng quy trình KPI cần hiểu rõ nhiệm vụ của dự án, chuyên môn cao. Mặt khác, họ cũng cần biết bản chất KPI là gì và có thêm sự góp ý khác từ các phòng ban. Chủ thể ở đây thường là trưởng các bộ phận.

2.2 Xác định chức danh của mỗi bộ phận, phòng ban

Chỉ số KPI sẽ chất lượng, sát sao hơn khi bạn mô tả rõ ràng công việc của mỗi cá nhân. Và mỗi cá nhân này cần gắn với trách nhiệm từng chức danh.

2.3 Xác định chức năng, nhiệm vụ ở từng bộ phận

Một hệ thống chỉ số KPIs không thể thiếu phần chức năng, nhiệm vụ thiết yếu phải làm của từng phòng ban, dự án, cá nhân.

2.4 Xác định chỉ số hiệu suất KPIs

  • Chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs gồm 3 phần:
  • Chỉ số cá nhân: Cần xây dựng đúng theo yêu cầu theo tiêu chí SMART;
  • Chỉ số ở từng nhóm bộ phận: Được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ từng nhóm;
  • Xây dựng kì đánh giá trong từng chỉ số cụ thể.

2.5 Xác định khung điểm cho kết quả

Ở từng chỉ số sẽ có khung điểm riêng biệt. Ngoài ra, bạn có thể xây dựng khung điểm này dựa trên thời gian hoàn thành và hiệu quả làm việc.

2.6 Đo lường, điều chỉnh và tổng kết

Dựa vào các bước trên mà nhà quản lí sẽ tổng kết lại khung điểm mà nhân viên đạt được. Từ đó đưa ra nhận xét, kết luận và có thể điều chỉnh KPI cho phù hợp với thực tế.

3. Ưu nhược điểm của KPI

Mặc dù KPI giúp doanh nghiệp đạt được kết quả phát triển toàn diện nhưng nếu xây dựng không đúng, KPI sẽ gây phản tác dụng.

KPI có những ưu nhược điểm gì?
KPI có những ưu nhược điểm gì?

3.1 Ưu điểm của quy trình xây dựng KPI

  • Giúp các doanh nghiệp luôn đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó tạo sức tăng trưởng cho doanh nghiệp nhanh hơn so với mục tiêu chung;
  • Nắm rõ được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn;
  • Độ chính xác cao ở kết quả thực hiện (chỉ số KPI có thể lượng hóa);
  • Gia tăng sự đoàn kết, liên kết giữa các cá nhân, nhóm trong doanh nghiệp khi làm việc.

3.2 Nhược điểm của quy trình xây dựng KPI

  • Người xây dựng phải là người có chuyên môn rất cao, hiểu rõ các công đoạn tạo lập KPI. Nếu họ không hiểu về chiến lược, mục tiêu của kế hoạch thì rất dễ mắc sai lầm, khiến nhân viên làm việc không hiệu quả;
  • KPI sẽ không thể phát huy tác dụng nếu bạn áp dụng trong thời gian quá dài. Vì thế mà bạn luôn phải cập nhật các chỉ số để đo lường;
  • KPI sẽ gây phản tác dụng khi sử dụng nếu bạn không đáp ứng được những yêu cầu hợp lý.

Tuy KPI còn tồn tại nhiều nhược điểm nhưng nhà quản lý có thể “gỡ rối” bằng cách điều chỉnh liên tục các đánh giá trong doanh nghiệp mình. Chúc các nhà quản lý tài ba thiết lập được một quy trình xây dựng hệ thống KPI chuẩn với dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp!

Xây dựng KPI cho Digital Marketing như thế nào?

KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp không vận hành được KPI?

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888