Tổng hợp mẫu quy trình bàn giao công việc Excel chuẩn

Bạn đang sắp nghỉ việc ở công ty cũ? Nhưng bạn đã nắm rõ mọi thủ tục bạn cần làm trước khi nghỉ chưa? Trong tất cả các thủ tục, bạn thiếu đi biên bản bàn giao công việc thì điều gì sẽ xảy ra? Hàng loạt câu hỏi được đặt ra với công ty và nhân viên chuẩn bị nghỉ. Cùng 1Office tìm hiểu về mẫu quy trình bàn giao công việc Excel ngay dưới đây.

Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc hiểu ngắn gọn là yêu cầu cần phải có khi một nhân viên nghỉ việc. Một mẫu bàn giao công việc đầy đủ có thể thể hiện được tinh thần, trách nghiệm của nhân viên đó. Nếu như không có biên bản bàn giao, dễ xảy ra sai sót và tranh chấp về sau.

Mục đích của quy trình bàn giao công việc

• Quy trình bàn giao công việc là việc thống kê lại toàn bộ giấy tờ, công văn, sổ sách, tài liệu, dụng cụ làm việc có liên quan đến chức vụ của người sắp nghỉ việc. Thống kê lại công việc mà nhân viên kia đang làm liên quan đến dự án của công ty.
• Những người bàn giao sẽ chịu trách nhiệm về những công việc, dữ liệu cho đến thời điểm bàn giao. Người nhận bàn giao sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách được bàn giao.

Nội dung chính của biên bản bàn giao công việc

•  Mô tả các công việc đang chịu trách nhiệm, quản lý cho người được nhận bàn giao. 
• Bàn giao lại thiết bị, tài liệu của công ty cung cấp.
• Đưa danh sách các nhân viên mà mình quản lý. Bàn giao tất cả lại cho người nhận bàn giao. 
• Hướng dẫn nhân viên mới tiếp nhận và thực hiện công việc. 

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các thành phần của một File Excel bàn giao công việc

Trong một File Excel bàn giao công việc có những mục sau:

• Thông tin chung về cá nhân: Họ và tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, giới tính, địa chỉ, chứng minh thư.
• Email cá nhân: Khi nhân viên nghỉ việc, Email công ty sẽ không còn nữa. Do vậy, cung cấp email cá nhân sẽ thuận tiện hơn cho việc trao đổi sau này
• Email nội bộ
• Mã nhân viên
• Bộ phận
• Chức vụ
• Một số thông tin khi làm việc tại cơ quan: Ngày bắt đầu làm việc, lương offer, lương cơ bản, các thông tin về lương, thưởng, phụ cấp.
• Lý do thôi việc
• Ngày thôi việc
• Nội dung bàn giao công việc

Nhược điểm khi sử dụng File Excel trong quy trình bàn giao công việc

Phân tán dữ liệu, gặp khó khăn khi bàn giao

Khi sử dụng File Excel để quản lý dữ liệu, dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều File. Cần tìm kiếm, nhân sự sẽ mất nhiều thời gian để lọc, tìm kiếm dữ liệu. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian, nguồn lực mà còn cản trở việc báo cáo, tổng hợp dữ liệu. 

Không đảm bảo độ bảo mật

Dĩ nhiên là nhà quản trị nào cũng muốn bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ có những File Excel không bảo mật, không phân quyền truy cập. Nhiều người có thể truy cập vào những File bảo mật của công ty bạn.

Khó để người sau tiếp nhận công việc của người trước

Giả sử như một người mới vào làm, họ được tiếp nhận các dữ liệu của người cũ. Nhưng người mới đó lại không thể hiểu được cách sắp xếp, quản lý File Excel của người cũ. Vậy là người mới lại tốn thời gian để sắp xếp, tổng hợp lại.

Dễ xảy ra sai sót do nhập nhầm dữ liệu

Tất cả các thao tác của con người từ nhập liệu đến tính toán đều được thực hiển thủ công. Do đó, sai sót là việc khó có thể tránh. Sai lầm sẽ còn nhiều hơn nữa nếu như có nhiều người truy cập và chỉnh sửa vào cùng một File Excel. Từ đó, rất dễ xảy ra sai sót.

Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ

Nên kết hợp quy trình bàn giao công việc với những biểu mẫu Excel nào khác?

Để quản lý hồ sơ nhân sự một cách tổng quát, đơn giản hóa quá trình bàn giao công việc. Bộ phận nhân sự còn cần các hệ thống biểu mẫu File Excel khác như:

• Tổng hợp danh sách hồ sơ nhân sự: Danh sách này giúp bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về số lượng nhân sự của công ty. 
• Hồ sơ nhân sự của từng nhân sự: Hồ sơ này giúp việc quản lý được đơn giản và chi tiết hơn
• Danh sách hợp đồng: Đây là danh sách các loại hợp đồng mà nhân sự ký với công ty.
• File Excel bảo hiểm: Tất cả danh sách bảo hiểm mà nhân viên của công ty đóng
• File Excel đánh giá năng lực của nhân viên
• File Excel báo cáo, phân tích tổng hợp về nhân sự

Đọc thêm: 6 khó khăn khi quản lý cửa hàng tạp hóa

Ứng dụng 1Office để thay thế biểu mẫu nhân sự Excel

Mọi báo cáo nhân sự đều tích hợp trên phần mềm 1Office

Tình hình nhân sự của công ty hiện tại như thế nào? Lương, thưởng của nhân sự tháng này ra sao? Các mẫu báo cáo hợp đồng lao động như thế nào? Tất cả các chỉ số này đều được tính toán, thu thập từ dữ liệu lưu ở phần mềm rồi tổng hợp thành báo cáo phân tích. 

Như vậy, bất cứ lúc nào, chỉ cần mở phần mềm thì bạn đã nắm bắt được tình hình nhân sự của công ty. 

Tính bảo mật cao

1Office có khả năng bảo mật cao, chỉ người được phân quyền mới có thể truy cập vào File dữ liệu. Chỉ những người lãnh đạo, chuyên viên nhân sự cấp cao mới được phân quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty. Còn những nhân viên khác, họ chỉ được cấp quyền chỉnh sửa, xem dữ liệu của phòng ban mình.

Mọi đơn từ đều tạo trên phần mềm 

1Office cho phép bạn và nhân viên tạo các loại giấy tờ như đơn xin nghỉ, đơn tăng ca, đơn công tác,… Đơn từ được tạo và tự động đẩy đến trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận sẽ duyệt ngay trên phần mềm. 

1Office tích hợp tính năng quản trị nhân sự toàn diện

Dựa trên quá trình nghiên cứu, đánh giá giúp các nhà quản lý đưa ra kế hoạch đào tạo để phát triển nguồn lực dài hạn. Nhân sự được đánh giá toàn diện theo mô hình ASK giúp nhận diện điểm mạnh và yếu của từng cá nhân. Quản lý nắm bắt được quá trình phát triển năng lực của nhân viên qua các kỳ đánh giá. Từ đó, nhân sự được đánh giá đúng, giúp các nhà quản trị nhân sự không bỏ lỡ các “nhân tài” trong công ty. 

Tích hợp nhiều tính năng trên phần mềm

1Office số hóa và đồng bộ hóa ba tính năng trên một phần mềm duy nhất. Workplace giúp quản trị công việc và nội bộ. HRM giúp quản trị nhân sự. Cuối cùng là CRM giúp quản trị bán hàng. Nhờ việc đồng bộ cả ba phân hệ, việc quản trị doanh nghiệp trở nên chính xác và nhanh chóng hơn.

Đừng lo lắng nếu như doanh nghiệp của bạn đang có nhiều nhân sự. 1Office vẫn giúp bạn quản lý tốt chuyện đó. Để tìm hiểu thêm và trải nghiệm bản demo của 1Office, bạn hãy để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.

Đọc thêm: Tầm quan trọng của CRM trong quản lý ngân hàng