KPI là gì? Quy trình xây dựng KPI giúp đo lường hiệu quả

Hiện nay, KPI được xem là thước đo hiệu quả trong việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, của từng bộ phận/phòng ban trong công ty thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng. Do đó, việc đánh giá thực hiện công việc theo chỉ số KPI sẽ được thực hiện theo từng mục đích khác nhau tùy theo quy mô và cơ cấu của mỗi doanh nghiệp. Vậy KPI là gì? Quy trình xây dựng KPI như thế nào để đo lường hiệu quả? Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

1. Tìm hiểu chung về KPI

1.1 KPI là gì?

KPI (viết tắt của từ Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công. Các tổ chức, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các chỉ số KPI được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng chức danh, từng bộ phận/phòng ban trong công ty. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ có những chính sách thưởng, phạt phù hợp cho từng nhân viên.

1.2 Tại sao cần phải có quy trình xây dựng KPI?

Hiện nay, KPI đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, giúp thúc đẩy quá trình làm việc phát triển mạnh mẽ. Thông qua KPI, chúng ta dễ dàng đánh giá mức độ phát triển của công ty và hiệu suất làm việc của nhân viên. Cụ thể, việc áp dụng KPI cho công việc mang lại nhiều lợi ích to lớn sau:

Quy trình xây dựng KPI giúp đo lường mục tiêu hoạt động

KPI là một phương pháp giúp đo lường các chỉ số, mục tiêu hiệu quả giúp nhà quản lý biết được tiến độ, chất lượng công việc đang ở giai đoạn nào. Từ việc xây dựng thang đo KPI giúp doanh nghiệp đưa ra hành động chính xác, đúng đắn để đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Tạo ra môi trường học hỏi tuyệt vời

Có thể thấy rằng, KPI là công cụ đo lường giúp tạo nên một môi trường học hỏi tuyệt vời. Bởi khi thấy một điểm nào đó trên KPI không thuận lợi, bạn sẽ có cơ hội trò chuyện cùng mọi người. Điều này giúp cho bạn rút ngắn khoảng cách giữa sếp và nhân viên khi bạn trao đổi, thảo luận với họ để đưa ra được phương án thực hiện công việc tốt nhất.

Tiếp nhận thông tin quan trọng

KPI có thể xây dựng một bức tranh tổng thể trực tiếp về hiệu suất chung của doanh nghiệp. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn. Nếu bạn đang đứng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt thì thông tin này khiến mọi người nỗ lực hơn để đánh bại đối thủ cạnh tranh.

Quy trình xây dựng KPI tạo động lực cho nhân viên làm việc

Ngoài việc đo lường hiệu quả, KPI còn có vai trò tạo động lực làm việc cho nhân viên. Quá trình làm việc hiệu quả hay không tốt đều được phản ánh trong KPI. Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Do đó, để thúc đẩy hiệu suất làm việc cho nhân viên, nhà quản lý cần nên dành những phần quà giá trị cho những nhân viên có KPI xuất sắc, đạt kết quả tốt.

2. Quy trình xây dựng KPI đạt hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Tùy vào quy mô của từng doanh nghiệp sẽ có một quy trình xây dựng hệ thống KPI khác nhau. Việc xây dựng hệ thống KPI theo quy trình sẽ giúp cho các hoạt động diễn ra được thuận lợi, đạt hiệu quả tốt hơn. Dưới đây là 6 bước trong quy trình mà bạn có thể tham khảo:

2.1 Xác định chủ thể sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng quy trình xây dựng KPI cần hiểu rõ nhiệm vụ của dự án, chuyên môn cao. Mặt khác, họ cũng cần biết bản chất KPI là gì và có thêm sự góp ý khác từ các phòng ban. Chủ thể ở đây thường là trưởng các bộ phận, quản lý, các phòng, ban…). Để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan trong tổ chức.

2.2 Xác định chức danh của mỗi bộ phận, phòng ban

Trong quá trình xây dựng một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án… hay cá nhân. Bởi mỗi bộ phận sẽ có những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, do đó các chỉ số KPI cũng sẽ khác nhau, bạn cần phải bám sát theo đúng tính chất công việc của họ. Bạn có thể tham khảo thêm về mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh giúp đo lường chính xác, hiệu quả.

2.3 Xác định chức năng, nhiệm vụ ở từng bộ phận

Một hệ thống chỉ số KPIs không thể thiếu phần chức năng, nhiệm vụ thiết yếu phải làm của từng phòng ban, dự án, cá nhân.

2.4 Xác định chỉ số hiệu suất quy trình xây dựng KPIs

Đối với bước này thì việc xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPI sẽ phân chia theo từng tiêu chí sau:

• Chỉ số cá nhân: Cần xây dựng đúng theo yêu cầu theo tiêu chí SMART;
• Chỉ số ở từng nhóm bộ phận: Được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ từng nhóm;
• Xây dựng kì đánh giá trong từng chỉ số cụ thể.

2.5 Đo lường, điều chỉnh và tổng kết

Dựa vào các bước trên mà nhà quản lí sẽ tổng kết lại khung điểm mà nhân viên đạt được. Từ đó đưa ra nhận xét, kết luận và có thể điều chỉnh KPI cho phù hợp với thực tế. Tùy thuộc vào từng bộ phận, chức danh khác nhau trong doanh nghiệp mà các nhà quản lý sẽ điều chỉnh linh hoạt KPI khác nhau.

3. Ưu nhược điểm của KPI

Mặc dù KPI giúp doanh nghiệp đạt được kết quả phát triển toàn diện nhưng nếu xây dựng không đúng, KPI sẽ gây phản tác dụng. Dưới đây là một số ưu, nhược điểm trong quá trình xây dựng KPI mà doanh nghiệp cần chú ý.

Một số ưu, nhược điểm trong quy trình xây dựng KPI

3.1 Ưu điểm của quy trình xây dựng KPI

• Giúp các doanh nghiệp luôn đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó tạo sức tăng trưởng cho doanh nghiệp nhanh hơn so với mục tiêu chung;

• Nắm rõ được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn;

• Độ chính xác cao ở kết quả thực hiện (chỉ số KPI có thể lượng hóa);

• Gia tăng sự đoàn kết, liên kết giữa các cá nhân, nhóm trong doanh nghiệp khi làm việc.

3.2 Nhược điểm của quy trình xây dựng KPI

• Người xây dựng phải là người có chuyên môn rất cao, hiểu rõ các công đoạn tạo lập KPI. Nếu họ không hiểu về chiến lược, mục tiêu của kế hoạch thì rất dễ mắc sai lầm, khiến nhân viên làm việc không hiệu quả;

• KPI sẽ không thể phát huy tác dụng nếu bạn áp dụng trong thời gian quá dài. Vì thế mà bạn luôn phải cập nhật các chỉ số để đo lường;

• KPI sẽ gây phản tác dụng khi sử dụng nếu bạn không đáp ứng được những yêu cầu hợp lý.

4. Giải pháp xây dựng KPI hiệu quả với phần mềm đánh giá KPI của 1Office

Xây dựng KPI là một việc làm quan trọng đối với doanh nghiệp nếu muốn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng KPI và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp xây dựng KPI hiệu quả với phần mềm đánh giá KPI giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

Được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó, phần mềm đánh giá KPI cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lương khác.

Với nhiều tính năng thông minh, tự động, phần mềm giúp bạn thực hiện nhiều công việc của một nhà quản lý trong quy trình xây dựng KPI hiệu quả như:

• Cài đặt KPI: Người quản trị có thể cài đặt danh mục KPI của doanh nghiệp. KPI được chia thành 2 loại KPI đơn và KPI đa. Khi tạo các biểu mẫu đánh giá, các tiêu chí KPI sẽ được lấy từ đây
• Tạo bảng đánh giá: Cho phép người dùng có thể tạo các bảng đánh giá khác nhau cho từng vị trí, phòng ban hoặc chức vụ. Ưu điểm đặc biệt ở đây là hệ thống cho phép người dùng viết các công thức tính điểm KPI dưới dạng công thức excel.
• Đánh giá nhanh chóng: 1Office chỉ cho phép một người và cá nhân tự đánh giá. Khi thực hiện đánh giá người đánh giá có thể tham khảo kết quả qua một loạt các báo cáo tự động để thực hiện đánh giá cho chuẩn và khách quan. Sau khi đánh giá, hệ thống tự động tổng hợp điểm đánh giá vào một bảng tổng hợp chung.
• Chốt đánh giá: Tính năng này cho phép người quản trị chốt một bảng đánh giá KPI, sau khi chốt thì mọi hành vi đánh giá đều không thực hiện được
• Bảng tổng hợp KPI: Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau, thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung.

Với 1Office, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm. Thiết lập quy trình xây dựng KPI với phần mềm đánh giá KPI giúp phân công và quản lý công việc hàng ngày của nhân viên dễ dàng tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự giúp bạn tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự trong một doanh nghiệp dễ dàng.

Nếu bạn đang quan tâm và tìm hiểu vấn đề xây dựng KPI cho nhân viên của mình, hãy đăng ký để trải nghiệm ngay phần mềm 1Office để hiểu hơn về giải pháp đánh giá KPI trong quản lý công việc nhé!

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA