5 bước trong quy trình bàn giao công việc bạn cần biết

Tại sao lại phải có quy trình bàn giao công việc và bàn giao công việc như thế nào cho hiệu quả? Có rất nhiều lý do mà chúng ta cần phải bàn giao công việc. Dưới đây là gợi ý của 1Office về 5 bước chuẩn hóa quy trình bàn giao công việc giúp đảm bảo chất lượng công việc để không ảnh hưởng tới chất lượng cũng như tiến độ. 

1. Quy trình bàn giao công việc là gì?

Đối với nhân sự mới trong công ty, tổ chức thì họ cần rõ ràng về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của họ cần làm gì với công việc của mình. Cho nên, những người rời đi cần đảm bảo bàn giao phần việc đang làm cho người mới. Bàn giao công việc là việc chuyển giao công việc giúp cho người đương nhiệm có cái nhìn toàn diện về phần việc, tình trạng cũng như lưu ý khi làm. Do đó, người bàn giao cần chia sẻ thông tin thực tế và mang tính chủ quan.

2. Các bước trong quy trình bàn giao công việc 

Đối với những người định rời đi, họ cần phải bàn giao lại công việc một cách chính xác cho người thay thế. Và trách nhiệm của bạn với tư cách là người quản lý là đảm bảo mọi khoảng trống thông tin đều được lấp đầy và thành viên mới được tóm tắt đầy đủ khi cô ấy tham gia. Để tổ chức bàn giao công việc cho nhân sự mới, bạn thực hiện theo các bước sau:

Cập nhật mô tả công việc

Bước đầu tiên trong quy trình này đó chính là mô tả công việc. Hãy đảm bảo rằng thông tin chính xác và mô tả sao cho người tiếp nhận có thể hiểu. Mô tả công việc bao gồm các nhiệm vụ chính, KPI, mục đích và những phương tiện làm việc. 

Một lưu ý tiếp theo đó chính là đối với nhân sự mới cần đào tạo thêm. Sao cho họ hiểu về doanh nghiệp, sản phẩm và có thể sử dụng thành thạo các công cụ mạng nội bộ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống mạng nội bộ thông dụng và dễ dùng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm quản lý công ty giúp quản lý doanh nghiệp toàn diện.

Cung cấp thông tin công việc

Để đảm bảo nhân sự đó có thể làm tốt công việc bạn cần cung cấp các thông tin sau:

• Danh sách các deadline mà người đương nhiệm cần làm.
• Chi tiết các trách nhiệm hàng ngày. (Bạn có thể áp dụng phần mềm quản lý công việc hàng ngày để giúp người mới hiểu rõ và có cái nhìn tổng quát.
• Thông tin về mọi dự án hiện tại mà nhân sự mới sẽ chịu trách nhiệm. Điều này nên bao gồm các mục tiêu của dự án và kết quả mong đợi, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và ngày hoàn thành dự kiến. Cung cấp các thông tin chi tiết hơn về dự án
• Danh sách các khách hàng hay địa chỉ oder sản phẩm chính và địa chỉ liên hệ, cùng với các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do quan trọng nhất của họ khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Thông tin liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về trách nhiệm của họ.
• Lưu ý về bất kỳ vấn đề nào có khả năng xảy ra và cách người nắm giữ công việc hiện tại đã giải quyết chúng trong quá khứ.
• Thông tin bổ sung về những người mà người mới sẽ quản lý, ví dụ như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh và điểm yếu.
• Lưu ý về các quy trình, file, và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.
• Tổng hợp mẫu quy trình bàn giao công việc Excel chuẩn

Lên kế hoạch làm quen tuần đầu cho người đương nhiệm

Đây là một trong những khâu khá quan trọng trong quy trình bàn giao công việc. Bởi trong tuần đầu này là khoảng thời gian để nhân sự mới có khởi đầu thích hợp. Sẽ đem lại những mặt tích cực trong quãng thời gian làm việc sau này. 

Nếu bạn là một người chu toàn thì hãy cung cấp cho người mới những tài liệu, sổ tay công ty, mô tả công việc, danh sách đồng nghiệp. Việc cung cấp thông tin này sẽ giúp họ tự tin và biết được mình đang làm gì và ở đâu, không còn bỡ ngỡ nữa. Mẹo nhỏ bạn có thể áp dụng đó là giới trước với đồng nghiệp và khách hàng về nhân sự mới. Khi thích hợp hãy để họ gặp nhau. 

Để có một kế hoạch công việc hoàn chỉnh, nhanh chóng, bạn có thể áp dụng thêm phần mềm quản lý công việc tự động giúp bạn theo dõi, lập kế hoạch công việc trong thời gian ngắn nhất.

Hướng dẫn trực tiếp người đương nhiệm 

Trực tiếp làm việc với người mới, cầm tay chỉ việc chính là cách nhanh nhất để họ có thể hiểu được phương thức làm việc. Thay vì chỉ đưa cho họ đống giấy tờ thì hãy hướng dẫn họ làm như thế nào với nó. Như vậy, người mới sẽ nắm bắt được công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. 

Chia sẻ thông tin đội nhóm

Các thành viên trong team sẽ cùng nhau chia sẻ kiến thức chuyên sâu về công việc, khách hàng. Nhân sự mới sẽ thực sự hoà nhập nhanh khi được tiếp cận cùng những thông tin thực tế này. Ngoài ra, khi biết và hiểu những công việc của nhau thì thành viên trong team sẽ hỗ trợ nhau làm việc tốt hơn. 

>> Xem ngay: Cách lập kế hoạch công việc dễ dàng, hiệu quả

Nội dung trên đã giới thiệu với người dùng về 5 bước trong quy trình bàn giao công việc giúp bạn chuyển giao lại công việc một cách chuyên nghiệp, có hệ thống. Với 5 bước trên việc bàn giao sẽ không còn khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức và giúp người được bàn giao nắm được toàn bộ công việc một cách dễ dàng.

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA