6 trụ cột giúp quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ đạt năng suất tối đa

Giáo dục và ngoại ngữ là những lĩnh vực đặc biệt được quan tâm hiện nay. Bởi nó tạo ra tri thức và năng lực để tiếp cận với thế giới xung quanh. Thế nhưng, nhiều nhà quản trị gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình của ngành này. Để 1Office cùng bạn đi tìm 6 trụ cột giúp quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ đạt hiệu quả tối đa nhé.

Tổng quan về trung tâm ngoại ngữ

Nhu cầu cải thiện ngoại ngữ càng tăng cao, nên các trung tâm ngoại ngữ sinh ra càng nhiều. Trung tâm ngoại ngữ là nơi đào tạo, định hướng và phát triển năng lực ngoại ngữ cho người có nhu cầu. Chức năng chính của loại hình này là nâng cao khả năng về ngôn ngữ nước ngoài. Bao gồm 4 loại khả năng cơ bản: Nghe – nói – đọc – viết. Ngoài ra trung tâm còn hỗ trợ ứng dụng thực tế thông qua liên kết với các tổ chức làm việc nước ngoài. 

Có nhiều cách khác nhau để phân loại các trung tâm ngoại ngữ. 

• Theo mục đích: Trung tâm giao tiếp, IELTS, TOEIC,..
• Theo đối tượng học: Trung tâm ngoại ngữ cho người lớn, trẻ em..
• Theo loại hình ngôn ngữ: Tiếng Anh, tiếng Hàn, Nhật, Trung ….

Quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ gồm những gì?

Quy trình là các công việc được hệ thống hóa và lặp lại nhiều lần, để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ là việc quản trị và triển khai các hoạt động của trung tâm theo kế hoạch đặt ra từ trước. Quản trị theo quy trình sẽ giúp trung tâm tiết kiệm thời gian đào tạo, tổng hợp biểu mẫu nhanh chóng. Từ đó giúp cải thiện năng suất công việc.

Có nhiều cách khác nhau để quản lý trung tâm ngoại ngữ. Nhưng thực tế, đa số các trung tâm hay quản lý theo các đối tượng khác nhau. Bởi với họ, việc đó dễ dàng thực hiện và đạt được kết quả tối ưu.

• Quản  lý học viên

Học viên là người trực tiếp mang lại doanh thu cho trung tâm. Cần quản lý danh sách học viên theo các học phần khác nhau. Theo dõi quá trình học của họ như nào, các kỹ năng phát triển ra sao. Đối với các học viên có thành tích tốt, cần bồi dưỡng thêm hoặc khích lệ động viên. Mỗi học viên sẽ có mã ID riêng để theo dõi và giám sát theo các hạng mục riêng. 

•  Quản  lý lớp học và  khóa học

Các khóa học sẽ có lịch khai giảng khác nhau, số lượng trống khác nhau. Trung tâm cần quản lý theo tháng để biết tình trạng lớp, doanh thu. Cùng một nội dung học nhưng sẽ có nhiều khóa với lịch khác nhau. Cần kiểm soát số lượng học viên của lớp đã đủ hay chưa để nhận thêm. Những khóa học nên có phản hồi của học viên để biết tính hiệu. Để từ đó, cập nhật thêm giáo trình dạy theo mong muốn và nhu cầu. 

• Quản  lý  thiết  bị

Thiết bị gồm máy chiếu, loa, mic, bàn ghế … Đây là những dụng cụ hỗ trợ việc dạy học được tốt nhất. Trung tâm nên có đầy đủ cơ sở vật chất và thiết bị để đáp ứng việc dạy học tốt nhất. Thường xuyên quản lý, kiểm tra chất lượng của thiết bị để đề xuất thay đổi, sửa chữa. Từ đó cho học viên những trải nghiệm học tập tốt nhất. 

• Quản  lý  giáo viên

Giáo viên là cầu nối giữa học viên và lớp học. Họ là những người theo sát học viên nhất để truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm. Hệ thống giáo viên hiện tại có đang bị quá tải hay cần điều chỉnh như nào cho phù hợp. Chất lượng dạy và đào tạo của giáo viên tới đâu. Số giờ lên lớp có đạt chỉ tiêu không? Chuyên môn, giáo trình bài bản không? Muốn quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ có hiệu quả thì buộc phải sát sao theo dõi và đánh giá ở cả người học và người dạy.

• Quản  lý  nhân  sự

Nhận diện nhân sự để quản lý đúng cách là viêc không dễ dàng. Nhân sự của trung tâm tiếng anh thường có: Hành chí, Chăm sóc học viên, Kinh doanh …. Mỗi một bộ phận sẽ có chỉ số đánh giá hiệu quả riêng, cũng như thang đo cụ thể để tính thưởng. Thường có thể đánh giá qua ASK (thái độ – kỹ năng – kiến thức) hoặc đánh giá qua quá trình, tiến độ làm việc. 

• Quản  lý  tài  chính

Tài chính là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Nó quyết định doanh nghiệp có dòng tiền ổn định hay không, các nguồn thu chi hiệu quả như nào. Người quản lý dòng tiền cần biết được tổng số tiền đã chi, số tiền thu về, chi phí cố định, biến đổi … Đặc biệt cần kiểm soát các mẫu thu – chi để tránh thất thoát tài chính của trung tâm.

1 Office  – Giải  pháp  tổng thể  tối  ưu  quản  lý  quy  trình cho trung  tâm ngoại ngữ

Quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ sẽ tối ưu hơn khi người quản trị tích hợp các công cụ hỗ trợ. Ngày nay, rất nhiều nhà quản lý tìm đến 1Office – Giải pháp tổng thể cho quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ để giải bài quyết tối ưu quản trị.

• Bộ CRM quản lý học viên tự động

Không cần phải lo quản lý phức tạp, chỉ cần nhập đúng data ban đầu thì sẽ giải quyết được tối ưu nhất. Hệ thống sẽ thống kê danh mục các học viên đang học, tình trạng đến đâu, lịch sử học ra sao. Đặc biệt các học viên mới trải nghiệm nhưng chưa chốt được việc đăng kí thì lí do tại sao và sẽ giải quyết như nào. Đối với giảng viên cũng vậy. Bao nhiêu giảng viên ngoại quốc, bao nhiêu giảng viên trong nước, mức độ hiệu quả đến đâu. Trên bộ cung cụ CRM đều có thể quản lý được.

• HRM quản lý nhân sự theo KPIs linh hoạt

HRM cho phép quản lý theo nhiều đối tượng nhân sự khác nhau, cả Giảng viên, nhân viên chăm sóc, nhân viên hành chí, trợ giảng … Mỗi đối tượng nhân viên có một đặc thù đánh giá riêng. Có thể theo KPIs đo lường và đánh giá chất lượng nhân sự, theo ASK… Dù là theo mô hình nào thì phân hệ HRM của 1Office  đều tích hợp được chỉ số đánh giá. Đặc biệt, hệ thống còn kết nối giữa bảng chấm công với bảng lương tiện lợi. 

• Hệ thống phiếu thu – chi thông minh

Hệ thống phiếu thu – chi sẽ tự động tổng hợp các dòng tiền xuất nhập, thống kê và báo cáo doanh thu tiện lợi. Đặc biệt vì tính phân quyền của thu – chi nên không phải ai cũng được phép sửa/ duyệt phiếu thu – chi. Điều này dẫn đến bảo mật thông tin và tránh sai lệch dòng tiền.

Tóm lại, quản lý quy trình trung tâm ngoại ngữ là một quá trình. Nhà quản trị phải có kiến thức và công cụ hỗ trợ để có thể giải quyết nhanh gọn nhất. Liên hệ ngay với 1Office hoặc gọi hotline  083 483 8888 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất

Xem thêm: https://1office.vn/top-5-phan-mem-quan-ly-nha-sach-ma-chu-dau-tu-khong-the-bo-qua