Số hóa doanh nghiệp – Giải pháp quản lý lưu trữ dữ liệu tự động

Số hóa doanh nghiệp đang ngày càng được ưa chuộng với nhiều lợi ích thiết thực, tiện lợi to lớn trong thời kỳ chuyển đổi số 4.0. Khi tình hình dịch Covid đang có diễn biến phức tạp thì việc chuyển đổi số hóa là nhu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp cần áp dụng. Việc chuyển đổi số hóa không chỉ là bước đệm chuyển giao nền tảng làm việc mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp “sống sót” trong kỷ nguyên đầy biến động như hiện tại. 

1. Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp chính là việc chuyển đổi công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, quản lý các công việc luên quan đến hồ sơ, giấy tờ, tài liệu theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác.

2. Tầm quan trọng của số hóa doanh nghiệp

Có thể thấy quy trình số hóa dữ liệu ngày nay tuy phức tạp nhưng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà ta có thể nhìn thấy được. Việc chuyển đổi số trong thời đại 4.0 mang đến nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như:

2.1 Gia tăng chất lượng năng suất làm việc

Thực tế cho thấy mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Nhưng chỉ với một vài thao tác số hóa dữ liệu và có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao tổn thời gian. Từ đó, nhân viên của công ty có thể sử dụng thời gian đó để học hỏi, rèn luyện thêm nhiều kỹ năng, giúp xử lý các công việc quan trọng hơn.

2.2 Tiết kiệm chi phí

Nếu như trước kia để in ấn giấy tờ thì người dùng luôn phải bỏ ra một khoản chi phí đắt đỏ như: tiền giấy mực, trang thiết bị… Nhưng với số hóa doanh nghiệp sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các loại chi phí này một cách tốt nhất. Ngoài ra, giúp bạn có thời gian tập trung vào những mảng kinh doanh chủ yếu, tăng cường đầu tư để gặt hái được giá trị tốt nhất. Bạn có thể tham khảo thêm về cách lưu trữ tài liệu nhanh chóng giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.

2.3 Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn

Với mọi dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ dàng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối internet ở bất cứ đâu, bất cứ hoàn cảnh nào. Việc số hóa tạo ra một cuộc cách mạng sắp xếp mọi thứ ở một tầm cao mới, giúp bạn quản lý dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu.

2.4 Tăng cường độ bảo mật truy cập

Khi quét một văn bản thì ta có thể theo dõi được văn bản đó. Với trường hợp cần thiết, bạn có thể giới hạn quyền truy cập xem văn bản đó và cài đặt các luồng công việc liên quan với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc phòng ban. 

2.5 Nâng cao bảo mật thông tin

Nếu như trước kia, doanh nghiệp phải mệt mỏi trong việc tìm cách lưu trữ tài liệu trên giấy tờ để không bị thất lạc hoặc hư hỏng khiến bạn chán nản và mệt mỏi. Đặc biệt, việc lưu trữ thông tin trên giấy tờ còn dễ bị đánh cắp hoặc hư hỏng. Chính vì vậy, các tài liệu ảo ra đời giúp bạn đảm bảo các tài liệu mật của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và cất giữ cẩn thận. 

2.6 Phục hồi dữ liệu sau thảm họa

Đối với việc lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào cũng sẽ luôn luôn có rủi ro về thảm họa. Dù là thảm hoạ do thiên nhiên hay con người tạo ra, thì các vấn đề như cháy rừng, cháy nhà, lũ lụt hoặc động đất v.v. cũng có thể trở thành nguyên nhân phá hỏng giấy tờ, quản lý thiết bị trường học, tài liệu quan trọng. Và điều này có ảnh hưởng không nhỏ đến các tài liệu mật, thông tin quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. 

2.7 Thân thiện với môi trường

Theo như nghiên cứu, mỗi năm có hàng triệu tấn giấy vụn được thải ra từ các cơ quan, doanh nghiệp gây ảnh hưởng đến môi trường. Do đó, việc lưu trữ dưới định dạng kỹ thuật số được xem như một ý tưởng thân thiện môi trường. Bởi cách giữ gìn này sẽ cho phép giảm tải việc in ấn không cần thiết, nâng cao ý thức bảo vệ môi trường cho doanh nghiệp của bạn.

2.8 Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Việc lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh là bước đầu tiên quan trọng trong quy trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số. Từ đó, toàn bộ các thông tin tài liệu là chìa khóa vàng giúp các tổ chức doanh nghiệp đảm bảo được những thành công vượt bậc ở thì tương lai và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Có thể thấy, việc số hóa doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích to lớn cho người dùng, tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp doanh nghiệp thực hiện số hóa một cách dễ dàng và hiệu quả. Hiểu được nhu cầu của người dùng, phần mềm số hóa sẽ giúp bạn tối ưu hóa toàn bộ quá trình làm việc của bạn một cách chuyên nghiệp, tự động.

3. Phần mềm số hóa doanh nghiệp thông minh, chuyên nghiệp nhất – 1Office 

Nhằm giúp người dùng chuyển đổi các tài liệu từ giấy tờ sang định dạng số, phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp 1Office giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, sàng lộc thông tin giúp cấp trên có thể dễ dàng tiếp cận, theo dõi tiến độ của dự án mà không cần phải trực tiếp có mặt. Ngoài ra, tất cả những hình ảnh, dữ liệu giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, thu hút nguồn khách hàng tiềm năng nhanh chóng. 

Phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài nguyên này một cách đồng bộ, hiệu quả với nhiều tính năng như:

• Tạo thư mục: Tạo thư mục cha để lưu trữ tài liệu
• Tải tài liệu lên: Phần mềm cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf… để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng
• Chia sẻ tài liệu: Cho phép chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu
• Đổi tên tài liệu: Người sử dụng có quyền đổi lại tên tài liệu để dễ nhìn nhận cho người xem
• Chuyển thư mục: Cho phép chuyển tài liệu vào một thư mục khác

Ngoài ra, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tạo điều kiện cho kẻ xấu trục lợi, gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp. Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này. Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý dự án giúp bạn theo dõi được tiến độ dự án một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Nội dung trên đã giới thiệu với người dùng về lợi ích, vai trò của số hóa doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Đồng thời, đưa ra giải pháp số hóa  doanh nghiệp hiệu quả, tiện lợi giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài nguyên này một cách chuyên nghiệp, tự động. Hãy áp dụng bộ công cụ hữu ích này ngay hôm nay để tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nhé.

Để hiểu hơn về tính năng quản lý tài liệu của phần mềm quản lý tài liệu, bạn có thể tham khảo ở video dưới đây để sử dụng phần mềm hiệu quả.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA