Quy trình xây dựng KPI chuẩn theo thực tế của doanh nghiệp gồm bao nhiêu bước? Làm sao để lựa chọn KPI phù hợp? 1Office sẽ giúp các nhà quản lý giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần phải có quy trình xây dựng KPI?

Quy trình xây dựng KPI vô cùng quan trọng bởi rất nhiều lí do. Thông qua KPI, chúng ta dễ dàng đánh giá mức độ phát triển của công ty và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Quy trình xây dựng hệ thống KPI rất cần thiết với doanh nghiệp

Quy trình xây dựng hệ thống KPI rất cần thiết với doanh nghiệp

1.1 KPI là gì?

KPI được viết tắt bởi Key Performance Indicator. Đây là một chỉ số nhằm đánh giá hiệu quả công việc. Mặt khác, KPI còn là công cụ đo lường thể hiện qua những chỉ tiêu định lượng, số liệu, tỉ lệ. Điểm đích của KPI sẽ phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Đọc thêmMẫu KPI cho vị trí nhân viên IT System chính xác nhất

1.2 Quy trình xây dựng hệ thống rất quan trọng với doanh nghiệp

Tại sao KPI quan trọng? Các lí do sau sẽ khiến nhiều nhà quản lý “xắn tay” xây dựng ngay lập tức hệ thống KPI cho doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, bạn có thể đánh giá hiệu suất KPI nhanh chóng thông qua bộ tính năng HRM của 1Office.

1.2.1 Đo lường mục tiêu hoạt động

Nhiều người nhầm tưởng KPI là mục tiêu chính của doanh nghiệp. Nhưng thực tế, KPI chỉ là phương pháp để đo lường các chỉ tiêu.

KPI thực chất là công cụ nhằm đo lường chỉ tiêu cho doanh nghiệp

KPI thực chất là công cụ nhằm đo lường chỉ tiêu cho doanh nghiệp

Có công cụ đo lường, nhà quản lí sẽ biết được mình đang làm sai ở giai đoạn nào. Từ đó đưa ra hành động chính xác để đạt được mục tiêu nhanh hơn.

1.2.2 Tạo ra môi trường học hỏi tuyệt vời

KPI không chỉ là công cụ đo lường mà còn tạo ra một môi trường học hỏi tuyệt vời. Khi thấy 1 điểm nào đó trên KPI không thuận lợi, bạn sẽ có cơ hội trò chuyện cùng mọi người. Khoảng cách giữa sếp và nhân viên được rút ngắn lại ở thời điểm bạn giảng giải với họ làm thế nào để thực hiện công việc tốt hơn.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên kế toán trong doanh nghiệp

1.2.3 Giúp nhân viên tiếp nhận được thông tin quan trọng

KPI xây dựng lên một bức tranh tổng quan về hiệu suất tổng thể tại một doanh nghiệp. Nếu bạn đang đứng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt thì thông tin này khiến mọi người nỗ lực hơn để đánh bại đối thủ cạnh tranh.

1.2.4 Tạo động lực cho nhân viên làm việc

Quá trình làm việc hiệu quả hay không tốt đều được phản ánh trong KPI. Nhà quản lí có thể dành những phần thưởng giá trị cho những nhân viên có KPI xuất sắc.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng nhóm kinh doanh chi tiết nhất

2. Các bước xác định quy trình xây dựng hệ thống KPI

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình xây dựng hệ thống KPI khác nhau. Tuy nhiên vẫn có một vài điểm chung trong quá trình thiết kế KPI mà người quản lý có thể tham khảo.

Dựa vào điểm chung trong quy trình mà bạn có thể tạo KPI phù hợp

Dựa vào điểm chung trong quy trình mà bạn có thể tạo KPI phù hợp

2.1 Xác định chủ thể sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng quy trình KPI cần hiểu rõ nhiệm vụ của dự án, chuyên môn cao. Mặt khác, họ cũng cần biết bản chất KPI là gì và có thêm sự góp ý khác từ các phòng ban. Chủ thể ở đây thường là trưởng các bộ phận.

2.2 Xác định chức danh của mỗi bộ phận, phòng ban

Chỉ số KPI sẽ chất lượng, sát sao hơn khi bạn mô tả rõ ràng công việc của mỗi cá nhân. Và mỗi cá nhân này cần gắn với trách nhiệm từng chức danh.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự

2.3 Xác định chức năng, nhiệm vụ ở từng bộ phận

Một hệ thống chỉ số KPIs không thể thiếu phần chức năng, nhiệm vụ thiết yếu phải làm của từng phòng ban, dự án, cá nhân.

2.4 Xác định chỉ số hiệu suất KPIs

  • Chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs gồm 3 phần:
  • Chỉ số cá nhân: Cần xây dựng đúng theo yêu cầu theo tiêu chí SMART;
  • Chỉ số ở từng nhóm bộ phận: Được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ từng nhóm;
  • Xây dựng kì đánh giá trong từng chỉ số cụ thể.

2.5 Xác định khung điểm cho kết quả

Ở từng chỉ số sẽ có khung điểm riêng biệt. Ngoài ra, bạn có thể xây dựng khung điểm này dựa trên thời gian hoàn thành và hiệu quả làm việc.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Content Marketing chi tiết nhất

2.6 Đo lường, điều chỉnh và tổng kết

Dựa vào các bước trên mà nhà quản lí sẽ tổng kết lại khung điểm mà nhân viên đạt được. Từ đó đưa ra nhận xét, kết luận và có thể điều chỉnh KPI cho phù hợp với thực tế.

3. Ưu nhược điểm của KPI

Mặc dù KPI giúp doanh nghiệp đạt được kết quả phát triển toàn diện nhưng nếu xây dựng không đúng, KPI sẽ gây phản tác dụng.

KPI có những ưu nhược điểm gì?

KPI có những ưu nhược điểm gì?

3.1 Ưu điểm của quy trình xây dựng KPI

  • Giúp các doanh nghiệp luôn đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó tạo sức tăng trưởng cho doanh nghiệp nhanh hơn so với mục tiêu chung;
  • Nắm rõ được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn;
  • Độ chính xác cao ở kết quả thực hiện (chỉ số KPI có thể lượng hóa);
  • Gia tăng sự đoàn kết, liên kết giữa các cá nhân, nhóm trong doanh nghiệp khi làm việc.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Tester chính xác nhất

3.2 Nhược điểm của quy trình xây dựng KPI

  • Người xây dựng phải là người có chuyên môn rất cao, hiểu rõ các công đoạn tạo lập KPI. Nếu họ không hiểu về chiến lược, mục tiêu của kế hoạch thì rất dễ mắc sai lầm, khiến nhân viên làm việc không hiệu quả;
  • KPI sẽ không thể phát huy tác dụng nếu bạn áp dụng trong thời gian quá dài. Vì thế mà bạn luôn phải cập nhật các chỉ số để đo lường;
  • KPI sẽ gây phản tác dụng khi sử dụng nếu bạn không đáp ứng được những yêu cầu hợp lý.

4. Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng KPI là một việc làm quan trọng đối với doanh nghiệp nếu muốn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng KPI và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.

kpi cho nhân viên thiết kế

1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

Được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó, phần mềm Quản lý – Đánh giá KPI cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lươn

Với 1Office, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.

Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó. Hệ thống cho phép tùy biến thiết lập các công thức để đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý.

Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Người dùng dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.

Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lương.

Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó

Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau, thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau.

1Office sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung. Với những nhân sự có nằm nhiều bảng KPI thì hệ thống sẽ mặc định lấy điểm KPI lớn nhất để cho vào bảng tổng hợp.

Đánh giá KPI của 1Office giúp phân công và quản lý công việc hàng ngày của nhân viên dễ dàng tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Từ đó giúp dự án chạy đúng tiến độ, thậm chí vượt tiến độ. Nhà quản lý xác định được nhân viên xuất sắc hoặc yếu kém để khen thưởng hay kỉ luật.

Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên là bước tiến mới của doanh nghiệp trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Tuy KPI còn tồn tại nhiều nhược điểm nhưng nhà quản lý có thể “gỡ rối” bằng cách điều chỉnh liên tục các đánh giá trong doanh nghiệp mình. Chúc các nhà quản lý tài ba thiết lập được một quy trình xây dựng hệ thống KPI chuẩn với dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp!

1Office hy vọng bài viết này sẽ giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên tại doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, 1Office liên tục cập nhật những bài viết cung cấp kiến thức bổ ích trong quản trị doanh nghiệp, bạn đừng quên theo dõi nhé!

Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm và tìm hiểu vấn đề xây dựng KPI cho nhân viên của mình, hãy đăng ký dùng thử phần mềm 1Office tại 1office.vn để hiểu hơn về giải pháp đánh giá KPI trong quản lý công việc nhé!

Đọc thêm:

Mẫu KPI của Trưởng phòng phát triển sản phẩm – CTO

Mẫu KPI cho vị trí Nhân viên Lập trình đầy đủ nhất

Quy trình xây dựng hệ thống KPI chuẩn theo thực tế

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888