Thách thức Covid-19: Làm việc từ xa hiệu quả với công thức 4D
Đứng trước thách thức lớn từ dịch bệnh Covid-19, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thông báo cho phép nhân viên làm việc tại nhà để đảm bảo an toàn, sức khỏe cộng đồng. Đồng thời, đây cũng là thời kỳ vàng giúp doanh nghiệp tập trung củng cố lại nền móng nội bộ mạnh mẽ ứng biến với mọi tác động của ngoại cảnh. Vậy, làm thế nào để tập trung làm việc từ xa hiệu quả là bài toán của mọi nhà lãnh đạo hiện nay.
Bất chấp việc áp dụng ngày càng nhiều và sự phổ biến của các chính sách kết hợp làm việc qua trực tuyến, một số nhà quản lý và người lao động gặp nhiều khó khăn trong việc điều chỉnh các yếu tố nhất định. Dưới đây có công thức 4D giúp bạn có thể tối đa hóa năng suất, giảm căng thẳng, tận dụng hiệu quả trải nghiệm làm việc online cho toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
1. Duy trì lịch trình đều đặn
Nếu có không có sự giám sát, ngay cả những người nhân viên tận tâm nhất của bạn cũng có thể chểnh mảng. Hãy đặt lịch trình không chỉ cung cấp cấu trúc cho ngày làm việc mà nó còn giúp bạn duy trì thúc đẩy tinh thần và động lực hoàn thiện công việc của nhân viên.
Sau đó đặt ra những kỳ vọng thực tế cho những gì bạn và nhân viên của bạn có thể hoàn thành hàng ngày.
2. Duy trì kết nối
Thời gian làm việc tại nhà kéo dài cũng có thể dẫn đến năng suất và động lực của các bộ phận bị suy yếu dần. Bạn cần phải cố gắng nhiều hơn nữa để duy trì kết nối. Lập kế hoạch dành cho các cuộc họp online, hoặc các cuộc trò chuyện tương tác mạnh mẽ, thường xuyên, trao đổi và thảo luận giữa đồng nghiệp, bộ phận/phòng ban khác nhau.
Tuy nhiên cần lưu ý không nên lạm dụng các nhóm chat công việc để trao đổi, khuấy động tinh thần làm việc vì thông tin công việc rất dễ bị lãng quên và tìm kiếm lại trở nên khó khăn. Nếu có thể, bạn hãy tìm một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa, gắn kết tinh thần nhân lực như Workplace.
3. Điều chỉnh thói quen làm việc
Tình trạng thực tế của nhân viên của bạn khi làm việc từ xa là luôn than phiền “không dám rời khỏi màn hình máy tính”, “cảm giác việc chồng việc”, “không có thời gian riêng tư thậm chí ngay khi ở nhà làm việc vì chỉ biết lo việc”…
Điều này đặt ra bài toán, làm thế nào để biết được tiến độ công việc của nhân viên bộ phận kinh doanh tới đâu để đôn đốc? Làm thế nào biết được nhân viên marketing đang bị quá tải công việc cần phải phân bổ đồng đều hơn? Làm thế nào biết được một người thì ôm việc còn nhiều người thì rảnh rỗi?
Ban lãnh đạo cũng không thể ngày nào cũng nhắn tin cho từng người hỏi thăm tình hình công việc chi tiết khiến mất thời gian, gây mệt mỏi, không hiệu quả. Chính vì thế, bạn cần phải điều chỉnh lại quy trình làm việc, khối lượng công việc, quản lý thời gian, theo dõi báo cáo cá nhân làm việc theo cách tối ưu hơn bằng công nghệ số như việc sử dụng các công cụ quản trị nhân sự HRM.
4. Dám thay đổi, dám dịch chuyển tạo cơ hội
Thách thức từ bên ngoài: Thách thức lớn nhất trong khoảng thời gian này là thách thức từ dịch bệnh Covid-19, buộc các doanh nghiệp phải làm việc online. Bên cạnh đó còn có thách thức từ các chính sách Nhà nước, đối tác khách hàng phàn nàn về thái độ và tiến độ làm việc…
Thách thức từ bên trong: Nhân viên làm việc sao nhãng, tiến độ công việc chậm trễ, số liệu thống kê rối ren, lộn xộn, báo cáo không rõ ràng, không chính xác, thất thoát tài chính, tốn kém thời gian vận hành và chi phí quản lý mà công việc không đạt hiệu quả…
Đây là thời thời gian vàng để nhà quản lý doanh nghiệp cần phải tạo bứt phá, thay đổi cách vận hành doanh nghiệp, áp dụng các loại hình quản lý hiệu quả, tối ưu quy trình làm việc. Để làm được điều đó, mọi doanh nghiệp cần thực hiện công cuộc chuyển đổi số bằng cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể.
Trong tất cả các giải pháp được ưu tiên hiện nay, 1Office – Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể được các chuyên gia cân nhắc là một giải pháp đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp. Theo đó, 1Office tích hợp bộ 3 công cụ:
– HRM: Bộ công cụ quản trị nguồn nhân lực giúp quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự (hợp đồng, bảo hiểm, thời gian làm việc, năng lực chuyên môn, KPI…). Từ đó đánh giá năng lực, chấm công, tính lương tự động.
– CRM: Bộ công cụ hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ kinh doanh (marketing, chăm sóc khách hàng, hàng hóa xuất – nhập kho, tài chính, công nợ).
– Workplace: Bộ công cụ, tài nguyên cho nhân viên làm việc (Lập kế hoạch, giao việc tự động, giám sát, theo dõi tiến độ, trao đổi tài liệu, thảo luận, truyền thông và giao tiếp nội bộ…).
Hiện nay, 1Office đang có chương trình khuyến mãi dành cho các khách hàng đăng ký dịch vụ trong tháng 6:
♦ Tặng ngay 2 THÁNG sử dụng phần mềm.
♦ Không thu phí khởi tạo dành cho các đơn vị ĐÀO TẠO và DU LỊCH.
1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp là giải pháp đồng hành cùng mọi đơn vị doanh nghiệp trong mọi thời đại. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn làm việc từ xa mà vẫn hiệu quả bằng cách liên hệ qua hotline: 083 483 8888 hoặc đăng ký nhận đề mô làm việc từ xa tại 1Office.
