6 Mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết mới nhất 2025

Biên bản bàn giao công việc là bước quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển giao vị trí được minh bạch, suôn sẻ và không ảnh hưởng đến vận hành chung. Dù là nghỉ việc, điều chuyển, hay nghỉ thai sản, một biên bản bàn giao chuẩn form sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát công việc, tài sản và tiến độ. Trong bài viết này, 1Office tổng hợp 6+ mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết – phân theo từng trường hợp cụ thể và dễ dàng tải về.

1. Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao công việc

Các nội dung bàn giao công việc cơ bản bao gồm những ý chính sau:

• Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, địa chỉ liên lạc của người bàn giao.
• Thông tin công việc cần chuyển giao: Bao gồm mô tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, trạng thái của các dự án đang tham gia, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành.
• Danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao: Bao gồm các tài liệu quan trọng, bản vẽ, mẫu, tài khoản, mật khẩu, hợp đồng,… cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc.
• Các quy trình và chính sách liên quan đến công việc: Bao gồm các quy định, hướng dẫn, quy trình làm việc của công ty, quy định về bảo mật, chính sách giải quyết tranh chấp,…
• Thời gian và địa điểm bàn giao công việc: Bao gồm thời gian và địa điểm bàn giao công việc, cũng như thời hạn cần hoàn thành công việc.
• Chữ ký và xác nhận của người bàn giao và người nhận công việc: Bao gồm chữ ký và tên của người bàn giao và người nhận công việc, thể hiện sự đồng ý và cam kết với các nội dung đã ghi trong biên bản.

>> Xem thêm: Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất

2. Tải Mẫu biên bản bàn giao công việc file word chi tiết theo từng hạng mục

Mẫu 1: Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán

Biểu mẫu bàn giao công việc vị trí kế toán là một tài liệu quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình chuyển giao công việc kế toán. Vì tính chất đặc thù nên giấy bàn giao công việc của kế toán phải được thực hiện kỹ lưỡng, chi tiết để tránh làm ảnh hưởng, gián đoạn đến nghiệp vụ kế toán của Công ty.

TẢI FILE WORD MẪU BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

Mẫu 2: Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Biên bản bàn giao khi nhân sự nghỉ việc là tài liệu quan trọng ghi lại các thông tin về công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. File word biên bản bàn giao được thực hiện để đảm bảo sự liên thông và tiếp nhận công việc đối với người tiếp nhận, giúp họ có thể hiểu rõ về nhiệm vụ cần hoàn thành, các tiến độ và trạng thái của dự án, công việc còn lại và những điều cần lưu ý khác.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO NGHỈ VIỆC

Mẫu 3: File bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu

Trong quá trình làm việc của nhân sự, hồ sơ và các tài liệu được người đó soạn thảo cũng tính là tài sản của công ty, vì vậy trước khi nghỉ việc phải được bàn giao lại. Các hồ sơ tài liệu bàn giao sẽ được nhân sự mới tiếp nhận để sử dụng cho công việc. Nhờ đó, người nhận công việc sẽ hiểu rõ hơn về công việc và các nhiệm vụ mà mình tiếp nhận.

TẢI FILE BÀN GIAO CÔNG VIỆC + HỒ SƠ TÀI LIỆU

Mẫu 4: Mẫu bàn giao tài sản và dụng cụ lao động cho công ty

Trong một số lĩnh vực đặc thù như sản xuất, kinh doanh,… nhân sự sẽ được cấp tài sản và công cụ phục vụ cho quá trình làm việc và được yêu cầu bảo quản cẩn thận và bàn giao nguyên trạng tài sản trong trường hợp thôi việc. Trong biên bản cần đề cập rõ số lượng tài sản, công cụ được bàn giao và tình trạng của từng loại.

TẢI FILE BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, DỤNG CỤ LAO ĐỘNG

Mẫu 5: Mẫu giấy bàn giao công việc theo chế độ nghỉ thai sản

Biểu mẫu bàn giao công việc nghỉ thai sản ghi lại các thông tin về công việc mà người lao động đang thực hiện trước khi nghỉ thai sản, nhằm đảm bảo quá trình tiếp nhận và chuyển giao công việc được diễn ra thuận lợi. File bàn giao công việc nghỉ thai sản thường được thực hiện giữa  nhân viên đang đảm nhiệm vị trí hiện tại với nhân viên tiếp nhận công việc tương đương.

TẢI GIẤY BÀN GIAO CÔNG VIỆC NGHỈ THAI SẢN

Mẫu 6: Biểu mẫu bàn giao công việc chuyển công tác

Biên bản bàn giao chuyển công tác ghi lại quá trình bàn giao các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, thông tin và kiến thức liên quan đến công việc giữa người chuyển công tác và người nhận công tác. Biên bản này được thực hiện khi một nhân viên được chuyển đến làm việc tại một phòng ban, đơn vị khác.

TẢI MẪU BÀN GIAO CÔNG VIỆC CHUYỂN CÔNG TÁC

3. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu ghi lại quá trình chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin liên quan từ một người hoặc một nhóm người cho một người hoặc một nhóm người khác. Thông thường, biên bản này được sử dụng khi có sự thay đổi vị trí, thay đổi phòng ban hoặc khi một người nghỉ việc và cần chuyển giao công việc cho người phụ trách mới.

Biên bản bàn giao công việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế xảy ra tranh chấp trong quá trình chuyển giao công việc giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Cụ thể:

• Giấy bàn giao cung cấp thông tin chi tiết về các công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu và quy trình liên quan đến công việc, giúp người tiếp nhận hiểu rõ các trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình.
• Biên bản cũng giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao công việc của nhân sự. Với biên bản này, quản lý có thể kiểm tra và đánh giá các hoạt động của người chuyển giao công việc, đảm bảo quá trình chuyển giao được thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc và không gây thiệt hại cho công ty.
• Biên bản bàn giao cũng là một tài liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Biên bản này cung cấp bằng chứng cho các bên liên quan về quá trình chuyển giao công việc và có thể được sử dụng như một bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

4. Biên bản bàn giao công việc được sử dụng trong những trường hợp nào?

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt, nhưng các ý chính vẫn được giữ nguyên.

• Nhân viên chuyển công tác hoặc được điều động sang đơn vị mới

Biên bản này bao gồm mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, các dự án đã tham gia và trạng thái, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành. Biên bản này cũng có thể bao gồm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, các quy trình và chính sách của công ty liên quan đến công việc, thời gian và địa điểm bàn giao công việc, và chữ ký và xác nhận của người nghỉ việc và người tiếp nhận.

• Nhân viên thôi việc

Biên bản này cũng tương tự giấy bàn giao công việc khi chuyển công tác nhưng bao gồm thêm các nội dung như lý do nghỉ việc, thời gian nghỉ việc, thông tin về các khoản lương, phúc lợi và các quyền lợi khác của nhân viên. Biên bản này cũng thường bao gồm các thông tin về sự đồng ý và cam kết về việc chuyển giao công việc giữa người nghỉ việc và người tiếp nhận. Biên bản này có tính pháp lý cao và thường được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp giữa người nghỉ việc và công ty về trong quá trình bàn giao công việc.

Tham khảo: 7 Mẫu đơn xin nghỉ việc lịch sự, chuyên nghiệp nhất 2024

• Nhân viên xin nghỉ thai sản, nghỉ điều trị bệnh dài hạn

Trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản, biên bản bàn giao công việc sẽ chứa thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc, bao gồm cả các công việc đang được ủy quyền và các công việc đang chờ giải quyết. Biên bản cũng sẽ ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cũng như thông tin liên lạc của người tiếp nhận công việc.

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ thai sản lao động nữ mới nhất năm 2024

Trong trường hợp người lao động nghỉ điều trị bệnh, biên bản bàn giao cũng sẽ ghi rõ thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Ngoài ra, biên bản cũng cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cùng với thông tin về lý do nghỉ việc và người tiếp nhận công việc. Nếu người lao động đang thực hiện các dự án hoặc các công việc đòi hỏi sự liên tục, giấy bàn giao công việc cần ghi rõ các hướng dẫn và quy trình để đảm bảo tiếp tục hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

>> Tham khảo thêm: Phương pháp quản lý công việc nhân viên hiệu quả – 90% Managers đã ứng dụng thành công

5. Các bước bàn giao công việc hiệu quả

Để quá trình chuyển giao công việc không chỉ dừng lại ở mặt thủ tục, mà thực sự mang lại hiệu quả và tính kế thừa, nhà quản lý nên hướng dẫn nhân sự thực hiện bàn giao theo quy trình 5 bước dưới đây:

Bước 1: Lập danh sách các công việc đang thực hiện

Liệt kê toàn bộ công việc theo từng dự án, đầu mục, trạng thái (đã hoàn thành, đang xử lý, chờ phê duyệt), kèm theo deadline, người liên quan và mức độ ưu tiên.

Bước 2: Tổng hợp tài liệu, tài sản và thông tin liên quan

Bao gồm:

• Tài liệu nội bộ, hợp đồng, form mẫu, email trao đổi.

• Tài khoản phần mềm, mật khẩu truy cập.

• Tài sản được cấp phát như thiết bị, văn phòng phẩm.

Bước 3: Hướng dẫn người tiếp nhận công việc

Nếu người tiếp nhận chưa quen công việc, người bàn giao nên có buổi trao đổi trực tiếp, giải thích logic công việc, những điểm cần lưu ý hoặc các tình huống phát sinh thường gặp.

Bước 4: Lập biên bản bàn giao chính thức

Sử dụng mẫu biên bản phù hợp, điền đầy đủ thông tin đã thống kê ở các bước trước. Biên bản cần có chữ ký của người bàn giao, người tiếp nhận và quản lý trực tiếp để xác nhận tính hợp lệ.

Bước 5: Lưu trữ và cập nhật hồ sơ

Biên bản cần được lưu vào hồ sơ nhân sự của cả hai bên. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM như 1Office, quá trình lưu trữ này có thể được tự động hóa theo kỳ, giảm rủi ro thất lạc tài liệu.

6. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao công việc

Dù là nghỉ việc, nghỉ thai sản hay chuyển công tác, việc lập biên bản bàn giao công việc luôn đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hoặc nhân sự mắc sai sót trong quá trình này khiến công việc bị đứt gãy, khó kiểm soát. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà người làm nhân sự và quản lý cần nắm rõ khi lập biên bản bàn giao:

• Không bỏ sót thông tin quan trọng: Nhiều biên bản chỉ liệt kê công việc chung chung, không mô tả chi tiết trạng thái, tiến độ hay mức độ ưu tiên của từng đầu mục công việc. Điều này khiến người tiếp nhận dễ bị “rơi việc”.

• Tài sản, hồ sơ, quyền truy cập phải liệt kê cụ thể: Bao gồm cả file mềm, tài liệu giấy, tài khoản phần mềm (email, CRM, phần mềm công ty…), các thiết bị được cấp phát (laptop, điện thoại…). Tránh chỉ viết chung chung “bàn giao đầy đủ”.

• Bổ sung phần hướng dẫn xử lý công việc dang dở: Ví dụ: các dự án đang trong giai đoạn review, đơn hàng đang xử lý, hoặc email khách hàng cần phản hồi… Hướng dẫn ngắn sẽ giúp người mới nắm bắt nhanh hơn.

• Chữ ký xác nhận của cả hai bên và quản lý trực tiếp: Đây là căn cứ pháp lý bảo vệ cả người bàn giao lẫn người nhận khi có tranh chấp hoặc trách nhiệm xảy ra sau này.

• Lưu hồ sơ đúng quy trình: Biên bản cần được lưu lại trong hồ sơ nhân sự – bản cứng và/hoặc bản mềm có chữ ký điện tử để truy xuất khi cần.

✅ Một biên bản bàn giao càng chi tiết, thì càng giúp tổ chức vận hành thông suốt, tránh gián đoạn và giảm thiểu sai sót trong quá trình chuyển tiếp công việc.

9. Ứng dụng AI tạo biên bản bàn giao tự động từ lịch sử công việc trên 1Office

Trong nhiều trường hợp, nhân sự chuẩn bị nghỉ việc hoặc chuyển vị trí nhưng chưa bàn giao đầy đủ thông tin, hoặc mất quá nhiều thời gian để thống kê lại công việc. Đó là lý do 1Office phát triển tính năng tạo biên bản bàn giao công việc bằng AI dựa trên lịch sử thao tác thực tế.

Cách hoạt động:

• AI đọc toàn bộ lịch sử công việc của nhân sự trên hệ thống: từ các task đã giao – nhận, dự án tham gia, file đính kèm, báo cáo đã tạo, đến luồng email xử lý.

• Tự động tổng hợp nội dung bàn giao đề xuất: bao gồm danh sách công việc, trạng thái xử lý, tài sản đã cấp phát, quyền truy cập đang sử dụng.

• Đề xuất checklist bàn giao tùy theo vị trí công việc: ví dụ với kế toán sẽ có tài khoản phần mềm, hồ sơ chứng từ; với sales sẽ có danh sách khách hàng đang phụ trách…

Điểm đặc biệt là tính năng này rút ngắn đến 70% thời gian lập biên bản bàn giao và đảm bảo tính đầy đủ – chính xác so với thao tác thủ công.

AI trong 1Office không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà còn biết cách “nối mạch vận hành” cho doanh nghiệp – ngay cả khi nhân sự thay đổi.

  Đăng ký nhận tài khoản demo AI Agent miễn phí!

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp cho bạn 6+ mẫu biên bản bàn giao công việc cho từng trường hợp mới nhất 2023. Quy trình bàn giao công việc nhân sự hiện nay đã được số hóa với phần mềm quản lý nhân sự 1Office HRM. Để được trải nghiệm và tư vấn miễn phí các tính năng, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

 Nhận tư vấn miễn phí

Bạn đừng bỏ qua: 1Office tặng bạn bộ ebook quản lý nhân sự độc quyền giúp xây dựng cơ chế quản lý, đánh giá nhân sự khoa học và minh bạch.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp