1Office đồng hành cùng hội thảo “Quản trị rủi ro trong Chuyển đổi số”

Ngày 23/6 vừa qua, 1Office đã tham dự buổi hội thảo về Quản trị rủi ro trong Chuyển đổi số. Nằm trong khuôn khổ chuỗi sự kiện Thách thức quản trị của Hội các nhà quản trị Việt Nam – VACD tổ chức, nhằm giúp các DN có được góc nhìn đa chiều từ phương pháp tiếp cận đến kinh nghiệm triển khai thực tế.

Tham dự sự kiện có ông Chu Tiến Long – Co-Founder kiêm Giám đốc kinh doanh 1Office cùng một số chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh và chuyển đổi số.

Trong bối cảnh nền kinh tế VN đang vươn lên, phục hồi mạnh mẽ sau Covid, chuyển đổi số.

(CĐS) đang là đề tài được các doanh nghiệp dành nhiều sự quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, theo thống kê của VACD, hơn 50% các tổ chức doanh nghiệp đã thất bại ngay ở giai đoạn đầu của công cuộc này.

Đến với hội thảo trên tâm thế là một đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ về quản trị tổng thể doanh nghiệp, ông Chu Tiến Long đã đưa ra những góc nhìn thực tế và phân tích chuyên sâu về những rủi ro cùng một số điều cần chuẩn bị để doanh nghiệp làm tốt hơn câu chuyện chuyển đổi số của mình.

Thách thức về chuyển đổi số đối với mỗi doanh nghiệp

Theo ông, thách thức lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu chuyển đổi số là chiến lược, tầm nhìn của ban lãnh đạo và công tác truyền thông nội bộ.

Về chiến lược và tầm nhìn của ban lãnh đạo

Thứ nhất, trong lĩnh vực chuyển đổi số sẽ có hai khái niệm bao gồm: Chuyển đổi số bên ngoài và chuyển đổi số bên trong.

Các doanh nghiệp SMEs thường có xu hướng ưu tiên chuyển đổi số bên ngoài, chú trọng vào việc tìm kiếm khách hàng, chăm sóc dịch vụ và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Điều này hướng tới mục đích tối đa hóa lợi nhuận của toàn công ty. Tuy nhiên, ngoài tập trung vào bán hàng thì còn một phương pháp khác, đó là giảm chi phí vận hành trong nội bộ doanh nghiệp, bắt đầu từ việc sử dụng nhân sự, tối ưu quy trình vận hành, quản lý… Chỉ khi doanh nghiệp cân bằng được hai yếu tố trong và ngoài mới có thể tiến tới quá trình phát triển bền vững.

Thứ hai, nhiều doanh nghiệp có thói quen là gặp vấn đề ở đâu mới bắt đầu tìm hướng giải quyết ở đó. Ví dụ như khi thiếu công cụ hỗ trợ Sale – Marketing mới đi tìm hiểu về CRM hay khi doanh nghiệp lớn dần về quy mô, gặp khó khăn về chấm công, tính lương mới đau đầu nghiên cứu giải pháp về quản trị nhân sự. Việc kết hợp, chắp vá các giải pháp nhỏ lẻ khiến doanh nghiệp lãng phí lượng lớn ngân sách nhưng hiệu quả lại không như kỳ vọng.

Cuối cùng, các doanh nghiệp vẫn còn chưa thực sự sát sao trong việc đo lường và đánh giá kết quả chuyển đổi. Trong khi đây là bước vô cùng quan trọng để điều chỉnh và tối ưu bộ máy vận hành.

“Khá nhiều doanh nghiệp khi mua giải pháp về là cứ vô tư sử dụng, không có chiến lược, lộ trình không rõ ràng dẫn đến chuyển đổi thất bại, từ đó dè chừng và trì hoãn việc ứng dụng công nghệ. Vậy nên câu chuyện đi đúng hướng ngay từ bước đầu là rất quan trọng.” – Ông Chu Tiến Long nhận định.

Về độ đón nhận của các cấp nhân viên

Thực tế cho thấy, rất nhiều trường hợp các cấp quản lý cực kỳ tâm huyết trong việc chuyển đổi số nhưng khi áp dụng xuống nhân viên thì chưa thành công. Lý giải về điều này, ông Chu Tiến Long cho rằng việc sử dụng các giải pháp truyền thống, thủ công trong thời gian dài đã tạo nên thói quen khó bỏ đối với các bạn nhân viên. Bên cạnh đó, việc sử dụng giải pháp công nghệ có thể vô tình bộc lộ những điểm yếu của họ nên không khỏi tạo ra tâm lý ngần ngại, gượng ép.

Chuyển đổi số – Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Thứ nhất, bắt đầu từ việc số hóa và chuẩn hóa dữ liệu. Đối với những doanh nghiệp chưa tiến hành chuyển đổi số, hầu hết các quy trình như công tác, tạm ứng, kế toán hay quy định chấm công, tính lương đều chưa được mô hình hóa, chỉ được thực hiện theo thói quen. Bên cạnh đó, các quy tắc từ sơ đồ tổ chức, vị trí công việc, chức vụ, mô tả cụ thể vẫn còn nhập nhằng dẫn đến việc thông tin thu về không chính xác.

Việc đưa những dữ liệu, quy trình, quy định chưa chuẩn lên hệ thống sẽ khiến phần mềm phát sinh nhiều lỗi không đáng có. Áp dụng thời gian càng dài sẽ càng gây nguy hại đến nội tại doanh nghiệp. Do đó, điều đầu tiên các doanh nghiệp cần tính đến trước khi bắt đầu chuyển đổi số đó là số hóa và chuẩn hóa dữ liệu, biến những thói quen, quy tắc ngầm trở thành quy trình cụ thể, có độ khái quát cao.

Thứ hai đó là nâng cao truyền thông nội bộ, phổ cập lợi ích của chuyển đổi số đến toàn bộ nhân viên.

“Ví dụ trước đây công tác bán hàng hay chăm sóc trước – sau đều phải thực hiện trên nền tảng excel, tìm lại thông tin rất mất thời gian bởi có vô số file cũ – mới chồng chéo lên nhau. Khi các bạn nhân viên phụ trách nghỉ thì người kế nhiệm sẽ khó nắm được tiến độ công việc đang ở bước nào, tìm kiếm thông tin ở đâu, từ đó gây nên sự đình trệ nhất định trong triển khai công việc. Nhưng khi áp dụng chuyển đổi số, các bạn nhân viên có thể dễ dàng nắm được thông tin, tình hình của khách hàng và gọi điện, trao đổi một cách chủ động hơn. Chúng ta cần truyền đạt những lợi ích thực tế như vậy với các cấp nhân viên, để họ xóa bỏ tâm lý dè chừng cố hữu.” – Giám đốc Chu Tiến Long chia sẻ.

Cuối cùng, yếu tố kiên quyết giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công đó là xây dựng một lộ trình triển khai hiệu quả. Với kinh nghiệm 7 năm trong lĩnh vực tư vấn công nghệ, ông Chu Tiến Long gợi ý 4 bước như sau:

• Bước 1: Thành lập đội tiên phong chuyển đổi số
• Bước 2: Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
• Bước 3: Khảo sát thực tế và tư vấn
• Bước 4: Tổng hợp dữ liệu, chuẩn bị triển khai

Tham gia hội thảo lần này, ông Chu Tiến Long đã mang đến cho các doanh nghiệp những góc nhìn cận cảnh và thực tế nhất về tiến trình chuyển đổi số, những rủi ro cùng hướng giải quyết cụ thể giúp các doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn trước khi bắt đầu hành trình này.

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc ứng dụng phần mềm vào quá trình vận hành là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở ra cánh cửa của sự thành công. Với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, 1Office chính là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp đang kiếm tìm một giải pháp quản trị tổng thể. Đến nay, 1Office đã chuyển đổi thành công cho hơn 450.000 người dùng cùng 5000 doanh nghiệp tại Việt Nam, tiếp tục làm tròn sứ mệnh của mình.