Tự động hóa trong quản lý doanh nghiệp – chìa khóa của sự thành công

Anh Chu Tiến Long Co – Founder 1Office có những chia sẻ xoay quanh chuyện doanh nghiệp cần phải có định hướng như thế nào để có thể trở thành hạt nhân trong quá trình chuyển đổi số cũng như để không bị bỏ lại phía sau trong cuộc Cách mạng 4.0

“Chuyển đổi số” trong những năm gần đây nhận được sự quan tâm từ phía các chủ doanh nghiệp. Nắm bắt được tình hình của thị trường, 1Office đã có những bước tiến đột phá trong công cuộc tạo ra một trợ thủ đắc lực giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả đó là 1Office BPA (phần mềm tự động hóa quản lý doanh nghiệp) để giúp các nhà quản lý giải quyết tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Anh Chu Tiến Long đã có những chia sẻ để làm rõ vấn đề này tại sự kiện ra mắt sản phẩm mới 1Office BPA.

Được biết sản phẩm của 1Office là công cụ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình làm việc từ xa. Vậy tại sao 1Office lại chọn thời điểm sau dịch để ra mắt sản phẩm mới mà không phải là trong dịch?

Khi dịch covid đến, các doanh nghiệp mới bắt đầu tìm kiếm giải pháp công nghệ để thích nghi với tình hình hiện tại, chính vì thế chuyển đổi số khi đó được tìm hiểu rất nhiều. Họ ưu tiên tìm ra các công cụ hỗ trợ cho công việc nhanh và tốt nhất để giải quyết khó khăn trước mắt trong doanh nghiệp. Ví dụ như là các phần mềm hỗ trợ họp rực tuyến, các phần mềm giao việc nhanh, thật sự các chủ doanh nghiệp chưa nghĩ đến quy trình hóa cụ thể.

Tuy nhiên sau khi dịch qua, các doanh nghiệp lại đi giải quyết các vấn đề về nhân sự. Nhân viên cũ nghỉ, nhân viên mới vào nhận việc nên gặp nhiều khó khăn khi không được người cũ bàn giao, hướng dẫn công việc cụ thể. Nhưng nếu các doanh nghiệp biết cách chuẩn hóa quy trình vào bộ máy nhân sự thì người mới sẽ bám theo quy trình trên phần mềm mà làm, từ đó không mất thời gian bàn giao, không lo biến động về nhân sự.

Nhờ đó mà giải pháp BPA được ra đời và chúng tôi chọn thời điểm hiện tại để đưa ra sản phẩm nhằm giải quyết những nỗi đau của doanh nghiệp đang gặp phải.

Vậy theo anh, giải pháp này có phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp không, hay chỉ phù hợp với một số doanh nghiệp có quy mô lớn?

Hiện nay doanh nghiệp vừa và nhỏ, chiếm thị trường đến 90 – 95% tại Việt Nam. Về bản chất của doanh nghiệp này chưa có quy trình chuẩn và rất dễ để thay đổi, chỉ cần giám đốc hoặc các trưởng bộ phận chỉ đạo là nhân viên sẽ áp dụng ngay. Hơn nữa doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tương lai cũng sẽ phát triển thành các doanh nghiệp lớn.

Chính vì vậy tập trung vào họ là mục đích của công ty chúng tôi. Còn đối với những doanh nghiệp được thành lập lâu năm và có quy trình chuẩn rồi mà bây giờ phải thay đổi quy trình thì rất khó tôi cũng tiếp xúc với rất nhiều tập đoàn, Tổng giám đốc thì quyết định áp dụng hưng các cấp thì không. Nên đó là những rào cản khi tiếp xúc với các doanh nghiệp. Cái khó ở đây là mình phải làm sao để tư vấn, định hướng và đồng hành với họ được thôi.

Tuy nhiên, 1Office phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ không sửa sản phẩm của mình và sẽ đưa cho khách hàng nền tảng để khách hàng có thể tùy chỉnh được theo đúng nhu cầu của họ, bản chất đã có quy trình thì cái quy trình này thì kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều vận hành được.

Anh có thể lấy một cái ví dụ hay case study nào để mọi người có thể nhìn thấy lợi ích và tính năng của giải pháp tự động hóa quy trình 1Office BPA đối với các doanh nghiệp được không?

Khi được tiếp xúc trò chuyện với rất nhiều chủ doanh nghiệp cho biết có rất nhiều khó khăn và không biết bắt đầu từ đâu. Ví dụ như quy trình bán hàng, hành chính nhân sự… Gặp khó khăn trong vấn đề triển khai, hợp đồng… Họ phải ký nhiều hợp đồng rồi duyệt nhiều hồ sơ. Chính vì thế vấn đề ngày càng trầm trọng hơn.

Chính vì thế mà họ đã tìm đến phần mềm của 1Office sau khi áp dụng vào bộ máy doanh nghiệp của mình, họ chỉ việc làm theo các quy trình có sẵn đã đặt ra tại phần mềm. Chỉ với một nút 1 click là chuyển đến cho các bộ phận khác. Khi làm trên phần mềm của 1Office chỉ mất 1-2 tiếng là xong chính vì thế mà tiết kiệm được thời gian rất nhiều.

Theo như anh chia sẻ thì giải pháp tự động hóa quy trình quản lý doanh nghiệp 1Office BPA mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên các doanh nghiệp chắc hẳn cũng cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể để sử dụng tốt phần mềm này. Vây anh có thể đưa ra một số cái căn cốt để chủ các doanh nghiệp nắm bắt và áp dụng quy trình tự động hóa BPA hiệu quả nhất được không?

Tất nhiên, sự cố gắng lúc nào cũng cần phải xuất phát từ hai phía. Nếu chỉ riêng những công ty chuyên cung cấp giải pháp như chúng tôi nỗ lực thôi thì chưa đủ mà còn cần sự linh hoạt áp dụng từ phía các doanh nghiệp.

Các tổ chức cần hiểu được tầm quan trọng của việc tự động hóa quản lý doanh nghiệp và dám đổi mới để phát triển. Vì thế Office đặt ra các mục tiêu khác nhau để người dùng có thể sử dụng dễ dàng và không gặp quá nhiều khó khăn như: 1Office là giải pháp tự động All in one với giao diện rất dễ sử dụng, nó giống với cái mà khách hàng đang dùng hằng ngày như là: Facebook, Gmail… Hơn nữa thao tác của phần mềm này rất đơn giản, nó chỉ là những nút kéo thả rồi nối vào nhau như vậy họ sẽ dễ sử dụng, dễ triển khai.

Sự kiện 1Office BPA đã diễn ra thành công và nhận được nhiều lời khen từ công chúng và giới chức kinh doanh. Đứng trên cương vị là đại diện của 1Office – Công ty tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số, anh có điều gì muốn nhắn nhủ tới các doanh nghiệp đang cố gắng bứt tốc trên chặng đường này hay không?

Cá nhân tôi cũng là một người quản trị doanh nghiệp nên sẽ phần nào hiểu được nỗi đau cùng các vấn đề mà các công ty đang gặp phải. Nên trước khi đi đến chuyển đổi số thì các nhà quản lý phải chuẩn hóa lại dữ liệu của doanh nghiệp, đừng vội đi tìm phần mềm, gọi tư vấn về sơ đồ tổ chức, nhân sự… Chuẩn hóa là các file excel, trường thông tin, dữ liệu, quy trình trên giấy phải được số hóa. Khi các doanh nghiệp đã có dữ liệu rồi thì mới đi tìm phần mềm và đưa vào áp dụng.

Và việc đưa công nghệ vào sản xuất kinh doanh và triển khai dịch vụ sẽ là một xu thế trở nên phổ biến và diễn ra một cách rộng rãi. Doanh nghiệp nào sớm nhận thức được điều này sẽ nắm bắt được cơ hội, sẽ thành công.